10 consigli utili da conoscere per una migliore comunicazione del lavoro a distanza

Se stai lavorando da casa inaspettatamente a causa del COVID-19 e utilizzi Slack, ci sono alcuni semplici trucchi che rendono l'app migliore per un ambiente di lavoro completamente remoto. Quando Slack è più efficace, ti consente di comunicare in modo chiaro e rapido con altre persone, dando anche a te e ai tuoi colleghi un modo per parlare in modo informale. Ecco di cosa trattano questi suggerimenti: trovare modi per rendere Slack più efficiente per il lavoro serio e tuttavia anche più accogliente per la socializzazione.

Se non hai già esperienza con Slack, potresti anche dare un'occhiata ai nostri suggerimenti per mantenere ordinata l'interfaccia, oltre ad altri suggerimenti e hack per l'app.

1. Automatizza un check-in settimanale o giornaliero

Slack rende facile organizzare un check-in settimanale o giornaliero con tutti i membri di un team. Chiedi a tutti lunedì cosa hanno in programma di fare questa settimana o cosa hanno realizzato venerdì. Puoi utilizzare Slack per automatizzare un promemoria per il check-in giornaliero o settimanale, come mostrato nell'esempio di Slack sopra utilizzando un comando slash. Se i comandi slash non fanno per te, puoi invece utilizzare un'app, come Standuply per aiutarti.

2. Avvia un canale #WFH

Se non l'hai già fatto, crea un canale #WFH per discutere del lavoro da casa. Dà alle persone uno spazio per condividere suggerimenti, sfogarsi sulle frustrazioni di lavorare inaspettatamente da casa e altrimenti socializzare e legare. Chissà che tipo di strategie di lavoro a distanza hanno trovato le persone che potrebbero aiutarsi a vicenda? Incoraggia le persone a condividerle in un canale #WFH.

3. Crea un canale per gli annunci

Come si inviano annunci a livello aziendale in una configurazione di lavoro a distanza? Potresti usare la posta elettronica, ma se i dipendenti stanno già comunicando e collaborando in Slack, quello potrebbe essere un posto migliore. Crea un canale e limita le autorizzazioni in modo che solo poche persone selezionate, come dirigenti e personale delle risorse umane, possano postare su di esso. Per tutti gli altri, sarà di sola lettura. A seconda del tipo di account Slack che possiedi, potresti dover affrontare alcune limitazioni su come impostare questo canale. Ad esempio, con un account Gratuito o Base, puoi limitare i permessi solo nel canale #generale.

4. Diventa social con Donut

Donut è un'app Slack che i team remoti utilizzano per ricreare quel momento in cui si imbatte in qualcuno al refrigeratore d'acqua (o al tavolo delle ciambelle) e avvia una conversazione. È un po' come prendere un caffè virtuale con qualcuno. L'app Donut accoppia le persone nell'organizzazione in modo casuale e suggerisce di chattare per alcuni minuti. Puoi impostare la frequenza con cui desideri che Donut presenti le persone. In base alla cultura aziendale e alle preferenze individuali, le persone possono chattare in un messaggio privato o organizzare un momento per una breve chiamata audio o video.

Suggerimento: rendi la ciambella opzionale. Le farfalle sociali di solito lo adorano, ma le persone più introverse potrebbero non farlo.

5. Aumenta il morale con i tacos

Un'altra app che può aumentare il morale dei team remoti è Hey Taco. Con questa app, ognuno riceve cinque tacos virtuali al giorno da regalare ad altre persone per mostrare il proprio apprezzamento. Potresti dare un taco quando qualcuno completa un progetto difficile, rileva un errore importante o fa domande ponderate durante le riunioni. Col passare del tempo, tutti accumulano tacos. Puoi impostare premi o badge d'onore per aver guadagnato un certo numero di tacos o lasciare che l'accumulo di tacos sia la sua ricompensa.

6. Usa i sondaggi

I sondaggi in Slack rendono molto più facile per le persone comunicare quando un team ha bisogno di un feedback o di una decisione da prendere. Puoi eseguire sondaggi formali utilizzando uno strumento di polling o sondaggi informali utilizzando emoji e reacji. Per un sondaggio formale, puoi installare un'app di polling. Polly (mostrata nell'immagine sopra) è una delle opzioni più conosciute. Per un sondaggio informale, digita la tua domanda nella finestra del messaggio. Quindi elenca alcune opzioni su come le persone possono rispondere con un'emoji all'inizio di ciascuna (usa MAIUSC+INVIO per fare interruzioni di riga). Le persone possono rispondere con reacji, come mostrato nell'esempio seguente.

7. Crea canali condivisi con partner e clienti

Se lavori a stretto contatto con partner e clienti che appartengono a organizzazioni, puoi creare canali Slack speciali, chiamati canali condivisi, per tenerti in contatto con loro. I canali condivisi vengono visualizzati nel tuo Slack Workspace così come nel loro. Per motivi di sicurezza, il canale deve essere approvato da qualcuno di ciascuna organizzazione che dispone dell'autorizzazione a gestire i canali condivisi.

8. Usa la scorciatoia Emoji

Le emoji possono esprimere emozioni, ma hanno anche uno scopo più pratico in Slack. Sono una forma altamente efficiente di abbreviazione. Per esempio:

✔ significa "capito" o "capito".

👀significa "Sto cercando una risposta alla tua domanda ora"

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🧵significa "rispondi per favore in un thread e non sotto"

Quando usi le emoji come scorciatoia in un team remoto, aiuta le persone a ricevere informazioni in modo succinto.

9. Aggiorna il tuo stato

Quando lavori in remoto, la funzione Stato di Slack ti aiuta a dare segnali sottili ai tuoi compagni di squadra e al manager di quello che stai facendo. Puoi indicare che sei in riunione, in chiamata, non disponibile e così via. Puoi essere più creativo con i tuoi aggiornamenti di stato, se lo desideri. Mi piace usare l'icona delle cuffie quando il mio stato è "messa a fuoco". Durante la pandemia di COVID-19, i tuoi colleghi potrebbero riferirsi se il tuo stato è "bambini litiganti" o "resa dei conti con il gatto".

10. Celebra le piccole vittorie

Lavoravo con un'organizzazione completamente remota che occasionalmente organizzava feste da ballo virtuali in uno dei loro canali Slack. Come mai? A volte per festeggiare il fatto che fosse venerdì ea volte solo perché. Chiunque avesse voglia di unirsi avrebbe pubblicato una gif animata danzante o un reacji. A volte le persone condividevano anche qualcosa di positivo dalla loro settimana. Tutti devono essere sciocchi e felici per qualche minuto. E sì, venerdì.

Quando le persone lavorano in remoto, possono sentirsi isolate e lontane dall'umore dei loro colleghi. Prendersi un momento per celebrare un successo, non importa quanto piccolo, unisce tutti attorno a un'esperienza positiva.