Quali sono le principali funzionalità del software di monitoraggio del tempo?

Le app di monitoraggio del tempo utilizzano l'automazione per monitorare il tempo sia sul posto di lavoro che negli ambienti personali. Quando si tratta di monitorare il tempo con un software dedicato, la prima domanda che vorresti porre è probabilmente questa: "Come faccio a conoscere le caratteristiche essenziali di un buon strumento di monitoraggio del tempo e quale software ha queste qualità di base?"

In questo articolo, ti mostreremo gli ingredienti più importanti di un cronometro affidabile, quindi ti suggeriremo lo strumento ideale che puoi utilizzare.

Quali sono i vantaggi del software di monitoraggio del tempo?

Innanzitutto, dovresti capire che l'utilizzo di un software di monitoraggio del tempo sarà di grande aiuto per la tua attività. Alcuni dei vantaggi includono quanto segue:

1. Produttività migliorata

Monitorando l'attività dei tuoi dipendenti, frenerai rapidamente gli atteggiamenti negativi che possono ostacolare la produttività sul posto di lavoro. Inoltre, troverai più facile convincere il tuo personale a concentrarsi sul raggiungimento del loro vero potenziale. Quando le persone possono misurare le loro attività e anche monitorare le loro ore produttive, possono facilmente identificare gli elementi che riducono la loro produttività e risolverli.

2. Registrazione del tempo senza interruzioni

Per quanto desideri monitorare da vicino l'attività dei dipendenti, ci sono altre cose importanti che richiedono la tua attenzione. Inoltre, cercare di catturare il tempo, registrare le ore fatturabili, calcolare i salari dei lavoratori e anche redigere manualmente le fatture dei clienti ti esaurirà.

Se utilizzi un rilevatore di tempo, devi solo eseguire una configurazione una tantum delle impostazioni di acquisizione del tempo e presentare i termini di fatturazione. Lo strumento si occupa automaticamente di tutto il resto.

3. Maggiore trasparenza

Se il tuo personale si sente ingannato quando fai notare la sua lassità sul lavoro, i registri accurati del cronometro forniranno una soluzione pacifica. Puoi utilizzare le informazioni per valutare la produttività dei tuoi dipendenti e identificare le aree grigie che devono essere affrontate, e non sembrerai irragionevole mentre lo fai.

4. Migliore consapevolezza della scadenza e gestione del tempo

Osservando l'attività dei dipendenti in tempo reale, sarà facile prevedere i tempi di completamento delle attività e degli incarichi. Inoltre, puoi identificare rapidamente i fattori chiave di ritardo. Gli effetti negativi degli aggiustamenti a breve oa lungo termine non saranno immediatamente evidenti poiché disponi già di un solido sistema di gestione del tempo.

5. Una solida cultura del posto di lavoro

Ponendo una forte enfasi sull'efficace monitoraggio del tempo, costruirai gradualmente una cultura sul posto di lavoro di disciplina e responsabilità. Cioè, i tuoi dipendenti diventeranno orientati agli obiettivi. Inoltre, impareranno a fidarsi di te di più e si sentiranno sempre motivati ​​a esibirsi secondo i KPI dell'azienda.

Quali sono le caratteristiche essenziali di un buon tracker del tempo?

Il software di monitoraggio del tempo in genere raccoglie i dati relativi alla quantità di tempo utilizzata dai dipendenti per completare le attività loro assegnate. È comodo e più efficiente rispetto ai fogli presenze tradizionali, come Excel, che richiede un inserimento manuale per ogni secondo o minuto lavorato.

La maggior parte degli imprenditori sta iniziando a rendersi conto della necessità di sfruttare tali analisi del tempo di lavoro per ottenere informazioni dettagliate e semplificare i diversi aspetti delle proprie operazioni. Ad esempio, per calcolare con precisione il numero di ore produttive lavorate da un membro del personale e gestire i pagamenti settimanali o mensili del dipendente, è possibile utilizzare una soluzione di monitoraggio del tempo con funzionalità di fatturazione integrata.

A tale proposito, oltre alla sua funzione di base di monitorare il tempo dedicato ai progetti, un buon time tracker dovrebbe avere le seguenti caratteristiche chiave:

1. Monitoraggio olistico del tempo

Il monitoraggio del tempo da solo non è sufficiente. Molto importante, i formati utilizzati per presentare i risultati possono rendere le informazioni più significative. Al giorno d'oggi, alcuni dei migliori tracker temporali rendono le informazioni registrate in un modo che consente ai manager di filtrare facilmente i dati temporali in base a progetti, clienti, unità e singole attività. Inoltre, è un bonus se il software ha un'interfaccia semplice che lo rende adatto a molteplici scopi.

2. Schede attività automatizzate

I fogli presenze aiutano a monitorare l'assenza dei dipendenti dal lavoro, le pause, le ferie e il numero di ore lavorate. La funzione utilizza queste informazioni per calcolare le ore fatturabili e, per estensione, gli importi mensili/settimanali pagabili per ciascun dipendente, rendendola utile per l'elaborazione delle buste paga e delle fatture.

Alcuni rilevatori di tempo non hanno questa funzione. Tuttavia, quelli con esso hanno un modello integrato per generare fogli presenze in formato PDF, CSV o DOC. Inoltre, puoi esportare i risultati in e-mail.

3. Strumenti integrati per il reporting e l'analisi

Un affidabile software di monitoraggio del tempo ti consentirà di creare riepiloghi del lavoro di ciascun dipendente. Questi di solito includono quanto segue:

• Dettagli relativi all'attività, come il numero totale di ore impiegate dal dipendente, il tempo di inattività complessivo, il tempo produttivo complessivo e i livelli di attività dell'utente per ciascun periodo di tempo.
• Dettagli sulle prestazioni del personale, in particolare in relazione ai progetti del team, in modo da poter misurare il contributo di ciascun membro.
• Rapporti relativi alle attività di ciascun membro del team per visualizzare la natura del lavoro svolto. Alcuni dipendenti potrebbero registrare cifre importanti pur non essendo impegnati in attività legate al lavoro.

La funzione Report e analisi del monitoraggio del tempo dovrebbe consentirti di generare questi dati in pochi passaggi.

È ideale anche se i riepiloghi vengono visualizzati in formati o grafici simili a grafici per una facile ricerca. Tuttavia, i modelli personalizzabili saranno molto più utili.

4. Capacità di gestione dei progetti universali

Il software di monitoraggio del tempo è essenzialmente utile nella gestione dei progetti. Tuttavia, mentre la maggior parte delle app di monitoraggio del tempo sul mercato tendono a includere moduli semplici che le rendono adatte alla maggior parte dei progetti di piccole dimensioni, potresti trovare le seguenti funzionalità di gestione dei progetti mancanti in molti popolari dispositivi di monitoraggio del tempo:

• Raggruppamento dei compiti tra le sottodivisioni di una squadra
• Impostazione della scadenza per progetti e singole attività
• Monitoraggio dello stato di avanzamento dei lavori in corso
• Gestione del bilancio

Il punto è che quanto sopra potrebbe non essere necessario per una piccola impresa. Tuttavia, non puoi ignorare queste funzionalità se vuoi assicurarti che i progetti vengano completati in tempo, entro il budget e con la qualità desiderata.

5. Una funzione di avviso per promemoria tempestivi

Un time tracker può fare la differenza tra un ritardo e una risposta tempestiva a un problema. Ad esempio, alcuni dipendenti potrebbero dimenticare di disconnettersi, nel qual caso il software invia loro una notifica prima che lascino completamente i locali. Inoltre, l'app dovrebbe essere in grado di avvisarti quando una scadenza si avvicina rapidamente e sei in ritardo. Allo stesso modo, dovrebbe essere possibile concedere ai membri del tuo team l'autorizzazione a ricevere tali avvisi per attività in sospeso. Alcune app di gestione del tempo inviano automaticamente tali notifiche tramite e-mail, SMS e chat room (se integrate).

6. Gestione delle fatture

Sebbene i fogli presenze aiutino a semplificare il modo in cui vengono registrate le ore fatturabili, potrebbe essere necessario organizzare manualmente il processo di fatturazione da soli. Tuttavia, non è certo l'ideale se addebiti i tuoi clienti su base oraria o giornaliera. Inoltre, le cose possono diventare più complicate man mano che la tua attività si espande.

Pertanto, nel time tracker deve essere disponibile una funzionalità separata di gestione delle fatture per tenere traccia delle ore lavorate e generare automaticamente i documenti di fatturazione in base ai termini concordati. Oltre a liberarti del carico di lavoro, lo strumento ti assicura anche di inviare ai tuoi clienti dettagli di fatturazione accurati in modo coerente. Ciò creerà fiducia a lungo termine.

7. Integrazione con altri software

La mescolanza tra varie piattaforme e applicazioni di terze parti è un aspetto inevitabile della maggior parte dei progetti al giorno d'oggi. Inoltre, gli strumenti potrebbero offrire servizi che li rendono indispensabili per i team interfunzionali.

Alcuni esempi sono i seguenti:

• Asana
• forza vendita
• PayPal
• Grammaticamente
• Trello
• lento

Un software di monitoraggio del tempo che può integrarsi perfettamente con applicazioni di terze parti semplificherà il modo in cui gestisci i tuoi progetti. Detto questo, la necessità di un rilevatore di tempo così multiuso potrebbe non essere immediatamente percepibile fino a quando non semplificherai le operazioni sul posto di lavoro. Centralizzando le app utili per il tuo progetto in un unico posto, puoi implementare in modo efficace strategie di performance a lungo ea breve termine. Basta scegliere un tracker del tempo a pagamento o gratuito che vale la pena utilizzare.

8. Un'app mobile

Avere un software di monitoraggio del tempo accessibile su smartphone può contribuire alla continuità aziendale. Alcuni marchi hanno app mobili in cui gli utenti possono accedere a quasi tutte le funzionalità delle versioni desktop dei loro rilevatori di tempo.

Con la versione mobile della tua app di monitoraggio del tempo, puoi mantenere la tua attività in funzione 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Inoltre, puoi ricevere aggiornamenti in tempo reale sui progressi compiuti con i progetti incompiuti. Inoltre, puoi visualizzare i livelli di prestazione dei tuoi dipendenti. Inoltre, essere in grado di utilizzare un rilevatore di tempo sul telefono può metterti in anticipo sul programma.

È un ulteriore vantaggio se l'app è integrata con il cloud storage.

Quale Time Tracker ha tutte le funzionalità necessarie?

Alcune opzioni eccellenti sono disponibili là fuori. Detto questo, mentre alcuni potrebbero essere bravi a darti una visione completa delle attività del tuo personale, potrebbero non essere adatti per un raggruppamento di attività efficace e alcuni di quelli più votati sono piuttosto limitati alla nicchia.

Fortunatamente, c'è un potente tracker del tempo che ha tutte le funzionalità desiderate. Questo strumento è chiamato Traqq Time tracker. Viene fornito con queste e alcune altre interessanti funzioni e può essere completamente accessibile gratuitamente.

Ti consigliamo di utilizzare Traqq se desideri un rilevatore di tempo con una suite completa di funzionalità per monitorare l'attività e le prestazioni del tuo team.

Conclusione

L'uso di time tracker è più di una semplice tendenza. Tuttavia, non tutti i cronometri valgono il tuo tempo. Questo articolo ha trattato i punti chiave da considerare quando si seleziona il software di monitoraggio del tempo.

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