Allinea il tuo stile di comunicazione a qualsiasi situazione

Comprendere i diversi stili di comunicazione

La comunicazione è una pietra angolare della civiltà. Le sue radici possono essere fatte risalire alle prime pitture rupestri create da lontani antenati. Nel corso dei millenni che si sono susseguiti, ha dimostrato di essere un catalizzatore di cambiamento, crescita ed espansione.

È una rete neurale che connette gli esseri umani, creando e modellando le comunità. Oggi viviamo in un mondo in cui una persona può comunicare con l'intero globo con il semplice clic di un pulsante.

Poiché la comunicazione oggi avviene più velocemente che mai, è importante capire che, indipendentemente dalla sua forma, gli stili fondamentali di comunicazione rimangono gli stessi. È fondamentale che gli individui possano riconoscere e comprendere i vari stili e il modo in cui possono influenzare il significato inteso. Senza comprensione reciproca, i progetti si bloccano, i risultati non raggiungono l’obiettivo, le relazioni soffrono e le cose possono facilmente iniziare a sgretolarsi.

I diversi stili di comunicazione su cui concentrarsi sono:

• Passivo
• Aggressivo
• Passivo-aggressivo
• Assertivo.

Ognuno di questi può avere un impatto sulle dinamiche del posto di lavoro, alcuni avendo effetti dannosi sui rapporti di lavoro e potenzialmente sui risultati. Qualcosa che sembra così semplice può causare grandi sfide o grandi successi.

La comunicazione può ostacolare la collaborazione di gruppo, creare confusione, danneggiare le relazioni con i colleghi e influenzare le dinamiche dell’intera cultura del posto di lavoro. Oppure può arricchire le relazioni, favorire la fiducia e influenzare positivamente il benessere generale di un’organizzazione, anche quelle con team remoti.

Snagit di TechSmith è uno strumento che può aiutare le persone a esprimersi più chiaramente, indipendentemente dal loro stile di comunicazione. Ciò livella il campo di gioco, garantendo che i messaggi vengano inviati e ricevuti con le informazioni e il significato previsti intatti.

Quali sono i diversi stili di comunicazione?

Il modo in cui le persone comunicano è influenzato da fattori interni ed esterni. Emily Marsh lo ha detto bene nel suo articolo su personalità e comunicazione: “La personalità influisce sul modo in cui preferiamo comunicare con le persone, nonché sul modo in cui noi stessi rispondiamo alle informazioni. Quanto più comprendiamo i nostri stili di comunicazione e quelli dei membri del team con cui lavoriamo, tanto più efficaci possiamo essere come leader, team e colleghi.

Forbes ha identificato la cultura come un fattore chiave che influenza il modo in cui comunichiamo, in entrambi gli aspetti del dare e del ricevere. Quando si considera ciò che la cultura implica, può includere tutto, dal livello macro, ad esempio il paese di origine di una persona, fino al livello micro, come il gruppo di lavoro di un dipendente.

Comprendere che le persone comunicano in modi diversi è il primo passo per adattare e migliorare l’approccio adottato alla condivisione delle informazioni.

Dando uno sguardo più approfondito agli stili di comunicazione passivo, aggressivo, passivo-aggressivo e assertivo, è facile identificare le caratteristiche chiave che potrebbero ostacolare o aiutare la condivisione delle informazioni.

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L'Università di Toledo ha definito i diversi tipi di stili di comunicazione come segue:

Comunicazione passiva

Questo tipo di comunicazione si verifica quando qualcuno evita di esprimere le proprie opinioni, bisogni o valori. Spesso la persona si concentra sui bisogni, sui valori e sulle opinioni degli altri piuttosto che sui propri. Una motivazione sostanziale per fare affidamento su questo tipo di comunicazione è evitare confronti e conflitti.

Secondo questo articolo di LinkedIn, la comunicazione passiva può anche:

• Portare a sentimenti di risentimento e impotenza
• Danneggiare l’autostima e la fiducia in se stessi
• Causa mancanza di soddisfazione nelle relazioni a causa di bisogni insoddisfatti
• Il risultato è essere trascurati o sfruttati

Snagit può assistere i passivi aiutandoli a comunicare in modo efficace utilizzando le immagini. Può facilmente trasmettere le esigenze o le opinioni di una persona in modo diretto e neutrale tramite screenshot o messaggi video. Si presta bene alla comunicazione asincrona, che rimuove la pressione che potrebbe derivare da un’interazione faccia a faccia. Ciò riduce la voglia di impegnarsi in comportamenti evitanti poiché il rischio immediato di confronto o conflitto è notevolmente ridotto.

Comunicazione aggressiva

Al contrario della comunicazione passiva, i comunicatori aggressivi si sentono molto a loro agio nell’esprimere i propri bisogni, valori e opinioni. Spesso potrebbero avere difficoltà a vedere i bisogni, i valori e le opinioni degli altri. I comunicatori aggressivi possono dominare le conversazioni, esprimere con forza le proprie opinioni o addirittura sembrare sprezzanti nei confronti degli altri.

Secondo questo articolo di LinkedIn, la comunicazione aggressiva può anche:

• Portare a confusione e conflitto
• Danneggiare le relazioni e alienare gli altri
• Promuovere un ambiente negativo di paura e ostilità
• Portare a cattivi comportamenti, aggravando ulteriormente i conflitti

Snagit crea immagini per dipingere un quadro chiaro delle informazioni del messaggero, aiutando a limitare il linguaggio verbale e non verbale aggressivo. Sia il mittente che il destinatario possono ridurre i possibili danni alla loro relazione che potrebbero altrimenti verificarsi in un contesto di persona.

Comunicazione passivo-aggressiva

Questo stile combina tratti comunicativi passivi e aggressivi. Il comunicatore appare passivo ma comunica in modi sottili o indiretti che mostrano rabbia. Oltre allo stile passivo-aggressivo del mittente, gli individui possono anche mostrare un comportamento risentito o l'incapacità di essere diretti.

Secondo questo articolo di LinkedIn, lo stile di comunicazione passivo-aggressivo può anche:

• Infastidire e frustrare gli altri
• Portare a una generale negligenza delle responsabilità
• Precipitare le scarse prestazioni future

Snagit rimuove le barriere e chiarisce la comunicazione acquisendo dettagli esatti e creando immagini annotate. In definitiva, Snagit può ridurre notevolmente le narrazioni non intenzionali che possono evolversi in comunicazioni e comportamenti passivo-aggressivi tra individui e all’interno dei team.

Comunicazione assertiva

Questo stile, come la comunicazione aggressiva, implica sentirsi a proprio agio nell'esprimere opinioni, bisogni e valori pur rispettando i valori e i bisogni degli altri. Le idee sono spesso espresse con sicurezza, con rispetto e sono chiare e dirette.

Secondo questo articolo di LinkedIn, gli stili di comunicazione assertivi possono anche:

• Promuovere la fiducia in se stessi e aumentare l’autostima
• Aiuta a ridurre lo stress e l'ansia
• Il risultato sono relazioni più soddisfacenti e rispettose
• Incoraggiare la comprensione e il rispetto reciproci

Utilizza Snagit per integrare e amplificare la comunicazione assertiva con elementi visivi, come diagrammi o schermate annotate, per migliorare la chiarezza e garantire che il messaggio venga compreso.

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Snagit semplifica la condivisione di aggiornamenti rapidi e istruzioni catturando esattamente ciò che accade sullo schermo.

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Modi semplici per migliorare la comunicazione ed evitare conflitti

Ora che abbiamo identificato i diversi stili di comunicazione che incontreremo, puoi applicare alcune semplici tecniche per migliorare il tuo stile di comunicazione efficace ed evitare conflitti in situazioni specifiche.

Pratica l'ascolto attivo

La comunicazione è una strada a doppio senso e non possiamo concentrarci semplicemente sui punti che vogliamo sottolineare o sulle parole che vogliamo trasmettere. Quando siamo impegnati in una conversazione in cui le parti sono in disaccordo, possiamo facilmente ritrovarci ad ascoltare per rispondere, e non ad ascoltare per capire. Trascurare di impegnarsi veramente con il significato di ciò che viene detto spesso porta a confusione e conflitto.

Praticando l'ascolto attivo, lavoriamo per creare una comprensione reciproca di ciò che viene comunicato. L'ascolto attivo aiuta anche a creare fiducia facendo sentire le persone come se i loro pensieri e sentimenti fossero ascoltati, compresi e apprezzati.

Osserva il linguaggio del corpo

Quando una persona comunica, non sono solo le parole che usa ad esprimere mancanza di soddisfazione o gioia. Secondo l’Università del Texas, Albert Mehrabian, ricercatore del linguaggio del corpo, ha scoperto che il 55% della comunicazione è non verbale, il 38% della comunicazione è vocale e il 7% della comunicazione è solo verbale.

Leggere il linguaggio del corpo è più difficile da ottenere in un ambiente di lavoro remoto, rispetto alle discussioni faccia a faccia, ma può comunque essere ottenuto in situazioni specifiche che includono riunioni davanti alla telecamera. Presta attenzione al linguaggio del corpo, al contatto visivo e alle espressioni facciali. È un modo semplice per aggiungere più contesto alla conversazione. Con la comunicazione passiva-aggressiva, è probabile che il linguaggio del corpo non corrisponda alle parole che stanno pronunciando.

Fai attenzione alla modalità di comunicazione.

Dobbiamo prestare attenzione a come avviene la comunicazione, poiché la maggior parte del posto di lavoro è ora mista a colleghi di persona, ibridi e remoti. Molti degli elementi della comunicazione faccia a faccia che possono dipingere un quadro più ampio non si traducono con il testo nelle e-mail, nelle chat e nelle riunioni remote.

È importante essere chiari e concisi. Evita gerghi non necessari o un linguaggio complesso. Arriva al punto assicurandoti che il tuo messaggio sia esaustivo. L'uso di video e immagini come gli screenshot può aiutare ad aggiungere più contesto alla conversazione senza aggiungere verbosità inutile.

Perché utilizzare Snagit per migliorare gli stili di comunicazione?

Chiarezza visiva : Snagit aiuta gli utenti a creare immagini come screenshot e video con annotazioni, migliorando la comunicazione per tutti gli stili. Consente all'utente di avere il controllo assoluto su quali informazioni vengono condivise, riducendo la confusione e migliorando la comprensione. Ciò è particolarmente importante per i comunicatori analitici.

Evita problemi di comunicazione : le immagini catturate con Snagit possono ridurre le incomprensioni, soprattutto per i comunicatori passivi e passivo-aggressivi. Le incomprensioni possono avere un effetto economico tangibile sulle imprese.

Riduce l’efficienza, erode la fiducia e, nel peggiore dei casi, può creare stili di comunicazione manipolativi che incidono gravemente sulle relazioni. Snagit rimuove anche eventuali componenti di comunicazione involontari, come il linguaggio del corpo o le espressioni facciali, che il messaggero potrebbe non rendersi nemmeno conto di trasmettere.

Migliorare la comunicazione assertiva : Snagit può consentire ai comunicatori assertivi di creare guide visive o presentazioni che supportino la loro comunicazione chiara e sicura. I dipendenti autorizzati a condividere le proprie conoscenze con gli altri possono impegnarsi maggiormente sul posto di lavoro e creare impatti al di fuori del loro ambito di responsabilità, sia con altri team, dipartimenti o anche con la leadership senior.

Pronto a migliorare le tue capacità di comunicazione con Snagit?

La comunicazione è parte integrante della nostra vita quotidiana. Gli effetti di una scarsa comunicazione possono avere un’influenza duratura, anche dopo che si è verificato l’incidente. È un fattore così critico nel successo delle organizzazioni che, secondo un articolo su Expert Market, l’86% dei dipendenti cita la mancanza di collaborazione sul posto di lavoro come causa dei fallimenti sul posto di lavoro. Una componente chiave di una collaborazione efficace è la comunicazione!

Inoltre, il 97% dei dipendenti ritiene che la comunicazione influenzi quotidianamente l’efficienza delle proprie attività. La risorsa più costosa di un'azienda è solitamente la sua forza lavoro, e i dipendenti che non riescono a comunicare in modo efficace possono involontariamente provocare danni ai profitti.

Consideriamo anche la nuova normalità. Dopo che la pandemia ha visto l’intera forza lavoro passare dall’ufficio allo spazio completamente remoto in un batter d’occhio, le aziende hanno dovuto abituarsi a comunicare in modi nuovi cercando al tempo stesso di mantenere l’intento originale e il successo del trasferimento delle conoscenze.

Senza interazioni faccia a faccia di qualità, si lasciava spazio a confusione di toni nella comunicazione scritta, causando ulteriori malintesi. Per quegli individui che mostrano stili di comunicazione impegnativi, questo è diventato un ulteriore ostacolo. È qui che Snagit può avere un impatto positivo.

Indipendentemente da dove un dipendente lavora nel mondo aziendale ibrido, Snagit offre ai dipendenti una via per comunicare con chiunque in qualsiasi momento. Riduce le barriere per un'efficace condivisione delle conoscenze e per la risoluzione dei problemi, migliorando ulteriormente le connessioni tra individui, team e dipartimenti all'interno di un'organizzazione. Ancora più importante, Snagit fornisce un'esperienza di comunicazione coerente, indipendentemente dallo stile di comunicazione tipico di un individuo. Coerenza e chiarezza sono fondamentali per ridurre le incomprensioni che potrebbero rivelarsi costose in futuro.

La capacità di Snagit di condividere informazioni visive su più piattaforme lo rende uno strumento essenziale per qualsiasi azienda. Sia che la tua azienda utilizzi la posta elettronica, Slack, Teams o qualsiasi altro canale di comunicazione oggi disponibile, Snagit è adattabile per soddisfare le tue esigenze.

I suoi screenshot e video possono essere inviati utilizzando praticamente qualsiasi metodo di comunicazione, garantendo coerenza, anche tra più organizzazioni. Ciò è particolarmente importante se devi comunicare in modo efficace il tuo punto di vista con clienti, fornitori, consulenti o qualsiasi altra terza parte che potrebbe non far parte della tua rete aziendale.

Alla fine, i leader aziendali hanno la responsabilità di rimuovere gli ostacoli e fornire le risorse necessarie affinché i dipendenti possano completare il proprio lavoro in modo efficace. Snagit è una soluzione per molti dei problemi di comunicazione affrontati ogni giorno. Sebbene sia altamente improbabile che qualcuno possa eliminare completamente tutti i problemi di comunicazione, è fondamentale che le aziende esplorino e implementino strumenti che consentano ai dipendenti di mitigare il più possibile le insidie. Snagit può essere la risposta.

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