Come realizzare un migliaio di video di formazione per YouTube FAST (Customer Story)

A prima vista

• Avaya, un fornitore globale di software e servizi per la collaborazione e le comunicazioni aziendali, ha creato una libreria video di risorse per clienti e dipendenti.
• Utilizzando i microfoni Camtasia e Blue Yeti, hanno prodotto 995 video nei primi 20 mesi e più da allora.
• Gli articoli video di Avaya ricevono molte più visualizzazioni di pagina rispetto ai loro articoli basati su testo.

A proposito di Avaya

Avaya è un fornitore globale di software e servizi di comunicazione e collaborazione aziendale, che fornisce comunicazioni unificate, contact center, networking e servizi correlati ad aziende di tutte le dimensioni in tutto il mondo.

Il problema

Nel 2011, Carl Knerr era il Direttore dei servizi di Avaya. Gli è stato affidato il compito di creare e implementare una libreria di video di formazione per prodotti e servizi Avaya.

Il problema era che gli era stato assegnato il compito di creare video di formazione e tutorial video in un lasso di tempo molto breve. E non era un creatore di contenuti o un videografo professionista.

Knerr è stato ispirato da Khan Academy, il sito web senza scopo di lucro con migliaia di diversi tipi di video per l'apprendimento e l'istruzione, ma non era sicuro di come sarebbe stato in grado di ottenere quel tipo di risultato.

Knerr e il suo team si sono ritrovati a chiedersi: "I dipendenti e i clienti Avaya non trarrebbero vantaggio dalla Khan Academy dell'azienda?"

E la sfida di Knerr era più grande della realizzazione di video. È stato sfidato a fare di Avaya un'organizzazione di successo in grado di creare scalpore.

Avaya voleva prendere l'iniziativa e creare video didattici per i propri clienti e dipendenti era il modo in cui lo avrebbero fatto.

Utilizzo di YouTube per la formazione

Knerr ha quindi deciso di mettere insieme una serie di video orientati ai prodotti e servizi Avaya. Ha limitato l'ambito ai video dimostrativi di base progettati per aiutare coloro che installano, mantengono e supportano i prodotti Avaya, siano essi clienti, partner o dipendenti Avaya.

Questi tipi di lezioni video sono tradizionalmente creati da designer didattici e possono richiedere un sistema di gestione dell'apprendimento dedicato e strumenti di authoring speciali.

Knerr ha proposto che, a differenza della knowledge base di Avaya, disponibile solo per i clienti Avaya con un contratto di manutenzione, la stragrande maggioranza dei video sarebbe disponibile gratuitamente sulla piattaforma video di YouTube.

Ciò consentirebbe ai motori di ricerca come Google di essere a conoscenza del contenuto, rendendo molto più facile per qualcuno trovare la risposta a una domanda relativa ad Avaya.

Questo è un passaggio importante a cui pensare mentre crei i tuoi contenuti di formazione online. Perché se qualcuno non riesce a trovare il tuo video, non può essere utile.

Suggerimenti per la creazione di video "trovabili".

I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a ottimizzare i tuoi video di YouTube e ad assicurarti che i tuoi utenti possano trovare facilmente i contenuti giusti.

• Scrivi un titolo del video chiaro: il titolo dovrebbe indicare chiaramente il problema che il tuo video sta risolvendo, come viene presentato e il prodotto a cui si applica.
• Crea una descrizione dettagliata: crea una descrizione che delinei attentamente il contenuto e i punti chiave di apprendimento del tuo video.
• Conduci la ricerca di parole chiave: incorpora termini e diciture alternative nella tua descrizione e nei tag video.
• Tagga il tuo video : scegli la tua parola chiave di destinazione come tag, quindi scegli altri tag correlati alla tua parola chiave principale.
• Aggiungi didascalie: le didascalie renderanno i tuoi contenuti più accessibili e vengono inoltre utilizzate da siti di video come YouTube per l'indicizzazione dei contenuti per migliorare i risultati di ricerca.

Come Avaya realizza video di formazione per YouTube

Il team di Knerr ha valutato una serie di suite di software per la produzione video e ha optato per Camtasia, lo strumento per la registrazione dello schermo e l'editing video di TechSmith. Con Camtasia, il team ha potuto utilizzare modelli, unire video e audio, nonché funzioni di modifica speciali per evidenziare o ingrandire determinate parti dello schermo. Il team ha anche acquistato microfoni di alta qualità chiamati Blue Yeti.

Knerr ha ritenuto importante mantenere un aspetto e un'atmosfera comuni ai video, quindi il team ha creato un modello per Camtasia con introduzioni e outro legali e approvati dal marchio, standardizzando altri aspetti come le transizioni e la durata del video.

Una volta che il team ha iniziato a creare contenuti coerenti e di alta qualità, il team di branding di Avaya ha concesso a Knerr la libertà di pubblicare su YouTube senza ulteriore supervisione.

Come Avaya ha mantenuto il controllo della qualità e ha ridimensionato i propri video

Per ridurre il numero di errori commessi dagli autori di video, Knerr ha condiviso spesso un elenco di problemi comuni incontrati durante una revisione.

Gli errori comuni includevano rumore di fondo o transizioni strane all'interno dei video. Anche se questo è stato spesso un dolore, gli spettatori hanno notato e si sono complimentati con il team di Knerr per la qualità dei loro video.

Dopo sei mesi, Knerr ha trasferito il processo di approvazione a uno dei migliori autori di video del team, Bhavya Reddy.

Dopo un anno di approvazione dei video all'interno del team, Knerr e Reddy hanno trasferito il processo di approvazione al team di gestione della conoscenza formale dell'azienda, dove potrebbe essere integrato meglio negli altri processi di gestione della conoscenza.

Ciò ha anche assicurato che tutti i video pubblicati dal team su YouTube fossero disponibili anche nel database della conoscenza standard su support.avaya.com.

Come Avaya ha sparso la voce sui loro contenuti

"Costruire una base di conoscenza, o qualsiasi altro strumento, è inutile se non è possibile ottenere l'adozione da parte degli utenti", ha affermato Knerr. "Ho ritenuto importante ritardare l'annuncio iniziale fino alla pubblicazione dei primi 100 video. Ero preoccupato che se qualcuno fosse venuto sul sito e avesse visto solo 5 video, non sarebbero mai più tornati".

Una volta che il team ha raggiunto i 100 video, Knerr ha chiesto al Presidente dei servizi di annunciare il programma internamente, seguito da annunci simili nelle comunicazioni esterne ai partner e ai clienti Avaya.

Per rafforzare questo aspetto in modo più dettagliato, Knerr ha scritto un post sul blog per il sito aziendale di Avaya e ha creato un account Twitter per Avaya Mentor, consentendo alle persone di ricevere tweet quando vengono caricati nuovi video.

Alla successiva International Avaya Users Group Conference (IAUG), Knerr e il suo team hanno distribuito i materiali a tutti i clienti e partner che hanno incontrato. Lo IAUG ha anche aiutato con la pubblicità su tutti gli schermi al plasma in tutto il centro conferenze.

Knerr ha inoltre collaborato con i team di documentazione del prodotto Avaya per includere riferimenti al programma Avaya Mentor direttamente nella documentazione per l'utente.

I risultati

Dopo 20 mesi, Knerr e il suo team hanno pubblicato quasi 1.000 video su YouTube che sono stati visti più di 350.000 volte.

Sebbene gli Stati Uniti forniscano il maggior numero di telespettatori, Knerr nota felicemente che il programma Avaya Mentor raggiunge 196 aree geografiche distinte. Inoltre, clienti, dipendenti e partner hanno guardato più di 1.200 ore di video di Avaya Mentor al mese, che equivalgono a circa 11 dipendenti dell'assistenza a tempo pieno.

"Forse la metrica più interessante è che stiamo vedendo molte più visualizzazioni per articolo rispetto agli articoli basati su testo di Avaya", ha affermato Knerr. “Questo non è un confronto mele-mele dato che abbiamo utilizzato alcune delle risorse più informate dell'azienda e pubblicato i nostri contenuti pubblicamente. Tuttavia, penso ancora che sia chiaro che i contenuti abilitati per i video siano molto più avvincenti del solo testo".

Dal 2011, Avaya ha creato oltre 1000 video e il canale Avaya Mentor ha accumulato oltre 12.000 iscritti e ha avuto oltre 3 milioni di visualizzazioni.

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Come realizzare un video di YouTube: la guida definitiva

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