Miglioramento dei processi: strategie ed esempi di successo

Ascoltare il processo verbale in un contesto professionale ti fa pensare: "Uffa, ecco che arriva un noioso perditempo"? Se il processo ha per te una connotazione negativa, ci sono buone probabilità che il tuo team o la tua organizzazione si siano allontanati dai processi aziendali incentrati sui risultati e tu stia invece fluttuando nella stasi del processo fine a se stesso. Non sentirti in colpa: è facile arrivarci, ma con una spinta dedicata, un po' di introspezione organizzativa e un po' di strumenti, tornerai subito al lavoro significativo.

Vale la pena dedicare tempo al miglioramento dei processi perché aumenta l'efficienza e la produttività non solo nella quantità di lavoro svolto, ma anche nella qualità della vita lavorativa dei dipendenti.

I dipendenti che ritengono che il loro tempo prezioso venga utilizzato in modo saggio e sono impegnati nel miglioramento forniranno un lavoro migliore e saranno più propensi a restare. E, con l'applicazione del miglioramento continuo, i membri del team possono vedere che piccoli cambiamenti si sommano fino a fare una grande differenza. Questo è importante perché sentirsi di grande impatto è al centro di ciò che le persone desiderano sul posto di lavoro.

Cos’è il miglioramento dei processi?

Il miglioramento dei processi è un approccio sistematico per identificare le aree di miglioramento. Ciò potrebbe significare identificare inefficienze, sprechi o errori in un flusso di lavoro e quindi apportare modifiche incrementali per migliorare i risultati. Il miglioramento continuo si applica all’idea che l’ambiente in cui lavoriamo continuerà a cambiare e noi dovremo continuare a cambiare insieme ad esso.

Quella che oggi è un’ottima soluzione non rimarrà tale perché il problema stesso cambierà. I team devono continuare a perfezionare i problemi che si trovano ad affrontare e i risultati che stanno cercando. Abbracciando il miglioramento continuo e iterativo, anche i piccoli cambiamenti incrementali, i team e le organizzazioni possono mantenersi al passo con il ritmo del cambiamento.

Snagit è uno strumento utile per il miglioramento dei processi perché semplifica la documentazione dei processi, dei flussi di lavoro e dei colli di bottiglia esistenti in pochi clic. Avere un'illustrazione visiva dei problemi offre al team qualcosa a cui rispondere quando trova una soluzione. Ad esempio, potresti utilizzare Snagit per annotare screenshot di tutte le fasi di un processo e quindi utilizzare lo strumento callout di Snagit per evidenziare i problemi per ulteriori discussioni.

Qual è il processo di miglioramento continuo?

Il processo di miglioramento continuo incoraggia i dipendenti a tutti i livelli di un'organizzazione a suggerire e implementare piccoli cambiamenti per un miglioramento costante. Le organizzazioni che implementano e incoraggiano con successo il miglioramento continuo creano team che hanno il potere di risolvere i problemi che vedono.

Non esiste un modo giusto per implementare il miglioramento continuo, ma esistono numerose metodologie che possono aiutarti a iniziare sulla giusta strada. Alcune di queste metodologie si sovrappongono e alcune nascono da altre, ma tutte si basano sul miglioramento nel tempo.

• Kaizen: Toyota ha reso popolare il concetto di miglioramento continuo ( kaizen ) nella produzione automobilistica. L'azienda ha ridotto al minimo gli sprechi e aumentato l'efficienza attraverso numerosi piccoli miglioramenti.
• Agile: le metodologie Agile hanno le loro radici nel settore del software. Le pratiche agili sono incentrate sul cliente e incrementali. Piuttosto che fornire un elenco rigoroso di regole, il Manifesto Agile favorisce un insieme di cose rispetto a un altro insieme di cose. Gli individui in un sistema agile hanno spazio per fare ciò che ha senso.
• Plan-Do-Check-Act (PDCA): PDCA è un processo ciclico in quattro parti che evidenzia l'importanza dei dati nel miglioramento continuo. Un team deve misurare il proprio lavoro per sapere come sta migliorando. La parte “Verifica” del ciclo è fondamentale per il successo.
• Kanban: Kanban si concentra sul flusso di lavoro spesso attraverso una visualizzazione chiamata tabellone kanban. Con Kanban, i team tentano di spostare qualsiasi parte del lavoro dall'inizio alla fine il più rapidamente possibile. Il team ha un limite WIP (lavori in corso), che richiede la risoluzione dei problemi prima che possa essere intrapreso il nuovo lavoro. Ciò incoraggia anche la scomposizione del lavoro nei pezzi più piccoli ragionevolmente eseguibili e di valore.
• Lean: la metodologia Lean evidenzia il valore di inserire la minor quantità di lavoro possibile in un prodotto prima di presentarlo agli utenti. Nello sviluppo Lean del prodotto, l'iterazione successiva di un prodotto viene sempre eseguita in base agli insegnamenti tratti dall'ultimo ciclo di test utente.

Come implementare un processo di miglioramento continuo

1. Ottieni una sorta di meta
   Il processo di implementazione di un processo è il suo stesso processo. Tieni a mente i principi del miglioramento continuo e incrementale. Non provare a cambiare un processo all'improvviso, da solo o con un big bang.
2. Inizia in piccolo
   Identifica un piccolo team con cui lavorare sul miglioramento del processo. Anche se ritieni che tutta la tua organizzazione possa trarre vantaggio dal cambiamento, elaborare il processo e perfezionarlo con un piccolo gruppo di persone ti renderà più preparato ad espanderlo ad altri.
3. Ottieni il buy-in
   Gli altri nel tuo gruppo dovranno capire perché stai suggerendo un cambiamento di processo. Evidenzia gli obiettivi e i risultati migliori che speri di vedere. Ascolta il feedback e apporta modifiche alle tue idee di implementazione iniziali per includere altri nel processo.
4. Provalo
   Metti in pratica la metodologia che hai scelto e i piani che hai realizzato!
5. Ricordati di retrò
   Dopo aver provato il miglioramento del processo, riunisci il tuo piccolo gruppo per discutere cosa funziona, cosa non funziona e qualsiasi modifica che desideri apportare per l'iterazione successiva.
6. Festeggia i successi
   Prenditi un minuto per riconoscere ciò che hai imparato finora. Festeggia tutti i miglioramenti e gli incrementi di efficienza che hai riscontrato. Condividi i tuoi risultati con gli altri team con cui lavori e includi dati e dettagli sui miglioramenti.
7. Ripetere
   Ripeti, ripeti, ripeti. Sii intenzionale nell'imparare da ogni iterazione e nel condividere i tuoi risultati. Costruire un contesto con gli altri è il primo passo per far sì che sul posto di lavoro si sviluppi una cultura di miglioramento continuo. Man mano che l'organizzazione vede il tuo processo migliorato funzionare per il piccolo gruppo, anche altri vorranno provarlo con i loro team e tu potrai iniziare a considerare come potrebbe apparire il miglioramento del processo a livello di dipartimento o organizzazione.

Esempi di miglioramento continuo

Migliorare la comunicazione del team

Michelle e Amy dei team Community Engagement e Risorse umane di TechSmith utilizzano spesso Snagit per sostituire le riunioni e lavorare in modo asincrono. Può essere una vera sfida gestire i calendari dei colleghi impegnati, in particolare tra i team. Michelle e Amy usano Snagit con Screencast o Slack per portare a termine il lavoro più rapidamente di quanto potrebbero riunirsi nella stessa stanza (virtuale).

Migliorare il processo di assistenza al cliente

"Il tempo non dedicato al servizio dei clienti è costoso", afferma Mike del team delle operazioni di vendita di TechSmith. Per lui era una sfida mantenere tutti i suoi colleghi e partner aggiornati e informati sui nuovi software e processi. Creando piccole dimostrazioni e video tutorial, è riuscito a riciclare le sue risposte a domande comuni e a fornire formazione in modo uniforme. Impiega una strategia simile con i singoli clienti. Se un cliente ha una domanda su una funzionalità, sarebbe facile fornirgli un collegamento a un tutorial online, ma creando un video che mostri la parte esatta del tutorial che potrebbe aiutare il cliente e includa il video della webcam di Mike, lui in grado di creare un'interazione più personalizzata e più umana.

Semplificazione dei flussi di lavoro di gestione dei progetti

Steve del Project Management Office di TechSmith aiuta a supportare un flusso di lavoro kanban con i team software che sviluppano Snagit. Crea video pre-visione per definire le aspettative e il contesto sui punti dell'ordine del giorno della riunione. Utilizza anche screenshot delle bacheche kanban delle squadre per illustrare lo stato delle squadre in un dato momento, il che è utile per evidenziare ostacoli e colli di bottiglia. Queste immagini forniscono anche un buon riepilogo visivo delle riunioni di perfezionamento del backlog per i membri del team che non hanno potuto partecipare.

Vantaggi del miglioramento continuo

Maggiore efficienza

Questo è il vantaggio più diretto del miglioramento continuo. Tutti questi piccoli cambiamenti nel tempo si traducono in maggiore efficienza, riduzione degli sprechi e risultati migliori per la tua organizzazione.

Maggiore coinvolgimento dei dipendenti

Gallup, leader nella cultura del posto di lavoro basata sui dati, descrive il coinvolgimento dei dipendenti in questo modo:
“Le persone vogliono uno scopo e un significato dal loro lavoro. Vogliono essere conosciuti per ciò in cui sono bravi."

Un processo di miglioramento continuo offre ai dipendenti opportunità sistematiche di fornire input all’ambiente in cui lavorano, migliorando sia il senso di empowerment che quello di autonomia. Questo, combinato con l'attenzione al miglioramento stesso, colpisce tutti e tre gli elementi della vera motivazione di Daniel Pink: autonomia, padronanza e scopo. In breve, un processo di miglioramento continuo dà voce ai dipendenti.

Migliore soddisfazione del cliente

Più siamo efficienti, maggiore sarà il valore che potremo offrire ai clienti in un determinato periodo di tempo. E quanto più rapidamente possiamo iterare, tanto più velocemente saremo in grado di identificare i punti critici dei clienti e agire di conseguenza per fornire miglioramenti ai clienti. Apportando piccoli cambiamenti e ottenendo feedback dai clienti tra ciascuno di essi, è più probabile che otteniamo ai clienti un prodotto che li soddisfi e risolva bene i loro problemi rispetto a quando rilasciamo grandi cambiamenti tutti in una volta.

Perché utilizzare Snagit per il miglioramento continuo dei processi?

Documentazione visiva dei flussi di lavoro

Snagit semplifica la documentazione del lavoro sullo schermo in pochi clic. Puoi catturare lo schermo in un'immagine (o un'acquisizione a scorrimento per contenuti lunghi) e quindi utilizzare gli strumenti di annotazione per documentare i passaggi o creare didascalie. Oppure puoi catturare il tuo schermo in un video mentre spieghi i tuoi passaggi con una voce fuori campo e utilizzi lo strumento di disegno dello schermo di Snagit per richiamare l'attenzione su parti particolari dello schermo.

Collaborazione e condivisione facili

Le funzionalità di condivisione di Snagit consentono ai team di acquisire e distribuire rapidamente aggiornamenti visivi, garantendo che tutti siano allineati durante il percorso di miglioramento del processo. Si connette agli strumenti che già utilizzi al lavoro come OneDrive, Google Drive, Slack, Teams e altri. In alternativa, puoi utilizzare la funzione "Condividi collegamento" di Snagit per caricare rapidamente i tuoi contenuti e ottenere un collegamento ad essi su Screencast. L'utilizzo di Screencast consente ad altri di visualizzare e commentare i tuoi contenuti multimediali, fornendo un luogo conveniente per la comunicazione.

Implementazione semplificata

La funzionalità dei modelli di Snagit può aiutare a creare artefatti ripetibili e facili da utilizzare. Sai che confronterai gli stessi due set di dati ogni settimana? Utilizza un modello Snagit per standardizzare le presentazioni e fornire un record puntuale su cui guardare indietro.

Pronto a migliorare i tuoi processi con Snagit?

Scarica la versione di prova gratuita di Snagit per documentare visivamente e condividere il miglioramento del tuo processo. Coinvolgi gli altri con la tua idea di miglioramento continuo guidandoli attraverso i tuoi ostacoli percepiti e i potenziali risultati in una condivisione dello schermo Snagit con video webcam!

Domande frequenti sul processo e sul miglioramento continuo