7 Funzionalità di Microsoft Outlook sottoutilizzate

A volte sei così preso dal controllo e dalla scrittura delle e-mail che non hai tempo per esplorare il resto della tua casella di posta. Microsoft Outlook ha diverse funzionalità che sono sottoutilizzate da molti, ma possono essere molto utili per le attività quotidiane.

1. Leggi ad alta voce per ascoltare le e-mail

Il multitasking è molto più semplice quando puoi lavorare su qualcos'altro mentre ascolti le email che devi leggere. Questo è quando la funzione Leggi ad alta voce è utile.

Seleziona un'e-mail nella tua casella di posta o aprila in una nuova finestra. Fai clic su "Leggi ad alta voce". Troverai questo pulsante nella scheda Home nella visualizzazione Posta in arrivo e nella scheda Messaggio nella visualizzazione e-mail.

Vedrai apparire una piccola barra degli strumenti con i pulsanti per riprodurre, mettere in pausa, andare avanti e riavvolgere. Puoi anche usare l'icona a forma di ingranaggio per regolare la velocità o la voce.

Dai un'occhiata alla funzione Leggi ad alta voce sul tuo dispositivo mobile per ascoltare le email in movimento!

2. Anteprima del messaggio per vedere di più o di meno

Sebbene la funzione Anteprima messaggio non sia sconvolgente, è qualcosa che molte persone non conoscono. Quando visualizzi le e-mail nella Posta in arrivo, puoi visualizzare una, due o tre righe nell'elenco dei messaggi, per tutte le cartelle o solo per una. Puoi anche disattivare completamente la funzione.

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Vai alla scheda Visualizza nella vista Posta in arrivo e seleziona la freccia a discesa Anteprima messaggio. Seleziona il numero di righe che vuoi vedere.

Ti verrà chiesto di applicare l'impostazione a tutte le cassette postali o solo alla cartella corrente. Fai la tua selezione e vedrai l'aggiornamento della tua casella di posta.

Questa è una funzione utile per vedere più di un'e-mail senza aprirla effettivamente. Potresti vedere che è uno che può aspettare fino a tardi o uno che necessita di un'azione immediata.

3. Menzioni per attirare l'attenzione di qualcuno

Quando invii un'e-mail a un grande gruppo di persone, puoi utilizzare la funzione Menzioni per attirare l'attenzione di una persona specifica, proprio come su Facebook, Twitter o Slack. La menzione di una persona nel corpo dell'e-mail evidenzia il suo nome, la aggiunge automaticamente alla riga A e visualizza il simbolo @ (A) nell'elenco delle e-mail della posta in arrivo.

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Inizia digitando il simbolo @ seguito dal loro nome o anche dalle prime lettere. Vedrai i suggerimenti visualizzati, quindi seleziona semplicemente il contatto corretto.

Se gli altri ti menzionano nelle e-mail, puoi vedere facilmente tutti questi messaggi. Puoi aggiungere la colonna Menzione alla tua casella di posta. In alternativa, utilizza il pulsante Filtro nella parte superiore della posta in arrivo per selezionare "Posta menzionata". Vedrai quindi quelle e-mail in cui qualcuno ti ha menzionato.

4. Modelli di posta elettronica per iniziare subito a comporre

Se utilizzi modelli in Word o Excel, conosci il loro valore. Puoi ottenere le basi di cui hai bisogno e quindi inserire i tuoi dati senza la necessità di creare un documento o un foglio da zero. Puoi fare la stessa cosa in Outlook creando il tuo modello.

Componi un nuovo messaggio come faresti normalmente. Seleziona File > Salva con nome. Nella finestra di dialogo, inserisci un nome file e nell'elenco a discesa Salva con nome, seleziona "Modello di Outlook".

Nota: per impostazione predefinita, i modelli di Outlook vengono salvati in c:\users\ nomeutente \appdata\roaming\microsoft\templates.

Per utilizzare il tuo modello, vai alla scheda Home e apri il menu a discesa Nuovi elementi. Passa a Altri elementi e seleziona "Scegli modulo".

Nell'elenco a discesa Cerca in nella parte superiore della finestra a comparsa, seleziona "Modelli utente nel file system". Scegli il modello dall'elenco e fai clic su "Apri".

Il modello viene quindi visualizzato in una nuova finestra di messaggio da completare e inviare.

5. Trascina e rilascia per azioni rapide

Se desideri utilizzare un'e-mail che ricevi come base per un evento o un'attività, puoi semplicemente utilizzare il trascinamento della selezione.

Trascina l'e-mail sull'icona del calendario o dell'attività nel riquadro di spostamento a sinistra e rilascia.

Vedrai apparire un nuovo evento o attività con l'email nel corpo. Completa l'invito all'evento o l'attività normalmente.

6. Passaggi rapidi per portare a termine le attività con un clic

Quick Steps è una funzione favolosa per eseguire più attività su un'e-mail contemporaneamente. Puoi personalizzare un Quick Step preimpostato o crearne uno tuo.

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Vai alla scheda Home e vedrai la raccolta Quick Steps nella sezione con lo stesso nome della barra multifunzione. Per utilizzare un preset, selezionalo nella casella. Vedrai quindi la finestra Configurazione prima volta in cui puoi aggiungere i dettagli richiesti e fare clic su "Salva" al termine.

Per crearne uno, seleziona "Crea nuovo" nella casella Passaggi rapidi o utilizza il menu a comparsa Nuovo passaggio rapido per scegliere un punto di partenza.

Seleziona la tua prima azione e completa i dettagli. Per un altro, fai clic su "Aggiungi azione" e fai lo stesso. Seleziona "Fine" per salvare il passaggio rapido.

Per utilizzare un Quick Step predefinito o personalizzato, seleziona l'e-mail e quindi scegli Quick Step dalla barra multifunzione nella scheda Home oppure fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli un'opzione da "Quick Steps" nel menu di scelta rapida.

7. Promemoria allegati mancanti per file dimenticati

Se utilizzi Outlook per le aziende, l'invio di un'e-mail in cui menzioni un allegato e poi dimentichi di allegare il file è abbastanza comune. Per risparmiare tempo dal dover inviare nuovamente un'e-mail in un secondo momento con l'allegato, sfrutta il sistema di avviso integrato di Outlook.

Per attivare la funzione, vai su File > Opzioni. Seleziona Posta a sinistra e scorri verso il basso fino a Invia messaggi a destra.

Seleziona la casella Avvisami quando invio un messaggio in cui potrebbe mancare un allegato e seleziona "OK" per salvare la modifica.

Con questo avviso abilitato, quando componi un'e-mail che contiene la parola "Allegato" o "Allegato" e non ce n'è una, Outlook visualizzerà un messaggio pop-up che ti informa che hai dimenticato di allegare il file.

Puoi quindi scegliere "Non inviare" per allegare il file o "Invia comunque" se non hai bisogno di un allegato.

Sfrutta una o più di queste funzionalità sottoutilizzate e verifica se rendono le tue attività di Outlook un po' più semplici. Se stai facendo anche presentazioni con la suite Office, dai un'occhiata anche al nostro elenco di funzionalità di PowerPoint sottoutilizzate.

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