Come scegliere l'app calendario giusta per migliorare la tua produttività

Quanto fai affidamento sul tuo calendario? Senza il mio, non saprei mai a che ora ho richiesto gli appuntamenti, quando atterrerà l'aereo di un visitatore o in che giorno dare ai miei cani le pillole per la filariosi cardiopolmonare. I calendari ci aiutano a rimanere organizzati in modi diversi da un elenco di cose da fare. Non fraintendermi. Non sarei in grado di superare un viaggio al supermercato senza la mia lista di cose da fare, ma i calendari hanno uno scopo diverso.

Le app del calendario mantengono gli appuntamenti. Possono ricordarci la giusta quantità di tempo prima che dobbiamo partire per una riunione, un taglio di capelli o un concerto. Le app di calendario davvero valide ti consentono anche di condividere un intero calendario o di selezionare eventi con altri. Quando la tua famiglia accetta di andare in vacanza, ad esempio, puoi bloccare le date nel tuo calendario, condividere la voce del calendario con tutti coloro che stanno andando con te e non preoccuparti che qualcuno si presenti accidentalmente con una settimana di anticipo.

Non tutte le app di calendario sono veri calendari

Dai un'occhiata in qualsiasi app store e vedrai che le app di calendario sono una dozzina da dieci centesimi. Trovo che la maggior parte di loro siano deludenti per due motivi molto importanti.

Innanzitutto e soprattutto, la maggior parte delle app di calendario non sono veri calendari. Richiedono la connessione a un altro calendario, come Google Calendar o Apple Calendar, per utilizzarli. In altre parole, il calendario a cui ti colleghi memorizza le tue informazioni, inclusi tutti gli appuntamenti che crei e i dettagli che aggiungi ad essi. L'app è semplicemente una finestra su tali informazioni, con strumenti e funzionalità aggiunti per consentirti di gestirle. In questo modo, la maggior parte delle app di calendario sono come app client di posta elettronica. Le app client di posta elettronica offrono un'interfaccia con strumenti aggiuntivi per l'accesso e la gestione di un account di posta elettronica esistente, ma non un nuovo account di posta elettronica. Per questo, hai bisogno di un servizio di posta elettronica nello stesso modo in cui hai bisogno di un servizio di calendario.

In secondo luogo, troppe app di calendario sono solo mobili o non multipiattaforma. Se desideri visualizzare e gestire il tuo calendario su uno schermo a schermo intero utilizzando un'app desktop o un'app Web con un'esperienza simile a quella che ottieni sul tuo dispositivo mobile, le tue opzioni sono limitate. Se desideri un'app multipiattaforma, le tue opzioni sono ancora più ridotte.

Se sei d'accordo con solo dispositivi mobili, se tutto ciò che desideri è un'app sul tuo telefono che estragga i dati da un calendario connesso e poi ti offra alcune funzionalità aggiuntive, come promemoria e gestione integrata delle attività, hai l'imbarazzo della scelta .

Diamo prima un'occhiata alle migliori app di calendario seguite dai migliori calendari online reali. Ricorda, la differenza è che un'app di calendario richiede la connessione a un altro calendario di origine affinché funzioni e il calendario "vero" è tale origine.

Le 5 migliori app di calendario (app client)

Non intendo fare la cacca delle app del calendario troppo. Forniscono un servizio utile allo stesso modo delle app client di posta elettronica. Aggiungono funzionalità e facilità d'uso alla tua esperienza di calendario. Alcuni di essi uniscono i dati provenienti da più origini, consentendoti di vedere non solo gli appuntamenti del calendario, ma anche l'elenco delle cose da fare, i promemoria e altro ancora. Ecco alcune delle migliori opzioni in questa categoria.

Butleroy

Gratuito (per il momento)

Piattaforme: iOS e macOS

Butleroy è un'app iOS e Mac abbastanza nuova che si collega al calendario online esistente, ai promemoria e all'elenco delle cose da fare. Si sincronizza con app come Todoist, Trello, Hubspot, Apple Reminders e altri. A seconda della quantità di informazioni che conservi nelle varie app, Butleroy può essere un po' opprimente. Se ti piace vedere tutte le cose da fare, gli appuntamenti e i promemoria in un unico posto, tuttavia, è una buona app per gli utenti Apple.

Calendari 5 di Readdle

$ 6,99; versione gratuita con limitazioni disponibili

Piattaforme: iPhone e iPad

L'app di Readdle chiamata Calendars 5 e l'alternativa leggera gratuita nota semplicemente come Calendars (senza i 5), è una delle app di calendario più popolari per iOS. Ha un'interfaccia ben progettata e controlli intuitivi. Può connettersi a Google Calendar, Apple Calendar (iCloud) e Outlook Calendar. Puoi facilmente passare da una visualizzazione mensile del tuo calendario, una visualizzazione elenco a scorrimento di eventi e appuntamenti, una visualizzazione settimanale e così via.

Bello com'è, ho un problema con Calendars 5: il prezzo. Fin dall'inizio (e anche dopo aver letto le informazioni di Readdle sui prezzi di Calendars 5) è fonte di confusione. La versione gratuita dell'app offre un aggiornamento a un account Pro per $ 6,99. L'app a pagamento costa $ 6,99. Ma ci sono anche una serie di aggiornamenti in-app che puoi acquistare. Non c'è molta chiarezza su cosa ottieni per i tuoi soldi o se ci sono costi aggiuntivi.

Fantastico

$ 4,99 al mese; versione gratuita con limitazioni disponibili

Piattaforme: Apple Watch, iPhone, iPad, macOS

Fantastical di Flexibits è una di quelle app di calendario che funziona solo se prima la colleghi a un altro calendario. Le tue opzioni sono iCloud, Microsoft Exchange, Microsoft Office 365, Google, Yahoo, fruux, Meetup e altri account CalDAV. Il punto è che devi collegarlo a qualcosa altrimenti non puoi fissare appuntamenti su di esso. Inoltre, è disponibile solo su piattaforme Apple. Mi piace quando anche app importanti mi danno accesso al Web, nel caso in cui non ho i miei dispositivi o qualcosa va storto, ma Fantastical no.

Dopo aver impostato Fantastical, ha alcune funzioni utili, come mostrarti un'anteprima della mappa dei luoghi degli eventi, quando possibile. Ha promemoria personalizzabili, incluso il "tempo di partire", che si basa sul tempo di viaggio tra la posizione corrente e il luogo dell'evento. Se la versione gratuita non ti basta, puoi provare il livello Premium per 14 giorni, prima di dover pagare.

GroupCal di 24me

Libero

Piattaforme: Android e iOS

GroupCal di 24me è una nuova app gratuita solo per dispositivi mobili che tratta i calendari condivisi come se fossero thread WhatsApp di gruppo. Inviti un gruppo di persone a creare un calendario comune utilizzando i propri numeri di telefono o un collegamento anziché gli indirizzi e-mail. Potresti avere gruppi per eventi familiari, diversi progetti aziendali, un club del libro, volontariato e così via. Ogni gruppo è codificato a colori, rendendo facile individuare quale evento appartiene a quale gruppo. Una vista particolarmente bella mostra solo gli eventi di un determinato calendario a colori, con altri eventi oscurati, così puoi concentrarti su una cosa alla volta senza perdere il senso di cos'altro hai in agenda. Devi comunque connetterti a un altro calendario per far funzionare questa app e consentirgli di accedere ai tuoi contatti.

TimePage di Moleskine

$ 11,99 all'anno

Piattaforme: iPhone e iPad

TimePage di Moleskine ($ 11,99 all'anno) proviene dalla stessa azienda che produce i taccuini Moleskine. L'estetica di questa app è la stessa dell'eleganza e della semplicità dei libri. Uno sfondo scuro fonda l'app e puoi scegliere il colore dell'accento. Scorrendo verso sinistra e verso destra si accede a una visualizzazione anno, mese e scorrimento giorno per giorno. Mentre alcune app di calendario sembrano disordinate e frenetiche, TimePage trasmette un senso di calma. Sebbene richieda una quota di abbonamento (torna alla modalità di sola lettura dopo una prova se non si paga), lo staff di PCMag lo ha definito un iOS per cui vale la pena pagare.

I 5 migliori calendari online (servizi di calendario)

Se desideri utilizzare una delle app di calendario sopra elencate, devi prima disporre di un calendario online. Forse non sorprende che quattro dei cinque migliori calendari online facciano parte di un servizio di posta elettronica. Il valore anomalo è Apple. Il suo calendario non è legato direttamente al suo servizio di posta elettronica, sebbene si trovi nello stesso ecosistema delle offerte di posta elettronica di Apple. Quindi, sebbene non siano esattamente una coppia, non sono nemmeno del tutto scollegati.

Calendario Mela

Incluso con i dispositivi Apple supportati

Piattaforme: iOS, macOS, web

Apple Calendar per Mac e iOS è uno dei tre grandi calendari. Poiché è una centrale elettrica nello spazio, molte altre app hanno creato connessioni ad esso. Ciò significa che se utilizzi Apple Calendar come app di calendario principale, puoi accedere facilmente ai tuoi eventi e ad altri dettagli su altre app. L'app viene precaricata sui dispositivi Apple supportati. Se hai bisogno del tuo calendario e non hai il tuo iPhone o Mac a portata di mano, puoi accedere a iCloud.com e visualizzarlo come un'app web.

Come prodotto Apple, Calendar ha alcune integrazioni accurate con altre app e strumenti Apple, tra cui Siri, Mail, Messaggi e Safari. Ad esempio, con la tua autorizzazione, Siri può consigliarti nuove voci del calendario in base alle e-mail che vede. Può trasformare un'e-mail di conferma del volo in un evento del calendario. Un'altra caratteristica utile è la possibilità di delegare un calendario a un'altra persona, come un assistente.

Google Calendario

Libero; richiede un account Google

Piattaforme: Android, iOS, web

Google Calendar potrebbe essere l'app di calendario più ben collegata, in termini di opzioni per integrarla con altre app e servizi online. Puoi creare calendari diversi per te stesso e iscriverti ai calendari di altre persone. Ha un ottimo supporto per lavorare con più fusi orari, inclusa la possibilità di creare un widget sul lato dell'app Web che mostra l'ora corrente ovunque sia rilevante per te (guarda sul lato sinistro dell'immagine sopra). Ha anche app gratuite per iPhone, iPad e, naturalmente, Android. Davvero, ci sono molti trucchi che puoi fare con Google Calendar.

Se sei indeciso sull'utilizzo di Google Calendar a causa di problemi di privacy, dai un'occhiata ad alcuni dei modi in cui puoi impedire a Google di rintracciarti.

Calendario dei fulmini (in Thunderbird Mail)

Gratuito, si accettano donazioni

Piattaforme: Linux, macOS, Windows

Lightning Calendar fa parte dell'app Thunderbird Mail. È disponibile per Linux, macOS e Windows. Non ci sono app mobili e questo potrebbe essere un blocco per molte persone che considerano questa app. Il vero vantaggio di Lightning Calendar, così come di Thunderbird Mail, è che sono gratuiti e open source, realizzati dall'organizzazione senza scopo di lucro Mozilla.

Non è necessario connettersi a nessun altro calendario per utilizzare Lightning. Tutto quello che devi fare è scaricare l'app adatta al tuo sistema operativo e alla tua lingua (sono incluse decine di lingue), quindi aprire l'app e iniziare. Quando crei voci di calendario, puoi aggiungere un'incredibile quantità di dettagli, classificando l'evento o l'appuntamento non solo in un calendario, come Personale o Lavoro, ma in base a un tema secondario, come Telefonata o Vacanze. Se desideri sincronizzare Lightning con un calendario basato su cloud, come Google Calendar o Apple Calendar, puoi farlo, ma non devi. Se preferisci mantenere tutte le informazioni sugli appuntamenti locali e offline, puoi farlo invece.

Calendario di Outlook

Gratuito per la versione di Outlook.com; richiede un account Office 365 o Business per le app desktop

Piattaforme: Android, iOS, macOS, web, Windows

Calendario di Microsoft Outlook è l'app di calendario da utilizzare se sei profondamente investito in altre app Microsoft, in particolare Outlook per la posta elettronica. Se utilizzato in un ambiente aziendale, ha più funzionalità di quelle che la maggior parte delle persone avrà mai bisogno di imparare. Puoi vedere la disponibilità di altre persone per pianificare le riunioni. Puoi configurare l'app in modo da poter visualizzare altre informazioni rilevanti durante la gestione del calendario, come e-mail e attività. Tutte le funzionalità più potenti di Outlook sono riservate alle app desktop. Le app mobili possono essere utili ma non possono fare quasi quello che possono fare le app desktop.

Se non utilizzi una versione a pagamento di Microsoft Office, puoi comunque utilizzare Outlook gratuitamente come Outlook.com. Quella versione non offre integrazioni con altre app di Office, ma ottieni comunque posta elettronica e calendario in una. La versione di Outlook.com è disponibile anche per le app mobili. Ancora una volta, è un'app combinata di posta elettronica e calendario, quindi non scervellarti cercando di trovare l'opzione specifica del calendario da scaricare da Google Play o dall'App Store di Apple.

Calendario Yahoo

Gratuito con un account Yahoo Mail

Piattaforme: Web

Yahoo non riceve la stessa attenzione di una volta per il suo servizio di posta elettronica, ma sta ancora scalciando e viene fornito con un calendario abbastanza decente. L'interfaccia web mette a destra una colonna sottile per la tua lista di cose da fare, mentre a sinistra troverai un mini calendario annuale che rende facile passare da un mese all'altro. Come con la maggior parte degli altri calendari online, Yahoo ti consente di importare eventi da altri calendari. Questi calendari potrebbero provenire da amici e familiari che hanno condiviso i loro programmi con te, nonché calendari pubblici, come mostrare le partite e gli orari delle squadre sportive o dei campionati che segui.

Ora che sei armato delle conoscenze necessarie per scegliere l'app di calendario giusta, dovresti considerare quali altri software possono aiutarti a organizzarti. Un ottimo punto di partenza è la carrellata di PCMag delle migliori app per la produttività.