Come organizzare correttamente il tuo tempo di lavoro?

Il tempo è il segreto meglio custodito del successo. Potresti chiederti perché non riesci sempre a portare a termine tutto, eppure qualcuno che conosci sembra eccellere negli stessi compiti senza difficoltà. La risposta sta nella gestione del tempo. Se impari a organizzare correttamente il tuo tempo di lavoro, lavorerai meno ottenendo di più.

Non so voi, ma la maggior parte delle persone trascorre lunghe ore di lavoro, solo per scoprire che non ci sono risultati tangibili. Abbiamo tutti 24 ore in un giorno per svolgere vari compiti, ma senza disciplina e priorità, sarai semplicemente come la maggior parte delle altre persone, chiedendoti dove siano finite tutte quelle ore.

Ecco perché ti presentiamo questo elaborato post che esamina vari modi per gestire il tempo e portare a termine le attività.

Come può un lavoratore remoto organizzare la propria giornata di lavoro?

Gestione del tempo

Il tempo è una grande risorsa sia per gli imprenditori che per i dipendenti, sia che lavorino da casa, in gruppo, da soli o in un ufficio condiviso. Il problema si presenta quando c'è una mancanza di organizzazione. L'errore comune che la maggior parte delle persone fa è svegliarsi e iniziare a lavorare senza creare un piano chiaro. Devi modellare la tua giornata in modo da svolgere le attività in modo sistematico.

Trova il momento in cui sei più produttivo. Alcuni funzionano meglio il pomeriggio o la sera, mentre altri sono sovralimentati al mattino. Come lavoratore a distanza, hai la libertà di progettare il tuo programma. Detto questo, creare una routine quotidiana di lavoro e attenersi ad essa sono due cose diverse. Ci vuole pratica, impegno e disciplina per progettare un programma adatto a te e che ti permetta di essere produttivo.

Ecco alcune abilità di gestione del tempo che puoi iniziare a implementare in questo momento:

• Suddividi il tuo lavoro in pezzi: il tuo cervello potrebbe essere un supercomputer, ma sei anche umano e lavorare troppo è controproducente. L'efficacia del tuo cervello è al suo apice per i primi 45 minuti, dopodiché inizia a diminuire drasticamente. Pertanto, per essere più produttivo, fai delle pause da 10 a 20 minuti ogni 45 minuti per permettere alla tua mente di riprendersi.
• Non lavorare senza limiti di tempo: prima di iniziare a lavorare sul tuo laptop, devi stabilire l'orario di lavoro. Ciò comporta l'impostazione di un limite di tempo per ogni attività che intendi gestire in quel giorno. Sapere quando iniziare e quando terminare la giornata lavorativa crea un ritmo di lavoro che semplifica la gestione del tempo: cambiare il programma di lavoro ogni giorno sconvolge questo ritmo di lavoro. All'inizio fissare dei limiti di lavoro potrebbe sembrare scoraggiante. Tuttavia, se si trasforma in un'abitudine, rimarrai sorpreso di quanto diventi efficace.
• Registra il tempo dedicato a tutto ciò che fai, dal rispondere alle chiamate e lavorare su progetti per eseguire lavori domestici e qualsiasi altra attività legata al lavoro o non lavorativa. In questo modo, avrai un quadro chiaro di quanto tempo dedichi a ciascuna attività, il che ti aiuterà di conseguenza a pianificare meglio le tue giornate. Inoltre, vedrai quanto tempo dedichi ad attività improduttive e troverai modi per ridurre quel tempo in modo da poterti concentrare sulle parti più produttive della tua giornata.
• Non dimenticare di dedicare del tempo alle interruzioni. Ciò ti consente di fare tutte le cose non lavorative senza sentirti come se stessi perdendo tempo prezioso che avrebbe potuto essere speso lavorando ai tuoi progetti.

Organizzati

Non è possibile ottenere un'efficace gestione del tempo senza un'adeguata organizzazione. In questo contesto, il termine organizzazione descrive due cose: organizzare la giornata e organizzare l'ambiente di lavoro.

Innanzitutto, devi avere gli obiettivi che desideri raggiungere in un giorno, una settimana o un mese. Se preferisci lavorare con obiettivi quotidiani, prenditi i primi 30 minuti quando ti svegli per pianificare la tua giornata. In secondo luogo, devi organizzare quegli obiettivi per separare gli obiettivi a lungo termine dagli obiettivi a breve termine. Ricordi quando abbiamo detto di suddividere i progetti in pietre miliari? Organizzare i tuoi obiettivi può aiutarti a raggiungerlo. Con gli obiettivi prefissati di fronte a te, ridurrai al minimo le possibilità di procrastinare, aumentando così la tua produttività.

D'altra parte, il tuo ambiente di lavoro è dove trascorrerai la maggior parte del tuo tempo, quindi deve essere il più confortevole possibile. I bisogni di ogni persona sono unici e tutto dipende dalle preferenze. Mentre alcuni possono funzionare bene con la musica di sottofondo, altri preferiscono il silenzio completo. Tuttavia, una cosa che rimane costante è il fatto che l'organizzazione dello spazio di lavoro può avere un effetto diretto sulla gestione del tempo.

Ciò che vede il tuo datore di lavoro durante le videochiamate giornaliere o settimanali la dice lunga su quanto sei organizzato e impegnato. Preferibilmente, allestisci un ufficio a casa con una sedia e una scrivania comode da cui lavorerai e rendi il resto della tua casa un luogo in cui puoi vivere come preferisci. Ancora più importante, mantieni il tuo posto di lavoro organizzato e ordinato in modo da poterti concentrare su cose produttive.

Usa un software di monitoraggio del tempo

La maggior parte di voi ha probabilmente utilizzato una tessera di accesso entrando o uscendo dall'ufficio. Mostra l'ora in cui ti sei presentato al lavoro o hai lasciato l'edificio degli uffici. Conta anche quante volte hai lasciato l'edificio degli uffici durante il giorno. Queste informazioni possono essere utilizzate per monitorare i tuoi movimenti e, se le tue attività non erano legate al lavoro, avrai alcune spiegazioni da fare.

È lo stesso modo in cui funzionano i rilevatori di tempo come Traqq. Ti aiutano a rimanere concentrato sui compiti da svolgere e ti motivano a raggiungere i tuoi obiettivi entro il tempo stabilito. Una delle funzioni chiave del software di monitoraggio dei dipendenti è tenere traccia delle metriche di produttività. I manager possono utilizzare i report della scheda attività per rivedere il flusso di lavoro e formulare scadenze ragionevoli per i lavoratori remoti.

Le applicazioni di monitoraggio del tempo aiutano anche i dipendenti a stabilire la priorità delle attività e lavorare all'interno dei propri programmi. L'uso del software di monitoraggio del tempo porta a una migliore gestione del tempo ed entrambe le parti finiscono per trarne vantaggio.

Pianifica un orario per controllare le e-mail e rispondere alle telefonate

Fai sapere alle persone che sei occupato in un determinato periodo, diciamo dalle 6:00 alle 15:00 circa, in modo da non ricevere chiamate, e-mail o messaggi di testo continui. Allo stesso modo, non limitarti a essere disponibile ogni volta che qualcuno ha bisogno di te, a meno che non sia assolutamente urgente e necessario. Alcune chiamate o e-mail possono attendere finché non sei libero di rispondere.

Come scegliere il software di monitoraggio del tempo

Come lavoratore remoto, dovresti sapere che quando si tratta di gestione del tempo, niente rende il tuo lavoro più semplice del software di monitoraggio del tempo. È diventato uno strumento di produttività vitale per qualsiasi individuo, azienda o organizzazione che desideri avere successo.

Ma con così tanti rilevatori di tempo là fuori, come scegli il meglio? Ecco le cose più importanti che dovresti considerare:

• Monitoraggio del tempo: questa è una caratteristica ovvia per un'app di monitoraggio del tempo. Scegli tra un cronometro automatico o manuale a seconda di ciò che si adatta alla tua attività.
• Gestione dei progetti: questa funzione è utile per coloro le cui attività sono guidate dal completamento di progetti piuttosto che da servizi o prodotti.
• Schede attività dei dipendenti: hai bisogno di un rilevatore di tempo con il quale puoi registrare il tempo che dedichi alle attività in tempo reale. Le voci dell'ora mostreranno quando hai iniziato a lavorare e quando hai smesso. Questi dati possono quindi essere utilizzati quando si richiede il pagamento o per aiutarti a identificare i punti deboli che devono essere affrontati. Questo può essere utilizzato anche dai manager per monitorare le prestazioni dei dipendenti.
• Avvisi e notifiche: la maggior parte delle app di monitoraggio del tempo ha una qualche forma di sistema di avviso. Scegline uno che corrisponda alle tue esigenze specifiche.
• Fatturazione: hai bisogno di un sistema di fatturazione? Se lo fai, assicurati di cercare le soluzioni di monitoraggio del tempo più ideali.
• Il tipo di dispositivo che utilizzi: trascorrerai la maggior parte del tuo tempo in ufficio o sul campo? Alcune app sono progettate per Android o iOS, mentre altre sono progettate per Windows o macOS.

Altri fattori a cui dovresti prestare attenzione includono:

• Facilità d'uso
• Bilancio
• Supporto tecnico
• Disponibilità offline
• Possibilità di esportare dati in altre applicazioni

Cos'è Traqq?

Traqq è un'app di monitoraggio in tempo reale che combina una serie di utili funzionalità che ti consentono di monitorare e tenere traccia delle tue attività e attività, registrando il numero di ore di lavoro. Se gestisci un team di lavoratori remoti, Traqq ti aiuta a monitorare la produttività di ogni lavoratore utilizzando la scheda attività dei dipendenti. Alla fine, puoi identificare quali progetti richiedono più tempo per essere completati e il flusso di lavoro generale in modo da poter apportare le modifiche appropriate.

Con un software di monitoraggio delle attività così affidabile ed efficiente, non è necessario dedicare tempo al monitoraggio delle attività. Inoltre, può generare report settimanali e mensili per l'analisi.