Come creare una stampa unione con Gmail e Fogli Google

Mail Merge per Gmail ti consente di inviare messaggi di posta elettronica personalizzati a più contatti in una volta sola. I singoli messaggi hanno quasi lo stesso contenuto, ma alcune parti del messaggio possono essere personalizzate. Ad esempio, puoi salutare ciascun destinatario per nome, puoi includere il suo indirizzo postale nel corpo del messaggio, personalizzare la riga dell'oggetto, allegare file diversi mentre le altre parti del corpo dell'e-mail rimangono le stesse.

La stampa unione in Gmail è per tutti. Se stai organizzando una festa a casa tua, puoi inviare inviti e-mail personalizzati a tutti i tuoi amici con l'aiuto della stampa unione. Un imprenditore può utilizzare la stampa unione per informare i clienti su offerte e offerte imminenti. I team di vendita e marketing utilizzano Mail Merge per le campagne a goccia. Gli insegnanti possono inviare singoli compiti e rapporti agli studenti tramite la stampa unione.

Stampa unione in Gmail

Ecco come puoi eseguire la stampa unione con Gmail:

1. Installa il componente aggiuntivo Mail Merge per Gmail. Si prega di guardare il tutorial di stampa unione per le istruzioni.
2. Questo creerà un nuovo foglio di lavoro Google. Vai al menu Componenti aggiuntivi nel foglio, seleziona Stampa unione con allegati e quindi seleziona il menu Crea modello unione .
3. Apri Contatti Google e crea un nuovo Gruppo con tutti i contatti a cui desideri inviare un'e-mail personalizzata. In alternativa, puoi inserire i nomi e gli indirizzi e-mail dei destinatari direttamente nel foglio Google Mail Merge.
4. Nel menu Stampa unione, scegli Importa contatti Google e seleziona il gruppo Contatti Google che hai creato nel passaggio 3. Ora importerà automaticamente tutti i contatti Gmail associati nel foglio di calcolo.
5. Vai su Gmail e crea una nuova bozza di messaggi di posta elettronica che diventerà il modello per la stampa unione. In alternativa, puoi comporre un modello di email in formato RTF utilizzando lo strumento HTML Mail e quindi copiare e incollare il codice HTML generato nel campo del corpo del messaggio del Foglio Google.
6. Se desideri aggiungere un allegato di file ai tuoi messaggi di posta elettronica, ad esempio un file PDF o un documento Word, carica semplicemente il file su Google Drive e quindi seleziona Inserisci allegati file per inserire quel collegamento del file nel foglio Stampa unione. Mail Merge inserirà automaticamente il file effettivo nell'e-mail.
7. Vai di nuovo al menu Stampa unione e scegli "Configura stampa unione" - la colonna di stato cambierà in "POSTA INVIATA" per tutti i messaggi e-mail che sono stati consegnati correttamente.

È sempre una buona idea testare la tua campagna e-mail prima di inviare un'esplosione a più persone. Nella schermata Configura stampa unione, fai clic sul pulsante "Invia un'e-mail di prova" e invierà un'e-mail di esempio allo sviluppatore con i {{Campi variabili}} sostituiti con valori fittizi. Se tutti i campi sono stati sostituiti nell'e-mail di prova, la stampa unione è pronta.

Domande frequenti sulla stampa unione di Gmail

Ecco alcune risposte alle domande frequenti su Mail Merge per Gmail e Google Apps:

1. Quanti messaggi di posta elettronica posso inviare al giorno? L'edizione gratuita di Mail merge ti consente di inviare 25 e-mail al giorno, ma il limite di invio per l'unione Premium è diverso. Gli utenti di Gmail possono inviare email a 400 destinatari al giorno mentre il limite giornaliero per gli account GSuite (Google Workspace) è di 1500 destinatari al giorno.

2. Sono un utente di Google Apps, ma il mio limite giornaliero per l'edizione premium è di soli 400 al giorno? Google aumenterà il tuo limite a 1500 se il tuo account aziendale GSuite ha più di qualche mese o se il tuo dominio Google Apps ha più di 5 utenti dopo il primo ciclo di fatturazione.

3. Come faccio a passare a Premium? Qual è il costo di una licenza? Fare clic qui per acquistare la licenza premium per Mail Merge. Una licenza per utente singolo costa $ 3,25 al mese per utente, con fatturazione annuale.

4. Ho inviato solo 10 e-mail, ma la mia quota giornaliera di e-mail è stata ridotta di 20. Perché? È probabile che tu abbia aggiunto un indirizzo email nel campo CC o BCC. Ricorda che il limite giornaliero di e-mail è in termini di numero di destinatari, quindi se invii un'e-mail che è anche in cc a qualcuno, la tua quota diminuirà di 2.

5. Qual è la tua politica sulla privacy? Perché Mail Merge richiede l'accesso a Gmail, Contatti Google, ecc. Mail Merge ha bisogno dell'accesso a Gmail perché invia e-mail dal tuo account Gmail. Ha bisogno dell'accesso a Google Drive per recuperare i file allegati mentre richiede l'accesso a Contatti Google per importarli nel Foglio Google. Leggi i requisiti di autorizzazione in dettaglio.

6. Come faccio a tenere traccia delle aperture di posta elettronica con Mail Merge? Il monitoraggio e-mail è una funzionalità premium. Durante la configurazione di Mail Merge, seleziona "Sì" per l'opzione "Traccia e-mail aperte" e le e-mail in uscita includeranno una GIF di tracciamento 1x1. Per visualizzare i rapporti di lettura e-mail, vai al menu Stampa unione e scegli Mostra rapporti di apertura e-mail. È possibile visualizzare la data e l'ora di apertura di un'e-mail, l'indirizzo IP e lo User Agent del client. Nella maggior parte dei casi, questo sarà uguale a un indirizzo IP di Google perché Google ora memorizza nella cache le immagini sui propri server.

7. Come faccio a includere indirizzi CC o BCC diversi per ciascun destinatario? Aggiungi due colonne extra nel modello di stampa unione e imposta i nomi delle colonne rispettivamente come CC e BCC. Ora inserisci gli indirizzi e-mail in queste colonne per riga e il messaggio unito verrà inserito in cc e in bcc ai rispettivi indirizzi. Puoi inserire più email separate da virgole.

8. Ho inviato un'unione ma la variabile {{First Name}} non è stata sostituita correttamente nell'e-mail in uscita. Come mai? È probabile che tu abbia applicato più stili di formattazione alla variabile all'interno della bozza di Gmail. Una soluzione semplice sarebbe aprire la bozza di Gmail, eliminare la variabile e digitarla di nuovo (vedi aiuto). Ciò eliminerebbe qualsiasi formattazione incoerente. Ora passa al modello Stampa unione e configura utilizzando il modello di bozza di Gmail modificato di recente.

9. Perché l'opzione per creare bozze di Gmail è disabilitata nella mia stampa unione? L'opzione Bozze è disponibile solo quando si esegue la stampa unione in testo normale o HTML. Non è disponibile se stai utilizzando una bozza di Gmail già pronta come modello di unione.

10. Come inserisco immagini uniche in tutti i miei messaggi di posta elettronica in uscita? Puoi creare una nuova colonna nel foglio di stampa unione chiamata Immagini. Ora carica l'immagine su un sito di hosting di immagini, ottieni l'URL dell'immagine e aggiungilo al foglio come mostrato di seguito:

 <img src="image_url"/>

Nella bozza di Gmail, aggiungi {{Images}} ovunque e verrà sostituita con l'immagine reale.

11. Come inserisco collegamenti ipertestuali univoci nei miei messaggi di posta elettronica? Crea una nuova colonna nel modello di stampa unione chiamata Collegamenti (puoi dare qualsiasi nome). Ora aggiungi i collegamenti nel foglio Google come mostrato di seguito:

 <a href="http://ctrlq.org">Visit our website</a>

Nella bozza di Gmail, aggiungi {{Links}} e verranno sostituiti con il collegamento ipertestuale effettivo. Puoi anche utilizzare mailto per il collegamento a indirizzi e-mail.

12. Sto programmando un'e-mail ma la sto inviando immediatamente. Come mai? Le e-mail programmate vengono inviate +/- 30 minuti rispetto all'orario programmato. Quindi, se hai programmato che un'e-mail venga inviata alle 14:15, può arrivare in qualsiasi momento tra le 14:00 e le 14:30. Le email sono programmate nel fuso orario del foglio di lavoro di Google.

13. Devo tenere aperto il computer affinché le e-mail programmate vengano inviate a un'ora specifica? No, il componente aggiuntivo di Google viene eseguito in background sui server di Google e puoi chiudere il foglio Google dopo la configurazione.

14. Ho esaurito la mia quota giornaliera di posta elettronica? Come faccio a inviare e-mail automaticamente quando la quota viene reimpostata da Google? È possibile aggiungere una data di pianificazione compresa tra 3 e 4 ed eseguire la stampa unione. I messaggi verranno programmati e verranno recapitati automaticamente al ripristino della quota.

15. Sto eseguendo Mail Merge ma semplicemente non sta inviando le e-mail. Come mai? Hai esaurito la quota di posta elettronica o perché la colonna Stato unione posta nel foglio di lavoro è impostata su "POSTA INVIATA". Questo controllo è in atto per impedirti di inviare accidentalmente più e-mail allo stesso indirizzo se dovessi eseguire l'unione più volte.

16. Devo inviare un'e-mail a 10.000 contatti e-mail. La stampa unione può gestire questo? Si consiglia di utilizzare un servizio di invio e-mail dedicato come MailChimp per l'invio di e-mail in blocco. Puoi utilizzare Gmail Address Extractor per estrarre tutte le email dalla tua casella di posta Gmail.

17. Uso Salesforce come CRM. Esiste un modo per registrare tutte le e-mail in Salesforce.com Salesforce fornisce un indirizzo e-mail univoco. Quando configuri la stampa unione, inserisci quell'indirizzo e-mail nel campo BCC della schermata Configura ed esegui la stampa unione. Tutte le email verranno ora contrassegnate su Salesforce per il monitoraggio.

18. Posso annullare l'esecuzione di Mail Merge? Come ricordo le mie email? Mail Merge utilizza Gmail e quindi, a differenza di Microsoft Outlook, non è possibile richiamare le email inviate. Puoi, tuttavia, annullare un processo di stampa unione premendo il pulsante STOP. Se desideri rimuovere le e-mail programmate dalla coda, vai al menu Stampa unione e scegli Annulla programma e-mail. In alternativa, puoi rimuovere le righe corrispondenti dal foglio Stampa unione.

Supporto per la stampa unione

19. Come faccio a segnalare problemi con la stampa unione? Apri il foglio Google per la stampa unione, vai su Componenti aggiuntivi > Stampa unione con allegati > Istruzioni e supporto > Invia log di debug. Invierà una copia del foglio e della configurazione della stampa unione allo sviluppatore di Google Script.

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