Come trasformare la tua comunicazione remota con immagini e video

Un anno fa la nostra comunicazione sul posto di lavoro era così diversa.

Stavamo andando nei nostri uffici. Le riunioni di persona erano la norma, potevi entrare rapidamente nell'ufficio di qualcuno per una chiacchierata e "lavorare da casa" era qualcosa che facevi solo per necessità.

Ora, non sono solo io a lavorare da casa. Non è nemmeno solo la nostra azienda. Quasi tutti coloro che sono in grado di lavorare restano a casa.

L'intera situazione non solo ha cambiato il modo in cui comunico con le altre persone in questo momento, ma forse per sempre.

Per fortuna, alcune modifiche potrebbero essere in meglio.

E con le persone che cercano "lavoro da casa" e "comunicazione remota" al massimo degli ultimi cinque anni, non c'è dubbio che tutti noi dobbiamo cambiare il modo in cui comunichiamo con gli altri.

In questa guida, ti illustreremo lo stato attuale della comunicazione remota e le idee sbagliate comuni che impediscono alla tua azienda di comunicare in modo efficace mentre lavora da casa.

Evidenzieremo anche le semplici modifiche che puoi apportare per iniziare a incorporare video didattici, screencast (una registrazione video di uno schermo), schermate e immagini nelle tue comunicazioni, nonché le migliori pratiche per passare al lavoro a distanza a tempo pieno.

Cos'è la comunicazione remota?

La comunicazione remota è un modo per comunicare con gli altri online. Riunioni, informazioni e materiali di formazione sono condivisi su Internet. Le aziende creano team virtuali. Comunicano e collaborano online e non in uno spazio ufficio condiviso.

Tipi di comunicazione remota

Esistono due tipi di comunicazione remota: sincrona e asincrona. La comunicazione sincrona avviene in tempo reale e la comunicazione asincrona non richiede la partecipazione contemporanea di tutte le parti.

Tipi comuni di comunicazione sincrona remota

1. Zoom o altre videochiamate.
2. Chiamate telefoniche.
3. Incontri virtuali.
4. Messaggi di testo SMS.
5. Conversazioni Slack o Microsoft Teams.

Tipi comuni di comunicazione asincrona remota

1. App per la gestione dei progetti.
2. Sito Wiki o Sharepoint.
3. Video informativi o didattici.
4. Guide di riferimento rapido.
5. Screenshot con markup.
6. Chat Slack o Microsoft Teams.

Non tutto deve essere una chiamata Zoom o un'e-mail.

E se ci fosse un modo diverso di affrontare questa situazione?

Siamo da poco più di un decennio nella rivoluzione dell'iPhone. Tablet e laptop hanno iniziato a sostituire i PC desktop. I fax sono un'antica reliquia. E i millennial sono ora la generazione più numerosa nella forza lavoro statunitense.

Oggi una persona media trascorre più di quattro ore al giorno al telefono e il tempo sullo schermo in generale aumenta solo man mano che più persone rimangono a casa.

Il modo in cui consumiamo informazioni e comunichiamo è cambiato radicalmente nell'ultimo decennio. Ora, con la maggior parte della forza lavoro che lavora da casa, stiamo reimparando cosa significa comunicare da remoto.

Rompi la monotonia digitale

Troppe aziende prendono l'abitudine di comunicare in digitale monotono. So di cadere sicuramente in questa trappola: la maggior parte della mia comunicazione digitale tende ad essere e-mail o chat.

L'e-mail è uno strumento prezioso, ma non è all'altezza quando viene utilizzata per comunicare solo con un blocco di testo.

In un mondo in cui siamo isolati dai nostri colleghi, dobbiamo portare la nostra comunicazione interna allo stesso livello che comunicheremmo normalmente fuori dall'ufficio.

Dobbiamo smettere di fare affidamento su e-mail e chat in chiaro per la maggior parte delle nostre interazioni.

Perché nessuno vuole leggere tutto quel testo.

Un flusso costante di e-mail spesso inonda i dipendenti e può essere opprimente.

E nonostante l'evidenza che gli elementi visivi, come video e screenshot, siano più facili da digerire e aumentino la produttività e il coinvolgimento, le aziende hanno il doppio delle probabilità di aumentare l'uso di e-mail in testo normale rispetto a qualsiasi altro tipo di comunicazione.

E questo sembra particolarmente vero con la maggior parte dell'attuale forza lavoro che lavora da casa.

Un rapporto dell'Economist Intelligence Unit che evidenzia le barriere di comunicazione sul posto di lavoro ha rilevato che:

• Il 60% degli intervistati utilizza la posta elettronica ogni giorno. Eppure solo il 40% ha affermato che è un mezzo di comunicazione molto efficace.
• Il 44% degli intervistati ha affermato che le barriere di comunicazione hanno portato a un ritardo o al mancato completamento dei progetti, il 31% ha citato il morale basso, il 25% ha mancato gli obiettivi di performance e il 18% ha perso vendite.

Come comunicano i team remoti

La tecnologia consente alle aziende di qualsiasi dimensione di operare su scala globale. E l'adozione di forza lavoro regionale o il permesso ai dipendenti di lavorare da remoto ha molti vantaggi. Aggiunge anche complessità al modo in cui comunichiamo, soprattutto quando si prendono in considerazione i diversi fusi orari e le barriere linguistiche.

Uno studio di due anni condotto da Stanford ha rilevato che, nonostante le complessità, i lavoratori a distanza hanno fatto di più. Questo aumento della produttività tra i lavoratori remoti equivaleva a un'intera giornata di lavoro in più ogni settimana o al 13% in più di output dal gruppo di lavoro da casa.

Del 13% di aumento della produzione, il 9% è stato attribuito al lavoro di più per turno, mentre il restante 4% è dovuto a meno distrazioni a casa. Non solo i partecipanti hanno preso meno pause e giorni di malattia, ma l'attrito si è dimezzato.

Eppure, dopo la conclusione dello studio, metà dei partecipanti ha deciso di smettere di lavorare da casa.

La ragione? Si sentivano troppo isolati.

Puoi collegare?

La realtà oggi è molto diversa da quella di pochi mesi fa. Non solo più persone lavorano da casa, ma non hanno nemmeno molta scelta. Ciò pone ancora più enfasi su una comunicazione efficace tra i membri del team.

È più difficile organizzare riunioni. È stressante essere in una chiamata con gli altri che corrono per casa. È difficile leggere il linguaggio del corpo e rimanere veramente in contatto con le persone intorno a te.

Quando lavoriamo In un mondo in cui non possiamo vedere fisicamente la maggior parte delle persone con cui lavoriamo, dobbiamo trovare nuovi modi per comunicare con i nostri colleghi.

Lo stato attuale della comunicazione remota

Non avevamo bisogno di una forza lavoro remota di massa per sperimentare interruzioni nella comunicazione interna. Per molte aziende, la collaborazione interdipartimentale o le interazioni tra manager e dipendenti possono essere difficili in una configurazione d'ufficio tradizionale.

Anche se ti avvicini l'un l'altro con un linguaggio simile e obiettivi comuni, le sfumature possono portare a incomprensioni e confusione. Inoltre, molte organizzazioni perdono l'opportunità di acquisire conoscenze da esperti in materia all'interno di diversi dipartimenti.

Perché la comunicazione visiva è importante per la mia attività?

Tutte le aziende sono uniche in termini di dimensioni, obiettivi, settori e operazioni. Indipendentemente da ciò, ogni organizzazione può trarre vantaggio dall'aumento delle conoscenze e dalla condivisione delle informazioni internamente. Ciò include fornire ai tuoi dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo, oltre a preparare adeguatamente il terreno per un cambiamento nel modo in cui comunichi.

Visuals: la chiave per una comunicazione efficace.

Video, screenshot e screencast sono potenti perché non solo i messaggi condivisi vengono conservati visivamente meglio, ma sono anche versatili.

Esistono più luoghi e momenti in cui il contenuto visivo può essere utilizzato internamente. Gli esempi includono l'inserimento di nuovi dipendenti, la formazione interna, la fornitura di feedback e molto altro.

Il contenuto visivo consente inoltre di risparmiare tempo poiché viene elaborato dal nostro cervello più velocemente. Ancora più importante, garantisce che i messaggi siano chiari e concisi in modo che tutti abbiano un'esperienza condivisa e coerente.

Prima di entrare nello specifico di come puoi trasformare le tue comunicazioni interne, analizziamo perché l'aggiornamento delle comunicazioni aziendali è diventato così importante.

Nel nostro recente rapporto, The Value of Visuals, abbiamo scoperto che le aziende stanno perdendo opportunità per aumentare la produttività e migliorare la soddisfazione dei dipendenti.

Perché comunicare con video, screencast e screenshot è fondamentale per la tua attività:

• Garantisce che ciò che stai cercando di trasmettere sia chiaro e conciso
• Ognuno ha un'esperienza condivisa e coerente
• Risparmia tempo inoltrando i messaggi più velocemente
• Consente alle informazioni di essere fornite o acquisite una volta, quindi riutilizzate e visualizzate più volte

Miti comuni che impediscono la collaborazione visiva remota e la condivisione delle conoscenze

Tre trabocchetti comuni impediscono la collaborazione o i dipendenti condividono ciò che sanno con gli altri, soprattutto in remoto. Non lasciare che queste idee sbagliate impediscano alla tua azienda di adottare pratiche di comunicazione più efficienti.

Scaviamo più a fondo in ciascuno e come puoi risolverli.

Mito n. 1: ci vuole troppo tempo

Il tempo percepito necessario per creare un video o uno screencast o per contrassegnare un'immagine è quasi sempre legato alle aspettative di qualità. Soprattutto in un momento in cui ogni giorno su YouTube vengono guardati quasi un miliardo di ore di video, è facile credere che ogni contenuto debba essere perfetto.

Ma ogni video non richiede lo stesso livello di qualità.

Se ti trovi in ​​un ciclo di perfezione, fai un passo indietro e pensa all'obiettivo e al pubblico del video. Questi due fattori ti aiuteranno a determinare quanto deve essere raffinato il tuo video.

Aumenta la fiducia del tuo team delineando in modo esplicito quali contenuti hanno la priorità più alta e necessitano di maggiore raffinatezza, ad esempio messaggi rivolti all'esterno o contenenti messaggi di alto valore, e i contenuti con priorità più bassa che possono creare.

Mito n. 2: hai bisogno di abilità speciali

Passare a qualcosa di nuovo può far sentire a disagio alcune persone. Che si tratti di nervi per essere un creatore per la prima volta o incertezza sull'esecuzione, molte persone non hanno idea di quanto sia facile creare immagini.

La tecnologia ha cambiato il modo in cui le persone, in particolare le generazioni più giovani, comunicano. I software di comunicazione visiva come Camtasia e Snagit e Video Review rendono facile e veloce creare e condividere immagini e video di alta qualità che recapitano messaggi più velocemente e meglio del solo testo.

In questo esempio, ho registrato un video e l'ho caricato su Video Review in modo che altre persone del mio team potessero rivedere le informazioni e fornire feedback sugli argomenti.

Questo ci ha permesso di sostituire un'intera riunione semplicemente creando un video di sei minuti.

I nostri prodotti sono facili da usare da parte di persone che non sono esperte nella creazione di contenuti. Sappiamo che la creazione di contenuti digitali per insegnare, formare e spiegare concetti può richiedere molto tempo. E l'apprendimento di un nuovo software può essere intimidatorio.

Ecco perché ci concentriamo sulla creazione di software di facile utilizzo che chiunque possa acquisire e imparare rapidamente.

Mito n. 3: non saprai da dove cominciare

Trovare nuovi modi per incorporare contenuti visivi nella tua organizzazione non deve essere eccessivamente elaborato o complicato: è pensato per semplificare. Esistono molti modi per utilizzare gli elementi visivi per facilitare la comunicazione e aiutare a capire il punto.

Innanzitutto, determina cosa stai cercando di ottenere e in che modo le immagini possono aiutarti. Quindi autorizza i tuoi dipendenti e guidali per assicurarsi che venga effettivamente fatto.

6 modi in cui puoi iniziare a utilizzare le immagini in questo momento

Esistono diversi modi in cui gli elementi visivi possono migliorare le tue comunicazioni, consentendo messaggi coerenti in tutta l'organizzazione mentre lavori in remoto. Sebbene ogni dipartimento e team abbiano esigenze e usi diversi, ecco alcuni scenari comuni per aiutarti a iniziare:

1. Video di addestramento e formazione

È difficile formare nuovi dipendenti quando lavorano in remoto. È anche travolgente essere un nuovo dipendente con così tanto da imparare dall'inizio.

Semplifica l'onboarding creando video regolari che mostrano come utilizzare i programmi standard della tua organizzazione.

I tuoi dipendenti potranno rivederlo quando avranno bisogno di un aggiornamento e tu risparmierai tempo evitando sessioni di formazione in teleconferenza.

2. Implementazione e formazione del software

Usa screenshot e screencast per mostrare ai tuoi dipendenti come utilizzare nuovi programmi o software durante un'implementazione interna. I team possono anche fornire risposte alle domande più frequenti, creando risposte facili e ripetibili per il personale.

3. Webinar ed eventi live registrati

Se i tuoi team di marketing o di prodotto ospitano un webinar o un evento dal vivo per i clienti, la condivisione interna delle registrazioni aiuterà a tenere tutti i dipendenti informati sugli aggiornamenti. Quei team stanno già creando il contenuto, quindi prova a riutilizzarlo.

Ecco un esempio di un recente webinar che abbiamo fatto per TechSmith:

4. Consegna delle informazioni

La fornitura di informazioni potrebbe consistere nel fornire un aggiornamento, fornire un contesto, condividere risultati o fornire ulteriori informazioni.

Se le informazioni provengono da un dipartimento specifico, potrebbero essere in grado di spiegarle in modo più rapido e semplice, alleggerendo il tuo team.

Anche una semplice immagine può fare molto per spiegare chiaramente qualcosa al gruppo più ampio.

5. Crea buzz

Usa video ad alta energia per entusiasmare il tuo staff per un evento, nuove opportunità o pietre miliari dell'azienda. E le persone migliori per creare un ronzio attorno a questi scenari sono i team coinvolti.

Ad esempio, se il tuo team di social media crea rapporti mensili, perché non creare un video e condividere le notizie con il resto dell'organizzazione?

6. Fornire feedback

Dare e ricevere feedback su contenuti o progetti può essere difficile. I team sono spesso lasciati in attesa di input sui progetti. E a volte quel feedback è nei paragrafi di testo, lasciandolo aperto all'interpretazione.

L'utilizzo di elementi visivi per mostrare un feedback specifico può ridurre il tempo speso per inviare e-mail avanti e indietro e aiuta tutti a rimanere sulla stessa pagina. Inoltre, rende il processo di approvazione molto più veloce e agevole.

Per avere successo, inizia in piccolo

Consiglio di iniziare in piccolo.

Non tutti i dipendenti remoti utilizzeranno questa modalità di comunicazione sin dall'inizio. Inizia trovando un paio di campioni che sono entusiasti o stanno già condividendo le informazioni visivamente e dai loro gli strumenti di cui hanno bisogno per farlo con successo. Potresti anche prendere in considerazione la creazione di linee guida di comunicazione da trasmettere alle persone.

Quando alcune persone iniziano a comunicare con video, screencast o screenshot, di solito ha un effetto influente su tutti gli altri.

Inizierai a vedere più persone che guardano e si impegnano. I loro colleghi inizieranno a chiedere informazioni su come hanno creato il contenuto e più persone vorranno comunicare anche visivamente. Da lì, puoi migliorare e ottimizzare per creare processi standardizzati.

Passaggio 1: non dare per scontato

Parla con i tuoi dipendenti; chiedi loro come preferirebbero comunicare e tutte le sfide che hanno vissuto. Questo ti aiuterà a restringere gli obiettivi e le esigenze specifiche della tua organizzazione.

Passaggio 2: trova i campioni

Identifica una manciata di campioni interni che hanno espresso il desiderio di comunicare in passato o condividono molte conoscenze.

Passaggio 3: imposta le aspettative

Comunica ai dipendenti il ​​valore del perché dovrebbero usare gli elementi visivi: cosa c'è in loro vantaggio, quanto tempo risparmieranno e in che modo miglioreranno il loro flusso di lavoro.

Passaggio 4: creare un portale di comunicazione interno

Questo fungerà da pagina di apprendimento in cui sono ospitati tutti gli strumenti e le risorse, come istruzioni e modelli.

Passaggio 5: coltiva il tuo nuovo modo di comunicare

Infondi il tuo nuovo modo di comunicare in tutta l'azienda. Prendi l'abitudine incoraggiando i dipendenti a creare una nuova immagine, video o screencast una volta al mese.

Allora, come diavolo farò a farlo?

Forse ti stai ponendo anche tu questa domanda.

Da quando ho iniziato a lavorare da remoto una discreta cifra è cambiata. E molto ha a che fare con il modo in cui comunico con le altre persone.

Invece di cercare di spingere il mio vecchio modo di comunicare in un nuovo mondo, mi sono adattato.

Ho più videoconferenze con i miei colleghi solo per vedere come stanno. Dato che non sono più in ufficio, ho iniziato a registrare video che mostrano agli altri come fare le cose. Prendo screenshot dei miei dashboard mensili e li condivido con il team.

Imparare un nuovo modo di comunicare non deve essere difficile. Come la maggior parte delle cose nuove, è difficile iniziare, ma non è un problema impossibile da superare. Ci sono molti modi, molti dei quali discussi in questa guida, per iniziare.

Ora, sta solo a te farlo.