Semplici modi per migliorare la comunicazione del team con Austin Norton e David Patton

Hai mai pensato ai modi migliori per comunicare con il tuo team?

Molte aziende metteranno il loro cuore e la loro anima nella creazione dei modi migliori per trasmettere il loro messaggio ai clienti. Ma quando si tratta di comunicazioni interne, è spesso trascurato.

In questo episodio di The Visual Lounge, Austin Norton (Project Manager) e David Patton (Partnership Marketing Specialist) di TechSmith si uniscono all'ospite Matt Pierce per discutere dell'importanza di un'ottima comunicazione nel tuo team.

Austin e David parlano di come l'utilizzo di semplici schermate o video possa ricevere messaggi molto più velocemente e in modo più chiaro. Ci guidano attraverso i loro diversi approcci alla creazione di video interni e spiegano come l'era del lavoro a distanza ha influenzato la nostra volontà di essere davanti alla telecamera.

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Screenshot vs comunicazione scritta

La maggior parte delle aziende nell'era remota si affida a cose come e-mail o Slack, con l'occasionale chiamata Zoom lanciata. Ma Austin preferisce un approccio più visivo. Dice che usando gli screenshot, può trasmettere il suo messaggio molto più chiaramente che scrivere una semplice frase.

“Se mi ritrovo a iniziare a descrivere qualcosa che è una frase o più, provo a usare uno screenshot o un'immagine per rendergli giustizia e spiegarlo. È molto più facile per qualcuno essere in grado di guardare la cosa che sto vedendo".

David è d'accordo e lo paragona a scattare foto. Un buon fotografo e un fotografo si differenziano perché un grande fotografo sa semplicemente quando tirare fuori la macchina fotografica. Dice che una volta che prendi l'abitudine di fare screenshot e catturare lo schermo, diventa una seconda natura.

“Ciò che lo fa scattare per me è quando comincio a digitare le istruzioni e penso che potrei semplicemente scattare una foto e inserire delle frecce, e magari anche includere dei numeri. È proprio come una seconda natura ora.

Usare la potenza del video nella comunicazione interna

Facendo un passo avanti rispetto all'umile screenshot, i ragazzi di TechSmith adorano anche usare i video per comunicare internamente. Un video è un po' più flessibile di uno screenshot e ti consente di spiegare le istruzioni in dettaglio.

Con l'era del lavoro a distanza, l'utilizzo del video è diventata una soluzione naturale per molte organizzazioni. Ormai siamo tutti così abituati a vederci sullo schermo, ma non dobbiamo fare affidamento solo su Zoom. Possiamo anche creare risorse video che le persone possono guardare al proprio ritmo.

David suggerisce una semplice configurazione per il video. Non deve essere elegante. Con una telecamera e un microfono installati, David rivolge la sua attenzione al contenuto stesso. Cosa dirà davanti alla telecamera?

“Penso a quello che voglio dire. Apro un documento e faccio solo alcuni punti elenco degli argomenti di ciò che voglio dire".

Il suo approccio alla creazione di un video è semplicemente sedersi davanti alla telecamera e conversare con essa. Parla per circa 30 o 40 minuti e fa pause molto lunghe tra i pensieri in cui pensa a cosa dire dopo.

“Devo davvero entrare in questa zona dove posso abbattere le mie esitazioni e le mie difese. E a quel punto, continuo ad andare avanti, vado avanti. E quando mi sento come se avessi appena dato tutto quello che potevo, lo spengo. Entro in Camtasia. E poi ho appena tagliato, tagliato, tagliato.

Questo è il modo in cui David lo fa, ma per quanto riguarda Austin?

Austin adotta un approccio completamente diverso. Preferisce creare video brevi e dolci senza troppo lavoro di preparazione e montaggio.

“Di solito uso un videoregistratore Snagit perché è quello a cui sono abituato. Inizio una registrazione video e cerco di mantenerli due minuti o meno perché se vado più a lungo, vado semplicemente a divagare.

Austin preferisce questo modo di lavorare perché sa che potrebbe dedicare il doppio del tempo a scrivere una grande descrizione su un nuovo progetto e controllare gli errori di battitura. Invece, fa un video di due o tre minuti e lo invia alla squadra.

"Possono sentire direttamente da me qual è la richiesta e non devono leggere tra le righe di ciò che ho scritto".

Giocando con i tuoi punti di forza

E se essere davanti alla telecamera non fosse per te? Non a tutti piace parlare con una telecamera, ma questo significa che la comunicazione del tuo team deve risentirne?

Davide dice di no. Sebbene adori usare i video per trasmettere il suo messaggio, pensa che la cosa più importante da ricordare sia giocare sui tuoi punti di forza. Fare un video è ciò con cui si sente a suo agio, ma non è per tutti.

Alcune persone possono essere ottimi relatori di presentazioni PowerPoint. Altri potrebbero aver bisogno di un video che possono registrare e modificare gli errori. Altre persone preferiscono semplicemente registrare i loro schermi e parlarne se non gli piace essere davanti alla telecamera.

"Fai le tue cose e, fintanto che riflette la tua personalità, penso che brillerà davvero."

Convincere le persone a guardare i tuoi contenuti

Una volta che hai dedicato tempo e impegno ai tuoi contenuti, come puoi convincere le persone a guardarli?

Austin dice che è un rischio e non puoi esserne certo. Ma dice che cercare di trovare modi per consentire alle persone di interagire e porre domande è un ottimo inizio. La cosa buona del video è che puoi consentire alle persone di guardarlo al proprio ritmo.

Se vuoi davvero approfondire le statistiche, puoi usare qualcosa come Knowmia di TechSmith. Knowmia aiuta le persone a interagire con i video e misura anche l'efficacia e le prestazioni dei contenuti.

David aggiunge che una cosa che devi imparare a fare è dissociare le opinioni e il feedback dalla qualità del lavoro che hai svolto. Riconosce che siamo tutti bombardati da email, link e video da guardare, quindi è importante non prenderla sul personale se non molte persone guardano il tuo video.

Tuttavia, ha alcuni suggerimenti per incoraggiare le visualizzazioni:

• Non pubblicare il tuo video venerdì. Tutti si stanno preparando per il fine settimana
• Pubblicalo dove le persone possono vederlo. Se nessuno usa davvero la posta elettronica, pubblicala in Slack dove le persone stanno cercando
• Inserisci sempre la lunghezza del tuo video nel titolo, così le persone sanno cosa aspettarsi

Come il video ha cambiato la riunione settimanale media

Molte aziende hanno una riunione del lunedì mattina. In TechSmith, si trattava di passare un microfono e registrare la riunione in modo che le persone potessero guardarla in seguito. In genere ci sarebbe una presentazione PowerPoint e/o un video.

David dice che le riunioni si basano più sul video ora.

“Alla fine, tutte le informazioni vengono trasmesse tramite video ora che non c'è mai nessuno in una stanza insieme. Quindi l'intero mezzo è davvero cambiato e si è spostato per diventare un'esperienza solo online, un'esperienza video esclusivamente a questo punto".

È interessante notare che questo ha cambiato la sensazione degli incontri del lunedì perché tutti sono a casa a parlare nella loro telecamera.

"Il tenore della conversazione è diventato meno rappresentativo e più colloquiale."

Austin aggiunge che la barriera all'ingresso ora sembra più bassa. Non importa se stai parlando con tre persone o se stai facendo una grande presentazione. Sembra lo stesso perché tutto ciò che stai facendo è guardare in una telecamera.

Creando video come questo anziché presentazioni dal vivo, puoi risparmiare tempo, sentirti più a tuo agio e anche dare al tuo team la possibilità di guardarli al proprio ritmo.

Se sei pronto per iniziare a sperimentare con la registrazione di video o schermo nel tuo team, dai un'occhiata agli strumenti di TechSmith: Camtasia, Snagit e Knowmia o vai alla TechSmith Academy per tonnellate di risorse gratuite.

Per consigli e suggerimenti più esperti, visita TechSmith Academy su YouTube o ascolta il Podcast.