3 tecniche indispensabili per ottenere il massimo dal tuo investimento BI

Dieci anni fa, se aveste chiesto a un tipico manager aziendale qual è la loro sfida più urgente, probabilmente vi avrebbero detto che era una mancanza di informazioni. Molte aziende operavano essenzialmente d'istinto perché mancavano di conoscenze approfondite su come operava la loro attività.

Al giorno d'oggi, affrontiamo il problema opposto. Le applicazioni dei servizi cloud generano montagne di dati anche nelle piccole imprese. Dalla tua server farm virtuale al successo della tua campagna di email marketing e persino a tutto l'inventario che hai nel tuo magazzino, i numeri fluiscono nella tua attività da tutte le angolazioni. Fortunatamente, gli strumenti di business intelligence (BI) accessibili hanno il potenziale per consentire anche alle piccole e medie imprese (PMI) di analizzare i dati in quell'unicorno del successo analitico, l'analisi praticabile. La difficoltà sta nel mettere le braccia intorno ai numeri.

È qui che entra in gioco l'analisi aziendale. Come spiegheremo in questo articolo, le tecniche di analisi aziendale non sono i dashboard colorati che il tuo strumento di BI alla fine ti consentirà di creare. Sono ciò che ti consente di prendere i tuoi dati grezzi e usarli per costruire una mappa che porta direttamente all'azione nel mondo reale. Lo strumento BI è il pack mule che ti aiuta ad arrivarci.

Molti manager di piccole imprese evitano gli strumenti di BI perché li ritengono troppo difficili da usare, ma in realtà non sono così difficili una volta che sai cosa vuoi che ti dicano. Le tecniche seguenti ti permetteranno di capire quali devono essere queste domande e come vorresti che ricevessero risposta.

Ciò che rende importante l'analisi

L'analisi aziendale deve iniziare prima di avviare lo strumento BI. Un servizio di BI da solo non vale molto. Per trarne vantaggio, devi consentirgli di comunicare a te, ai tuoi manager e ai tuoi dipendenti le informazioni che devono sapere. Dati che consentiranno loro di svolgere meglio il proprio lavoro con un corrispondente vantaggio per il resto dell'azienda.

Ciò dovrebbe includere i dati di cui hanno bisogno regolarmente e dovrebbe anche renderlo più facile da ottenere rispetto a qualsiasi metodo utilizzato per trovarli prima. La ciliegina sulla torta dovrebbe essere la capacità di aggiungere nuove informazioni. Idee che potrebbero non aver avuto prima che, si spera, rendano il loro lavoro più facile ed efficace. Questo è un bene per problemi aziendali a lungo termine e ripetibili, ma può anche essere ottimo per sfide a breve termine.

Un grande esempio è la pandemia. Il COVID-19 sta costringendo le aziende a spostare tutto, dalle operazioni alle strategie finanziarie, in modo che tutto funzioni nella nuova normalità. Ciò significa che una nuova visione dei dati attuali è ora fondamentale. Secondo un sondaggio condotto dal team di comunicazione e ricerca di Freshbooks, solo il 21% delle aziende ha dichiarato di disporre di personale o risorse sufficienti per affrontare la sfida posta dalla pandemia.

Sebbene siano entrambe piattaforme potenti, né Tableau né Microsoft Power BI possono gestire la riallocazione delle risorse per te. L'analisi aziendale è ciò che devi fare prima in modo da poter indirizzare quegli strumenti verso i problemi precisi che devi risolvere.

Tre migliori tecniche di BI

Potrebbe sembrare strano ai principianti, ma la maggior parte delle tecniche di BI popolari sono indicate con un acronimo. Questi generalmente abbreviano i passaggi che la tecnica utilizza per svolgere la sua funzione. Le tre descritte di seguito non sono certamente le uniche tecniche disponibili, ma possono essere tutte applicate ad aziende di qualsiasi dimensione, quindi sono un buon punto di partenza.

1. SWOT

L'analisi SWOT è probabilmente la tecnica più conosciuta, motivo per cui è la prima della nostra lista. SWOT sta per Forza, Debolezza, Opportunità e Minacce. Poiché è così ampiamente applicabile, è probabilmente la tecnica più popolare in uso oggi. Questo perché l'analisi SWOT può essere, e dovrebbe essere, eseguita nell'intera organizzazione, non solo in un dipartimento o carico di lavoro.

Ciò rivela molto su come i diversi team vedono la posizione della tua azienda e le opportunità a tua disposizione. Mettendo insieme queste risposte, sarai in grado di costruire un quadro più olistico di come funziona la tua attività e di come sta andando.

Un esempio potrebbe essere l'atteggiamento dei membri del tuo team nei confronti delle nuove tecnologie. A seconda del settore di mercato, è possibile che i team di marketing siano molto entusiasti dell'Internet delle cose o che i team del servizio clienti vedano un'opportunità nei chatbot basati sull'intelligenza artificiale. Al contrario, i tuoi team IT potrebbero considerare proprio queste tecnologie come la più grande minaccia che devi affrontare. L'applicazione di SWOT darebbe la priorità alle esigenze di marketing o di help desk rispetto alla tua missione IT. Coprirebbe anche esattamente come prendere tali decisioni fornendo dati pertinenti a tale decisione.

Ciò potrebbe riguardare cose come l'opinione dei tuoi clienti sui chatbot di intelligenza artificiale da un sondaggio che hai fornito loro o dalle risposte che i tecnici dell'help desk hanno inserito nelle loro applicazioni di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o di gestione dei biglietti. Tali dati sarebbero quindi correlati ai dati IT rilevanti, ad esempio quanto costerebbe installare, gestire e risolvere i problemi di un sistema di chatbot di intelligenza artificiale e, soprattutto, come testare una tecnologia così nuova prima di acquistarla effettivamente.

Poiché si concentra su quattro aree ben definite, le domande iniziali e i risultati finali di un'analisi SWOT sono solitamente mostrati in una griglia di base a quattro punti. Per un esempio eccessivamente semplificato, supponiamo che tu stia gestendo un'attività idraulica e stai cercando di espanderti. Le tue domande SWOT iniziali potrebbero assomigliare a questa:

Affrontare queste domande riguarderà diverse parti dell'azienda, inclusi marketing, vendite, finanza e operazioni. Ogni area dovrà affrontare queste domande in termini di quali informazioni saranno necessarie per ottenere una risposta e costruire un piano per andare avanti.

L'analisi SWOT ti consente di bilanciare le prospettive e le esigenze in competizione di tutti i tuoi team e assicurarti di non perdere una parte importante del quadro. Un malinteso comune su SWOT (e molte altre tecniche di BI) è che sono "plug and play", il che significa che crei una serie di query una volta e poi continui a eseguirle regolarmente per tracciare la crescita/declino o il successo/fallimento nel tempo.

È possibile utilizzare elementi di SWOT per questo, ma il concetto SWOT riguarda come affrontare strategicamente un'iniziativa di BI. Il tuo approccio alla query arriva dopo il tuo processo SWOT, non durante. E puoi e dovresti applicare il processo SWOT il più spesso possibile a quanti più aspetti possibili della tua attività, in particolare quelli che continuano a cambiare.

Per una comprensione pratica e più approfondita di come utilizzare SWOT nel mondo reale, dai un'occhiata a un primer online come questo di Udemy.

2. MOLTO

Sebbene tu possa applicare SWOT a un problema specifico, è davvero mirato a un'analisi più completa dell'intera organizzazione o dipartimento. Per capire problemi più piccoli o singoli, un approccio migliore è chiamato MOST, che sta per Mission, Obiettivo, Strategia e Tattica. In un certo senso, questa tecnica è simile a SWOT, ma la differenza qui è che l'analisi MOST funziona in modo più gerarchico.

Inizierai con un singolo problema al livello più alto. Quindi ogni passaggio successivo è progettato per essere più specifico. Se andassi in senso lato con MOST potresti definire la tua attività in base ai tuoi livelli dirigenziali. Puoi quindi utilizzare quella gerarchia per raccogliere e misurare le metriche più ampie a tua disposizione. Ad esempio, vendite grezze o crescita della quota di mercato. Tali dati vengono quindi utilizzati dai senior manager per costruire obiettivi, ovvero gli obiettivi che vogliono raggiungere in futuro. In particolare quanto pensano di poter aumentare le vendite. O quanto più grande si aspettano che la loro quota di mercato cresca e, molto importante, esattamente come la misureranno. Le strategie sono i tuoi piani per raggiungerli e le tattiche sono il modo in cui i singoli membri dello staff contribuiranno a questo.

Gli ultimi due passaggi di MOST saranno i più applicabili durante la progettazione di metriche continue e il modo in cui le analizzerai con la tua piattaforma BI. Ma prima di arrivarci, devi anche capire come raccogliere quei dati.

Se il tuo obiettivo è aumentare il pubblico della tua comunità del 15% in due trimestri, quali metriche dovrai sapere se ci sei riuscito? Sicuramente i visitatori complessivi del sito di social media, ma anche cose come i partecipanti a webinar, le risposte agli eventi o le visite al sito provenienti dalla comunità e dalla sensibilizzazione dell'e-mail. Con tutti questi canali a tua disposizione, devi stabilire metodi di raccolta dei dati prima di passare alla progettazione delle query poiché le domande che puoi porre saranno determinate dai dati che hai.

Nell'esempio sopra, sarebbero misure come contatori di visite al sito, consegna e-mail, statistiche di apertura e clic-through e un contatore accurato dei partecipanti al webinar su più eventi. Una volta che i dati hanno uno strumento di raccolta designato e un percorso stabilito per il tuo sistema BI, puoi iniziare a capire le query di cui avrai bisogno per tenere traccia di tutto.

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MOST può essere di grande aiuto in entrambi questi passaggi perché è un modo semplice e visivo di organizzare le tue esigenze, i dati disponibili e gli obiettivi, quindi è tutto facilmente digeribile e compreso dall'intero team, non solo da un data scientist.

Se stai cercando un approfondimento su ciò che MOST può fare, Texavi, una startup sociale e comportamentale con sede nel Regno Unito, fa un buon lavoro spiegandolo in questo video di Youtube sul suo canale Texavi AnalystZone.

3. Progettazione del processo

Sia SWOT che soprattutto MOST possono essere utilizzati da aziende di qualsiasi dimensione con buoni risultati. Ma per il segmento delle PMI, rimanere costantemente competitivi, efficienti e redditizi è la sfida più grande. Per questo, un approccio più diretto e pratico alla business intelligence potrebbe essere più efficace. È qui che entra in gioco la progettazione dei processi. L'idea centrale è che alcuni degli strumenti normalmente utilizzati per pianificare e gestire i progetti possono essere applicati anche ai processi aziendali in corso.

Il trucco è capire come funziona la tua attività. Se gestisci un magazzino di evasione ordini di e-commerce, sai che stai facendo soldi immagazzinando le merci dei tuoi clienti, misurando il loro inventario, evadendo e spedindo i loro ordini e raccogliendo i dati di cui hanno bisogno per mantenere le loro operazioni in esecuzione. Con questi processi in mente, probabilmente puoi mappare quanti soldi stai spendendo per quei servizi rispetto a quanto stanno portando. O puoi?

Esattamente come viene gestito il tuo magazzino? Per rispondere è necessario esaminare il processo che regola l'arrivo di un nuovo prodotto, l'organizzazione di stoccaggio e le caratteristiche di spedizione. Dovresti anche sapere esattamente come arrivano gli ordini, come vengono elaborati e come funziona lo scambio di denaro e dati. Stai perforando i dettagli con la progettazione del processo. Più granulare puoi ottenere, meglio funziona.

Ciò significa identificare ciascuna di queste catene di attività, categorizzarle e mappare ogni fase del processo. Tali informazioni ti consentono di adattare il processo per una nuova efficienza, migliori numeri di costi/profitti o qualsiasi ottimizzazione sia più importante per te. Pertanto, non esiste una serie stabilita di passaggi per questo metodo di analisi. Ogni azienda detterà il suo approccio. Probabilmente il modo più popolare è rubare l'approccio MAGGIORMENTE alla granularità decrescente e applicarlo ai tuoi meccanismi aziendali.

Inizia con la definizione più ampia di ciò che fa la tua attività. Suddividilo nelle sue parti, che probabilmente saranno le stesse dei dipartimenti in cui l'hai organizzato. Incontrare quei capi dipartimento, i loro manager di secondo livello e persino i ragazzi in prima linea è il modo in cui alla fine stabilirai un compendio dettagliato di come funziona esattamente la tua attività. Vuoi tutto, compresi i successi intelligenti, gli ostacoli cronici e le verruche imbarazzanti. La tua prima volta sarà un processo lungo e noioso, ma le informazioni sono oro.

Una volta che hai la realtà, ora può essere confrontata con domande ipotetiche, chiedendo ai manager di immaginare come funzionerebbero i processi "in un mondo perfetto". Abbina queste risposte a ciò che sta succedendo, il che ti consente di capire perché sta andando come va e cosa devi fare per migliorare. Nessuna organizzazione funziona perfettamente, il che significa che puoi eseguire regolarmente un progetto di progettazione di processo e trovare sempre nuove informazioni. Per le PMI, questo è un modo fantastico non solo per operare meglio, ma anche per mantenere il senior management, anche se è solo un piccolo gruppo di proprietari o partner, in stretto contatto con ogni aspetto del funzionamento della loro attività.

L'applicazione di uno strumento BI a questo processo funziona meglio se si esegue la progettazione del processo a intervalli regolari. Un approccio una tantum non trarrà molto vantaggio da uno strumento come Tableau. Ma poi un progetto di progettazione di processo una tantum avrà comunque un potenziale di successo limitato. Ma fallo uno all'anno, ad esempio, e puoi dedicare un anno intero alla raccolta di dati rilevanti per ogni processo che fa avanzare la tua attività. Visualizzare quei dati ogni volta che avvii una sessione di progettazione del processo ti dà un quadro molto dettagliato di come stai andando nel tuo mercato e contro la concorrenza.

Una taglia non va bene per tutti

La raccolta di dati senza uno scopo preciso è uno spreco di spazio su disco. Ne vale la pena solo se lo usi per pianificare e realizzare il cambiamento, sia strategico che tattico.

Un buon strumento di business intelligence ti consente di utilizzare i dati per apportare tali modifiche. È quell'obiettivo che dovrebbe anche determinare quale strumento BI si utilizzerà alla fine. Può essere un investimento costoso, quindi abbinare i dati che hai e le domande che farai rispetto alle capacità della piattaforma BI dovrebbe costituire la base per stabilire se uno strumento particolare è adatto a te.

Per qualsiasi PMI, l'applicazione di almeno una delle tecniche sopra descritte è il modo per farlo.