Come inviare un video tramite e-mail

Immaginare questo:

Stai tentando di inviare un video dimostrativo al tuo team, ma il file è troppo grande per essere contenuto in un'e-mail. Ora, non puoi inviare l'e-mail e ti rimane un video che nessuno può guardare.

Suona familiare? Lo pensavamo.

Le piattaforme di posta elettronica come Outlook e Gmail impongono regole rigide sulle dimensioni delle proprie e-mail, rendendo impossibile l'invio di file oltre il limite.

Fortunatamente, ci sono alcune opzioni per te. Vediamo come inviare un video troppo grande per l'e-mail standard.

Perché non riesco a inviare un video tramite e-mail?

Sembra un mistero. Ma non preoccuparti, possiamo risolverlo per te. In genere, ci sono due ragioni principali per cui non puoi inviare il tuo video tramite email:

Limiti di dimensione per diverse piattaforme

Piattaforme diverse hanno limiti diversi. Ad esempio, Gmail limita la dimensione della tua email a 25 MB. Successivamente, i tuoi video si trasformano automaticamente in un collegamento di Google Drive a cui gli utenti possono accedere.

Anche Yahoo e AOL raggiungono il limite massimo di 25 MB ma non offrono alternative agli utenti.

La dimensione massima predefinita degli allegati per Outlook è 20 MB. Oltre a ciò, è necessario considerare anche opzioni alternative.

Rischi legati all'invio di video tramite e-mail

Sfortunatamente, ci sono anche dei rischi associati all’invio di video tramite e-mail.

Il sovraccarico della posta elettronica si verifica quando la tua casella di posta diventa ingombrante, il che rende difficile trovare il contenuto di cui hai bisogno.

Inoltre, i file di grandi dimensioni presentano un tasso più elevato di danneggiamento dei file. Durante il processo di trasferimento della posta elettronica, i file corrotti diventano inutilizzabili.

I metodi migliori per inviare file video di grandi dimensioni tramite e-mail

Esiste più di una soluzione per inviare un video di grandi dimensioni via email. Per evitare i rischi e le difficoltà associati all'invio di file video di grandi dimensioni tramite e-mail, è possibile utilizzare diversi metodi alternativi.

Immergiamoci.

L'opzione di riduzione: compressione dei file

Se il tuo file è troppo grande, la risposta sembra semplice. Rendilo più piccolo!

La compressione dei file è esattamente questo. Utilizzando un software di compressione file, puoi ridurre le dimensioni del tuo video. Solo allora sarà possibile inviarlo tramite e-mail.

Tuttavia, è importante notare che anche il destinatario deve utilizzare quel software per ripristinare il file alla sua dimensione originale. Questo passaggio aggiuntivo può rendere più difficile per le persone guardare il tuo video.

Sfortunatamente, la compressione dei file, se non eseguita con attenzione, può ridurre significativamente anche la qualità del video.

L'opzione semplice: Snagit e Screencast

I videomessaggi rappresentano una parte importante della comunicazione sul posto di lavoro e Snagit lo sa.

Con Snagit puoi creare e modificare i tuoi video, quindi condividerli con Screencast, il servizio di hosting cloud di TechSmith.

Quando fai clic su Condividi collegamento nell'editor Snagit, negli appunti viene copiato un collegamento Screencast univoco che puoi incollare in un'e-mail.

Il destinatario sarà quindi in grado di aprire il collegamento. Non è necessario alcun allegato e-mail e non è necessario configurare un account per guardare il tuo video.

Come bonus, Screencast ti consente anche di conversare con il destinatario direttamente sul video. Puoi utilizzare commenti e reazioni per chattare sul tuo videomessaggio in qualsiasi momento!

È semplicissimo e conveniente per te e i tuoi destinatari. Condivisione dei dati, report analitici e altro ancora sono ora semplicissimi da discutere con il tuo team.

Riunirà il tuo team in uno spazio facile da navigare che favorisce la conversazione e l'innovazione.

Cos'altro potresti chiedere?

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L'opzione ingombrante: il cloud storage

Come accennato in precedenza, quando invii un allegato di grandi dimensioni tramite il tuo account Gmail, questo si trasformerà automaticamente in un file Google Drive.

Google lo fa automaticamente, ma non funziona per tutti. Un semplice motivo è che le persone potrebbero mettere in discussione un allegato casuale di Google Drive.

Inoltre, se il destinatario non ha un indirizzo email @gmail.com, dovrà creare un account per visualizzare il file. Parliamo di mal di testa!

Altre opzioni includono l'utilizzo di Dropbox e altri servizi di archiviazione cloud che archiviano e condividono file all'interno del tuo team. Tutti i file del tuo team possono essere caricati e archiviati lì per un facile accesso.

Ciò è utile quando è necessario inviare file di grandi dimensioni in modo coerente.

Tuttavia, se non tutti utilizzano lo stesso servizio, le manovre possono facilmente diventare confuse. Ogni utente ha bisogno del proprio account per visualizzare i file e tenere traccia delle password può essere una seccatura.

L'opzione limitata: il trasferimento di file

Se cerchi su Google una soluzione per inviare tramite e-mail un allegato di grandi dimensioni tramite e-mail, probabilmente ti verranno pubblicizzati vari servizi di trasferimento file.

Egnyte, ShareFile e Zapier sono tutti esempi di servizi di trasferimento rapido di file.

Questi servizi ti consentono di scaricare il tuo file e inviarlo a qualcuno, solitamente come collegamento.

Ciò lo rende super conveniente e ricorda lo Screencast di Snagit di cui abbiamo parlato prima.

Sebbene questi servizi possano essere ottimi per un uso occasionale, di solito contengono limiti di download e lunghezza.

Ciò significa che il tuo file di grandi dimensioni potrebbe non essere compatibile con il loro servizio.

Quindi, anche se il trasferimento di file è rapido e conveniente di tanto in tanto, non è una soluzione eccezionale a lungo termine.

L'opzione pubblica: piattaforme di condivisione video

Un altro modo per condividere file video di grandi dimensioni con il tuo team è caricarli su piattaforme di streaming video. Con o senza un account, i membri del tuo team potranno visualizzare il tuo video.

Pensa a piattaforme come YouTube e Vimeo.

Questa è una buona soluzione, ma solo se condividi informazioni non sensibili.

Il motivo è che è tutto pubblico. Puoi impostare i tuoi video come privati, ma in questo caso il tuo team non sarà in grado di visualizzarli. Il che rende il tuo caricamento obsoleto.

Ora devi solo valutare i pro e i contro dei caricamenti pubblici. Se non condividi nulla di sensibile da remoto, questa è assolutamente un'opzione per te.

Ma qualsiasi tipo di informazione sensibile dovrebbe essere conservata solo per comunicazioni interne.

Suggerimenti per l'invio di file video di grandi dimensioni tramite e-mail

Ecco alcune cose da fare e da non fare che ti aiuteranno a capire quale potrebbe essere la soluzione migliore per te.

Controlla il limite della dimensione del file. Questo può sembrare ovvio, ma non si sa mai. I servizi di posta elettronica di grandi dimensioni hanno limiti elevati, quindi il tuo video potrebbe essere in grado di adattarsi come allegato alla tua email.

A volte il problema potrebbe essere qualcos'altro.

Utilizza un metodo sicuro. Alcune soluzioni, come Snagit, offrono un collegamento sicuro protetto da passphrase.

Ciò significa che puoi inviare il collegamento del tuo video alla persona sbagliata e non devi preoccuparti che accedano ai tuoi contenuti. Avranno bisogno anche della tua password!

Inoltre, le opzioni di condivisione di Snagit includono destinazioni altamente sicure come Panopto.

Avvisare il destinatario. Prima di inviare allegati video di grandi dimensioni, indipendentemente dal metodo, avvisa il destinatario.

Ciò garantisce che sappiano che un file arriverà in un formato diverso. Inoltre, possono darti feedback sul processo di condivisione video in modo che tu possa trovare la soluzione perfetta a lungo termine.

Come puoi vedere, ci sono molte opzioni per inviare un file video di grandi dimensioni tramite e-mail. Sia che tu comprimi il file da solo o utilizzi una piattaforma di condivisione di tua scelta, c'è una soluzione per tutti.

Consigliamo Screencast per la sua facilità d'uso, funzionalità di condivisione e misure di sicurezza. Mantieni i tuoi video privati ​​e condividili con chiunque, anche se non dispone di un account, con Snagit + Screencast.

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