Il sovraccarico di informazioni è reale: ecco come gestirlo
Pubblicato: 2024-02-15Ti senti così sopraffatto da e-mail, messaggi e riunioni di lavoro da non sapere da dove cominciare? Potresti soffrire di un sovraccarico di informazioni.
Non sei il solo! Secondo un recente sondaggio di TechSmith sulla comunicazione sul posto di lavoro, la metà dei lavoratori ritiene che la quantità di comunicazione che gestiscono sul lavoro incida sulla loro produttività.
Il flusso costante di comunicazione sul lavoro può causare problemi come affaticamento decisionale, burnout e sensazione di sopraffazione.
In questo blog discuteremo del motivo per cui si verifica il sovraccarico di informazioni, dei suoi effetti e, soprattutto, di come evitarlo.
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Cos’è il sovraccarico di informazioni?
Per prima cosa definiamo il sovraccarico di informazioni. Il termine “sovraccarico di informazioni” si riferisce alla sensazione di essere sopraffatti da una quantità eccessiva di informazioni presentate tutte in una volta. In questo stato, prendere decisioni o stabilire le priorità dei compiti è spesso più difficile perché semplicemente c’è troppo da elaborare in una volta.
Bertram Gross, professore di scienze politiche, ha originariamente coniato il termine. Tuttavia, il concetto di sovraccarico di informazioni è stato reso popolare da Alvin Toffler, scrittore e futurista, nel suo libro “Future Shock”, nel 1970.
Sfortunatamente, il sovraccarico di informazioni oggi è comune nei moderni luoghi di lavoro, dove la tecnologia digitale ha reso più semplice inviare e ricevere messaggi a un ritmo record.
Man mano che le aziende adottano soluzioni più flessibili come il lavoro remoto e ibrido, la dipendenza dai canali di comunicazione digitale non farà altro che aumentare, rendendo più importante che mai trovare modi migliori di gestire le informazioni.
Cause del sovraccarico di informazioni
La tecnologia ha sicuramente avuto un ruolo, ma nel mondo del lavoro moderno si verifica frequentemente un sovraccarico di informazioni per vari motivi.
Incremento degli strumenti di comunicazione digitale
Sebbene strumenti come la posta elettronica, le app di messaggistica istantanea, la gestione dei progetti e le videoconferenze possano semplificare la collaborazione sul lavoro, il loro utilizzo eccessivo può portare a un numero eccessivo di messaggi e notifiche.
Più informazioni riceviamo tramite riunioni, e-mail e discussioni in chat al lavoro, più è probabile che ci sentiamo sopraffatti. Ordinare un mare infinito di messaggi per determinare quali informazioni sono effettivamente essenziali per il tuo lavoro può essere dispendioso in termini di tempo e mentalmente.
Ogni strumento, con il suo flusso di informazioni, richiede la nostra attenzione e contribuisce al sovraccarico di informazioni.
Comunicazione poco chiara
Quando un messaggio è ambiguo o vago, spesso è necessario ripetere le informazioni o aggiungere chiarimenti. Ciò comporta la necessità di inviare lo stesso messaggio di base in formati diversi.
Supponiamo che tu stia lavorando alla riprogettazione di un sito Web e desideri che il designer cambi il colore di un pulsante da giallo ad arancione e invii un'e-mail chiedendo la modifica. Tuttavia, nella pagina è presente più di un pulsante, quindi il tuo designer risponde chiedendo chiarimenti. Poi ci sono domande sulla tonalità di arancione da usare, ecc.
Una semplice richiesta può facilmente trasformarsi in un continuo avanti e indietro quando il messaggio originale non è chiaro. Da un sondaggio TechSmith è emerso che il 74% dei lavoratori è costretto a ripetersi o a chiarire le informazioni sul lavoro e il 67% sperimenta malintesi a causa di una comunicazione poco chiara.
Dati e informazioni non filtrati
Nell’era digitale, le organizzazioni possono accedere a enormi quantità di dati, come dati sulle vendite, feedback dei clienti e parametri di performance.
Setacciare questa grande quantità di dati per trovare informazioni pertinenti e utilizzabili può essere complicato, soprattutto se non si hanno le competenze o gli strumenti adeguati per organizzare le informazioni in modo significativo.
Ciò può rendere difficile comprendere la rilevanza dei dati o come utilizzarli in modo efficace, lasciando i dipendenti sopraffatti o affetti da paralisi informativa.
Conseguenze del sovraccarico di informazioni
Gestire flussi costanti di informazioni può avere notevoli svantaggi. Può far sentire le persone sopraffatte ma anche danneggiare la produttività sul posto di lavoro. Le conseguenze del sovraccarico di informazioni includono quanto segue.
Diminuzione dell'attenzione e della concentrazione
Il cervello umano ha solo una certa larghezza di banda; quando è sovraccarico, è più difficile concentrarsi. Potresti ritrovarti a passare costantemente da un'attività all'altra senza impegnarti completamente in una sola, un fenomeno noto come cambio di contesto.
Il ping costante di notifiche ed e-mail da esaminare rende difficile concentrarsi su attività che richiedono una riflessione profonda, riducendo la qualità e l'efficienza del nostro lavoro.
Interruzioni della comunicazione
Penseresti che una maggiore comunicazione renderebbe i dipendenti più informati, giusto? Quando TechSmith ha intervistato i lavoratori sulle loro abitudini comunicative, ha scoperto che più le persone riferivano di sentirsi sopraffatte dal volume della comunicazione con cui avevano a che fare, più era probabile che si verificassero malintesi e dovessero ripetere le informazioni.
Quando la quantità di informazioni è semplicemente eccessiva per tenere il passo, potremmo sfogliare invece di leggere e trascurare dettagli importanti. Ciò può portare a malintesi e perdita di tempo per chiarire o risolvere problemi derivanti da una scarsa comunicazione.
Fatica decisionale
Quando ci vengono presentate troppe opzioni o informazioni contrastanti, ciò porta alla paralisi informativa. Fondamentalmente, siamo così sopraffatti dalle opzioni che la paura di fare la scelta sbagliata blocca del tutto il processo.
Considera come ci si sente a fare la spesa quando cerchi qualcosa come i cereali ma sei bombardato da troppe opzioni. Potresti dedicare diversi minuti a leggere le etichette. All'improvviso, tutte le scelte si confondono e lasci il corridoio con un cestino vuoto, rinunciando del tutto ai cereali.
Mancanza di equilibrio tra lavoro e vita privata
Sarò sincero con te: ho circa 15 messaggi Slack non letti e questo mi sta stressando. Sentiamo la pressione di leggere, rispondere e gestire tutte le informazioni che ci arrivano durante la giornata lavorativa. La paura di perdere qualcosa di importante è reale.
Questa sensazione di essere “sempre attivi” può consentire al lavoro di insinuarsi nella nostra vita personale, portando a stress ed esaurimento. Sebbene il burnout possa danneggiare la nostra produttività e il nostro impegno sul lavoro, può anche avere ripercussioni sulla nostra salute.
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Strategie per la gestione del sovraccarico informativo
L’unica cosa che potrebbe sembrare più travolgente rispetto alla gestione del sovraccarico di informazioni potrebbe essere prevenirlo. Il punto è questo: ci sono piccoli passi che puoi compiere subito per evitare un sovraccarico di informazioni e migliorare la tua vita sul lavoro.
Stabilisci le priorità
Non tutte le informazioni richiedono attenzione o risposta immediata. Concentrarsi su ciò che è importante può aiutare a ridurre il peso di dover rispondere costantemente a tutto.
Sebbene non esista un approccio valido per tutti, la matrice Eisenhower è un approccio popolare di gestione del tempo. Fondamentalmente, dividi le tue attività in quattro riquadri: le attività che svolgerai per prime, le attività che pianificherai per dopo, le attività che delegherai e le attività che eliminerai.
Puoi adattare questo metodo per aiutarti a prendere decisioni rapide ed efficaci quando gestisci la comunicazione sul lavoro. Mentre controlli la posta elettronica, l'app di messaggistica o altre caselle di posta, organizza i messaggi in quattro categorie:
- Urgenti e importanti: questi messaggi richiedono attenzione immediata e sono fondamentali per i tuoi progetti di lavoro attuali, come decisioni urgenti o questioni urgenti. Rispondere a queste comunicazioni il prima possibile.
- Importante ma non urgente: messaggi importanti ma che non richiedono una risposta immediata, come richieste di feedback o aggiornamenti non urgenti. Pianifica un orario specifico per la risposta, ad esempio un blocco giornaliero o settimanale sul tuo calendario.
- Urgenti ma non importanti: questi messaggi potrebbero sembrare urgenti ma non sono direttamente correlati al tuo lavoro. Spesso si tratta di richieste o domande che qualcuno del tuo team può gestire meglio. Delega questi messaggi alla persona appropriata quando possibile.
- Né urgenti né importanti: questi messaggi non sono né urgenti né importanti, inclusi spam, e-mail di vendita non richieste e newsletter informative. Eliminare o annullare l'iscrizione a queste comunicazioni può ridurre il disordine nella tua casella di posta.
Sfrutta saggiamente la tecnologia
Sebbene gli strumenti che utilizziamo per collaborare e comunicare sul lavoro possano creare un sovraccarico di informazioni, possiamo anche sfruttarli per prevenirlo.
Crea filtri e regole
Le piattaforme di posta elettronica consentono agli utenti di creare filtri/regole per ordinare i messaggi in arrivo in cartelle in base al mittente, alla riga dell'oggetto o alle parole chiave. L'utilizzo di questa funzione può aiutarti a ridurre il tempo impiegato a vagliare i messaggi.
Personalizza le tue impostazioni di notifica
Riduci le distrazioni personalizzando le notifiche dell'app per avvisarti solo di messaggi o menzioni importanti. Ciò può ridurre al minimo le distrazioni dalle discussioni in corso che non richiedono la tua attenzione immediata. Quindi, puoi pianificare blocchi dedicati durante la settimana lavorativa per esaminare i messaggi meno urgenti.
Aggiungi chiarezza alla tua comunicazione con le immagini
Le immagini possono trasmettere rapidamente informazioni complesse, facendo risparmiare tempo alla persona che invia e riceve il messaggio. Non è necessario essere un grafico professionista per sfruttare il potere della comunicazione visiva sul lavoro. Gli strumenti di acquisizione e registrazione dello schermo come Snagit consentono a chiunque di acquisire facilmente uno screenshot o un video, aggiungere contesto e condividere con un collegamento.
Fornire feedback chiari e utilizzabili
Il feedback è più semplice da comprendere quando puoi mostrare esattamente ciò che vedi sullo schermo e le modifiche che devono essere apportate. È molto più veloce fare uno screenshot di quella diapositiva e puntare una freccia sull'errore di battitura che hai riscontrato piuttosto che provare a spiegare solo con il testo che si trova nella diapositiva 13 nel paragrafo su cosa mangiano le lontre marine a colazione.
Dimostrare un processo
Quando si spiega un processo o un flusso di lavoro, un messaggio video può mostrare ogni fase del processo in azione senza la necessità di pianificare una riunione o scrivere lunghe istruzioni. Cerca di non lasciarti intimidire dal video. Puoi creare semplici messaggi video registrando il tuo schermo e mostrando i passaggi come faresti durante una riunione Zoom.
Con Snagit puoi aggiungere frecce e numeri di passaggi allo schermo durante la registrazione per chiarire il processo. Ancora meglio, quando quella persona ha bisogno di un ripasso, può rivedere il video secondo necessità senza interrompere la giornata.
Conclusione
È più facile che mai inviare messaggi al lavoro, il che significa che dobbiamo prestare maggiore attenzione a come condividiamo le informazioni. L'uso di elementi visivi come immagini e video può aiutarti a trasmettere il tuo messaggio in modo chiaro, riducendo inutili avanti e indietro.
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