Come creare documentazione di processo in pochi clic

Ti è mai stato chiesto di formare un collega o anche solo di insegnargli qualcosa di nuovo?

Indipendentemente dal fatto che ci sia un nuovo assunto nella tua organizzazione o un collega che non ha familiarità con un compito particolare, probabilmente a un certo punto hai dovuto condividere le tue conoscenze.

Se sei un proprietario di processo, creare e mantenere la documentazione di processo è utile per una serie di motivi.

Non solo la documentazione di un processo consente di risparmiare tempo, ma aiuta anche a garantire che le attività vengano eseguite correttamente delineando una serie coerente di indicazioni. Può anche aiutare a prevenire i colli di bottiglia nelle operazioni quotidiane diffondendo le conoscenze in un team invece di incanalare tutte le attività attraverso una sola persona.

In questo post, tratteremo le basi della documentazione del processo, forniremo alcune best practice e condivideremo una guida passo passo che ti aiuterà a documentare un processo in pochi clic!

Ecco cosa imparerai:

• Che cos'è la documentazione di processo?
• Perché documentiamo i processi?
• Migliori pratiche per una documentazione di processo efficace.
• Come documentare facilmente un processo con screenshot.
• Completa la documentazione del processo con un video screencast.

Che cos'è la documentazione di processo?

La documentazione del processo è un contenuto scritto con schermate, illustrazioni, diagrammi o altre immagini (funziona anche il video) che trasmette ogni passaggio durante un processo per completare con successo un'attività.

Puoi pensarlo come simile a una guida pratica o a un insieme di istruzioni.

Vantaggi della documentazione di processo

La documentazione del processo non viene utilizzata esclusivamente per indicazioni o per aiutare i colleghi. Può essere utilizzato anche per:

Formare nuovi assunti

La documentazione del processo aiuta a formare i nuovi assunti. Offrire istruzioni chiare ai tuoi nuovi compagni di squadra consente loro di aiutare se stessi durante il loro processo di inserimento piuttosto che essere completamente dipendenti dal loro allenatore.

Inoltre, i posti vacanti della squadra spesso significano che altri membri potrebbero dover recuperare il gioco e potrebbero non avere il tempo di addestrare qualcuno di nuovo. La disponibilità di processi documentati può aiutare ad alleviare questo problema.

È una vittoria per tutti. Il tuo nuovo dipendente può iniziare il proprio lavoro con sicurezza e tu non devi perdere tempo prezioso lontano da altri compiti.

Preparati per l'imprevisto

Spesso, quando un nuovo dipendente si unisce al team, sta riempiendo un posto vacante. Come notato sopra, avere un posto vacante può significare che altri membri del team devono riprendere il lavoro.

Se i processi per completare quel lavoro non sono stati documentati, ciò può portare a confusione, scadenze mancate e diminuzione della produttività, per non parlare del morale del team più basso.

Immagina uno scenario in cui il tuo addetto al libro paga è fuori per una settimana, un mese o anche più a lungo. Ai tuoi dipendenti potrebbero non piacere gli stipendi mancati semplicemente perché nessun altro sa come utilizzare il software di gestione stipendi.

Documentare i processi prima che diventi assolutamente necessario significa ridurre lo stress e la pressione quando i membri del personale potrebbero già essere ridotti al minimo. Naturalmente, puoi comunque creare la documentazione di processo quando hai anche la necessità immediata di formare un collega!

Fornire trasparenza del processo

Inoltre, la documentazione dei processi aiuta a mantenere la trasparenza all'interno di un'organizzazione. Consente ai dipendenti che non sono vicini a una particolare area dell'azienda di avere informazioni dettagliate sulle attività al di fuori del loro team e/o dipartimento immediato.

A sua volta, questo può portare a miglioramenti del flusso di lavoro, come l'eliminazione di passaggi o attività duplicati. Può anche evidenziare i punti deboli, che possono risultare in azioni. La consapevolezza dei punti critici in un processo può essere tutto ciò che serve per ottenere risorse allocate per apportare miglioramenti incrementali.

Migliori pratiche per una documentazione di processo efficace

Prima di addentrarci nella creazione, esaminiamo alcune best practice per la documentazione dei processi. Di seguito sono riportati alcuni aspetti da tenere a mente durante la pianificazione, la creazione e la gestione della documentazione del processo.

Rendilo visivo

La ricerca mostra che il 67% delle persone comprende meglio le informazioni quando vengono comunicate visivamente.

Includere schermate nella documentazione è uno dei modi più rapidi ed efficaci per mostrare ai colleghi come fare qualcosa. Il nostro strumento preferito da utilizzare per la documentazione dei processi è Snagit.

Snagit ti consente di acquisire facilmente schermate e aggiungere callout di testo, passaggi numerati e altre annotazioni personalizzabili per attirare l'attenzione su un'area particolare per trasmettere informazioni.

Mantieni la semplicità

Sii consapevole del carico cognitivo del tuo pubblico: elimina le distrazioni non necessarie dai tuoi contenuti in modo che il tuo pubblico possa concentrarsi su ciò che è importante. Esistono diversi modi per farlo, ma in generale, il tuo principio guida dovrebbe essere quello di ridurre la comunicazione all'essenziale.

Con gli screenshot acquisiti per l'uso nella documentazione, un modo per evidenziare un'azione particolare consiste nell'utilizzare lo strumento Simply in Snagit per creare elementi grafici dell'interfaccia utente semplificata (SUI). Ciò ti consente di coprire sezioni non necessarie per eliminare la distrazione.

Obiettivo per sempreverde

Mentre pianifichi e lavori attraverso la documentazione di un processo, cerca di evitare esempi e testi che diventeranno rapidamente obsoleti. Ad esempio, cerca di non utilizzare i numeri di versione nel software, nelle date o nei riferimenti che potrebbero diventare rapidamente irrilevanti. Essere consapevoli del tuo approccio può aiutarti a mantenere i tuoi contenuti aggiornati più a lungo.

La grafica dell'interfaccia utente semplificata è ottima anche per questa applicazione. Ti consentono di evitare aggiornamenti frequenti ai tuoi contenuti, ad esempio i casi in cui i pulsanti si spostano nelle applicazioni software.

Manutenzione ordinaria

Anche se vogliamo che i nostri contenuti siano sempreverdi, anche i migliori contenuti alla fine richiederanno aggiornamenti.

Quando ciò accade, prova a modificare gli screenshot esistenti invece di ripetere completamente. La libreria di Snagit tiene un registro a portata di mano degli screenshot passati, il che significa che puoi aprirli e modificarli secondo necessità.

Non hai i tuoi file originali? Nessun problema! Basta fare uno screenshot del tuo screenshot! Snagit ha alcune ottime opzioni per la modifica degli screenshot, come Spostamento intelligente e Sostituisci testo, che faranno risparmiare tempo prezioso.

Pianifica check-in regolari, anche se solo una volta all'anno. Ciò assicurerà che i tuoi contenuti rimangano aggiornati e abbiano tutti i passaggi necessari, anche quando i sistemi e altre variabili cambiano. Assicurati di ricevere feedback dalle persone pertinenti nella tua organizzazione. Altri potrebbero avere preziose informazioni da condividere.

Come documentare facilmente un processo con screenshot

Esaminiamo il processo di documentazione degli screenshot utilizzando Snagit.

Passaggio 1: considera il tuo processo

Pensa al processo che documenterai e annota ogni passaggio del flusso di lavoro che includerai nella documentazione. Ciò ti assicurerà di non saltare nulla e può fungere da contorno mentre documenti l'attività.

Se stai lavorando con qualcun altro per documentare il loro processo, assicurati che siano coinvolti nella pianificazione.

Passaggio 2: prepara il desktop

Utilizzando il tuo piano come guida, apri tutte le applicazioni software da cui avrai bisogno per acquisire schermate. Per eliminare le distrazioni sullo schermo, potresti voler riordinare anche il desktop e chiudere tutte le applicazioni che non sono necessarie per il tuo processo.

Passaggio 3: cattura i tuoi screenshot

Ora è il momento di acquisire schermate di ogni passaggio del processo.

Nota che è meglio acquisire una sezione più grande dello schermo rispetto a una sezione più piccola se non hai ancora redatto il testo di accompagnamento, perché puoi sempre ridimensionare o ritagliare lo screenshot in un secondo momento. Tutte le tue schermate verranno visualizzate automaticamente nell'editor Snagit.

Passaggio 4: personalizza i tuoi screenshot

Ora che hai catturato tutti gli screenshot di cui hai bisogno, puoi personalizzarli. Prova l'opzione Semplifica per rimuovere le distrazioni o usa i callout per aggiungere forme, passaggi numerati usando lo strumento passo, annotazioni di testo: qualunque cosa abbia senso per evidenziare aspetti importanti del tuo processo.

Puoi persino creare un tema personalizzato in Snagit con colori e altri stili in modo che i tuoi screenshot abbiano un aspetto coerente in tutta la documentazione.

Vuoi mostrare i passaggi di un processo?

Usa lo strumento Step di Snagit. Puoi aggiungere notazioni di passaggio numerate o con lettere con un semplice clic. Snagit aggiunge automaticamente il numero o la lettera corretti mentre procedi. Guarda questo video per vederlo in azione!

Passaggio 5: imballare e consegnare con i modelli

Ora, l'unica cosa che resta da fare è imballare i tuoi screenshot in modo che siano pronti per essere consegnati in qualsiasi formato tu scelga. Con Snagit, puoi combinare i tuoi screenshot in un'unica immagine utilizzando i modelli.

Innanzitutto, fai clic sul pulsante Crea e scegli Immagine dal modello o seleziona le immagini dalla barra delle acquisizioni recenti, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Combina nel modello. Puoi selezionare i modelli che meglio si adattano alle esigenze del tuo aiuto per il lavoro.

Quindi, trascina e rilascia semplicemente le tue immagini e regolale all'interno del modello. È così facile!

Snagit può anche condividere direttamente su Word oltre a una serie di altre app software popolari, tra cui PowerPoint, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox, TechSmith Camtasia e altro.

Una volta che tutto è a posto, puoi inviare al tuo pubblico o caricare da qualche altra parte, ad esempio una pagina di SharePoint dell'azienda, in modo che la documentazione del processo sia disponibile su richiesta.

Completa la documentazione del processo con un video screencast

Oltre alla documentazione del processo, considera di includere un video screencast supplementare.

Un video può mostrare ai colleghi il processo in azione e puoi aggiungere una narrazione mentre procedi per chiarire ulteriormente. Se qualcosa non è chiaro ai destinatari dal documento di processo, possono passare al video per saperne di più.

Puoi utilizzare Snagit per registrare tutto o una parte dello schermo oltre a catturare i tuoi screenshot. Al termine della registrazione, Snagit ti consente di ritagliare tutte le parti del video che desideri rimuovere.

Tuttavia, il tuo screencast non deve essere formale. Ricorda che il perfetto è nemico del bene. Segui semplicemente il processo sul tuo computer mentre registri lo schermo. Puoi anche parlare di ciò che sta accadendo.

Il video può integrare la documentazione del processo e fornire un po' più di assistenza a chiunque lo desideri.

Guarda il video qui sotto per una guida dettagliata sull'uso del video per la documentazione del processo:

Sei pronto per creare un'eccellente documentazione del processo!

Questo è tutto quello che c'è da fare! Sei pronto per condividere le tue conoscenze con i colleghi e assicurarti che i processi si svolgano senza intoppi. Farai risparmiare tempo e fatica a tutti con i tuoi fantastici documenti di processo!