Un semplice segreto per aumentare la produttività del tuo team remoto

Pubblicato: 2022-04-07

Il lavoro a distanza esiste ormai da alcuni anni, ma non tutti hanno accolto questa nuova tendenza a braccia aperte. I datori di lavoro hanno sollevato preoccupazioni di sfiducia, chiedendosi se i team remoti trascorrano effettivamente del tempo a lavorare.

Ma una volta che hanno iniziato a tenere traccia del tempo, hanno potuto vedere la prova del lavoro. Il software di monitoraggio del tempo non solo registrava le ore lavorate dei dipendenti, ma forniva anche dati preziosi per il processo decisionale strategico.

Il mercato del software di monitoraggio del tempo continua a crescere e si prevede che raggiungerà un CAGR del 20,40% nel periodo di previsione dal 2021 al 2028.

Quindi, in che modo il monitoraggio del tempo può aumentare la produttività del team remoto e aumentare le prestazioni dell'azienda? Tutto dipende da come lo implementi. Questo è ciò di cui parleremo in questo articolo. Condivideremo anche i vantaggi del monitoraggio del tempo per i team remoti.

5 modi attuabili per implementare il monitoraggio del tempo per i team remoti

È fondamentale che i dipendenti non percepiscano il monitoraggio del tempo come una forma di moderazione. Uno dei vantaggi del lavoro da casa è la flessibilità che offre e, quando la togli, il morale della squadra diminuirà. Vuoi il supporto del team dalla tua parte se vuoi vedere un aumento della produttività.

Di seguito sono riportati alcuni modi efficaci per tenere traccia del tempo per il tuo team remoto, senza sacrificare la fiducia dei dipendenti.

Spiega le tue intenzioni

Il monitoraggio del tempo rappresenta una grande opportunità per l'azienda di rimanere al passo con le cose. Ma è un'area a cui devi avvicinarti con attenzione. Non si tratta solo di introdurre un software di monitoraggio del tempo e lasciarlo funzionare.

Devi essere più intelligente riguardo al processo di implementazione e ottenere il consenso del team fin dall'inizio. Spiega perché stai implementando il monitoraggio del tempo, la sua importanza per l'azienda e come funziona.

Non dimenticare di menzionare cosa c'è in loro per. I dipendenti adotteranno meglio le nuove tecnologie sapendo che avranno un impatto positivo sulla loro vita personale e professionale.

Spiega cosa non significa tenere traccia del tempo

Alcuni dipendenti riterranno che il monitoraggio del tempo potrebbe compromettere la loro privacy e dignità professionale. Devi chiarire come verranno utilizzate le informazioni raccolte su di loro.

Spiega ai tuoi dipendenti che il monitoraggio del tempo serve a fornire un utile punto di riferimento e non verrà utilizzato come un'unica fonte per valutare il loro lavoro. È necessario sottolineare che non agirà come una forma digitale di microgestione.

Assicura ai tuoi dipendenti che non li stai spiando. Invece, desideri scoprire potenziali scorciatoie nel processo di lavoro e creare un ambiente di lavoro migliore.

Ricorda di delineare chiaramente le aspettative, le regole e i requisiti del monitoraggio del tempo.

Configura il processo di monitoraggio del tempo in modo che sia facile

Tutti i membri del team devono sapere come utilizzare il software, in modo da poter registrare le proprie ore in modo più accurato. Altrimenti, il monitoraggio del tempo diventerà solo un altro onere.

Per semplificare il processo:

Scegli un'app di timbratura in entrata che non richieda una curva di apprendimento lunga e complicata. La configurazione iniziale dovrebbe essere semplice e utilizzarla ancora più semplice. Tutto quello che devono fare è accendere il timer e l'app registra automaticamente tutti i dati.
Descrivere chiaramente la procedura per la registrazione delle ore di lavoro e rendere obbligatoria la tracciabilità di tutte le attività legate al lavoro. Uno studio di AffinityLive citato nell'Harvard Business Review ha rivelato che l'economia americana sta perdendo 59 milioni di ore ogni giorno, in produttività. Ciò è in gran parte dovuto al fatto che i lavoratori non tengono traccia di tutte le loro attività.
Portalo a fare un giro di prova. Consenti ai team di testare il software di monitoraggio del tempo per almeno un mese per avere un'idea di come funziona. Imposta una data di inizio e di fine e pianifica una retrospettiva con il tuo team per un feedback successivo.

Una volta che i dipendenti imparano a utilizzare il sistema di monitoraggio del tempo, possono farlo con maggiore sicurezza. A loro volta, reporting, fatturazione e buste paga diventano un gioco da ragazzi.

Chiedi feedback e apporta modifiche

Durante la fase di pre-adozione possono emergere alcuni problemi, preoccupazioni ed errori. Dopo aver eseguito il programma pilota, raccogli feedback dal tuo team remoto per determinare potenziali difetti nella tua tecnica di implementazione.

Ciò consente di lavorare insieme per migliorare il processo. L'inclusione del team farà molto per aumentare la motivazione e il coinvolgimento.

Dare l'esempio

I dipendenti saranno motivati a tenere traccia delle loro ore di lavoro se date l'esempio. Quindi, inizia a monitorare il tuo tempo e condividi i tuoi risultati con loro. Un'app affidabile per il monitoraggio del tempo dovrebbe offrire rapporti dettagliati che puoi facilmente condividere con i tuoi dipendenti.

Esamina le informazioni e interpreta i dati insieme. Questo li incoraggerà a iniziare a monitorare il loro tempo di lavoro.

Come scegliere un software di monitoraggio del tempo

Innanzitutto, considera le funzionalità che vorresti in un cronometro. Questo varierà, a seconda di fattori come il tipo di attività e il numero di dipendenti. Il miglior software di monitoraggio dei dipendenti dovrebbe offrire:

Monitoraggio della produttività . La possibilità di vedere i livelli di attività dei dipendenti, quali app e siti Web utilizzano e schermate opzionali per fornire una prova di lavoro.
Molteplici modi per tenere traccia del tempo . Oltre ad avviare e arrestare il timer, dovrebbe avere la possibilità di aggiungere manualmente le voci di tempo.
Schede attività e report automatizzati . Stai monitorando il tempo non solo per aumentare la produttività dei tuoi team remoti, ma anche quella dell'intera azienda. Schede attività e rapporti temporali forniscono dati in tempo reale per l'analisi e la condivisione con clienti o superiori. I programmi avanzati consentono di filtrare i report e di generarli regolarmente.
Fatturazione . Scegli un cronometro che automatizza la fatturazione. Alcuni strumenti ti consentono di pianificare i rapporti da inviare a date e orari specifici ogni settimana o mese.

Oltre alle caratteristiche, ecco altre cose da considerare:

Il programma che desideri dovrebbe offrire una demo gratuita, tutorial, guide e suggerimenti utili. Questo rende il processo di onboarding senza soluzione di continuità. Ti consigliamo anche di controllare il loro supporto clienti, chat e supporto telefonico e la pagina delle domande frequenti.

Scopri cosa dicono gli altri sul cronometro. I clienti utilizzano piattaforme come Capterra e G2 per inviare recensioni su un prodotto. Se hanno app mobili, leggi le recensioni su Google Play Store e Apple Store.

Un altro fattore cruciale è il costo della soluzione di monitoraggio del tempo. Sceglierai un'app di monitoraggio del tempo a pagamento o gratuita? Offre un piano gratuito e una prova gratuita? Quanto costa l'aggiornamento? Il processo di pagamento è semplice? Offrono prezzi personalizzati se hai una squadra numerosa?

Tutto sommato, è una buona idea scegliere uno strumento adatto al tuo budget.

Vantaggi del monitoraggio del tempo per il tuo team remoto

Abbiamo accennato in precedenza che dovresti chiarire in che modo i dipendenti trarranno vantaggio dal monitoraggio del tempo. Ecco alcuni dei principali vantaggi di un cronometraggio accurato:

Automatizza la raccolta dei dati e aumenta la precisione. Quando i dati vengono elaborati automaticamente, ti vengono garantiti calcoli accurati, che sono fondamentali per la fatturazione e l'elaborazione delle buste paga. Gli errori verranno evitati e i contabili impiegheranno meno tempo a elaborare i dati.
Aumento della fiducia tra datori di lavoro e dipendenti. I datori di lavoro sapranno sempre su quali progetti si sta lavorando. Questa visibilità significa che i dipendenti non dovranno rispondere così spesso.
Misurare e trovare modi per migliorare la produttività. Il monitoraggio del tempo ti offre una panoramica di come viene speso il tempo, così puoi imparare dalle tue abitudini di lavoro. Questo ti aiuta a pianificare scadenze gestibili e realistiche.
Migliore pianificazione e stima del progetto. La misurazione del tempo dedicato ai progetti consente di creare stime di progetto migliori in futuro. I dati di rilevamento del tempo servono come punto di riferimento durante la distribuzione del lavoro e la definizione delle scadenze.
Migliore comprensione dell'utilizzo del tempo. Avere un registro accurato delle ore di lavoro registrate dipinge un quadro più chiaro di come viene speso il tempo dell'azienda. Ci sono troppe attività che fanno perdere tempo? I dipendenti entrano e escono in tempo? Quali date di consegna del progetto sono state perse?

Oltre ad aiutare i manager a tenere traccia della produttività e ad avere un'idea migliore dell'efficacia dei lavoratori remoti, il monitoraggio del tempo ha un altro ruolo importante. Questo per garantire ai dipendenti un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Un recente studio di Nature Human Behaviour ha rilevato che i dipendenti remoti hanno speso il 10% in più di registrazione ogni settimana. Ciò equivale a quattro ore aggiuntive settimanali per qualcuno che lavora 40 ore a settimana. Questa preoccupante tendenza può portare a burnout, esaurimento e aumento del fatturato.

Il monitoraggio del tempo mette in evidenza i casi di superlavoro, così puoi affrontarli e promuovere il benessere dei dipendenti.

Conclusione

Il monitoraggio del tempo è essenziale per potenziare operazioni aziendali efficaci e supportare un processo di lavoro efficiente, soprattutto quando si gestisce un team remoto. Tuttavia, questa tecnica può funzionare solo se c'è trasparenza e corretta implementazione.

Se vuoi vedere risultati positivi e un aumento delle prestazioni e della produttività, è fondamentale conquistare prima la fiducia dei dipendenti.