Team leader e risparmio di tempo con i video con Sherri Powers

Quando si tratta di comunicazione di squadra, a volte la velocità è il fattore più importante. Un'organizzazione impegnata può risparmiare ore e ore di lavoro collettivamente ospitando una semplice riunione di 30 minuti. Le soluzioni di posta elettronica e messaggistica istantanea come Slack sono le opzioni di riferimento per la comunicazione interna quotidiana, ma anche quelle hanno i loro aspetti negativi.

In questo episodio di The Visual Lounge, Sherri Powers, VP Marketing di TechSmith, parla di come la comunicazione video può far risparmiare tempo.

Brevi video e semplici registrazioni dello schermo possono spesso trasmettere il messaggio in modo più rapido ed efficiente rispetto alle e-mail o alle riunioni di persona. Sherri scompone i calcoli in questo episodio per mostrarti quanto tempo potresti risparmiare se abbracciassi il video.

Puoi guardare il video su questo argomento nella parte superiore di questo post, ascoltare l'episodio del podcast, premere play qui sotto o continuare a leggere per saperne di più...

L'importanza di una buona comunicazione

Una buona comunicazione di squadra è sempre un must in qualsiasi organizzazione, soprattutto se è grande con più dipartimenti. Tuttavia, è qualcosa su cui le aziende possono facilmente dedicare molto più tempo del necessario.

In qualità di vicepresidente del marketing di TechSmith, Sherri sa meglio di altri quanto può essere difficile lavorare con più dipartimenti, leadership e il team generale per trasmettere messaggi. Una delle maggiori sfide è il tempo e quanto tempo può richiedere una semplice riunione.

Non solo, ma devi anche assicurarti che il tuo messaggio arrivi in ​​modo chiaro, senza spazio per interpretazioni errate. Ottenere quel giusto equilibrio può sembrare una forma d'arte.

“Devi essere davvero strategico per assicurarti che i tuoi messaggi arrivino e stai fornendo le informazioni giuste. Devi mantenere le persone coinvolte con quel messaggio in modo che tu possa alla fine assicurarti che venga assorbito bene".

Utilizzo dei dati per eseguire il backup del punto

Quando si tratta di marketing in particolare, devi essere in grado di sostenere ciò che stai dicendo con alcune cifre fredde e dure.

Se hai bisogno di parlare con un dipartimento diverso della crescita dell'azienda o del potenziale di marketing, le parole vaghe non funzionano. Devi essere in grado di eseguire il backup di quei punti.

Sherri dice che la chiave è usare le immagini per dimostrare fatti e cifre. Suggerisce che utilizzare i dati e fornirne una rappresentazione visiva su uno schermo è il modo migliore per portare a casa il tuo punto.

"Penso che nel 2021, se non stai utilizzando i dati per trasmettere il tuo messaggio e mostrarne una rappresentazione visiva sullo schermo, sei decisamente indietro rispetto ai tuoi colleghi nel modo in cui comunichi per trasmettere davvero il tuo messaggio traguardo."

Cosa rende grande una visuale?

Come fai a sapere che i tuoi effetti visivi sono efficaci? Sherri dice di chiedere "fa il lavoro?" Quando si tratta di comunicazione interna, il tuo pubblico è già sulla tua stessa pagina. Quindi, le immagini non devono essere elaborate o raffinate. Devono solo essere chiari.

"Posso essere più 'veloce e sporco' su come sto mettendo insieme un contenuto per comunicare con loro... Penso che una grafica o una comunicazione perfetta o un video veloce siano quelli che alla fine ti aiutano a comunicare ciò che stai cercando di comunicare."

Sebbene Sherri apprezzi una grafica buona e nitida, soprattutto per i contenuti rivolti ai clienti, il risultato finale è che deve essere chiaro.

"Il polacco non deve necessariamente essere l'elemento principale dell'equazione."

Perché i video possono essere più veloci delle e-mail

La maggior parte di noi non ci pensa due volte prima di redigere un'e-mail veloce, ma se stai comunicando qualcosa di complesso, è mai un'e-mail veloce ?

Quando si invia un'e-mail, c'è il tempo necessario per scriverla, verificarla, correggere errori di battitura, controllare che tutto sia chiarito e poi devi aspettare la risposta. Se hai bisogno di superare una richiesta o un'istruzione complessa, il significato può perdersi lungo il percorso, il che può significare un po' di avanti e indietro. C'è un sacco di lucidatura eccessiva che va nella scrittura di un'e-mail.

Sherri ha scoperto che la creazione di un video di registrazione dello schermo da tre a quattro minuti è molto più veloce che digitare tutto in un'e-mail.

"Penso che essere in grado di ottenere rapidamente quelle informazioni a qualcuno sia molto meglio che non essere in grado di fornirgli le informazioni in modo tempestivo".

Nel caso in cui devi mostrare fisicamente qualcosa a qualcuno, ad esempio una nuova funzionalità su un sito Web, le immagini sono molto più efficaci.

“Condivido molte registrazioni dello schermo orientate al feedback con il team. Forse stiamo apportando una modifica a una parte del nostro sito Web e non c'è tempo da dedicare a una riunione di mezz'ora per poter ottenere quel feedback. Posso lanciare quella bozza su uno schermo e parlare attraverso quella pagina come se fossi seduto accanto a qualcuno.

Sapere quando fare un video

Sherri crede che parte della sfida qui sia sapere quando realizzare un video e quale stile sarà il video.

Se è necessario un video che deve approfondire un argomento o verrà citato negli anni a venire, ci dedicherà un po' più di tempo.

Potrebbe dargli un po' più di smalto, una sceneggiatura o abbinarlo a una presentazione PowerPoint. Non tutti i video realizzati per risparmiare tempo devono essere super affrettati. Faranno comunque risparmiare tempo a lungo termine e ti aiuteranno a evitare di ripeterti.

Sviluppare le tue capacità di creazione di video

Anche coloro che utilizzano i video in un'attività quotidiana hanno ancora molto da imparare lungo il percorso. Sherri usa molto il video, ma lo descrive come il suo "viaggio di crescita nella creazione di video".

“Penso che i primi video che ho realizzato fossero registrazioni dello schermo molto semplici, in cui stavo solo parlando con la telecamera. L'ho evoluto aggiungendo diapositive dietro di me, quindi piccole transizioni tra quelle diapositive. Ogni volta che apro Camtasia, cerco di esplorare qualcos'altro che renda quel video un po' più coinvolgente".

Quanto tempo può davvero risparmiare il video?

Sherri ha condiviso alcuni dei suoi calcoli matematici sul retro del tovagliolo per aiutarti a capire quanto tempo le riunioni siano davvero costate alla squadra.

Una riunione di 30 minuti con 25 membri dello staff costa collettivamente circa 12 ore e mezza di tempo di squadra. Ma sostituiscilo con un video di dieci minuti che guardi a 1,5 velocità, puoi raderti un sacco di tempo.

"Se condivido un video di 10 minuti che possono guardare a una velocità di 1,5, costa, collettivamente su 25 persone, circa tre ore di tempo. Quando fai i conti, risparmia nove ore e mezza. Quindi, in un'intera giornata di tempo del team, posso risparmiare scegliendo di realizzare un video per comunicare quel messaggio anziché trascinare tutti in una stanza per mezz'ora".

A cominciare dal video

E se non avessi mai realizzato video per la tua squadra prima d'ora? Sherri sottolinea che chiunque abbia fatto presentazioni, su Presentazioni Google o PowerPoint, ha già gli strumenti per creare un video. Anche se all'inizio può essere un po' intimidatorio, Sherri ti guida attraverso un modo semplice per iniziare.

"Se puoi semplicemente mettere insieme una presentazione, metterla in modalità presentazione, utilizzare uno strumento di registrazione dello schermo come Camtasia e parlarci, questo è qualcosa che hai fatto più e più volte durante la tua carriera davanti a un pubblico .”

Una delle cose di cui le persone si preoccupano con i video è commettere un errore. Ma la natura stessa del video significa che puoi eliminare quegli errori, a differenza di una riunione o di una presentazione.

“Se mai inciampo in alcune parole o perdo il filo dei miei pensieri, posso ritagliare quella sezione. Tutto quello che faccio è fare una pausa, ricominciare dall'inizio di quella diapositiva, e poi posso tornare indietro e ritagliare quella parte. Nessuno sa mai la differenza".

Il risultato? Ottieni una presentazione molto più fluida e fluida che fa risparmiare tempo a tutti perché puoi eliminare qualsiasi cosa non necessaria.

Iniziare con il video non deve essere intimidatorio. Non è necessario che sia perfetto. Il consiglio di Sherri è di iniziare in piccolo e provarlo prima tu stesso. Se non conosci il mondo della creazione di video sul posto di lavoro, abbiamo alcune fantastiche risorse gratuite presso la TechSmith Academy.

Per consigli e suggerimenti più esperti, visita TechSmith Academy su YouTube o ascolta il Podcast.