Utilizzare efficacemente i quattro tipi di comunicazione

La comunicazione può creare o distruggere relazioni personali e professionali.

Comunicare in modo efficace in un contesto professionale può aiutare a creare relazioni significative con amici, colleghi di lavoro, colleghi e conoscenti. Rafforzare i legami con gli altri con cui lavori e socializzi favorisce la fiducia.

Con la fiducia arriva un grande senso di lavoro di squadra e di collaborazione, che è utile in un ambiente di lavoro e nella vita. Al contrario, una comunicazione inefficace può portare a malintesi e rallentare o addirittura interrompere il lavoro.

La comunicazione coinvolge parole parlate o scritte e segnali non verbali come il linguaggio del corpo e il tono della voce. Questi segnali trasmettono emozioni, pensieri e persino messaggi nascosti.

La comunicazione visiva può aiutare a chiarire eventuali malintesi nel tono, nel messaggio, nel volume o nella grammatica. Tutti questi tipi di comunicazione sono importanti e utili negli affari e nella vita.

Comprendere i diversi tipi di comunicazione può migliorare la collaborazione e la fiducia all’interno delle tue relazioni. Usare la comunicazione verbale, non verbale, scritta e visiva ti aiuterà a trasmettere il tuo messaggio con facilità e chiarezza.

Utilizzando Snagit, puoi acquisire e condividere contenuti visivi con i destinatari del messaggio per migliorare l'efficacia e la chiarezza del tuo messaggio. Continua a leggere per saperne di più!

I quattro grandi tipi di comunicazione

1. Comunicazione verbale

Secondo l’Istituto Nazionale della Sanità, il linguaggio moderno ha avuto origine quasi 1,4 milioni di anni fa. Ciò significa che gli esseri umani hanno comunicato utilizzando parole pronunciate per oltre un milione di anni!

Non riesco a immaginare che quei primi esseri umani potessero immaginare dove saremmo oggi con riunioni e telefonate, ma ahimè, eccoci qui.

Queste interazioni parlate sono prevalenti sul lavoro e in contesti personali. Fare una telefonata, fermarsi a chiacchierare faccia a faccia e presentare in una riunione sono tutti ottimi esempi di utilizzo della comunicazione verbale per spiegare il proprio messaggio.

Ma trovare le parole giuste non è sempre così facile.

Il tono della voce, le parole che usi e il volume possono tutti contribuire al messaggio che stai cercando di trasmettere. Con spiegazioni, frasi scelte con cura e un volume appropriato, la comunicazione verbale può essere un'ottima strategia per aumentare la collaborazione all'interno di un gruppo o di una squadra.

Videomessaggi > riunioni

Registra lo schermo e la fotocamera con Snagit per aggiornamenti e feedback rapidi.

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2. Comunicazione non verbale

La comunicazione non verbale è tutto ciò che puoi vedere ma non puoi sentire da chi parla.

Questi segnali non verbali possono includere il contatto visivo, i gesti delle mani, le espressioni facciali e il linguaggio del corpo.

Se qualcuno entra nella stanza con un'espressione accigliata e le braccia incrociate, puoi rapidamente capire il suo comportamento prima che parli. Leggere i segnali non verbali di un interlocutore aiuterà a chiarire il suo messaggio e le emozioni che sta cercando di trasmettere.

I segnali non verbali possono aiutare a gestire il flusso della conversazione. Annuire può segnalare un accordo o incoraggiare l'interlocutore a continuare, mentre distogliere lo sguardo potrebbe indicare il desiderio di terminare la conversazione.

Usando Snagit, puoi registrarti dimostrando esempi di segnali non verbali per formare i tuoi colleghi. Puoi anche utilizzare Snagit per acquisire immagini fisse di persone che mostrano segnali non verbali nella comunicazione sul posto di lavoro da condividere per feedback o formazione.

3. Comunicazione scritta

Una comunicazione scritta efficace è essenziale per trasmettere messaggi in modo chiaro e professionale. Include frasi ben strutturate, grammatica corretta e un tono appropriato.

Questi tipi di comunicazione scritta possono includere e-mail, presentazioni PowerPoint, messaggi di testo, report, messaggi Slack e altra documentazione.

La comunicazione scritta è stata la comunicazione aziendale predefinita per molti anni: pensa a quante e-mail hai ricevuto solo oggi.

Per rompere la monotonia dei muri di testo nella comunicazione scritta, usa Snagit per aiutarti a creare immagini, gif e video da inserire nei tuoi documenti.

Questa grafica crea interesse visivo per i tuoi lettori e li aiuta a mantenerli coinvolti nei tuoi contenuti. Le guide didattiche possono trarre grandi vantaggi da esempi visivi di voci di menu, istruzioni dettagliate ed esercitazioni.

Muro di testo? Prossimo!

Snagit semplifica la comunicazione in modo più efficace con le immagini.

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4. Comunicazione visiva

Il visivo è forse la forma di comunicazione più divertente!

Questo tipo di comunicazione include tutto ciò che mostra un concetto utilizzando la grafica anziché solo le parole. Questi elementi grafici includono screenshot, diagrammi, grafici, foto e persino video o gif.

La comunicazione visiva è ampiamente utilizzata in campi quali marketing, pubblicità, progettazione dell'interfaccia utente, materiali didattici e presentazioni perché presenta le informazioni in modo preciso, efficiente e visivamente accattivante.

L'uso delle immagini può coinvolgere i tuoi lettori nel tuo messaggio e aiuta a creare una buona comunicazione.

Puoi utilizzare Snagit per creare e modificare immagini che integrano la comunicazione scritta o verbale, aiutando a spiegare idee complesse in modo rapido ed efficace.

Con Snagit puoi catturare il tuo schermo (screenshot, video registrati su schermo, webcam), aggiungere contesto (evidenziare idee importanti, aggiungere timbri o callout, includere frecce per enfatizzare determinati punti) e condividere ovunque (creare un collegamento personalizzato ai tuoi contenuti o invialo alla tua app preferita).

Esempi di diversi tipi di comunicazione

Di seguito vedrai lo stesso messaggio utilizzando ciascuno dei 4 tipi di comunicazione.

Presentano tutti vantaggi e svantaggi, ma quale ti piace di più?

Comunicazione verbale

Comunicazione non verbale

Comunicazione scritta

Comunicazione visiva

Perché usare Snagit per migliorare la comunicazione?

Vantaggio 1: comunicazione visiva migliorata

Con Snagit, gli utenti possono acquisire screenshot, video e immagini con annotazioni, rendendo la comunicazione più efficace.

Nello specifico, TechSmith ha dimostrato che un'azienda può risparmiare fino a 1.200 dollari in produttività all'anno per ogni dipendente che utilizza contenuti come parte del proprio lavoro semplicemente integrando contenuti visivi. (Scarica il PDF del rapporto Il valore delle immagini .)

Nel moderno ambiente di lavoro di oggi, i colleghi di ogni ceto sociale hanno bisogno di comunicare in modo efficace e lavorare in modo intergenerazionale e interculturale.

Integrare le immagini nella tua strategia di comunicazione aiuta a colmare il divario tra ciò che la comunicazione verbale, non verbale e scritta lascia dietro di sé.

Gli strumenti che semplificano la comunicazione visiva, come Snagit, sono indispensabili per i team remoti, poiché la ricerca suggerisce che la mancanza di comunicazione visiva potrebbe mettere a repentaglio la produttività e il coinvolgimento nelle organizzazioni . (Scarica il PDF del rapporto Il valore delle immagini .)

Secondo un sondaggio TechSmith, il 98% degli intervistati che utilizzano il video, una forma di comunicazione visiva, al lavoro affermano che migliora l’efficacia del proprio messaggio.

Anche un breve video dimostrativo che mostra a un collega come modificare le impostazioni della propria e-mail trasmette il messaggio in modo più chiaro rispetto a una noiosa e-mail con istruzioni scritte.

I documenti di spiegazione del processo sono migliorati con lo strumento Passo, che mostra dove fare clic e in quale ordine. Utilizzando queste due funzionalità in Snagit, la documentazione, le e-mail o i messaggi rapidi ai compagni di squadra verranno compresi più chiaramente.

Vantaggio 2: migliore comunicazione scritta

Snagit può migliorare in modo significativo la comunicazione scritta fornendo strumenti che semplificano la creazione di contenuti chiari, concisi e visivamente accattivanti. Ecco alcuni modi chiave in cui Snagit può aiutarti:

• Cattura schermate e annotazioni: Snagit ti consente di catturare schermate e annotarle con testo, frecce, forme e altro. Ciò è particolarmente utile per creare tutorial, guide e documentazione in cui gli ausili visivi possono chiarire informazioni complesse.
• Registrazione video: puoi registrare il tuo schermo per creare tutorial video o dimostrazioni. Questo è un ottimo modo per spiegare processi difficili da descrivere solo con testo o immagini.
• Acquisizione a scorrimento: Snagit può acquisire lunghe pagine Web o documenti che si estendono oltre l'area visibile dello schermo. Questa funzione ti consente di includere tutte le informazioni necessarie in un'unica immagine.
• Acquisisci testo: Snagit può estrarre il testo utilizzando l'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) dalle immagini, semplificando il riutilizzo del contenuto senza ridigitarlo. Questo è utile per acquisire e modificare il testo dagli screenshot.
• Preimpostazioni di stile rapido: puoi creare e salvare stili personalizzati per le annotazioni, garantendo coerenza tra i tuoi documenti. Ciò aiuta a mantenere un aspetto professionale mantenendo gli stili e la formattazione del marchio della tua organizzazione.
• Condivisione semplice: Snagit si integra con varie piattaforme, consentendoti di condividere rapidamente le tue acquisizioni e registrazioni con colleghi o clienti.

Sfruttando queste funzionalità, Snagit aiuta a semplificare la creazione di contenuti scritti visivamente ricchi e facilmente comprensibili, migliorando l'efficienza della comunicazione.

Vantaggio 3: feedback semplificato

Hai mai avuto bisogno di fornire feedback a un collega su un contenuto correlato al lavoro?

Con Snagit, dare feedback è facilissimo! Invece di scrivere paragrafi di istruzioni confuse, "Nel paragrafo tre, la parola 'dare' dovrebbe essere 'da', ma poi dovrai modificare i margini per adattarli allo spazio fornito..."

Non sarebbe molto più semplice inviare uno screenshot di esattamente ciò che il tuo collega deve modificare e dove si trova quella parola nel documento?

Non solo è un modo più rapido per fornire feedback, ma riduce anche gli errori di comunicazione nel messaggio.

Un altro studio di ricerca condotto da TechSmith ha esaminato i ticket degli agenti del supporto tecnico.

In media, i clienti che hanno inviato i propri ticket senza immagini e gli agenti che hanno risposto al ticket senza immagini hanno raddoppiato la quantità di e-mail inviate avanti e indietro .

Ciò dimostra che quando un agente utilizzava immagini o video in risposta ai ticket dei clienti, i contatti via e-mail venivano dimezzati.

Quando il feedback per i tuoi colleghi è chiaro e specifico, possono comprendere, ripetere e rispondere. Ciò garantisce che l’intero processo proceda più rapidamente e richieda meno scambi rispetto alla comunicazione scritta.

Comunicare con i membri del tuo team sul posto di lavoro porta a produttività, fiducia ed efficienza.

Con una comunicazione chiara , il team può lavorare insieme senza incomprensioni.

Utilizzando Snagit, puoi fornire un feedback chiaro e utilizzabile ed evidenziare esattamente ciò che deve essere modificato o migliorato ed evitare ulteriori avanti e indietro.

Pronto a migliorare la tua comunicazione con Snagit?

È ora di provare Snagit!

Puoi migliorare la tua comunicazione attraverso tutti i diversi tipi di comunicazione: verbale, non verbale, scritta e visiva.

Puoi creare straordinari elementi visivi che miglioreranno i tuoi documenti e mostreranno i dettagli tecnici con chiarezza.

• Chiarezza visiva: Snagit ti consente di acquisire screenshot e registrare video, semplificando la spiegazione visiva di idee complesse. Ciò può essere particolarmente utile per creare tutorial, documentare processi o fornire feedback.
• Efficienza: utilizzando immagini invece di lunghe spiegazioni testuali, puoi risparmiare tempo e rendere la tua comunicazione più efficiente. Le immagini sono spesso più veloci da creare e più facili da comprendere.
• Coinvolgimento: il contenuto visivo tende ad essere più coinvolgente del semplice testo. Snagit ti consente di creare immagini, gif e video accattivanti in grado di catturare e mantenere l'attenzione del tuo pubblico.
• Precisione: Snagit offre funzionalità come mirino per l'acquisizione precisa di screenshot e la possibilità di impostare dimensioni esatte per le tue immagini. Ciò garantisce che le tue immagini siano chiare e trasmettano accuratamente il messaggio desiderato.
• Collaborazione: Snagit semplifica la condivisione delle tue immagini con altri, facilitando una migliore collaborazione. Puoi condividere rapidamente screenshot o video con i membri del team per fornire istruzioni o feedback chiari.
• Personalizzazione: con Snagit puoi annotare i tuoi screenshot e video con testo, frecce, forme e altri elementi di annotazione per evidenziare informazioni pertinenti. Questa personalizzazione aiuta ad adattare le tue immagini alle tue specifiche esigenze di comunicazione e al tuo pubblico.
• Più tempo indietro nella tua giornata: spesso pensiamo a come la nostra migliore comunicazione aiuta gli altri. Realizziamo un breve video tutorial per aiutare un collega con un'applicazione software a semplificargli la vita.
  
  Aiutare è fantastico, ma quando lo facciamo, aiutiamo anche noi stessi a essere più efficienti. Potremmo dedicare più tempo al nostro calendario evitando una chiamata dal vivo o una visita alla scrivania per risolvere il problema.
  
  Forse qualcun altro avrà la stessa domanda la prossima settimana? Abbiamo già realizzato un video che possiamo condividere!

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Strumenti di markup professionali e potenti funzionalità semplificano la creazione di immagini utili.

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