Come utilizzare la funzione SUBTOTALE in Microsoft Excel

Pubblicato: 2022-11-11

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Per utilizzare la funzione SUBTOTALE, creare una formula utilizzando la sintassi: SUBTOTALE(numero_funzione, riferimento 1, riferimento 2,...). Puoi anche utilizzare la funzione Subtotale selezionando le righe, quindi facendo clic sulla scheda "Dati". Nel menu a discesa Struttura, seleziona "Totale parziale".

Ottenere i totali parziali per gruppi di elementi correlati è facile in Microsoft Excel. In effetti, hai due modi per farlo. È possibile utilizzare la funzione SUBTOTALE o la funzione Subtotale, a seconda di quale funziona meglio. Ti mostreremo come.

Sommario

Che cos'è un totale parziale in Excel?
Utilizzare la funzione SUBTOTALE di Excel
Note sulla Funzione SUBTOTALE
Usa la funzione Subtotale

Che cos'è un totale parziale in Excel?

Come accennato, SUBTOTALE in Excel consente di raggruppare gli elementi uguali o correlati in un elenco e utilizzare una funzione per calcolare i valori. Ad esempio, puoi usarlo per sommare le vendite per mese o la media dei voti per studente. Puoi anche aggiungere l'inventario per prodotto o contare il numero di fatture in scadenza la prossima settimana.

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Utilizzando la funzione SUBTOTALE creando una formula o utilizzando la funzione Subtotale, puoi ottenere i calcoli di cui hai bisogno in pochi passaggi.

Utilizzare la funzione SUBTOTALE di Excel

Puoi creare una formula utilizzando la funzione SUBTOTALE di Excel con la flessibilità di includere o escludere le righe che hai nascosto.

La sintassi per la formula è SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,...) dove sono richiesti i primi due argomenti. È possibile utilizzare riferimenti di cella aggiuntivi o intervalli denominati per gli argomenti rimanenti, se necessario.

L'argomento function_number consente di inserire una delle 11 funzioni utilizzando il numero corrispondente. I primi 11 includono righe nascoste, mentre i secondi 11 le escludono. Quindi, inserisci semplicemente il numero per la funzione che ti serve e come vuoi gestire le righe nascoste.

Funzione Includi righe nascoste Escludi righe nascoste
MEDIA 1 101
CONTARE 2 102
CONTA 3 103
MASSIMO 4 104
MIN 5 105
PRODOTTO 6 106
DEV.ST 7 107
STDEVP 8 108
SOMMA 9 109
VAR 10 110
VARP 11 111

Come esempio della funzione SUBTOTALE, sommeremo il totale delle vendite nell'intervallo di celle da B2 a B4 utilizzando questa formula:

 =SOTTOTOTALE(9,B2:B4) 

Formula di base del totale parziale in Excel

Per questo prossimo esempio, abbiamo nascosto le righe 4 e 5. Usando questa prima formula, possiamo ottenere la nostra somma usando il numero 9 per il primo argomento per includere i dati nascosti.

 =SOTTOTOTALE(9,B2:B6) 

SUBTOTALE che include le righe nascoste

Ora escluderemo quelle righe nascoste dal nostro totale, usando il numero 109 come primo argomento.

 =SOTTOTOTALE(109,B2:B6) 

SUBTOTALE funzione escludendo le righe nascoste

Una volta che hai i tuoi totali parziali, puoi usare la funzione SUBTOTALE ancora una volta per un totale generale in fondo. In alternativa, puoi utilizzare la funzione SOMMA per aggiungere i totali parziali.

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Per un altro esempio, utilizzeremo la funzione media per includere le righe nascoste 3 e 4 con questa formula:

 =SOTTOTOTALE(1,C2:C6) 

SUBTOTALE che include le righe nascoste

E poi, escluderemo le righe nascoste con questa formula:

 =SOTTOTOTALE(101,C2:C6) 

SUBTOTALE funzione escludendo le righe nascoste

Note sulla Funzione SUBTOTALE

Ecco alcune cose da tenere a mente quando si utilizza la funzione SUBTOTALE in Excel:

  • La funzione funziona per colonne o intervalli verticali, non righe o intervalli orizzontali.
  • Se sono stati nidificati i totali parziali nell'area degli argomenti di riferimento, Excel li ignora nel risultato del totale parziale.
  • Quando si utilizza un filtro, i dati filtrati vengono esclusi dal risultato del totale parziale.

Usa la funzione Subtotale

Un altro modo per utilizzare la funzione SUBTOTALE in Excel è utilizzare la funzione Subtotale. In questo modo è possibile aggiungere automaticamente calcoli e raggruppare gli elementi contemporaneamente. Excel utilizza la funzione SUBTOTALE per eseguire ciò per te. Diamo un'occhiata a un paio di esempi.

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Utilizzando la funzione Subtotale per le nostre vendite per mese, possiamo raggruppare i dati per mese e sommare ogni gruppo con un totale generale in fondo.

Seleziona tutte le righe che desideri raggruppare e il totale parziale. Vai alla scheda Dati e seleziona "Subtotale" nel menu a discesa Struttura.

Subtotale nel menu Struttura

Quando si apre la casella Totale parziale, scegli come aggiungere i totali parziali.

  • Ad ogni modifica in : selezionare la colonna che si desidera utilizzare per il raggruppamento. Qui, abbiamo selezionato Mese in modo che venga creato un nuovo gruppo quando il Mese cambia nel foglio.
  • Usa funzione : seleziona la funzione che desideri utilizzare, ad esempio somma, media, minimo, massimo o un'altra opzione. Per il nostro esempio, abbiamo selezionato Somma.
  • Aggiungi subtotale a : seleziona la casella per il punto in cui desideri calcolare il subtotale. Per il nostro esempio, abbiamo selezionato Vendite.

Facoltativamente, seleziona le caselle in basso per gli elementi aggiuntivi che desideri. Fai clic su "OK".

Impostazioni del totale parziale per la funzione Somma

Vedrai quindi l'aggiornamento dei dati per raggruppare e subtotale le righe e creare un totale generale in fondo. Utilizzare i pulsanti più, meno e numerici per comprimere o espandere i gruppi per una visualizzazione più semplice.

Subtotale per la funzione Somma

Come altro esempio, useremo i voti degli studenti. Utilizzeremo le funzioni Subtotale e Gruppo per visualizzare un voto medio per ogni studente. Ecco il processo.

Seleziona le righe, vai su Dati e seleziona "Totale parziale" nel menu a discesa Struttura.

Nella casella Subtotale, sceglieremo Studente nell'elenco a discesa delle modifiche e Media nell'elenco delle funzioni. Quindi selezioneremo la casella per Grado. Fai clic su "OK".

Impostazioni del totale parziale per la funzione Media

Ora abbiamo le nostre righe raggruppate per studente con un voto medio per ciascuno e una media complessiva in fondo. Anche in questo caso, puoi utilizzare i pulsanti a sinistra per comprimere ed espandere i gruppi.

Subtotale per la funzione Media

Se decidi di separare le righe dopo aver utilizzato la funzione Subtotale, le righe tornano alla normalità. Tuttavia, quelli contenenti la funzione SUBTOTALE utilizzata da Excel rimangono per continuare a utilizzare o semplicemente eliminare se preferisci.

Media del totale parziale per le righe non raggruppate

La funzione Subtotale può diventare complessa se prevedi di utilizzare molti gruppi. Tuttavia, questi esempi di base dovrebbero aiutarti a iniziare se sei interessato a questa funzione.

Una cosa da notare è che non è possibile aggiungere un totale parziale di una tabella Excel con questa funzione. Se hai i tuoi dati in una tabella, puoi inserire la formula di Excel per SUBTOTALE come descritto in precedenza o convertire la tabella in un intervallo di celle per utilizzare la funzione. Se scegli quest'ultimo, perderai la funzionalità del tavolo.

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