Come creare aiuti al lavoro che facciano salire alle stelle le prestazioni della tua squadra

Stai cercando di aiutare i dipendenti a completare le attività in modo migliore e più efficiente? Gli aiuti al lavoro sono ottimi strumenti per il lavoro che forniscono ai dipendenti le informazioni giuste al momento giusto. Se ben scritti, fanno risparmiare tempo, aumentano la precisione e migliorano le prestazioni lavorative.

Continua a leggere per imparare a creare e migliorare ausili di lavoro efficaci, anche se non ne hai mai fatto uno prima.

Cosa sono esattamente gli aiuti al lavoro?

Gli aiuti al lavoro sono istruzioni semplici e chiare su come fare qualcosa al lavoro. Possono includere cheat sheet, memory jogger, one-pager, strumenti di supporto alle prestazioni, elenchi di direzioni e molto altro. In sostanza, qualsiasi cosa progettata per ridurre gli errori evitabili sul lavoro può essere considerata un aiuto al lavoro.

Gli aiuti al lavoro hanno molti nomi e sono usati in tutti i tipi di industrie come potenziatori delle prestazioni. Sono abbastanza utili che se le aziende non li forniscono automaticamente, i dipendenti tendono a creare sussidi di lavoro da soli.

Hai mai visto schede di istruzioni 3 x 5 scritte a mano attaccate al muro accanto a una stampante? Che ne dici di foglietti adesivi che punteggiano il perimetro dello schermo di un computer? Questi sono entrambi i tipi di aiuti al lavoro informali che i dipendenti hanno realizzato da soli.

Indipendentemente dal fatto che siano pagati a ore oa progetto, o siano stipendiati, le persone vogliono sapere il modo migliore per fare le cose in modo rapido ed efficiente. Nessuno vuole perdere tempo a cercare istruzioni.

Di solito, gli aiuti al lavoro sono documenti stampati di una pagina o meno. Li troverai vicino a tutti i tipi di aree di lavoro, dalle catene di montaggio agli istituti finanziari. Possono essere appesi a una parete oa un cubicolo. Possono essere una carta laminata vicino alla reception o un poster vicino al magazzino. Occasionalmente, gli aiuti al lavoro sono digitali: un'immagine o un file PDF su un computer, un'app per smartphone o un breve video.

“Ma abbiamo già file di aiuto online. Perché ho bisogno di un aiuto per il lavoro separato?", potresti chiedere. I dipendenti non vogliono scorrere più pagine di testo per trovare ciò di cui hanno bisogno. Ciò è particolarmente vero quando le istruzioni sono apparentemente "sepolte" all'interno del programma che stanno già utilizzando.

Spesso può essere meglio avere istruzioni chiare separate dal programma stesso. Man mano che le attività sul posto di lavoro diventano più digitali, anche gli ausili per il lavoro stampati rimangono modi efficaci ed efficaci per condividere informazioni accurate.

I migliori modi in cui gli aiuti al lavoro migliorano le prestazioni

Ci sono tre modi principali in cui gli aiuti al lavoro aiutano i dipendenti a fare le cose più velocemente (e meglio). Quando hanno bisogno di:

• Ricorda come fare qualcosa
• Risolvere un problema
• Scopri cosa fare quando qualcosa cambia

L'allenamento va così lontano e rimane nella memoria di una persona solo per un breve periodo. Quando la sessione di coaching faccia a faccia di qualche settimana fa sta già diventando stantia e si sente "Come faccio a svolgere di nuovo quel compito?", è allora che gli aiuti al lavoro brillano. Sono disponibili su richiesta con esattamente le informazioni di cui i dipendenti hanno bisogno, ogni volta che ne hanno bisogno.

Sia i datori di lavoro che i dipendenti hanno giorni migliori in cui le risposte sono immediatamente disponibili. Invece di dover dare la caccia a qualcuno per chiedere aiuto, i dipendenti hanno un aiuto per il lavoro che mostra loro i passaggi necessari per completare un processo. Non c'è bisogno di sfogliare i livelli di documentazione per trovare le istruzioni esatte: un aiuto per il lavoro è proprio accanto alla loro workstation in modo che i dipendenti possano completare l'attività correttamente la prima volta.

Gli aiuti al lavoro non solo sono ottimi per aiutare i dipendenti a ricordare ciò che hanno imparato da una formazione (come processi che devono eseguire solo occasionalmente e non devono essere memorizzati), ma sono anche utili quando qualcosa cambia: per la risoluzione dei problemi, ad esempio, o per seguire i passaggi di un flusso di lavoro leggermente diverso delle nuove versioni del software.

Queste efficienze si sommano. Secondo Peregrine Performance Group, le aziende con cui lavorano hanno sostituito un corso di formazione di una settimana con un giorno di formazione più un sussidio di lavoro. Non solo è necessaria una minore formazione, ma la competenza è aumentata del 50%. Quando ti prendi il tempo per scrivere un aiuto di lavoro efficace, puoi aspettarti questi tipi di vantaggi:

• Risparmia tempo svolgendo le attività di lavoro più rapidamente
• Evita di commettere errori, grazie ad avere indicazioni chiare
• Meno stress per i dipendenti
• Riduci le richieste di aiuto avanti e indietro non necessarie
• Migliore controllo dei processi/standard condividendo la stessa conoscenza con tutti in una volta
• Meno formazione e riqualificazione
• Migliore esperienza per dipendenti e clienti

Inoltre, sono veloci: gli assistenti di lavoro possono essere implementati il ​​75% più velocemente rispetto alla formazione tradizionale ea un costo molto inferiore, per un ROI molto migliore.

Come creare un sussidio di lavoro (guida passo passo)

Con i passaggi giusti, puoi creare in modo semplice e conveniente un aiuto per il lavoro che fa salire alle stelle le prestazioni della tua squadra.

1. Raccogliere informazioni sull'attività

Parla con i dipendenti che già fanno questo processo. Come fanno a completarlo? Quali passi fanno e in quale ordine? Assicurati di parlare con una serie di dipendenti, quelli esperti che hanno svolto questo lavoro più e più volte, così come i neofiti. In che modo le loro prospettive differiscono? Prova a fare il lavoro da solo e prendi nota delle informazioni di cui hai bisogno.

2. Scegli una struttura

Gli aiuti al lavoro rientrano naturalmente in una delle tre categorie:

Lista di controllo

Funziona quando ci sono molte cose da fare, ma in nessun ordine particolare. Ad esempio, mantenere la coerenza per le ispezioni delle apparecchiature e le pratiche burocratiche per le nuove assunzioni.

Passo dopo passo

Usalo quando le cose devono essere fatte in un certo ordine. Un diagramma di flusso (come questo diagnostico per gli operatori sanitari) o un albero decisionale se-allora può avere senso per definire il processo in modo logico. Se hai bisogno che i dipendenti registrino le informazioni mentre procedono (ad esempio, se stanno rilevando le temperature in una sala server o contando i prodotti in un magazzino), puoi rendere il sussidio di lavoro compilabile o utilizzare un'app interattiva.

Riferimento

Questo è il migliore quando non ci sono passaggi concreti e non tutte le informazioni sono necessarie contemporaneamente. I dipendenti possono dare un'occhiata a questo quando hanno bisogno di trovare un numero SKU popolare, condividere un numero di telefono con un altro reparto o individuare una struttura di archiviazione su una mappa regionale.

A volte un sussidio di lavoro avrà molte sezioni, ognuna con una struttura diversa. Non farti impantanare dalle varie scelte. Il formato migliore diventerà ovvio una volta che inizi a scrivere. Alla fine, a nessuno importa davvero quale scegli, purché l'aiuto al lavoro aiuti a svolgere il compito più velocemente e meglio.

3. Scegli un formato

Vivrà come una carta laminata stampata 8,5×11 appesa a un muro o come un JPG digitale in rete? Sarà un'app interattiva? Scegli il formato in anticipo per assicurarti che le informazioni si adattino. La maggior parte degli aiuti al lavoro sono di una pagina o meno o sono visibili su una schermata senza scorrere.

Secondo una ricerca di TechSmith e Cebr, due terzi (67%) delle persone comprendono meglio le informazioni quando vengono comunicate con elementi visivi. Invece di un muro di testo, sostituisci il più possibile le parole scritte con le immagini: usa immagini, grafici e qualsiasi altro elemento visivo che si adatti al tuo formato.

Come scrivere un aiuto al lavoro

Quando si tratta di mettere insieme un aiuto per il lavoro, meno contenuti è sicuramente di più. Ci piace usare Snagit per gli aiuti al lavoro perché rende l'acquisizione di schermate e l'aggiunta di annotazioni semplice e veloce. Ecco come creare un aiuto al lavoro utilizzando Snagit:

1. Fai i tuoi screenshot

Apri Snagit e fai clic sul grande pulsante rosso Acquisisci. Da lì, sarai in grado di selezionare l'area sullo schermo che desideri acquisire. L'editor Snagit si aprirà automaticamente e caricherà la tua immagine. Ecco dove inizia davvero il divertimento:

2. Annota

Se l'aiuto al lavoro descrive un'attività fisica, scatta foto e contrassegnale con frecce, ecc., per indicare cosa deve essere fatto. Per le attività digitali, fai screenshot. Snagit non solo ti consente di acquisire e modificare schermate, ma puoi anche aggiungere forme, evidenziare e mostrare passaggi in un processo all'interno dello stesso programma.

Lo strumento Step automatizza la numerazione: fai clic intorno allo screenshot per aggiungere passaggi sequenziali.

Se le indicazioni stradali si estendono su più schermate o foto, combinale in un unico documento e aggiungi del testo intorno o sopra gli elementi visivi.

Per un formato digitale, registra un breve video (ci piace Camtasia) con un sommario cliccabile.

Dai un'occhiata coerente

Scegli una combinazione di colori e uno stile e mantienili per tutto il tuo lavoro. Usa caratteri, dimensioni, colori e marchi aziendali coerenti quando possibile. I migliori editor di immagini hanno modelli e risorse che ti consentono di mantenere un aspetto uniforme.

Rendilo multilingue

Un aiuto al lavoro non funziona quando le persone non possono leggerlo. Assicurati che il tuo sussidio di lavoro sia localizzato in tutte le lingue necessarie per i tuoi dipendenti.

3. Testare e rivedere

Ora che hai creato il tuo aiuto per il lavoro, guarda come si comporta nella vita reale. Trova un collega cortese, prendi qualcosa su cui prendere appunti e guardalo mentre cercano di svolgere il compito usando l'aiuto al lavoro.

Non guidarli, siediti e osserva ciò che fanno naturalmente e se l'aiuto lavorativo aiuta o meno. Prendi appunti, fai domande di follow-up, quindi trova un altro collega e ripeti. Riscrivi l'aiuto al lavoro con ciò che hai imparato.

4. Condividi e registra feedback

Dopo che il tuo aiuto per il lavoro è stato perfezionato, mettilo dove deve essere: su una parete, vicino alle scrivanie delle persone o ovunque abbia senso per il formato scelto. Assicurati che i dipendenti sappiano che l'aiuto al lavoro è lì per loro. Ricorda loro se necessario e incoraggiali a usarlo. Se hai fatto un ottimo lavoro creandolo, i dipendenti saranno più che grati di avere qualcosa che li aiuta a svolgere il proprio lavoro più velocemente e meglio.

Tieni gli occhi aperti per risultati a lungo termine, sia qualitativi che quantitativi. Assicurati di farti queste domande:

• Senti meno domande ripetitive da parte dei dipendenti?
• Le attività vengono completate in modo più accurato?
• E i punteggi di soddisfazione dei clienti?

Usa queste informazioni continue per valutare il successo e ispirare aggiornamenti per la prossima volta.

Bonus: modelli Snagit

Non sei ancora sicuro di come iniziare con gli aiuti al lavoro? Lascia che i modelli Snagit facciano il lavoro per te!

Innanzitutto, fai clic sul pulsante Crea e scegli Immagine dal modello o seleziona le immagini dalla barra delle acquisizioni recenti, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Combina nel modello. Puoi selezionare i modelli che meglio si adattano alle esigenze del tuo aiuto per il lavoro.

Quindi, trascina e rilascia semplicemente le tue immagini e regolale all'interno del modello. È così facile! Per un tutorial completo su come creare un aiuto al lavoro con Snagit, guarda questo fantastico video qui sotto: