I 30 migliori suggerimenti e trucchi per Google Documenti

Rilasciato nel 2006, Google Docs è l'elaboratore di testi gratuito basato su browser della suite per ufficio online di Google, utilizzato principalmente per creare, modificare, condividere e salvare documenti. La piattaforma produttiva basata su cloud offre anche l'inclusione di Presentazioni Google, Fogli Google, Moduli Google e molte applicazioni Web più produttive e gratuite nella sua suite. Inoltre, il miglior vantaggio di Google Docs è l'accessibilità attraverso qualsiasi dispositivo che ha effettuato l'accesso con lo stesso account Google sull'unità su cui sono salvati i file. In questo articolo, impareremo i suggerimenti e i trucchi di Google Documenti per migliorare la tua esperienza utilizzando questa app al massimo delle sue potenzialità. Inoltre, discuteremo anche dei migliori suggerimenti e trucchi di Google Documenti e degli hack di Google Documenti che migliorerebbero la praticità per semplificare il tuo lavoro e farti risparmiare tempo.

I 30 migliori suggerimenti e trucchi per Google Documenti

In questo articolo imparerai a conoscere i migliori suggerimenti e trucchi di Google Documenti. Continua a leggere per saperne di più in dettaglio.

1. Accesso rapido al nuovo documento

Il normale processo di creazione di un nuovo documento Google richiede infatti pochi passaggi. Tuttavia, Google Docs ha la scorciatoia in un solo passaggio. Se hai effettuato l'accesso a un account Google, digita docs.new sul tuo browser Google Chrome per creare e reindirizzarti a un nuovo documento.

2. Dettare il testo

La sintesi vocale di Google è uno dei loro sviluppi più affidabili e accurati. Può convertire la voce da oltre 125 lingue e varianti in testo utilizzando l'apprendimento automatico di Google. Questo può facilmente aiutare gli utenti a scrivere lunghi paragrafi in un breve lasso di tempo. Anche se questa funzione potrebbe non essere assolutamente fruttuosa per tutti, provarla non fa male. Tutto ciò che serve è dettare. Per utilizzare la digitazione vocale:

1. Apri il tuo documento Google e fai clic su Strumenti .

2. Fare clic sull'opzione Digitazione vocale .

3. Fai clic sul microfono e parla per convertirlo in testo.

• Scorciatoia per utenti Windows: Ctrl + Maiusc + S
• Scorciatoia per macOS: Cmd + Maiusc + S

3. Impostare le sostituzioni

Le sostituzioni sono sostituzioni e combinazioni di caratteri che consentono a Google di formattare e sostituire/sostituire automaticamente un carattere con un altro. Questo è utile per errori ripetuti simili commessi durante la documentazione.

1. Nel tuo documento Google , fai clic sull'opzione Strumenti .

2. Seleziona Preferenze .

3. Dalla finestra pop-up, passa alla scheda Sostituzioni .

4. Scegli/aggiungi le tue sostituzioni e fai clic su OK .

Leggi anche : Come aggiungere frecce, apici e simboli in Google Docs

4. Schema da organizzare

Non è solo MS Word a semplificare la navigazione attraverso l'articolo, ma anche Google Docs lo semplifica con la funzione Mostra struttura per navigare tra le intestazioni create in un documento.

1. Fare clic sull'opzione Visualizza dalla barra degli strumenti.

2. Contrassegnare l'opzione Mostra contorno dal menu a discesa.

3. Fare clic sull'icona Contorno dalla barra laterale sinistra per navigare.

• Scorciatoia per Windows: Ctrl + Alt + A o Ctrl + Alt + H
• Scorciatoia per utenti Mac: Cmd + Opzione + A o Cmd + Opzione + H

5. Genera riepilogo automatico

Se ti piace scrivere documenti lunghi come storie, articoli, ecc. Per utilizzare questi suggerimenti e trucchi di Google Documenti e visualizzare il riepilogo

1. Assicurati che Visualizza contorno sia abilitato sul tuo documento.

2. Fare clic sull'icona Contorno .

3. Fare clic sull'icona + dalla sezione RIEPILOGO .

6. Funzionalità offline di Google Documenti

Come abbiamo discusso in precedenza, per accedere a Google Docs, è necessario essere registrati con un account Google. Tuttavia, l'accesso non richiede una connessione a Internet. Anche se si tratta di una piattaforma basata su browser, può essere utilizzata in modalità offline e qualsiasi modifica apportata al documento si sincronizza automaticamente quando si connette a Internet. Per seguire questi suggerimenti di Google Documenti per Windows, assicurati di rendere il tuo documento disponibile offline.

1. Fare clic sulla scheda File su un documento Google dall'alto, come mostrato.

2. Fare clic su Rendi disponibile offline .

7. Collegamento ipertestuale al testo

Il collegamento ipertestuale in Windows o qualsiasi altra piattaforma consiste nel dover eseguire una ricerca manuale per un determinato sito Web e quindi collegarlo alla parola o frase in questione. Google Docs porta questo a un ulteriore livello e consente agli utenti di cercare qualcosa direttamente all'interno del muro e collegarlo allo stesso.

1. Selezionare la parola/frase desiderata da collegare tramite collegamento ipertestuale dal documento Google .

2. Fare clic con il tasto destro sul testo selezionato e selezionare l'opzione Inserisci collegamento dal menu contestuale.

3. Nella casella URL, inserire l' URL desiderato e fare clic su Applica .

• Scorciatoia per Windows: Ctrl + K

Leggi anche : 5 modi per rimuovere i collegamenti ipertestuali dai documenti di Microsoft Word

8. Inserisci le immagini direttamente dal web

Quando la comodità è la considerazione, Google Docs sembra non corrispondere a determinate opzioni come l'inserimento di un'immagine senza doverla scaricare o screenshot inizialmente. Come potremmo persino perderlo dall'elenco dei migliori suggerimenti e trucchi di Google Documenti?

1. Fare clic sulla scheda Inserisci .

2. Fare clic sull'opzione Immagine > Cerca nel Web .

3. Nella barra di ricerca , digitare la parola chiave desiderata per ciò che si sta cercando.

4. Inserisci l'immagine.

Nota : gli utenti possono anche inserire immagini direttamente dall'unità, fare clic dalla fotocamera di un dispositivo o utilizzare l'URL direttamente su Google Documenti.

9. Videochiamate dirette tramite Google Meet

Google Docs ha una funzione di videochiamata integrata con Google Meet nei documenti. Ciò rende più semplice per l'utente partecipare direttamente alle riunioni o avviare una videochiamata dai documenti e condividere i documenti con loro in tempo reale. Inoltre, può anche essere utilizzato per condividere in tempo reale un foglio di calcolo o un blog e altro ancora.

10. Crea email da Google Docs

Quando leggerai questa intestazione, non dare per scontato che siamo fuori di testa. Google Docs ha una funzione in cui un utente può scrivere una normale email direttamente da Google Docs. Permette di sfruttare il correttore ortografico e altri strumenti. Inoltre, dopo essere stato scritto, può essere inviato direttamente da lì.

1. Fare clic su Inserisci dalla barra degli strumenti in alto.

2. Dall'elenco di opzioni, fare clic su Building block .

3. Fare clic sull'opzione Bozza email .

4. Nella pagina, riempi la struttura dell'email .

5. Fare clic sull'icona di Gmail da sinistra per visualizzare l'anteprima e inviarlo .

11. Aggiungi citazioni o bibliografie

Per evitare problemi di copyright, è necessario dare il giusto credito alla fonte delle informazioni quando si scrive un documento di ricerca o si lavora a un progetto. L'aggiunta di citazioni su Google Docs mentre si cita un libro, un articolo di giornale, un sito Web o qualsiasi altra fonte è facile e disponibile in diversi stili come MLA, APA o Chicago. Inoltre, è possibile fare riferimento a fonti in qualsiasi lingua. Tuttavia, gli elementi del campo dello strumento vengono sempre visualizzati in inglese. Per aggiungere citazioni in Google Documenti:

1. Fare clic sulla scheda Strumenti .

2. Fare clic su Citazioni dall'elenco.

3. Scegli lo stile di citazione desiderato dal menu a discesa.

4. Fare clic su Aggiungi una fonte di citazione .

Nota : può trattarsi di un libro o di un giornale, di un articolo di giornale o di un episodio televisivo, di un sito Web o di qualsiasi cosa menzionata nell'elenco.

5. Selezionare i campi Tipo di origine e Accessibile da desiderati.

Dopo l'aggiunta, Google Docs genererà le citazioni per te.

Durante la citazione di supporti di stampa o siti Web, l'utente può inserire l'International Standard Book Number (ISBN) o l'Uniform Resource Locator (URL) nello strumento e Docs mostrerebbe automaticamente la citazione da Internet.

12. Controlla le definizioni e trova i sinonimi

I documenti di Google rendono il modo più semplice per evitare Google in realtà. Se vuoi cercare la definizione, cioè il significato di una particolare parola o frase, puoi farlo direttamente dai documenti.

1. Selezionare la parola/frase desiderata e fare clic con il tasto destro su di essa.

2. Fare clic su Definisci 'parola/frase selezionata' .

• Scorciatoia per Windows: Ctrl + Maiusc + Y
• Scorciatoia per macOS: Cmd + Maiusc + Y

In alternativa, l'utente può anche cercarlo dal Dizionario disponibile nella scheda Strumenti.

Leggi anche : Come creare un rientro sporgente in Word e Google Docs

13. Accedi al menu di ricerca rapida con @

Ci sono molte volte che dimentichiamo come navigare in un'opzione o trovare un file che abbiamo salvato da qualche parte sul nostro dispositivo o dimentichiamo il collegamento per accedere a una funzione. Ciò è utile in Google Documenti in cui digitando qualsiasi cosa con un "@" nell'articolo verranno visualizzati risultati come lo strumento o il file o un ID e-mail o eventi del calendario. Il versatile menu di ricerca a discesa semplifica tutto.

14. Visualizzazione senza pagine

La visualizzazione senza pagina è stata aggiunta ai documenti Google dagli sviluppatori per migliorare l'esperienza e la funzionalità degli utenti mentre lavorano su file con immagini di grandi dimensioni o, in generale, per gli utenti che vogliono evitare l'interruzione di pagina perché non ne hanno bisogno. La pagina appare in una striscia infinita con il colore di sfondo scelto dall'utente. Quindi, con una visualizzazione senza pagine, l'intera pagina è tua. Questi suggerimenti di Google Documenti per Windows possono essere seguiti dai passaggi indicati di seguito.

1. Su un documento Google, fare clic sulla scheda File dalla barra degli strumenti.

2. Fare clic su Imposta pagina .

3. Passare alla scheda Pageless .

4. Selezionare il colore di sfondo desiderato e fare clic su OK .

15. Menu a discesa preimpostati

Un elenco a discesa è come un riassunto istantaneo sul documento. Un utente può posizionare un menu a discesa pre-aggiunto o crearne uno proprio e aggiungere o rimuovere qualsiasi opzione. I menu a discesa semplificano il monitoraggio dei progetti o lo stato della revisione e molto altro.

1. Fare clic sulla scheda Inserisci dal documento Google.

2. Fare clic su Menu a discesa .

3. Dalla finestra pop-up, crea o aggiungi il tuo stato tramite il menu a discesa.

16. Crea liste di controllo per le attività

L'elenco di controllo serve all'utente quando cerca di creare un elenco di attività che devono essere eseguite. Gli elementi nell'elenco possono essere spuntati e deselezionati in base al completamento. Per creare un elenco di controllo per le attività su Google Documenti:

1. Fare clic sulla scheda Formato .

2. Fare clic su Elenchi puntati e numerazione .

3. Fare clic su Checklist per aggiungerne uno.

Nota : puoi anche semplicemente aggiungere un elenco di controllo facendo clic sull'icona Elenco di controllo sul documento sotto la barra degli strumenti, come mostrato.

17. Documento filigrana

A volte è lo scrittore che vuole presentare un'opera pubblicata come propria, o magari mettendo una filigrana per rivendicare il documento e impedire che venga utilizzato senza consenso o copyright. Una filigrana porta a un ruolo più importante nel possedere qualsiasi sostanza, specialmente per i creatori o le aziende. Aggiungere una filigrana su un documento Google è facile.

Nota : assicurarsi che il documento in cui inserire il segnalibro non sia impostato su senza pagine.

1. Fare clic sulla scheda Inserisci .

2. Scorri verso il basso e fai clic su Filigrana .

Nota : è possibile aggiungere una filigrana sotto forma di immagine o testo .

3. Personalizza la tua filigrana secondo la tua scelta e necessità dalle personalizzazioni disponibili.

4. Fare clic su Fatto per salvare.

Leggi anche : Come rimuovere le filigrane dai documenti di Word

18. Aggiungi reazioni Emoji

L'aggiunta di reazioni ai testi sotto forma di Emoji non è limitata solo a WhatsApp. Anche su un documento Google, il lettore può aggiungere reazioni/emoji al testo e persino su qualsiasi riga particolare.

Opzione I: utilizzo dell'icona dello smiley

Per reagire a un testo:

1. Selezionare ed evidenziare il testo desiderato su cui si desidera reagire.

2. Fare clic sull'icona della faccina sul lato destro della pagina, tra le icone dei commenti e dei suggerimenti, come mostrato.

3. Dal pop-up di Emoji, fai clic sulla reazione desiderata .

Opzione II: utilizzo del comando di testo

Inoltre, uno dei più popolari scelti tra i migliori suggerimenti e trucchi di Google Documenti è la possibilità di aggiungere un'emoji al documento stesso:

1. Apri il menu digitando @ icon .

2. Digita i due punti (:) seguiti dal nome dell'emoji per filtrare l'elenco.

3. Utilizzare i tasti freccia per selezionare la scelta per posizionarlo.

19. Collabora e visualizza la cronologia delle versioni

Google Docs proprio come Google Sheets ha una funzione di collaborazione al suo interno. Fino a 100 persone possono lavorare in modo collaborativo su un documento Google contemporaneamente, anche se si trovano su dispositivi diversi con diversi sistemi operativi in ​​esecuzione al suo interno.

R. Collaborare

1. Fare clic sulla scheda File e scorrere verso il basso per selezionare l'opzione Condividi .

2. Fai clic su Condividi con altri e consenti alle persone di collaborare, proprio come in Fogli Google.

B. Vedere Cronologia delle versioni

Gli utenti che dispongono dei privilegi di modifica possono modificare il file. Per tenere sotto controllo e controllare i partner di collaborazione, è importante conoscere i dettagli di qualsiasi modifica apportata al documento.

1. Fare clic sulla scheda File .

2. Fare clic sull'opzione Cronologia versioni .

3. Fare clic su Visualizza cronologia delle versioni per visualizzare l'elenco delle modifiche mostrate su chi ha apportato e quando è stata apportata una modifica.

Nota : facendo clic sul nome verrà visualizzata anche l'esatta modifica apportata.

• Scorciatoia per Windows: Ctrl + Alt + Maiusc + H

20. Gestisci l'accesso alla condivisione

Se non vuoi che tutti abbiano l'accesso per modificare il tuo file, Google Docs ti consente di condividere i documenti individualmente gestendo le preferenze e distribuendo il potere alle persone che hanno accesso al documento. Lascia che ti mostriamo come.

1. Su un documento Google, fai clic sull'opzione Condividi nell'angolo in alto a destra.

2. Condividilo con gli utenti desiderati che desideri.

3. Dopo aver fornito l'accesso, fare nuovamente clic su Condividi per visualizzare l' elenco dei profili con cui è stato condiviso il documento.

4. Gestisci le tue preferenze di condivisione come:

• Spettatore
• Editore
• Commentatore

Puoi anche modificare le preferenze in qualsiasi momento e trasferire anche la proprietà.

21. Vedere Conteggio parole

A differenza di Microsoft Word, Google Documenti sullo schermo non mostra il conteggio delle parole in tempo reale di un documento. Tuttavia, questa è una caratteristica importante per le persone che hanno limitazioni alla scrittura, per gli studenti e per chiunque lavori su un documento specifico. Questo può essere abilitato anche su Google Docs.

1. Fare clic sulla scheda Strumenti .

2. Fare clic su Conteggio parole . Nel pop-up, vedresti il ​​conteggio delle parole , il conteggio dei caratteri e così via.

• Scorciatoia per Windows: Ctrl + Maiusc + C
• Scorciatoia per macOS: Cmd + Maiusc + C

3. Contrassegnare la casella di controllo per l'opzione Visualizza conteggio parole durante la digitazione per abilitare il monitoraggio in tempo reale del conteggio.

22. Pubblica file sul Web

La condivisione di massa di un documento potrebbe non essere la cosa più semplice da fare, ma con Google Documenti le cose migliorano. Il modo più semplice è pubblicare un documento in modo che ottenga un URL che puoi condividere facilmente.

1. Fare clic sulla scheda File > opzione Condividi .

2. Fare clic su Pubblica sul Web .

Google crea una copia del documento e la rende disponibile online a cui è possibile accedere utilizzando l' URL .

23. Usa i componenti aggiuntivi

La funzionalità di Google Documenti non è vincolata e limitata in alcun modo. Tuttavia, la disponibilità dei componenti aggiuntivi assicura che la domanda e le esigenze di ogni utente siano soddisfatte e che non ci sia nulla di non disponibile. Le estensioni migliorano la funzionalità dell'app. Per controllare e aggiungere una serie di componenti aggiuntivi a Google Documenti:

1. Fare clic sulla scheda Estensioni dalla barra degli strumenti.

2. Fare clic su Componenti aggiuntivi .

3. Selezionare l'opzione Ottieni componenti aggiuntivi .

4. Dai componenti aggiuntivi disponibili, scegli il componente aggiuntivo desiderato e installalo.

Un'e-mail di verifica può contribuire durante l'aggiunta dei componenti aggiuntivi che confermerebbero che al componente aggiuntivo è stato concesso l'accesso al tuo account.

Leggi anche : 4 modi per ruotare un'immagine in Google Docs

24. Aggiungi o disegna firma

Google Docs è un software applicativo ampiamente utilizzato utilizzato nelle organizzazioni per scopi ufficiali. Inutile dire che le firme sono inevitabili in qualsiasi attività commerciale. Con il recente aggiornamento di Chrome, Google ha aggiunto una funzione di firma elettronica all'elenco di suggerimenti e trucchi di Google Documenti. Risparmia il trambusto di procurarsi copie cartacee dei file, firmarle e trasformarle nuovamente in file software.

1. Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire la firma.

2. Fare clic sulla scheda Inserisci dalla barra degli strumenti.

3. Fare clic su Disegno .

4. Selezionare Nuovo dalle opzioni. Ora un nuovo software di disegno si aprirà in una finestra pop-up.

5. Fare clic sull'icona Espandi accanto allo strumento linea come mostrato nell'immagine.

6. Selezionare Scarabocchiare .

7. Disegna la tua firma utilizzando un mouse, un trackpad o sul touchscreen.

8. Fare clic su Salva e chiudi nell'angolo in alto a destra per salvarlo.

Se non trovi l'opzione per disegnare una firma, aggiorna Google Chrome sul tuo dispositivo.

25. Confronta documenti

Questo hack di Google Documenti consente a un utente di confrontare due documenti che rende simili ma non esattamente identici. L'opzione Confronta documenti li confronta entrambi e mostra le differenze tramite le modifiche suggerite.

1. Aprire uno dei documenti da confrontare.

2. Fare clic sulla scheda Strumenti .

3. Fare clic su Confronta documenti .

4. Nella finestra di dialogo visualizzata, selezionare il secondo documento .

5. Man mano che viene aggiunto un nuovo documento, viene visualizzato il confronto .

26. Traduci documenti

Uno dei migliori suggerimenti e trucchi è che un documento su Google Documenti può essere tradotto in qualsiasi lingua. Qualsiasi documento in lingua straniera può essere caricato su Google Drive e aperto come documento Google.

1. Fare clic sulla scheda Strumenti .

2. Fare clic sull'opzione Traduci documento .

Verrà visualizzato un documento duplicato nella lingua preferita.

Leggi anche : Come utilizzare Google Translate per tradurre le immagini all'istante

27. Invia i tuoi commenti

È possibile prestare attenzione a una risposta ad alta priorità e più rapida alla ricerca di un commento sul documento senza condividere il file di origine.

1. Selezionare la parte di testo desiderata che deve essere commentata tramite l'e-mail.

2. Fare clic sull'icona Commento sul lato destro della pagina.

3. Nella casella dei commenti digitare l' icona @ .

4. Apparirà un menu a discesa con un elenco di ID e-mail dei collaboratori o dei contatti. Seleziona o digita l' indirizzo email desiderato dell'utente a cui desideri inviare il commento e la parte.

5. Fare clic su Commenta .

28. Utilizza diversi tipi di carattere

Google Docs nella sua visualizzazione iniziale può sembrare privo della raccolta di caratteri, a differenza di Microsoft Word. Tuttavia, non è così. Oltre ai 25 caratteri predefiniti nel menu, sono disponibili anche centinaia di altri caratteri.

1. In un documento Google , fai clic sull'opzione a discesa Carattere .

2. Dall'elenco a discesa, fare clic su Altri caratteri .

29. Formattazione della vernice

Il copia e incolla su Google Documenti si applica anche alla formattazione, quindi non è necessario ripetere ripetutamente il processo della stessa formattazione per le diverse sezioni del documento. Il rullo di formattazione della vernice lo rende facile.

1. Evidenziare il testo desiderato che è stato formattato.

2. Fare clic sull'icona del formato Paint , come mostrato.

3. Selezionare e fare clic sulla sezione desiderata a cui applicare questa formattazione.

Utilizzando questi suggerimenti di Google Documenti per Windows, tutta la formattazione come carattere, dimensione del carattere, tipo e così via verrà applicata anche alla nuova sezione.

30. Inserisci il sommario

La creazione di un sommario richiede solo un paio di clic. Una tabella dei contenuti è importante per chiunque scriva un libro o documenti ufficiali o simili, ecc. Per inserire una tabella dei contenuti in Google Docs:

1. Fare clic sulla scheda Inserisci nel documento Google.

2. Scorri verso il basso e fai clic su Sommario .

3. Selezionare l' aspetto desiderato in cui si desidera che sia la tabella dei contenuti.

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Uno dei software di documentazione più efficaci sviluppati e progettati da Google è Google Docs. Se segui questi suggerimenti e trucchi, la tua esperienza di lavoro con Google Documenti migliorerà e il tuo lavoro sarà più semplice. Ci auguriamo che questo documento possa guidarti sui migliori suggerimenti e trucchi di Google Documenti . Sentiti libero di contattarci con le tue domande e suggerimenti tramite la sezione commenti qui sotto. Inoltre, facci sapere cosa vuoi sapere in seguito .