Come combattere l'affaticamento delle riunioni [+ Meeting Detox Playbook]

Mentre continuiamo a navigare nel mondo del lavoro a distanza, è diventato chiaro che una delle maggiori sfide che le aziende e i dipendenti devono affrontare è "affrontare la fatica". Il numero di riunioni virtuali che le persone dovrebbero partecipare quotidianamente sta lasciando i dipendenti sopraffatti e esausti.

Questo è, in una certa misura, il risultato del drammatico cambiamento nel modo in cui lavoriamo in seguito alla pandemia, un cambiamento avvenuto praticamente dall'oggi al domani. Il lavoro a distanza è aumentato notevolmente negli ultimi anni, e con esso anche il numero di riunioni virtuali.

Anche se questo non vuol dire che le persone non passassero molto tempo alle riunioni prima di COVID, il mezzo in cui si svolgono molti di questi incontri è cambiato. Piuttosto che correre da una sala conferenze all'altra, le persone si stanno arrampicando per trovare i collegamenti Zoom giusti.

L'apparente necessità che più persone si uniscano e collaborino, discutano l'avanzamento dei progetti e superino gli ostacoli rimane la stessa. In effetti, il numero di riunioni che le persone hanno partecipato ogni giorno è aumentato man mano che i luoghi di lavoro sono diventati completamente remoti durante il picco della pandemia, una tendenza che probabilmente continuerà con l'aumento del lavoro da remoto.

Secondo il "Future Workforce Pulse Report" di Upwork, 36,2 milioni di americani lavoreranno da remoto entro il 2025, un aumento del 90% rispetto ai livelli pre-pandemia e del 22% dell'intera forza lavoro americana.

Ciò crea un nuovo problema che le organizzazioni devono affrontare poiché troppe riunioni possono portare a esaurimento, riduzione della produttività e diminuzione della salute e del benessere tra i dipendenti. Ecco perché è importante capire cos'è incontrare la fatica, perché è dannosa e, soprattutto, come combatterla.

In questo articolo, ti forniremo una guida dettagliata per sostituire le riunioni e aiutarti a combattere l'affaticamento delle riunioni in modo da poter essere più produttivo e concentrato sul lavoro.

Cos'è incontrare la fatica?

Quindi cos'è la fatica della riunione virtuale '?...

Quando il lavoro a distanza è diventato più comune, molte persone lo hanno visto come una grande opportunità per svolgere il proprio lavoro con maggiore flessibilità e trovare un migliore equilibrio tra vita personale e lavoro. Tuttavia, con la crescente popolarità del lavoro a distanza, ha portato con sé una nuova serie di sfide, tra cui l'affaticamento delle riunioni virtuali.

Con le riunioni virtuali che sono diventate il principale mezzo di comunicazione, molte persone hanno iniziato a sperimentare un aumento del numero di riunioni a cui avrebbero dovuto partecipare ogni giorno. Poi, il COVID-19 ha colpito e il lavoro a distanza è diventato la nuova normalità.

Questo cambiamento improvviso ha intensificato il problema dell'incontro con la fatica, poiché le persone si sono trovate ad affrontare una serie completamente nuova di sfide, come un maggiore isolamento, distrazioni a casa e confini sfocati tra lavoro e tempo personale. Di conseguenza, molte persone hanno iniziato a sentirsi sopraffatte ed esaurite dal flusso costante di riunioni virtuali.

Cos'è veramente la fatica di incontrare

La stanchezza da incontro, così come la "fatica da Zoom" o la "fatica virtuale", è la sensazione di stanchezza e esaurimento che deriva dal partecipare a riunioni di persona e virtuali per lunghi periodi di tempo. È il risultato della costante tensione mentale ed emotiva che deriva dall'essere "on" per ore e ore, che può essere esacerbata dal costo fisico di fissare costantemente uno schermo.

Pensaci: quando partecipi a una riunione virtuale, devi mantenere la concentrazione, prestare attenzione a ciò che viene detto e partecipare attivamente alla conversazione. Questo può essere particolarmente impegnativo se non sei nella stessa stanza degli altri partecipanti, poiché può essere più difficile leggere il linguaggio del corpo e valutare i segnali sociali.

Inoltre, la mancanza di movimento fisico durante un incontro virtuale può rendere facile sentirsi stagnanti e irrequieti, il che può contribuire ulteriormente alla sensazione di affaticamento. Tutti questi fattori possono avere un impatto significativo sulla tua salute mentale, emotiva e fisica, che naturalmente influisce sulla produttività e sull'efficacia sul posto di lavoro, anche se quello è il tavolo della tua cucina!

Con tutto questo in mente, è importante riconoscere i segnali per sapere come combattere la fatica delle riunioni virtuali.

Come si riconosce incontrare la fatica?

Riconoscere i principali sintomi di affaticamento di Zoom, sia in te stesso che negli altri, è il primo passo per agire prima che influenzi il benessere e la produttività di te o dei tuoi colleghi.

Ecco alcuni sintomi comuni di incontrare la fatica che le persone possono sperimentare:

1. Esaurimento : sentirsi stanchi e svuotati dopo aver partecipato a riunioni virtuali, anche se non sono particolarmente lunghe o intense, può essere un segno di stanchezza da incontro. Questo può anche includere sentirsi mentalmente ed emotivamente svuotati, oltre che fisicamente affaticati.
   
2. Dimenticanza e problemi di concentrazione : se trovi difficile concentrarti durante le riunioni virtuali, potresti provare affaticamento durante le riunioni. Ciò può manifestarsi come mancanza di interesse per l'argomento in discussione o difficoltà a rimanere coinvolti durante la riunione.
   
3. Difficoltà a mantenere le relazioni e ad essere presenti : se sei stato al telefono e alle riunioni tutto il giorno, puoi essere perdonato per aver voluto un po' di tempo per te stesso. Tuttavia, se ti senti spesso distante da amici e familiari, potrebbe essere un segno di stanchezza.
   
4. Irritabilità o irrequietezza : incontrare la stanchezza può anche farti sentire irrequieto e irritabile. Durante le riunioni virtuali, potresti trovarti irrequieto o lottare per rimanere fermo e, al di fuori delle riunioni, potresti trovarti facilmente irritato dai tuoi colleghi.
   
5. Un calo della produttività : se noti un calo della tua produttività o della qualità del tuo lavoro dopo aver partecipato a riunioni virtuali, potrebbe essere un segno di affaticamento di Zoom. Questo può accadere se ti senti sopraffatto o esausto per aver partecipato a troppe riunioni o se le riunioni stesse non sono coinvolgenti o produttive.
   
6. Sintomi fisici : con quello che è uno dei sintomi più gravi, incontrare la stanchezza può persino portarti a soffrire di dolori e dolori fisici reali come dolori muscolari, tensione e insonnia.

Se riscontri uno di questi sintomi, potrebbe essere il momento di fare una pausa e rivalutare il tuo approccio alle riunioni virtuali. Riconoscendo precocemente i segnali di stanchezza, puoi adottare misure per evitare che abbia un impatto sul tuo lavoro e sul tuo benessere generale e su quello dei tuoi dipendenti.

Perché programmiamo così tanti incontri?

Nonostante un crescente consenso sul fatto che le riunioni uccidano la produttività, c'è ancora la convinzione di fondo che le riunioni siano il modo migliore per comunicare e collaborare con i colleghi.

Ecco i fatti: le riunioni offrono l'opportunità di discutere questioni complesse, condividere idee e ricevere feedback in tempo reale, cosa che può essere difficile da ottenere tramite e-mail. Tali interazioni sono fondamentali per supportare la collaborazione e la creatività tra i team.

Quindi, mentre non c'è dubbio che abbiamo bisogno di riunioni, perché le riunioni migliori sono in realtà piuttosto grandiose, la domanda è: ne abbiamo bisogno così tante? E, cosa più importante, cosa garantisce effettivamente un incontro?

Riteniamo che alcune aziende debbano cambiare la loro comprensione di quando le riunioni devono e non devono aver luogo.

Ad esempio, se una discussione richiede il contributo di più persone, come una sessione di brainstorming, allora una riunione è sicuramente il modo migliore per ottenere risultati. Tuttavia, se una riunione sarà semplicemente un trasferimento unidirezionale di informazioni (piuttosto che uno sforzo collaborativo), spesso puoi ottenere lo stesso risultato, in meno tempo, con un video ben fatto.

Rivalutando quando una riunione è e non è necessaria, le aziende potrebbero letteralmente risparmiare miliardi di dollari ogni anno. Sì, miliardi!

Uno studio sul sovraccarico di riunioni condotto da Atlassian ha rilevato che il 45% dei dipendenti si sente sopraffatto dal numero di riunioni in programma e il 47% afferma che le riunioni non necessarie sono la perdita di tempo numero uno sul posto di lavoro. È anche importante ricordare che una riunione di un'ora con 10 persone non costa solo un'ora, ma 10 ore di tempo in azienda.

Il rapporto di Atlassian ha rilevato che il dipendente medio spreca 31 ore in riunioni improduttive ogni mese. Ora moltiplicalo per il numero di dipendenti della tua attività (e cerca di non urlare).

Non ci vuole molto perché tutto questo tempo si sommi, poiché Atlassian stima che le aziende statunitensi sprechino 37 miliardi di dollari ogni anno in riunioni non necessarie. È giunto il momento che le aziende trovino un modo migliore e più produttivo per il personale di utilizzare il tempo dell'azienda.

Quindi, perché stiamo ancora programmando così tanti incontri? A dire il vero, non ne siamo sicuri. In questi giorni, ci sono modi molto più efficienti di comunicare e daremo un'occhiata ad alcuni esempi tra un momento.

Perché è dannoso per l'individuo e l'organizzazione?

Sebbene le riunioni stiano già costando una fortuna alle aziende, il contesto delle riunioni virtuali può aggiungere ulteriori livelli di complessità sia per gli individui che per le organizzazioni.

Per loro stessa natura, le riunioni virtuali sono innaturali. Questa non è necessariamente una cosa negativa e diremmo che è molto meglio avere un incontro virtuale con persone in tutto il mondo piuttosto che volare in giro per il mondo per un incontro. Ma la tecnologia è relativamente nuova e noi, come esseri umani, ci stiamo ancora adattando.

Sebbene sappiamo già che fissare lo schermo di un computer per troppo tempo non fa bene, quando si tratta di tenere riunioni online, ci sono fattori simili che possono contribuire a soddisfare il burnout.

Questo va oltre gli aspetti tecnici e gli effetti di cose come la luce blu, poiché c'è anche una differenza significativa nel modo in cui interagiamo con le persone online e il costo mentale di farlo.

Diamo quindi un'occhiata ad alcuni dei fattori esclusivi delle riunioni virtuali che possono contribuire alla stanchezza delle riunioni.

Una quantità eccessiva di contatto visivo ravvicinato è molto intensa

In una normale riunione, è probabile che tu sposti la tua attenzione tra le persone che parlano, le persone che ascoltano, i tuoi appunti e ciò che ti circonda. Tuttavia, durante una chiamata Zoom, stai guardando tutti, ovunque, tutti in una volta - ed è intenso!

Questa intensità è accresciuta dalle dimensioni insolitamente grandi dei volti delle persone e dei loro occhi sullo schermo, che li fa sembrare fisicamente più vicini di quanto non siano in realtà. Non capita spesso di avvicinarsi così tanto ai volti delle persone, e quando lo facciamo di solito è il risultato di un momento intimo o di un confronto, che sono entrambe situazioni emotivamente intense.

I nostri cervelli sono cablati per saperlo istintivamente, quindi tutto quel contatto visivo ravvicinato durante una riunione virtuale è molto più intenso di quanto spesso ci rendiamo conto.

Vederti durante le chat video costantemente in tempo reale è faticoso

Devi ammettere che quando non guardi tutti gli altri in una riunione virtuale, probabilmente stai guardando te stesso. Va bene, lo facciamo tutti, ma vedere il tuo riflesso digitale più volte al giorno è emotivamente faticoso.

Gli studi suggeriscono che sei più critico con te stesso quando riesci a vederti. Ha senso, ma guardare costantemente il tuo selfie in tempo reale non fa che aumentare la fatica delle riunioni virtuali.

Le chat video riducono drasticamente la nostra solita mobilità

Con le riunioni di persona, ti ritroverai spesso a spostarti da una sala conferenze all'altra, ma stai comunque muovendo il tuo corpo. Con le riunioni virtuali, è molto meno probabile che ti alzi e cammini se tutto ciò che devi fare è fare clic su un collegamento.

Mentre ci sono già molte ricerche che suggeriscono che stare seduti per periodi di tempo prolungati fa male alla salute, c'è una crescente ricerca che suggerisce che le prestazioni cognitive migliorano quando ti muovi. D'altra parte, le riunioni virtuali probabilmente ti terranno seduto nella stessa posizione per molto tempo, il che potrebbe farti sentire irrequieto.

Il carico cognitivo è molto più alto nelle chat video

Quando parli con qualcuno di persona, è coinvolto molto linguaggio del corpo e ogni piccolo gesto o espressione che qualcuno fa durante una conversazione è cruciale per il modo in cui noi, come esseri umani, comunichiamo naturalmente.

Il linguaggio del corpo ci aiuta a capirci l'un l'altro assicurandoci di essere capiti. Tuttavia, questi piccoli segnali e sfumature non verbali sono molto più difficili da rilevare durante una videochiamata, il che spesso ci porta a prestare più attenzione di quanto siamo abituati in una conversazione.

Anche sapere questo su noi stessi funziona per aumentare la fatica che proviamo, mentre inconsciamente ci sforziamo di rendere il nostro linguaggio del corpo più chiaro alle persone con cui stiamo virtualmente parlando.

Dover lavorare di più per inviare e ricevere i segnali non verbali su cui facciamo affidamento non fa che aumentare il carico cognitivo di avere una riunione virtuale ed è una pressione unica che non si applica alle conversazioni di persona.

Guida dettagliata per sostituire le riunioni [Meeting Detox Playbook]

Ora, con una quantità quasi schiacciante di prove che mostrano gli impatti negativi di avere troppe riunioni e il costo dell'affaticamento delle riunioni, diamo un'occhiata ad alcuni dei modi in cui possiamo ridurre le riunioni e alleviare i sintomi del burnout delle riunioni.

In questa sezione, forniremo una guida passo passo su come strumenti come Snagit possono aiutarti a raggiungere gli stessi obiettivi delle riunioni che bloccano il tuo programma, una sorta di Meeting Detox Playbook, se vuoi.

Passaggio 1: identifica gli scopi/obiettivi della tua riunione e se puoi sostituirli o migliorarli

Una delle aree chiave su cui tutti possono lavorare per ridurre il numero di riunioni a cui sono tenuti a partecipare è capire quando una riunione è effettivamente necessaria, perché la maggior parte delle volte, e sappiamo che sarete d'accordo, sono non.

La prima e più importante domanda da porsi prima di chiamare il proprio team nella sala riunioni o di inviare un invito al calendario virtuale è: a cosa serve la riunione e hai bisogno del contributo delle persone? In caso contrario, probabilmente puoi andare avanti e condividere i tuoi progressi via e-mail.

D'altra parte, se hai bisogno di discutere un progetto prima di passare alla fase successiva, è importante valutare se disponi di informazioni sufficienti che consentiranno a te e ai tuoi colleghi di prendere una decisione. Devi anche anticipare se ci saranno molte domande o discussioni sul problema, altrimenti forse la conversazione può avvenire tramite e-mail.

Ci sono alcune altre considerazioni da tenere in considerazione quando si tratta di sapere se programmare o meno una riunione. Per semplificare il processo, abbiamo creato un semplice diagramma di flusso per aiutarti.

Quando una riunione non è necessaria, Snagit è ottimo per facilitare comunicazioni interne rapide, facili ed efficaci. Ad esempio, il feedback individuale sul progetto può essere semplificato con uno screencast realizzato con Snagit. Allo stesso modo, le sessioni di formazione informale possono essere rapidamente trasformate in video formativi.

Ancora meglio, fornendo video piuttosto che programmare una riunione, dai alle persone l'opportunità di agire o imparare qualcosa nel momento e nel ritmo che meglio si adatta a loro, il che può davvero aiutare a migliorare l'apprendimento a distanza.

Con Snagit puoi anche arricchire proposte, presentazioni e brainstorming con l'ausilio di ausili visivi e video. La comunicazione visiva è assolutamente fondamentale quando si trasmettono idee e informazioni tra le persone in quanto aiuta a fornire un contesto aggiuntivo e rende i concetti più facili da digerire.

In effetti, TechSmith ha scoperto che le aziende che includono elementi visivi come parte delle loro comunicazioni interne possono persino risparmiare denaro!

Passaggio 2: registra il tuo video! (in Snagit, ovviamente!)

Con Snagit, non devi essere Martin Scorsese per fare un video. Che si tratti di un video educativo o semplicemente di una registrazione desktop, Snagit è uno strumento semplice e intuitivo che rende facile per chiunque registrare e condividere fantastici contenuti video.

In effetti, il tipo di video per cui Snagit è perfetto di solito può essere piuttosto informale e realizzato in una sola ripresa. Detto questo, ci sono un paio di suggerimenti che vale la pena tenere a mente la prossima volta che realizzi un video con Snagit:

• Mantieni i video brevi e piacevoli . Prima di registrare, scrivi un paio di elenchi puntati su ciò che vuoi coprire in modo da non dimenticare nulla.
  
• Includi la tua webcam . La funzione picture-in-picture di Snagit ti consente di registrare il tuo schermo e la tua webcam contemporaneamente, il che aiuterà il tuo pubblico a cogliere i segnali non verbali molto importanti (come le espressioni facciali) di cui abbiamo discusso in precedenza.
  
• Sii chiaro . La funzione di disegno dello schermo in Snagit ti consente di evidenziare informazioni importanti sullo schermo per aiutare a dirigere lo sguardo e l'attenzione dello spettatore.

Con questi tre semplici suggerimenti, non solo sarai in grado di far capire rapidamente e semplicemente il tuo punto di vista a un numero di persone, ma queste persone possono fare riferimento ai tuoi video se hanno bisogno di un promemoria.

Passaggio 3: condividi il tuo video ovunque si svolga la conversazione.

Oltre a poter registrare facilmente un video, è importante disporre di strumenti che rendano altrettanto facile la condivisione con il tuo team. Fortunatamente, Snagit offre una gamma di opzioni di condivisione che semplificano l'invio dei tuoi contenuti tramite diverse piattaforme, tra cui Slack e Outlook.

Inoltre, il pulsante Condividi collegamento di Snagit invia i tuoi contenuti a Screencast, consentendo agli spettatori di commentare e reagire. Questa flessibilità nelle opzioni di condivisione offre un'esperienza più efficiente e semplificata sia per te che per il tuo pubblico.

Oltre ad avere gli strumenti per semplificare la condivisione, ci sono alcune best practice che possono ottimizzare l'esperienza di visualizzazione e apprendimento per il tuo pubblico. Ad esempio, vale sempre la pena fornire la durata di un video durante la condivisione, in modo che lo spettatore possa gestire meglio il proprio tempo e allocare la quantità necessaria per interagire efficacemente con i tuoi contenuti.

Inoltre, stabilire aspettative chiare su come e quando ti aspetti una risposta al tuo video può aiutare a garantire che la comunicazione rimanga produttiva e mirata.

Suggerimenti per organizzare riunioni efficienti

Non importa quanto tu riesca a ridurre le riunioni nel tuo programma, saranno comunque una parte necessaria del lavoro, perché come abbiamo detto prima, le riunioni possono essere fantastiche quando vengono svolte correttamente. Ma proprio lì sta la chiave: fare riunioni correttamente.

Quindi, se sei sicuro al 100% che la pianificazione di una riunione sia il modo migliore per andare avanti con un progetto o un'attività, assicurati di tenere a mente questi suggerimenti per la riunione:

Evita il multitasking

Per quanto allettante possa essere inviare o rispondere a un'e-mail durante una riunione virtuale, ciò che dovresti davvero fare è concentrarti sull'attività da svolgere. Comprendiamo il desiderio di voler fare il più possibile nel minor tempo possibile, ma la ricerca mostra che il multitasking e il passaggio da un'attività all'altra possono effettivamente costare fino al 40% del tempo produttivo.

La prossima volta che parteciperai a una riunione virtuale, chiudi tutte le schede che potrebbero distrarti e prova a disattivare le notifiche via email e chat. E se vedi un'e-mail, ricorda che probabilmente può attendere 10-15 minuti.

Mantieni le riunioni brevi

Cerca di mantenere la durata di una riunione il più breve possibile e sii chiaro (e rigoroso) nell'impostazione e nel rispetto di un ordine del giorno. Più a lungo va avanti un incontro, più le persone saranno annoiate e meno coinvolte nella discussione, il che alla fine porta alla fatica dell'incontro.

Le riunioni di solito si esauriscono quando sorgono nuove domande e le conversazioni vanno fuori tema. È qui che può essere utile "The Parking Lot Technique", che essenzialmente impone che qualsiasi nuovo argomento o questione sollevata in una riunione (che non era all'ordine del giorno) venga messa nel "parcheggio" per essere discussa in un altro momento. È incredibilmente semplice, ma farà molto per tenere traccia delle riunioni.

Ridurre gli stimoli sullo schermo

Abbiamo già parlato di come ci sia molto da fare nelle riunioni virtuali. Con più volti (incluso il tuo) e sfondi da guardare, è facile che il tuo cervello venga sovrastimolato, il che aumenta l'affaticamento delle riunioni virtuali.

Fortunatamente, prevenirlo è anche abbastanza facile poiché tu (e i tuoi colleghi) potete semplicemente ridurre ciò che è sullo schermo. Uno dei modi più semplici per farlo è provare a nascondere la tua videocamera dallo schermo, il che ti aiuterà davvero a ridurre gli effetti dell'affaticamento delle riunioni virtuali.

Potresti anche suggerire a tutti di spegnere la webcam quando non parlano, in quanto ciò contribuirà a mantenere concentrati tutti i partecipanti.

Incoraggia i partecipanti a utilizzare uno sfondo semplice

Per fare un ulteriore passo avanti nella riduzione degli stimoli, prova a fare in modo che tutti i partecipanti alla riunione offuschino i loro sfondi. È un piccolo e semplice passo che può avere un grande impatto sulla lotta alla fatica.

Garantirà inoltre che nessuno sia tentato di provare a capire i titoli sulla libreria di tutti gli altri! Questi minuscoli dettagli si sommano quando il tuo cervello cerca di elaborare ogni dettaglio visivo nella sala riunioni: è sia fonte di distrazione che intensa!

Passa alle telefonate o alla posta elettronica

Se ti senti un po' rimpicciolito, c'è una buona probabilità che lo siano anche le persone con cui ti incontrerai, soprattutto se è pomeriggio inoltrato, verso la fine della settimana.

Con questo in mente, non c'è assolutamente niente di sbagliato nel suggerire una telefonata, soprattutto se incontri solo un'altra persona. Inviando un'e-mail cortese e amichevole prima della riunione chiedendo invece di fare una telefonata, potresti ridurre l'affaticamento della riunione per entrambi.

Probabilmente saranno altrettanto sollevati nel ricevere la tua e-mail quanto lo sarai tu quando risponderanno: "Sì, certo!"

Domande frequenti sull'affaticamento delle riunioni