Come utilizzare la funzione SUBTOTALE in Microsoft Excel

Ottenere i totali parziali per gruppi di elementi correlati è facile in Microsoft Excel. In effetti, hai due modi per farlo. È possibile utilizzare la funzione SUBTOTALE o la funzione Subtotale, a seconda di quale funziona meglio. Ti mostreremo come.

Che cos'è un totale parziale in Excel?

Come accennato, SUBTOTALE in Excel consente di raggruppare gli elementi uguali o correlati in un elenco e utilizzare una funzione per calcolare i valori. Ad esempio, puoi usarlo per sommare le vendite per mese o la media dei voti per studente. Puoi anche aggiungere l'inventario per prodotto o contare il numero di fatture in scadenza la prossima settimana.

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Utilizzando la funzione SUBTOTALE creando una formula o utilizzando la funzione Subtotale, puoi ottenere i calcoli di cui hai bisogno in pochi passaggi.

Utilizzare la funzione SUBTOTALE di Excel

Puoi creare una formula utilizzando la funzione SUBTOTALE di Excel con la flessibilità di includere o escludere le righe che hai nascosto.

La sintassi per la formula è SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,...) dove sono richiesti i primi due argomenti. È possibile utilizzare riferimenti di cella aggiuntivi o intervalli denominati per gli argomenti rimanenti, se necessario.

L'argomento function_number consente di inserire una delle 11 funzioni utilizzando il numero corrispondente. I primi 11 includono righe nascoste, mentre i secondi 11 le escludono. Quindi, inserisci semplicemente il numero per la funzione che ti serve e come vuoi gestire le righe nascoste.

Come esempio della funzione SUBTOTALE, sommeremo il totale delle vendite nell'intervallo di celle da B2 a B4 utilizzando questa formula:

 =SOTTOTOTALE(9,B2:B4) 

Per questo prossimo esempio, abbiamo nascosto le righe 4 e 5. Usando questa prima formula, possiamo ottenere la nostra somma usando il numero 9 per il primo argomento per includere i dati nascosti.

 =SOTTOTOTALE(9,B2:B6) 

Ora escluderemo quelle righe nascoste dal nostro totale, usando il numero 109 come primo argomento.

 =SOTTOTOTALE(109,B2:B6) 

Una volta che hai i tuoi totali parziali, puoi usare la funzione SUBTOTALE ancora una volta per un totale generale in fondo. In alternativa, puoi utilizzare la funzione SOMMA per aggiungere i totali parziali.

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Per un altro esempio, utilizzeremo la funzione media per includere le righe nascoste 3 e 4 con questa formula:

 =SOTTOTOTALE(1,C2:C6) 

E poi, escluderemo le righe nascoste con questa formula:

 =SOTTOTOTALE(101,C2:C6) 

Note sulla Funzione SUBTOTALE

Ecco alcune cose da tenere a mente quando si utilizza la funzione SUBTOTALE in Excel:

• La funzione funziona per colonne o intervalli verticali, non righe o intervalli orizzontali.
• Se sono stati nidificati i totali parziali nell'area degli argomenti di riferimento, Excel li ignora nel risultato del totale parziale.
• Quando si utilizza un filtro, i dati filtrati vengono esclusi dal risultato del totale parziale.

Usa la funzione Subtotale

Un altro modo per utilizzare la funzione SUBTOTALE in Excel è utilizzare la funzione Subtotale. In questo modo è possibile aggiungere automaticamente calcoli e raggruppare gli elementi contemporaneamente. Excel utilizza la funzione SUBTOTALE per eseguire ciò per te. Diamo un'occhiata a un paio di esempi.

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Utilizzando la funzione Subtotale per le nostre vendite per mese, possiamo raggruppare i dati per mese e sommare ogni gruppo con un totale generale in fondo.

Seleziona tutte le righe che desideri raggruppare e il totale parziale. Vai alla scheda Dati e seleziona "Subtotale" nel menu a discesa Struttura.

Quando si apre la casella Totale parziale, scegli come aggiungere i totali parziali.

• Ad ogni modifica in : selezionare la colonna che si desidera utilizzare per il raggruppamento. Qui, abbiamo selezionato Mese in modo che venga creato un nuovo gruppo quando il Mese cambia nel foglio.
• Usa funzione : seleziona la funzione che desideri utilizzare, ad esempio somma, media, minimo, massimo o un'altra opzione. Per il nostro esempio, abbiamo selezionato Somma.
• Aggiungi subtotale a : seleziona la casella per il punto in cui desideri calcolare il subtotale. Per il nostro esempio, abbiamo selezionato Vendite.

Facoltativamente, seleziona le caselle in basso per gli elementi aggiuntivi che desideri. Fai clic su "OK".

Vedrai quindi l'aggiornamento dei dati per raggruppare e subtotale le righe e creare un totale generale in fondo. Utilizzare i pulsanti più, meno e numerici per comprimere o espandere i gruppi per una visualizzazione più semplice.

Come altro esempio, useremo i voti degli studenti. Utilizzeremo le funzioni Subtotale e Gruppo per visualizzare un voto medio per ogni studente. Ecco il processo.

Seleziona le righe, vai su Dati e seleziona "Totale parziale" nel menu a discesa Struttura.

Nella casella Subtotale, sceglieremo Studente nell'elenco a discesa delle modifiche e Media nell'elenco delle funzioni. Quindi selezioneremo la casella per Grado. Fai clic su "OK".

Ora abbiamo le nostre righe raggruppate per studente con un voto medio per ciascuno e una media complessiva in fondo. Anche in questo caso, puoi utilizzare i pulsanti a sinistra per comprimere ed espandere i gruppi.

Se decidi di separare le righe dopo aver utilizzato la funzione Subtotale, le righe tornano alla normalità. Tuttavia, quelli contenenti la funzione SUBTOTALE utilizzata da Excel rimangono per continuare a utilizzare o semplicemente eliminare se preferisci.

La funzione Subtotale può diventare complessa se prevedi di utilizzare molti gruppi. Tuttavia, questi esempi di base dovrebbero aiutarti a iniziare se sei interessato a questa funzione.

Una cosa da notare è che non è possibile aggiungere un totale parziale di una tabella Excel con questa funzione. Se hai i tuoi dati in una tabella, puoi inserire la formula di Excel per SUBTOTALE come descritto in precedenza o convertire la tabella in un intervallo di celle per utilizzare la funzione. Se scegli quest'ultimo, perderai la funzionalità del tavolo.

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Ora che sai come inserire i totali parziali in Excel, scopri come rimuovere le righe duplicate.