Come risolvere 10 problemi di allenamento comuni con il video

La maggior parte dei formatori, sia formali che informali, ha lo stesso obiettivo: rendere l'apprendimento coerente.

Il problema è, beh, problemi. Ci sono tonnellate di ostacoli che si verificano quando cerchi di convincere altre persone ad assorbire informazioni, soprattutto se non sei l'esperto in materia.

In questo post, esaminiamo dieci punti deboli affrontati dalla formazione video, il primo dei quali è il tempo e il denaro spesi per l'apprendimento faccia a faccia per compiti ripetitivi.

Problema n. 1: la formazione faccia a faccia richiede tempo e denaro

Una formazione approfondita per i dipendenti è del tutto necessaria per facilitare la produttività e la sicurezza, ma può diventare rapidamente dispendiosa in termini di tempo e denaro. Le aziende statunitensi hanno speso circa 70,65 miliardi di dollari in formazione nel 2016 e, in media, hanno perso 53,8 ore di produttività per dipendente mentre si acclimatavano, secondo il "Rapporto sul settore della formazione" del 2016 di Training Magazine.

Nella maggior parte dei casi, il ridimensionamento della formazione non è praticabile, soprattutto per l'assistenza sanitaria, la finanza, il governo e altri settori rigorosamente regolamentati. Ma una formazione di alta qualità in meno tempo è una possibilità concreta ed è necessaria per le imprese che vogliono contenere i costi e i disagi legati alla preparazione al lavoro in presenza.

Il primo passo consiste nel sostituire alcuni orientamenti e formazione faccia a faccia con contenuti didattici basati su video. La formazione di persona occupa il programma di almeno due persone in un dato momento: il tirocinante e il dipendente che gestiscono tale formazione.

Mentre le funzioni sfumate richiedono inevitabilmente dimostrazioni fisiche, compiti più universali come la compilazione di cartellini orari o il lavoro ripetitivo di base sulla conoscenza possono essere comunicati abilmente con una serie ben prodotta di dimostrazioni e lezioni sullo schermo.

Spostare un'adeguata formazione faccia a faccia in una formazione basata su video può ridurre i tempi e quindi i soldi. Registralo una volta, condividilo tutte le volte che vuoi.

Problema n. 2: gli orari possono essere un incubo da coordinare

Il tempo trascorso in sessioni di allenamento faccia a faccia è spesso preceduto da una dura battaglia per coordinare i programmi. Inoltre, i coordinatori della formazione sono spesso sotto pressione per completare la formazione in tempi ristretti.

Questa è una lotta dato il numero di programmi di persone che devono essere considerati:

• Rappresentanti delle risorse umane responsabili dell'amministrazione e/o del coordinamento delle sessioni di formazione.
• I membri del team IT dovevano aiutare con le configurazioni dimostrative.
• Esperti in materia portati da altri dipartimenti o luoghi.
• Nuovi studenti, che sono fin troppo facilmente doppiamente prenotati mentre aumentano.
• Dirigenti di livello superiore che richiedono di partecipare a determinate sessioni.

Il bello della formazione basata su video è che può essere facilmente registrata in un momento conveniente per coloro che amministrano la sessione e inserita nei programmi dei tirocinanti senza un eccessivo coordinamento tra più parti. Le sessioni possono anche essere salvate e condivise tramite piattaforme basate sul Web per essere utilizzate in seguito man mano che i team crescono.

In questo modo, niente e nessuno cade attraverso le crepe.

Problema n. 3: la formazione in tutto il mondo è difficile

La formazione è spesso uno sforzo nazionale o multinazionale che richiede ampie risorse e coordinamento. I costi per viaggiare da e verso le diverse sedi degli uffici e, in alcuni casi, per affittare uno spazio per tenere una sessione di formazione, si sommano davvero. Nel frattempo, coordinare gli orari intorno a più fusi orari può diventare rapidamente un esercizio da spaccare.

Le barriere linguistiche possono anche presentare problemi durante i seminari di formazione, richiedendo ai traduttori di assicurarsi che tutti traggano valore dall'esperienza.

Tutto ciò pone la domanda: il costo e la complessità della formazione globale sono giustificati?

In alcuni casi sì. Ma spesso, il video può essere usato come sostituto. Ad esempio, quando assumi nuovo personale, puoi utilizzare il software di registrazione dello schermo o di editing video per registrare webinar e dimostrazioni di formazione. Questi video possono quindi essere modificati per includere didascalie o sottotitoli, traduzioni o persino domande di quiz per valutare quanto bene gli spettatori stanno imparando il contenuto. Ancora più importante, queste risorse di formazione funzionano anche come risorse scalabili e ripetibili.

In altre parole, con i video, le organizzazioni possono creare materiale di riferimento conciso e avvincente che i dipendenti possono visualizzare in modo asincrono e in tutto il mondo e sottotitolato nella loro lingua, se necessario.

Problema n. 4: ho solo uno scatto per catturare tutto ciò di cui ho bisogno dal mio esperto in materia

La videoconferenza tra due o più persone è un ottimo modo per condividere informazioni e idee. È ideale anche per comunicare informazioni complesse e tecniche che possono essere specifiche di determinati specialisti, ad esempio in campo medico.

Questo è perché:

• Il cervello elabora le immagini 60.000 volte più velocemente delle parole, secondo Fast Company.
• Gli esseri umani conservano i contenuti con le immagini meglio del solo contenuto audio.

Ma chiunque abbia partecipato a un incontro conosce la sensazione di cercare di prestare attenzione mentre prende anche appunti dettagliati. Quando la persona dall'altra parte dello schermo è un esperto in materia impegnato che non è prontamente disponibile, è necessario assicurarsi di ottenere le informazioni giuste la prima volta. O tu?

Gli strumenti di registrazione dello schermo e di editing video consentono agli utenti di registrare le interviste in modo che possano essere coinvolti al 100% durante le interviste e le conversazioni.

In alternativa, un tirocinante può inviare un elenco di domande a un esperto in materia (o PMI) impegnato, che può rispondere a tali domande in formato video. In ogni caso, l'utilizzo del video per le interviste alle PMI consente la creazione di una risorsa multimediale permanente che può essere riprodotta su richiesta a velocità variabili e, se necessario, anche annotata con pennarelli e note. Puoi anche far trascrivere il video per trasformare l'audio in testo, se necessario.

Cattura, consuma, annota, ripeti.

Problema n. 5: la fuga dei cervelli è reale

Nel suo libro Informal Learning: Rediscovering the Natural Pathways that Inspire Innovation and Performance, Jay Cross ha paragonato l'allenamento formale all'andare in autobus, dove l'autista ti porta dove devi essere, e l'allenamento informale all'andare in bicicletta, dove fai il tuo percorso, secondo Brainshark.

Proprio come potresti aver bisogno di un autobus un giorno e di una bicicletta un altro, l'apprendimento basato su video formale e informale ha entrambi il loro posto nel business moderno.

La formazione formale è efficace per stabilire una base di conoscenze per i nuovi dipendenti. È anche fondamentale per processi rigidi come protocolli medici e gestione della conformità. Processi come questo devono essere esatti e quindi trasmessi in modo procedurale piuttosto che come lezioni apprese ad hoc. La formazione formale viene generalmente impartita in un ordine deliberato, da un formatore specifico e talvolta certificato, entro un lasso di tempo richiesto, ad esempio una serie di video sulla procedura di sicurezza ingegneristica.

La formazione informale avviene più in base all'apprendimento. Ad esempio, immagina che la tua azienda abbia un sistema di gestione dei dati che è stato costruito internamente, ma i dipendenti che lo hanno costruito se ne stanno andando o vanno in pensione. Tutta la loro esperienza e conoscenza lasceranno anche loro, causando un vuoto nella conoscenza che sarà difficile da colmare. La formazione informale può risolvere questo problema attraverso la creazione di video di formazione relativi alle proprie aree di competenza da parte dei dipendenti. Man mano che i processi aziendali si evolvono e diventano più efficienti, i dipendenti potrebbero creare contenuti video che condividono le migliori pratiche apprese da sé.

Il bello è che puoi creare programmi di formazione sia formali che informali con video e screencast in modo facile e conveniente in tutta la tua organizzazione.

Problema n. 6: lavoro con persone intelligenti. Come imparo da loro?

C'è molto valore in una serie ben prodotta di video di onboarding che aiutano i dipendenti ad acclimatarsi ai loro ruoli in modo rapido ed economico. Ma c'è anche valore nello sviluppo organico di una comunità di formazione a cui i dipendenti possono contribuire e da cui imparare ad hoc.

Questo processo, chiamato apprendimento sociale, non avviene formalmente o su richiesta del management. Piuttosto, è il risultato naturale della democratizzazione degli strumenti di comunicazione visiva. Ad esempio, se qualcuno a cui viene chiesto di spiegare le tabelle pivot abbastanza volte ha accesso a strumenti di creazione video facili da usare, potrebbe semplicemente andare avanti e registrare un rapido video "Come fare per".

La seconda parte è avere un hub in cui questi video possono essere caricati e condivisi con un pubblico pertinente.

Con strumenti di cattura dello schermo intuitivi e una piattaforma di condivisione collaborativa, la conoscenza e la formazione sul posto di lavoro possono essere raccolte in crowdsourcing.

Problema n. 7: i mazzi di diapositive diventano noiosi... veloci

Le presentazioni svolgono un'utile funzione: organizzare e presentare sessioni di formazione ricche di contenuti con brevi riepiloghi a punti e media visivi.

Il problema è che troppe presentazioni falliscono nell'elemento "media visivo" non utilizzando affatto immagini o media. L'obiettivo di qualsiasi buona presentazione dovrebbe essere quello di raccontare una storia, non di leggere fatti e informazioni da uno schermo alla lettera. Parte del raccontare quella storia è mostrare al pubblico qualcosa che comunica visivamente il messaggio.

Uno dei modi migliori per evitare di creare una presentazione banale o opprimente è includere screenshot, GIF e clip video. I relatori possono annotare visivamente gli screenshot per illustrare in modo più efficace i loro punti. Niente più elenchi puntati eccessivamente lunghi.

Anche video e GIF animate ravvivano la presentazione.

Chi ha detto che le slide deck devono essere noiose?

Problema n. 8: ricordi quell'allenamento di tre mesi fa? Neanche io…

Il più grande svantaggio delle tradizionali sessioni di formazione di persona e dei manuali di formazione scritti è che è facile dimenticare il contenuto e difficile trovarlo quando ne hai bisogno in seguito. Invece di ripassare le note passate delle sessioni di formazione, cosa accadrebbe se la formazione iniziale fosse stata registrata e poi suddivisa in diversi brevi video?

I video servirebbero come contenuti brevi e digeribili che possono essere assorbiti rapidamente, ma anche passivamente. In altre parole, può essere sorvegliato più e più volte secondo necessità e con pochissimo lavoro da parte del dipendente. Basta registrare l'allenamento originale e suddividerlo in microvideo che chiunque può guardare quando ne ha bisogno.

Un'altra opzione consiste nell'includere un sommario per i video di formazione, che consenta agli spettatori di passare agli argomenti più rilevanti del video, a seconda delle loro esigenze in quel momento.

Presentalo una volta, guardalo una volta e consultalo tutte le volte che vuoi.

Problema n. 9: così tanto allenamento, così poco tempo

Le aziende impiegano il doppio del tempo per assumere rispetto a pochi anni fa, ha osservato il Wall Street Journal. Comprensibilmente, i manager sono quindi desiderosi di formare rapidamente nuovi dipendenti. Ciò significa che le aziende sono sotto pressione per insegnare ai dipendenti più velocemente in un periodo di tempo più breve.

Tuttavia, i manager non vogliono che i nuovi assunti si sentano impreparati a gestire i compiti che vengono loro affidati, il che accade troppo spesso. Secondo HR Morning, circa un terzo delle assunzioni si licenzia entro i primi sei mesi di impiego e il quarto motivo più comunemente citato per l'abbandono è "formazione inadeguata".

Un modo in cui le aziende hanno cercato di cambiare questo è quello di utilizzare il video per trasmettere le informazioni in modo più efficace in un formato accattivante e memorabile. Secondo Forrester, i dipendenti hanno il 75% di probabilità in più di guardare video di formazione rispetto a leggere la documentazione di formazione.

Come bonus aggiuntivo per i datori di lavoro, molti editor video ti consentono di aggiungere domande a quiz per verificare se il tuo spettatore sta imparando il contenuto correttamente, in modo che i formatori possano tenere sotto controllo i progressi degli utenti.

Con strumenti di creazione video più intuitivi sul mercato, è più facile che mai creare video accattivanti che includono grafica animata, effetti e didascalie, piuttosto che un semplice trainer che parla del contenuto. Dai alle persone ciò che vogliono, contenuti di formazione coinvolgenti basati su video che presentano un messaggio in modo conciso e memorabile, e sarà più probabile che ti diano ciò che desideri: una curva di apprendimento più breve e un mandato più lungo.

Problema n. 10: il ridimensionamento dell'allenamento è complicato

Ultimo ma non meno importante, man mano che le aziende crescono e cambiano, la formazione deve cambiare con essa per rimanere al passo con i tempi.

Un notevole vantaggio dell'utilizzo di video e altri media di eLearning è che puoi creare e condividere più contenuti di formazione in meno tempo. Invece di sviluppare una serie di presentazioni, coordinare i programmi e fornire più sessioni agli utenti, i coordinatori della formazione possono concentrarsi sulla produzione di risorse di formazione multimediali che possono essere fornite ai tirocinanti senza alcuna presentazione fisica o difficoltà di pianificazione.

Un altro grande vantaggio del contenuto di formazione basato su video è che puoi sempre modificarlo se il contenuto deve essere modificato o aggiornato, quindi ridistribuire semplicemente il contenuto aggiornato invece di richiamare tutti insieme per la formazione faccia a faccia.

Inoltre, il video consente la condivisione di conoscenze, presentazioni e dimostrazioni tra i dipendenti e garantisce che ci sia una comunità per l'apprendimento sia formale che informale.

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