Testo, immagini o video nella tua comunicazione tecnica?
Pubblicato: 2017-06-06L'azienda per cui lavori sta cercando di offrire al suo pubblico la migliore esperienza di prodotto al mondo. In qualità di scrittore tecnico, vuoi contribuire a questo creando un'eccellente assistenza per l'utente per quel prodotto.
Ci sono molti ottimi strumenti là fuori che possono aiutarti a raggiungere questo obiettivo. Questi strumenti includono editor di testo e strumenti grafici e video. Ma come si decide quando utilizzare testo, immagini o video per l'assistenza del prodotto?
In questo post ti darò 15 domande che puoi porre che ti aiuteranno a scegliere il mezzo giusto.
15 domande da porsi per aiutare a scegliere il mezzo giusto
1. L'uso di immagini o video è vietato dalla legge?
La maggior parte delle normative non dice se sia legale o meno utilizzare video e/o immagini, ma l'utilizzo di questi mezzi può essere difficile a volte a causa delle leggi applicabili che potrebbero causare problemi.
A seconda del tipo di prodotto su cui stai lavorando e del paese in cui viene venduto, a volte è obbligatorio fornire le istruzioni stampate per quel prodotto. Ciò rende piuttosto difficile l'uso del video come mezzo principale, ma l'uso delle immagini potrebbe non essere sempre la soluzione migliore.
Secondo le leggi americane sulla sicurezza dei prodotti, vi è l'obbligo di mettere in guardia contro possibili rischi legati all'uso del prodotto. Un difetto di avvertenza (causato da avvertenze inadeguate, poco chiare o incomplete), può ritenere il produttore responsabile ai sensi di una richiesta di responsabilità oggettiva del prodotto per i danni causati da un prodotto difettoso.
Anche all'interno dell'Unione Europea, i regolamenti delle direttive sulla sicurezza dei prodotti richiedono istruzioni chiare. A titolo di esempio, la Direttiva Bassa Tensione 2014/35/UE afferma "Tali istruzioni e informazioni sulla sicurezza, così come qualsiasi etichettatura, devono essere chiare, comprensibili e intelligibili".
In qualità di produttore sarai ritenuto responsabile in caso di mancato avviso degli acquirenti.
Non tutte le istruzioni o gli avvisi possono essere spiegati chiaramente sotto forma di immagini, quindi a volte le istruzioni devono essere stampate.
Le foto possono deteriorarsi con grazia, anche quando si stampa in bianco e nero, ma le informazioni video vengono perse del tutto. Ciò significa che hai bisogno di istruzioni infallibili in un formato che non si degraderà. Dovresti usare il testo quando potrebbero esserci conseguenze legali. Usa immagini o video solo per supportare il testo.
2. Il tuo utente ha accesso a Internet?
La riproduzione di un video di solito richiede Internet ad alta velocità. Gli utenti non hanno sempre accesso a Internet quando cercano informazioni specifiche sul prodotto.
Un utente controllerà YouTube per un video "Come fare per" quando ha tempo e quando Internet è disponibile. La necessità di informazioni in questo caso è meno urgente di quando, ad esempio, un treno si blocca in una galleria. In tal caso, vorresti sicuramente avere le informazioni disponibili offline! È preferibile utilizzare il testo (supportato da immagini) quando le informazioni sono rese disponibili offline.
3. Il contenuto viene aggiornato regolarmente?
I prodotti in fase di revisione, aggiornamento o sviluppo potrebbero essere meno adatti per la documentazione video. L'aggiornamento dei video per le nuove revisioni è più scomodo e costoso dell'aggiornamento di immagini e testo. Utilizzare il testo, se necessario in combinazione con le immagini, quando si prevede che l'interfaccia utente o il design fisico del prodotto cambino spesso.
4. Le immagini possono supportare, sostituire o aumentare il testo?
Le immagini nell'assistenza per l'utente possono includere foto, illustrazioni, tabelle, schermate, diagrammi e schemi. Illustrazioni e diagrammi sono un buon modo per offrire al pubblico una panoramica generale di dispositivi, parti e componenti.
L'installazione di un prodotto può essere facilmente spiegata per mezzo di illustrazioni. Le illustrazioni possono supportare il testo o addirittura sostituirlo completamente.
Le specifiche tecniche oi dati sono più leggibili se utilizzati in una tabella. In alcuni casi, la tabella può sostituire il testo.
Una descrizione di come utilizzare uno strumento software potrebbe essere spiegata meglio aggiungendo schermate.
Più immagini includi, meno parole devi usare. Tuttavia, le immagini non possono sempre sostituire il testo. Gli avvisi, ad esempio, possono essere difficili da spiegare visivamente, il che può portare a situazioni pericolose.
Usa le immagini solo quando supportano, sostituiscono o aumentano il testo in un modo migliore rispetto a se utilizzassi solo il testo.
5. L'uso di immagini o video potrebbe risparmiare sui costi di localizzazione?
Sebbene il motivo principale per utilizzare le immagini dovrebbe essere quello di creare una migliore comprensione per l'utente, in alcuni casi la decisione di utilizzare le immagini potrebbe essere basata sui costi. I manuali di installazione di IKEA, ad esempio, per lo più non utilizzano testo. Ciò consente di risparmiare molti costi di traduzione poiché IKEA vende i propri prodotti in 28 paesi (con 17 lingue diverse).
La creazione di alcune immagini per un pubblico globale potrebbe richiedere un paio d'ore, ma tradurre lo stesso testo in 17 lingue diverse sarebbe molto più costoso. Se stai creando assistenza utente per un pubblico globale, considera l'utilizzo di illustrazioni o video senza testo quando potresti risparmiare sui costi di localizzazione.
6. Che aspetto ha il processo di localizzazione dell'assistenza utente?
Anche questa può essere una decisione basata sui costi, ma dobbiamo essere realistici. Sebbene stia cambiando rapidamente, la comunicazione tecnica nella maggior parte dei casi non è ancora il luogo in cui vengono spesi i soldi.
Quindi, prima di iniziare a creare la tua assistenza utente, mantieni il processo di localizzazione su immagini e video.
Hai bisogno di testo nelle tue illustrazioni? Consegni in 28 paesi?
È opinione comune che tradurre le immagini possa essere un processo costoso.
Sebbene ci siano funzionalità/strumenti avanzati in giro per localizzare il testo nelle immagini (ad esempio tramite la funzione di traduzione in Snagit), quello che non vuoi fare è modificare tutti i tuoi file Illustrator in 28 lingue diverse.
Come regola generale, il solo uso del testo è più facile da tradurre rispetto a una combinazione di testo e immagini.
Non utilizzare la documentazione visiva quando il costo della localizzazione supera il budget o non vale la spesa aggiuntiva.
Quando cerchi strumenti che possano supportarti nel processo di localizzazione, assicurati che inviino anche dati come il testo di immagini, variabili, metadati, ToC e testi nelle immagini (livelli) per la traduzione.
7. Hai le risorse per creare immagini o video?
La creazione di video e immagini richiede molte più competenze di quelle necessarie per la scrittura tecnica.
Molti scrittori tecnici possono creare fantastiche istruzioni testuali, ma ciò non significa necessariamente che siano esperti creatori di immagini o video.
E un'immagine o un video mal realizzati molto probabilmente mancherà il suo obiettivo.
Le foto possono essere un'alternativa economica per le illustrazioni. Ma spesso non sono così informativi perché contengono troppe informazioni. L'aggiunta di frecce da soli non rende sempre più facile la comprensione della foto.
Quando si desidera utilizzare una documentazione visiva di alta qualità, è necessario acquisire le competenze necessarie per creare elementi visivi chiari e utili. Ci sono ottimi strumenti là fuori che possono aiutare i non esperti con la loro comunicazione visiva.
In questo modo, i comunicatori tecnici possono includere elementi visivi accattivanti nel loro lavoro senza passare attraverso una curva di apprendimento ripida.
8. Devo dimostrare qualcosa?
Le informazioni procedurali per apprendere un'attività dovrebbero contenere i passaggi generali necessari per eseguire un'attività.
La ricerca ha dimostrato che l'aggiunta di una dimostrazione alle informazioni procedurali, mostrando come eseguire un compito, supporta l'efficacia dell'apprendimento.
Il video potrebbe essere utilizzato per integrare le informazioni procedurali con dimostrazioni di funzionalità e flussi di lavoro chiave.
Una regola pratica per determinare se è necessaria una dimostrazione è iniziare con una descrizione procedurale (se necessario arricchita con foto). Se trovi procedure specifiche troppo difficili da spiegare chiaramente solo con testo o immagini, il video potrebbe essere di valore aggiunto.
9. Devo dimostrare il movimento?
L'assistenza all'utente spesso include il movimento.
Questo può essere il movimento di un mouse quando si utilizza lo strumento lazo poligonale di Photoshop, la rotazione di una valvola fuori mano, l'infilatura di una macchina da cucire o l'estrazione di un lucchetto.
Il movimento è difficile da spiegare solo nel testo o nelle foto.
Usa il video quando vuoi dimostrare il movimento.
10. Devo dimostrare uno stato?
Lo stato di qualcosa è difficile da tradurre con immagini, foto o testo da soli.
La segnalazione visiva delle luci a LED, l'identificazione del suono prodotto da un motore, la determinazione se il calcestruzzo miscelato è sufficientemente liquido o anche il test se la crema pasticcera che stai preparando è abbastanza "vibrante" sono buoni esempi di ciò che intendiamo per "stato " di qualcosa.
L'aggiunta di video ti aiuta a spiegare come deve essere lo stato di qualcosa.
11. Devo dimostrare una forza?
Anche come applicare le forze è difficile da spiegare nelle foto o nel testo.
Per istruzioni su come usare la giusta forza su una chiave inglese quando si serrano i bulloni, come trasformare "con attenzione" un gruppo in una situazione "stretta a mano" o quanto è necessario tirare la copertura di un iMac prima che si stacchi effettivamente sono tutti buoni esempi.
Quando devi dimostrare quanta forza usare, il video è la tua soluzione.
12. Quante persone voglio raggiungere?
L'unica cosa che piace di più alle persone di un'immagine è un'immagine in movimento.
E le persone sono attratte dai video didattici.
Quando cerchi un "come fare" su YouTube, otterresti 439 milioni di visite! Un tutorial su YouTube su come piegare una t-shirt è stato visto quasi 9 milioni di volte!
La possibilità che qualcuno guardi un video è superiore del 75% rispetto alla lettura di un testo (fonte). I tutorial video vengono guardati; il testo viene saltato.
Quando vuoi assicurarti che la tua assistenza utente raggiunga il pubblico più vasto possibile, il video dovrebbe essere la tua scelta.
13. Il mio utente ha bisogno di informazioni molto specifiche?
I video possono essere piuttosto frustranti se il tuo pubblico è alla ricerca di informazioni molto specifiche.
Non vuoi guardare un video di 20 minuti quando sei interessato solo a localizzare una vite specifica. Scorrere le pagine di un manuale utente o semplicemente usare ctrl +f nella versione elettronica funziona meglio.
La scansione di un video per quel tipo di informazioni specifiche è più difficile della scansione di testo o immagini.
Puoi rendere i tuoi video più scansionabili mantenendoli brevi, aggiungendo didascalie o sottotitoli e rendendo il testo ricercabile.
In caso contrario, non utilizzare il video quando il tuo utente ha spesso bisogno di fare riferimento a informazioni specifiche. Usa invece il testo.
14. Qual è il mio budget?
I soldi! Video e immagini realizzati professionalmente possono essere costosi. Quando non sono realizzati professionalmente possono sembrare terribili.
A seconda del tuo gruppo target (ad esempio uso interno o esterno) e dello sforzo che hai fatto per creare un buon video, un video amatoriale potrebbe essere accettabile.
La maggior parte dei software può essere spiegata da video di screencasting economici.
15. È importante che l'utente debba ricordare il
informazioni in una fase successiva?
Gli utenti potrebbero aver bisogno di informazioni di riferimento una tantum o potrebbero aver bisogno di apprendere informazioni da richiamare spesso o molto più tardi.
Se realizzato con cura, il video è un mezzo più efficiente ed efficace da utilizzare per scopi di apprendimento e formazione (fonte), il che significa che è più facile ricordare che è stato appreso in una fase successiva.
Quando gli utenti hanno bisogno di ricordare e riprodurre le informazioni in una fase successiva, il video sarebbe il mezzo giusto.
Conclusione
Immagini e video possono aiutarti a creare una documentazione migliore. Ci sono alcune cose da tenere a mente, tuttavia:
- Potrebbero esserci alcune restrizioni sull'uso di illustrazioni e video solo a causa di condizioni legali
- L'uso del video richiede principalmente l'accesso a Internet
- L'aggiornamento dei video può essere un processo costoso
- A seconda del processo di localizzazione, la traduzione di illustrazioni o video può essere costosa
Il più delle volte, il testo, arricchito con immagini, sarà sufficiente per creare una documentazione più chiara. Prendi in considerazione l'utilizzo del video nelle seguenti situazioni:
- Quando devi dimostrare qualcosa
- Quando l'efficacia dell'apprendimento gioca un ruolo importante
- Quando scegli come target solo utenti di dispositivi mobili e il tuo pubblico ha sempre accesso a Internet
- Quando hai le risorse per creare video di alta qualità
- Quando vuoi raggiungere un vasto pubblico
Proprio come scrivere istruzioni chiare e univoche, la creazione di immagini e video professionali richiede competenze specifiche. Strumenti e tutorial possono supportarti in questo.
La cosa più importante è che il tuo utente desideri un'esperienza utente eccezionale in ogni fase del percorso del cliente.
È tua responsabilità consegnare questo!
Dopo aver trascorso tutto quel tempo su un ottimo prodotto, vuoi anche offrire al tuo utente una buona esperienza quando consulti l'assistenza utente.
Immagina che un utente possa installare o utilizzare il tuo prodotto senza l'aiuto dell'assistenza clienti.
Immagina un'assistenza utente che contribuisce a un'esperienza utente ancora migliore.
Puoi raggiungere questo obiettivo!
Per fare ciò, poniti le domande di questo post e i tuoi utenti saranno entusiasti quando installano, utilizzano o risolvono problemi con il tuo prodotto.