Come distruggere il tuo prossimo lancio del software

Il cambiamento fa paura e le principali implementazioni di software possono essere alcuni dei cambiamenti più spaventosi che gli utenti dell'organizzazione sperimentano.

È facile dimenticare che non tutti sono guru della tecnologia.

Per alcuni dei tuoi colleghi, padroneggiare una nuova tecnologia o un'applicazione software può essere nel migliore dei casi scoraggiante e, nel peggiore dei casi, incredibilmente sconvolgente e frustrante.

Alla fine, un'implementazione di successo equivale a un'adozione di successo del software.

Quindi, come gestisci le aspettative e le esperienze degli utenti assicurandoti che anche il lato tecnologico proceda senza intoppi?

Ti mostrerò.

Un buon piano che centra gli utenti e si concentra sulla comunicazione e sulla formazione può fare molto per garantire che l'implementazione del software della tua organizzazione non sia solo buona, ma anche un successo strepitoso.

Ecco cosa imparerai nella nostra guida all'implementazione del software:

• Gli elementi essenziali del tuo piano di implementazione.
• Come ottenere il consenso in tutta la tua organizzazione.
• Come comunicare efficacemente con i tuoi utenti.
• Perché la formazione è la tua priorità.
• Quattro errori che possono far fallire il tuo rollout prima che inizi.

Come creare un piano di implementazione del software

Può sembrare un gioco da ragazzi, ma proprio come qualsiasi progetto nella tua organizzazione, dovresti creare un piano su come implementare un nuovo software. E quel piano dovrebbe affrontare il periodo che precede il lancio, il lancio stesso e il post-lancio.

Per questo articolo, daremo per scontato che tu e il tuo team abbiate svolto la due diligence nel valutare gli obiettivi e le esigenze aziendali della vostra organizzazione, inclusi budget, funzionalità software, problemi di sicurezza, ecc.

Capire tutto in anticipo assicurerà ai membri del team di dedicare meno tempo e fatica a lungo termine.

Hai già scelto il programma software o il software aziendale di cui hai bisogno, ora devi affrontare come farlo arrivare ai tuoi utenti.

Segui le best practice per l'implementazione del software

Molto prima ancora di pensare al lancio del tuo nuovo software, hai bisogno di un nuovo piano di implementazione del software che copra: come lo implementerai, a chi, in quale programma e, soprattutto, come comunicherai con i tuoi utenti in merito all'implementazione e fornire tutti i documenti di formazione di cui potrebbero aver bisogno.

Sebbene la maggior parte dei team IT comprenda l'importanza di pianificare il lavoro tecnico di un'implementazione del software, è facile dimenticare l'impatto umano del tuo progetto.

Tu e il tuo team farete ovviamente il lavoro di implementazione del nuovo software, ma la vostra pianificazione deve centrare le esigenze, le paure, le aspettative e le preoccupazioni dei vostri utenti riguardo al lancio imminente.

Nella pianificazione, pensa attentamente alle migliori pratiche per l'implementazione del nuovo software ponendo domande chiave:

• Si tratterà di un'implementazione per tutte le organizzazioni o di un approccio graduale?
• Se graduale, chi lo ottiene per primo e perché?
• In che modo questo avrà un impatto sui nostri utenti?
• In che modo questo avrà un impatto sui nostri clienti o sugli altri stakeholder?
• Cosa possiamo fare per aiutare gli utenti a capire cosa significa per loro?
• Chi sarà la persona di riferimento per la comunicazione sul rollout?
• Come affronteremo paure, preoccupazioni e lamentele?
• Come supporteremo i nostri utenti durante la transizione e dopo il lancio?
• Chi nella nostra organizzazione può aiutare con la comunicazione e la formazione?

Pianifica per tutti

Anche se la tua azienda è un fornitore di software o tecnologia, puoi scommettere che non tutti i membri del tuo team sono a proprio agio con la tecnologia come te. È sempre meglio presumere che ci saranno utenti che sanno esattamente di cosa hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro e nient'altro.

Una volta, durante la formazione degli utenti di Microsoft Word sull'accessibilità, ho fatto un riferimento casuale all'utilizzo di CTRL-C per copiare e CTRL-V per incollare. Mi fissavano come se stessi parlando un'altra lingua.

Erano persone che usavano Word e altre applicazioni di MS Office da anni, se non decenni. Nonostante il loro uso di lunga data del prodotto, quasi nessuno di loro aveva sentito parlare di tasti di scelta rapida o li aveva mai usati.

È stata un'esperienza incredibilmente illuminante per me in termini di formazione. Non dare mai per scontato che anche gli utenti esperti sappiano quello che sai.

Non vuoi trattarli come novizi, ma ricorda che ci saranno vari gradi di esperienza e conoscenza.

Ottieni il consenso per l'implementazione del tuo software nell'intera organizzazione

Hai scelto il tuo nuovo software. Hai presentato la tua causa ai tuoi manager e ad altri dirigenti senior della tua organizzazione. Hai elencato i pro ei contro e fatto raccomandazioni, e ti hanno dato il via libera.

Sei pronto per partire, giusto?

Beh, questo dipende. Con chi ALTRO hai parlato?

È allettante presumere che ottenendo l'approvazione dai tuoi capi, hai tutto il consenso di cui hai bisogno.

Ma hai parlato con le persone che saranno maggiormente colpite da questo cambiamento? Hai chiesto loro bisogni e speranze per qualsiasi nuovo software? Hai discusso di potenziali insidie ​​o preoccupazioni che potrebbero avere sul cambiamento?

Qualsiasi mossa per aggiornare o modificare le soluzioni software dovrebbe coinvolgere pesantemente le persone che dipendono da esso per svolgere il proprio lavoro. Puoi fare tutte le ricerche del mondo e non sarai ancora così informato sui requisiti quotidiani come quelli che fanno effettivamente il lavoro.

Potrebbe essere più facile nelle organizzazioni più piccole in cui puoi semplicemente parlare con tutti uno contro uno. Le aziende più grandi potrebbero aver bisogno di essere creative.

Ecco alcuni modi per parlare con gli utenti senza dover effettivamente parlare con OGNI utente:

• Focus group
• Sondaggi
• Sessioni di domande e risposte dal vivo
• Webinar
• Canali Slack/Teams

Indipendentemente da come lo fai, capire di cosa hanno bisogno i tuoi utenti aiuterà a ottenere il loro buy-in quando gli farai sapere cosa sta cambiando. Anche se potresti non essere in grado di soddisfare tutte le loro esigenze o preoccupazioni (ammettiamolo, non esiste il software perfetto), si sentiranno ascoltati e dimostrerai che tieni al loro lavoro.

E c'è un potenziale bonus! Lavorando con i vari dipartimenti e colleghi che utilizzeranno il nuovo software, è possibile identificare potenziali sostenitori che possono aiutare a sostenere ed evangelizzare il nuovo strumento.

Sia che agiscano da collegamento tra i loro team e il tuo o semplicemente diventino una sorta di esperti sul campo, spesso è molto utile avere qualcuno dalla tua parte a livello di utente.

Comunica in modo efficace per un'implementazione di successo del software

Hai percepito un tema in questo post? La comunicazione è lo strumento migliore nella tua cassetta degli attrezzi per garantire un'implementazione di successo del software.

Ma la comunicazione non può riguardare solo lunghe e-mail da te e dal tuo team su ciò che verrà dopo.

L'e-mail sarà sicuramente un modo importante per comunicare con i tuoi utenti, ma non dovrebbe essere l'unico modo.

Durante le fasi di pre-lancio, lancio e post-lancio della tua implementazione, usa diversi mezzi di comunicazione per assicurarti che tutti i tuoi utenti abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno.

Come comunicare con i tuoi utenti

Proprio come gli esempi precedenti su come ottenere il buy-in, ecco alcuni buoni modi per comunicare informazioni importanti:

E-mail

L'e-mail è un ottimo modo per eseguire aggiornamenti e annunci rapidi. Per la maggior parte di noi, la nostra applicazione di posta elettronica (come MS Outlook) è anche il modo in cui pianifichiamo riunioni e altri eventi. Sicuramente usalo a tuo vantaggio.

L'e-mail è anche incredibilmente impersonale e può sembrare opprimente. Usalo con parsimonia. Evita le email lunghe che richiedono agli utenti di acquisire e ricordare molte informazioni.

Riunioni ed eventi remoti di persona/dal vivo

Che si tratti di una sessione di domande e risposte, di una presentazione webinar sulle nuove funzionalità o di una tavola rotonda, gli eventi dal vivo offrono un'esperienza più personale e coinvolgente per molti utenti.

Suggerimento per professionisti: registra le tue sessioni dal vivo e condividile per chiunque non abbia potuto partecipare in modo che gli utenti possano tornare indietro e guardare per la revisione se necessario.

video

I rapidi video informativi colmano il divario tra e-mail e presentazioni dal vivo. Puoi essere più deliberato su ciò che vuoi presentare e hai un maggiore controllo sul ritmo e sui contenuti.

I video sono coinvolgenti e la nostra ricerca mostra che sempre più persone cercano video informativi da soli.

Come con l'e-mail, evita video lunghi e travolgenti. Se hai diversi argomenti da trattare, prendi in considerazione la creazione di una serie di video che coprano argomenti specifici. In questo modo, le persone possono tornare indietro e rivedere quelle di cui hanno bisogno senza dover ricordare dove hai parlato di una particolare caratteristica nel tuo video di 30 minuti.

Suggerimenti per una comunicazione efficace sull'implementazione del software

Qualsiasi comunicazione con la tua organizzazione dovrebbe centrare i tuoi utenti. Rispondi alle loro domande, fornisci loro le informazioni di cui hanno bisogno per avere successo e dissipa le loro paure e preoccupazioni.

Ecco alcune cose da tenere a mente:

1. Pensa come un utente, non come un amministratore

Evita il gergo tecnico o parole e acronimi eccessivamente tecnici. Se devi assolutamente usare un termine tecnico, assicurati di definirlo in un modo che chiunque possa capire. Come notato sopra, ricorda che non tutti sono esperti di tecnologia. Assicurati che tutte le comunicazioni siano facilmente comprensibili.

2. Prendi in considerazione la collaborazione con le risorse umane o il marketing

Se vuoi davvero mettere fuori gioco le tue comunicazioni, prendi in considerazione la possibilità di collaborare con gli esperti di comunicazione della tua organizzazione. I tuoi colleghi delle risorse umane e del marketing sono esperti sia nell'aiutare le persone a comprendere concetti complessi sia nell'affrontare paure e preoccupazioni.

3. Ricorda che la vera comunicazione è una strada a doppio senso

La comunicazione non è solo ciò che fai esplodere al tuo pubblico. La vera comunicazione include ascoltare e affrontare il feedback. Assicurati che i tuoi utenti abbiano un modo per porre domande, sollevare dubbi e chiedere aiuto.

4. Continua la divulgazione oltre il giorno del lancio

L'implementazione del software non termina dopo l'implementazione e nemmeno le comunicazioni. Mantieni aperte le linee di comunicazione dopo il lancio e non dimenticare di raccogliere feedback su come è andato tutto.

Fai della formazione la tua priorità numero 1

Ma aspetta, pensavo che la comunicazione fosse la chiave per un'implementazione di successo del software! Cosa dà?

Ebbene, cos'è la formazione, se non la comunicazione di concetti e conoscenze a chi ne ha bisogno?

Il motivo per cui le persone temono il cambiamento sul lavoro è perché temono di non essere in grado di funzionare nel nuovo ambiente. Il tuo lavoro come professionista IT consiste nel fornire loro le conoscenze e le competenze di cui hanno bisogno per superare le loro paure.

Proprio come le tue comunicazioni durante il processo di implementazione, la tua formazione dovrebbe assumere varie forme a seconda delle necessità. È una buona idea offrire opzioni flessibili come immagini e video per implementare piattaforme software a livello aziendale. In questo modo, gli utenti possono sempre tornare indietro e rivedere le informazioni oppure possono essere riutilizzate come parte dell'onboarding di nuovi dipendenti.

Non c'è niente di più scoraggiante per la maggior parte degli utenti (che sono già nervosi per il nuovo software) che affrontare un gigantesco documento di testo o e-mail piene di paragrafo dopo paragrafo di informazioni tecniche.

Non dire ai tuoi utenti come utilizzare il nuovo software, mostra loro!

I metodi di allenamento efficaci comuni includono:

• Sessioni di formazione a distanza dal vivo o dal vivo.
• Video di formazione di lunga durata.
• Una raccolta di brevi video di formazione che trattano argomenti o funzionalità specifici.
• Documentazione utente e documenti di aiuto altamente visivi.

Ricorda, non è necessario essere un professionista del video o della grafica per creare video e documenti di formazione di qualità professionale. TechSmith Camtasia e TechSmith Snagit offrono funzionalità potenti ma facili da usare che consentono a chiunque di condividere conoscenze e abilità in modo rapido e semplice.

Inoltre, Camtasia e Snagit funzionano perfettamente insieme, rendendo i tuoi video e documenti di formazione ancora più efficaci.

Indipendentemente dai metodi di formazione che utilizzi, ricorda di centrare i tuoi utenti e le loro esigenze durante la creazione dei tuoi contenuti.

Quattro errori da evitare per l'implementazione del software

Anche l'implementazione del software più ben pianificata ed eseguita può fallire, ma evitare questi quattro errori comuni può aiutarti a evitare la catastrofe.

1. Ignorare il dissenso

Hai mai sentito la frase "non puoi accontentare tutti?" Anche con la migliore comunicazione, non tutti nella tua organizzazione saranno contenti dei cambiamenti. Ci sarà sempre qualcuno che non è d'accordo. E, anche se è facile liquidare gli oppositori come, beh, gli oppositori, ignorarli può portare a problemi più grandi lungo la strada.

Nella migliore delle ipotesi, potrebbero pensare che non prendi sul serio le loro preoccupazioni, nella peggiore, rischi di perdere informazioni importanti che potrebbero aiutarti a prendere decisioni migliori nel processo di implementazione.

Ascolta tutti e usa le informazioni nel miglior modo possibile.

2. Affrettare il processo

Concedi a tutti (compreso il tuo team IT) il tempo di cui hanno bisogno per mettere le cose in ordine prima dell'implementazione del software. Dai ai tuoi utenti un ampio preavviso in merito alle modifiche imminenti in modo che abbiano il tempo di affrontare il loro lavoro e tu abbia tempo per affrontare eventuali problemi che potrebbero sorgere.

3. Esclusione del personale non informatico nel processo decisionale

In un approccio centrato sull'utente all'implementazione del software, vuoi essere sicuro di includere gli utenti effettivi in ​​qualsiasi decisione che influisca sul loro lavoro. Ciò non significa che devi parlare con ogni singolo dipendente, ma assicurati che ci siano ampie opportunità per gli utenti di offrire suggerimenti, feedback e idee su come farlo funzionare.

4. Non ascoltare i tuoi utenti dopo il lancio

Raccogli feedback e ascolta cosa ha funzionato e cosa no. Utilizzare queste informazioni per aiutare a risolvere i problemi con l'attuale implementazione e per informare i processi migliori per il prossimo.

Centrare i tuoi utenti per il successo dell'implementazione del software!

Centrare gli utenti in qualsiasi implementazione del software aiuta a garantire che tutti ottengano ciò di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.

Indipendentemente dal fatto che tu stia distribuendo software nuovo o aggiornato a 3, 30 o 3.000 persone, avere un piano solido che centra i tuoi utenti, ha il consenso di tutti i livelli della tua organizzazione e continua oltre il giorno del lancio ti aiuterà a garantire il successo.

Domande frequenti