Come organizzare riunioni individuali efficaci

Gli incontri individuali sono fondamentali per costruire solidi rapporti di lavoro, fornire feedback e discutere lo sviluppo della carriera, in particolare se si tratta di una connessione con il tuo manager diretto o con il tuo subordinato. Se non hai la sensazione di lasciare molto valore nel rapporto uno contro uno, soprattutto con il tuo manager diretto, allora è il momento di rivedere il tuo approccio.

L'adozione di questi suggerimenti supporterà un approccio più strutturato, che lascerà spazio alla fluidità della conversazione garantendo al tempo stesso la copertura di tutte le basi pratiche necessarie per continuare con successo nel tuo ruolo prima della tua prossima connessione.

Per ottimizzare il tempo e l'esperienza individuale, considera la struttura del tuo incontro individuale, stabilisci un ordine del giorno e sii consapevole del tempo assegnato e dell'impostazione del tuo incontro individuale.

Ciò non significa che devi abbandonare completamente la natura personale del tuo rapporto individuale: può essere un ottimo posto per conoscere meglio il tuo manager, dipendente o collega in modo da poter favorire un rapporto equilibrato. rapporto di lavoro più sano e sostenersi reciprocamente nella crescita professionale.

Questi suggerimenti ti aiuteranno a trasformare i tuoi incontri individuali da un compito ingrato in un'opportunità per connetterti, collaborare e magari anche divertirti un po'.

Creare e mantenere un'agenda corrente

Modelli di agenda efficaci aiutano a garantire che queste riunioni siano produttive e mirate. I modelli di agenda per riunioni individuali più efficaci condividono alcune qualità: sono strutturati, flessibili, promuovono una comunicazione aperta e aiutano entrambe le parti a prepararsi.

Ecco alcuni dei migliori modelli di agenda per riunioni individuali e perché si distinguono:

1. Le 3 P: progresso, priorità, problemi

Perché è efficace

• Strutturato ma flessibile: questo modello si concentra su aree chiave che contano in qualsiasi ruolo, rendendolo adattabile a vari settori.
• Equilibrato: incoraggia la discussione sia sui risultati che sulle sfide, fornendo una panoramica completa delle prestazioni e del lavoro futuro.
• Attuabile: ogni sezione può portare a chiari passaggi successivi, garantendo la responsabilità.

Esempio di modello

• Progresso: cosa hai realizzato dal nostro ultimo incontro?
• Priorità: quali sono i tuoi obiettivi principali per la prossima settimana/mese?
• Problemi: ci sono delle sfide che stai affrontando?

2. Agenda incentrata sul feedback

Perché è efficace

• Incentrato sulla crescita: questo modello dà priorità al feedback, favorendo il miglioramento e lo sviluppo continui.
• Dialogo aperto: incoraggia sia il dipendente che il manager a condividere feedback, creando un canale di comunicazione bidirezionale.
• Empowerment dei dipendenti: consente al dipendente di sollevare argomenti su cui desidera feedback, promuovendo il coinvolgimento.

Esempio di modello

• Vittorie e cosa è andato bene: quali recenti risultati dovremmo festeggiare?
• Sfide: quali ostacoli hai dovuto affrontare e come posso supportarti?
• Feedback: che feedback hai per me? Ecco alcuni feedback che ho preparato per te.
• Crescita: quali competenze o aree vorresti sviluppare ulteriormente?

3. Check-in e agenda benessere

Perché è efficace

• Approccio olistico: si rivolge non solo all'avanzamento del lavoro ma anche al benessere, alla salute mentale e alla soddisfazione lavorativa del dipendente.
• Coinvolgimento e fidelizzazione: prestare attenzione al benessere dei dipendenti aumenta il coinvolgimento e riduce il turnover.
• Costruisce fiducia: controlli regolari sul benessere creano una cultura di fiducia e supporto.

Esempio di modello

• Benessere: come ti senti nel complesso, sia al lavoro che fuori dal lavoro?
• Carico di lavoro: quanto è gestibile il tuo carico di lavoro attuale?
• Supporto: c'è qualcosa di cui hai bisogno da parte mia o del team per bilanciare il carico di lavoro o i livelli di stress?
• Sviluppo personale/professionale: ci sono obiettivi di sviluppo personale su cui vorresti concentrarti?

4. Agenda di discussione aperta

Perché è efficace

• Flessibilità: offre maggiore libertà al dipendente di sollevare qualsiasi cosa abbia in mente, favorendo una discussione aperta.
• Adattabile: può essere personalizzato in base alle priorità del momento, rendendolo adatto ad ambienti di lavoro dinamici.
• Orientato al coinvolgimento: incoraggia i dipendenti ad assumersi la responsabilità della conversazione.

Esempio di modello

• Argomenti del dipendente: di cosa vorresti discutere oggi?
• Argomenti del manager: argomenti che ritiene preziosi da trattare
• Passaggi successivi: quali azioni dovremmo intraprendere prima del prossimo incontro individuale?

Perché questi modelli si distinguono

• Struttura chiara: ogni modello è progettato per mantenere la riunione mirata ed efficiente, garantendo che gli argomenti importanti vengano trattati senza andare fuori strada.
• Equilibrio tra lavoro e sviluppo personale: i migliori modelli coprono questioni immediate legate al lavoro e crescita professionale a lungo termine.
• Personalizzazione: questi programmi possono essere personalizzati per soddisfare esigenze diverse, concentrandosi sul feedback, sul benessere o sulle prestazioni.
• Coinvolgimento: i dipendenti si sentono più coinvolti e apprezzati quando il loro contributo viene attivamente ricercato e viene data la priorità, favorendo un rapporto manager-dipendente più forte.

Quando ti siedi per il tuo incontro individuale, inizia classificando gli argomenti della tua agenda dal più al meno importante. In questo modo, se il tempo stringe, puoi dare priorità agli argomenti più critici. Mentre discuti ogni elemento, cancellalo dall'elenco e documenta eventuali decisioni o azioni. Ciò mantiene tutti sulla stessa pagina e garantisce che tu possa fare riferimento agli appunti della riunione in un secondo momento.

Usa saggiamente il tuo tempo: capovolgi la riunione

Il tempo sincronizzato, sia di persona che a distanza tramite una videochiamata, è prezioso. Questo non dovrebbe essere un luogo riservato agli aggiornamenti di stato che non richiedono quel tempo sincrono uno a uno.

È qui che dovresti sentirti più a tuo agio nel porre domande aperte, discutere, fare brainstorming e discutere il percorso migliore da seguire in un ambiente sicuro. È uno spazio per comprendere veramente il punto di vista del tuo manager o collega in modo che tu possa andare avanti ed essere abilitato a svolgere il tuo lavoro migliore.

Per assicurarti di arrivare al nocciolo della questione il più rapidamente possibile: se hai un aggiornamento di stato da fornire o informazioni di base che getteranno le basi per una discussione vivace con il membro del tuo team, allora dovresti ribaltare la riunione inviando un messaggio personalizzato aggiornamento video in anticipo.

L'invio anticipato di un video o di una presentazione consente alla persona con cui stai incontrando di dedicarsi all'ascolto attivo, digerendo realmente le informazioni fornite prima della tua connessione. Preparandoli a discutere, non solo a digerire, durante il vostro prezioso tempo insieme.

Inoltre, è un punto di svolta per diversi stili di apprendimento. Alcune persone amano pensare in fretta, mentre altre hanno bisogno di tempo per elaborare e raccogliere i propri punti di discussione. Capovolgere la riunione garantisce a tutti la possibilità di brillare. Guarda questo breve video di 2 minuti su come capovolgere una riunione.

Videomessaggi > riunioni

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Saperne di più

Mantieni le riunioni individuali brevi (30 minuti) per la massima efficacia

Sebbene alcune riunioni siano progettate per essere più approfondite in determinati periodi dell'anno, come le conversazioni sulla gestione delle prestazioni o sulla revisione delle prestazioni, le riunioni ricorrenti possono essere più brevi pur essendo un luogo in cui ricevere feedback su base continuativa.

Gli incontri individuali sono una parte essenziale dello sviluppo e della comunicazione dei dipendenti in qualsiasi organizzazione. Tuttavia, mantenere queste riunioni brevi, preferibilmente intorno ai 30 minuti, può renderle più efficaci rispetto a sessioni più lunghe. Ecco perché un incontro individuale di 30 minuti è spesso più efficace di un'ora intera.

1. Maggiore concentrazione ed efficienza

Quando le riunioni hanno un limite massimo di 30 minuti, sia il manager che il dipendente sono incoraggiati a dedicare più tempo al proprio tempo. Una riunione più breve richiede ai partecipanti di dare priorità alle questioni chiave, piuttosto che divagare su argomenti meno importanti.

Perché funziona

• Agenda mirata: avere un programma serrato ti costringe a concentrarti su argomenti fondamentali come aggiornamenti sui progressi, sfide e passaggi successivi. Scoraggia le tangenti non necessarie e mantiene la conversazione orientata ai risultati.
• La preparazione è fondamentale: è probabile che entrambe le parti si preparino meglio, garantendo che il tempo limitato venga utilizzato in modo efficace, portando a un incontro più produttivo.
• Decisioni vincolate: la necessità di prendere decisioni o risolvere problemi entro un tempo limitato promuove chiarezza e azione rapida, il che aiuta a far avanzare i progetti.

2. Previene l'affaticamento da riunione

Le riunioni più lunghe spesso risentono di rendimenti decrescenti, poiché i partecipanti si affaticano mentalmente. Dopo circa 30 minuti i livelli di attenzione tendono a calare, riducendo il coinvolgimento e l’efficacia. Le riunioni più brevi aiutano a mantenere alta l'energia e la concentrazione durante tutta la conversazione.

Perché funziona

• Livelli di energia più elevati: una riunione di 30 minuti mantiene i partecipanti freschi e coinvolti, rendendo la conversazione più dinamica.
• Evita di "derivare" in conversazioni meno produttive: con meno tempo, ci sono meno possibilità che la discussione scivoli verso argomenti non correlati o con priorità inferiore, cosa che spesso accade nelle riunioni di un'ora.

3. Supporta check-in più frequenti

Se le riunioni individuali sono brevi, è più facile programmarle con maggiore frequenza, sia settimanali che bisettimanali. Ciò consente una comunicazione continua e rapide correzioni di rotta, anziché attendere che problemi più grandi si accumulino nel tempo.

Perché funziona

• Feedback tempestivo: riunioni più frequenti e più brevi offrono l'opportunità di ricevere feedback in tempo reale, affrontando i problemi prima che si intensifichino.
• Allineamento continuo: i frequenti punti di contatto mantengono sia il manager che il dipendente allineati su obiettivi, progressi e priorità senza la necessità di riunioni estese e poco frequenti.

4. Aumenta la produttività del team

Mantenendo il rapporto individuale a 30 minuti, i manager hanno più tempo per concentrarsi su altri compiti ad alta priorità. Allo stesso modo, i dipendenti apprezzano che il loro tempo venga rispettato, consentendo loro di tornare al lavoro senza perdere slancio.

Perché funziona

• Migliore gestione del tempo: le riunioni brevi si adattano più facilmente a programmi fitti di impegni, rendendo più semplice per entrambe le parti bilanciare le riunioni con le proprie responsabilità quotidiane.
• Più riunioni con più persone: per i manager con team più grandi, riunioni più brevi consentono loro di incontrare più frequentemente i singoli membri del team senza sacrificare tempo per altre attività.

5. Incoraggia una comunicazione concisa

Gli incontri individuali più brevi promuovono una comunicazione più chiara e concisa. È più probabile che entrambe le parti arrivino al punto ed evitino di spiegare eccessivamente o indulgere in dettagli non necessari.

Perché funziona

• Azioni più chiare: è più probabile che i partecipanti lascino la riunione con suggerimenti chiari e attuabili perché la conversazione è incentrata su questioni critiche.
• Migliore responsabilità: una riunione concisa significa che i follow-up e i passaggi successivi hanno maggiori probabilità di essere ricordati e messi in atto, creando una cultura di responsabilità più forte.

6. Adatta la flessibilità ai programmi fitti di impegni

Nell'ambiente di lavoro frenetico di oggi, sia i manager che i dipendenti si destreggiano tra numerose responsabilità. Un incontro individuale di 30 minuti è più facile da inserire in una giornata impegnativa e ha meno probabilità di essere cancellato o riprogrammato a causa di conflitti di orario.

Perché funziona

• Riduce l'affaticamento delle riunioni all'interno del team: quando le riunioni sono più brevi, aiuta a garantire che sia i manager che i dipendenti abbiano tempo adeguato per altre riunioni, lavoro approfondito e attività personali.
• Maggiore flessibilità nella pianificazione: le riunioni brevi sono più facili da programmare, aumentando la probabilità che si svolgano in modo coerente, migliorando la comunicazione e la connessione complessive.

Conclusione

Riunioni individuali più brevi di 30 minuti non sono solo una strategia per risparmiare tempo: migliorano la concentrazione, prevengono l'affaticamento e creano un ambiente per check-in più frequenti ed efficaci. Incoraggiando una comunicazione concisa e riducendo la tendenza a perdere tempo, aiutano a garantire che le riunioni siano produttive e realizzabili, a vantaggio sia dei dipendenti che dei manager.

Per coloro che mirano a ottimizzare i propri incontri individuali, spesso è meglio che siano più brevi, poiché mantengono la conversazione nitida, mirata e produttiva.

Ospita occasionali riunioni di persona

Nel mondo remoto di oggi, le videochiamate e le piattaforme di messaggistica sono diventate le modalità di comunicazione predefinite. Sebbene queste riunioni virtuali siano efficienti, ci sono diversi motivi per cui tenere incontri individuali di persona può ancora essere cruciale, in particolare in ambienti di lavoro remoti o ibridi.

1. Costruire relazioni più forti

Gli incontri di persona offrono un'opportunità unica per costruire connessioni più profonde e autentiche. Le interazioni umane sono più ricche quando avvengono faccia a faccia, consentendo una comunicazione e una costruzione di rapporti più naturali.

Perché questo è importante

• Segnali non verbali: le conversazioni di persona consentono una comprensione più sfumata del linguaggio del corpo, delle espressioni facciali e del tono della voce, che spesso vengono persi nelle videochiamate.
• Connessione emotiva: incontrarsi di persona favorisce un senso di fiducia ed empatia difficile da replicare virtualmente. Ciò è particolarmente importante per i dipendenti remoti che potrebbero sentirsi disconnessi dai propri manager o team.

2. Incoraggiare il dialogo aperto

Le impostazioni di persona creano un ambiente in cui i dipendenti spesso si sentono più a loro agio nell'esprimere preoccupazioni, fornire feedback o discutere questioni personali. La vicinanza fisica e lo spazio condiviso incoraggiano un dialogo più aperto e onesto.

Perché questo è importante

• Meno formalità: le videochiamate possono sembrare rigide, con un’agenda strutturata, mentre un incontro di persona, soprattutto davanti a un caffè o in un ambiente rilassato, può facilitare conversazioni più organiche e informali.
• Rafforzamento della fiducia: le interazioni di persona riducono la distanza percepita tra dipendenti e manager, facendo sentire i dipendenti più sicuri nel condividere i propri pensieri e sentimenti.

3. Maggiore concentrazione e coinvolgimento

Le riunioni remote possono essere soggette a distrazioni, che si tratti di notifiche via email, problemi tecnici o interruzioni domestiche. Gli incontri individuali di persona eliminano queste barriere virtuali, consentendo a entrambe le parti di essere pienamente presenti nel momento.

Perché questo è importante

• Attenzione più profonda: stare nella stessa stanza favorisce un coinvolgimento più mirato, portando a una conversazione di qualità superiore. Senza schermi che ti intralciano, puoi mantenere il contatto visivo e ascoltarti veramente a vicenda.
• Migliore risoluzione dei problemi: quando entrambe le parti sono pienamente coinvolte, la risoluzione dei problemi diventa più collaborativa ed efficace, portando a soluzioni più rapide.

4. Promozione della cultura aziendale

Gli incontri di persona rafforzano il legame culturale tra i dipendenti e l’azienda. I lavoratori remoti, soprattutto quelli che visitano raramente l’ufficio, possono sentirsi distaccati dalla cultura organizzativa più ampia. Incontrarsi faccia a faccia aiuta a ristabilire quel legame.

Perché questo è importante

• Allineamento culturale: un incontro di persona può aiutare i dipendenti a sentirsi più connessi ai valori, alla missione e alle dinamiche del team dell'azienda, cosa più difficile da ottenere attraverso le interazioni virtuali.
• Senso di appartenenza: i dipendenti remoti spesso perdono le interazioni casuali in ufficio. Gli incontri di persona possono aiutare a ricreare parte di quel cameratismo e appartenenza.

5. Gestire conversazioni sensibili

Argomenti delicati come revisioni delle prestazioni, sfide personali o feedback difficili vengono gestiti meglio faccia a faccia. Le riunioni di persona consentono ai manager di trasmettere empatia e comprensione in modo più efficace durante discussioni impegnative.

Perché questo è importante

• Empatia e sfumature: fornire notizie o feedback difficili di persona consente una maggiore sensibilità emotiva, poiché entrambe le parti possono leggere e rispondere al linguaggio del corpo e alle emozioni dell'altro in modo più accurato.
• Supporto e rassicurazione: quando un dipendente riceve feedback o discute una questione personale, la presenza del suo manager di persona può offrire un senso di conforto e supporto che una riunione virtuale potrebbe non offrire.

6. Creare spazio per il brainstorming e la creatività

Gli incontri individuali di persona offrono uno spazio unico per il brainstorming e la risoluzione dei problemi, che può sembrare più fluido di persona che online. A volte, l'energia di trovarsi nella stessa stanza stimola la creatività che un incontro virtuale semplicemente non può replicare.

Perché questo è importante

• Ambiente collaborativo: le discussioni di persona spesso portano a scambi più spontanei e creativi, che possono essere più difficili da ottenere in riunioni virtuali strutturate.
• Lavagna e ideazione in tempo reale: stare fisicamente insieme consente attività come scrivere sulla lavagna o abbozzare idee in tempo reale, che possono accelerare la risoluzione creativa dei problemi.

7. Ristabilire la connessione umana in un mondo remoto

In un ambiente di lavoro remoto, i dipendenti possono trascorrere lunghi periodi senza interagire con i colleghi di persona. Gli incontri individuali occasionali offrono un’opportunità essenziale per riconnettersi a livello umano.

Perché questo è importante

• Ridurre l’isolamento: il lavoro a distanza può portare a sentimenti di isolamento. Un incontro di persona ricorda ai dipendenti che fanno parte di un team e che il loro manager è accessibile e disponibile.
• Aumentare il morale: incontrarsi di persona può rinvigorire i dipendenti, rinnovando il loro senso di scopo e il legame con il loro lavoro.

Conclusione

Sebbene il lavoro a distanza abbia i suoi vantaggi, il valore del lavoro individuale di persona non può essere sottovalutato. Che si tratti di costruire relazioni più forti, incoraggiare un dialogo aperto o gestire conversazioni delicate, ci sono alcuni aspetti della connessione umana che possono essere pienamente realizzati solo incontrandosi faccia a faccia.

Gli incontri individuali di persona creano un'esperienza più profonda e significativa che rafforza la fiducia, migliora la comunicazione e, in definitiva, porta a un migliore coinvolgimento e soddisfazione dei dipendenti. Incorporarli in un ambiente di lavoro prevalentemente remoto è un modo efficace per mantenere la connessione umana e promuovere una maggiore fiducia.

Le persone lavorano meglio per le persone che conoscono, apprezzano, di cui si fidano e rispettano. Prenditi il ​​tempo per creare una connessione personale con il tuo manager o con i tuoi rapporti diretti. Di persona o a distanza: dedica alcuni minuti a ciascuno per discutere di argomenti non legati al lavoro. Ecco alcuni spunti di conversazione per il posto di lavoro di BetterUp per aiutare a rompere il ghiaccio:

• Qual è la parte che preferisci del tuo lavoro?
• Qual è stato il tuo primo lavoro?
• Hai qualche impegno o progetto collaterale?
• Quando lavori da remoto, lavori in un bar o da casa?
• Qual è una cosa che ti appassiona nella tua carriera?
• Se potessi descrivere il tuo equilibrio ideale tra lavoro e vita privata, come sarebbe?
• Qual è una cosa che ti motiva al lavoro?
• Cos'è qualcosa di prezioso che hai imparato durante la tua carriera?
• Ci sono progetti imminenti di cui sei entusiasta?
• Hai mai pensato di tentare una carriera diversa prima di questa?
• Cosa ti ha spinto a lavorare per [azienda]?
• Sei andato a scuola per diventare un [ruolo lavorativo]?
• Hai qualche consiglio per la gestione del tempo?

Seguendo questi suggerimenti, puoi rendere i tuoi incontri individuali più efficaci e divertenti per tutti i soggetti coinvolti. Ricorda, l'obiettivo è costruire relazioni forti e raggiungere i tuoi obiettivi insieme.

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