Come eliminare la posta elettronica con il giusto software di gestione dei progetti

L'e-mail aumenta lo stress, crea lavoro non necessario e fa sentire le persone sopraffatte. Nessuno può essere la versione migliore di se stesso al lavoro in queste condizioni. Negli ultimi anni, le organizzazioni hanno iniziato ad abbandonare la posta elettronica a favore di app di messaggistica di gruppo, come Slack e altri strumenti di comunicazione sul posto di lavoro. Trovare lo strumento giusto, o il set di strumenti, influisce sul fatto che il tuo team sarà in grado di rinunciare alle tradizionali caselle di posta. Per molti team, il software di gestione dei progetti dovrebbe essere parte della soluzione.

Cos'è il software di gestione dei progetti?

I software di gestione dei progetti, chiamati anche app di gestione dei progetti, sono strumenti online che i team utilizzano per tenere traccia del lavoro. Nel senso più ampio, un'app di gestione dei progetti potrebbe essere qualsiasi cosa, da un complesso software per la gestione del lavoro, come Microsoft Project, a un'app di attività di base. Le app più potenti includono altri strumenti aziendali per la gestione delle risorse, il monitoraggio del tempo dedicato alle attività o persino la fatturazione.

Spesso distinguiamo diversi tipi di strumenti di collaborazione dalle app di gestione dei progetti per semplificare la raccomandazione dell'app giusta per lo scopo giusto. Detto questo, queste due categorie e poche altre (come le app kanban board e le app di gestione del lavoro) si sovrappongono sostanzialmente. Quindi, anche se a volte sostengo che app come Asana, Trello, Airtable e Basecamp non sono strettamente app di gestione dei progetti, possiamo includerle qui.

Cosa fai nel software di gestione dei progetti?

Ogni app di gestione dei progetti è leggermente diversa, ma la maggior parte di esse ti consente di vedere vari aspetti del lavoro del tuo team senza che tu debba chiedere informazioni ai tuoi colleghi.

Quando accedi, vedi tutte le attività che il tuo team deve completare e le scadenze. Puoi vedere chi è stato assegnato a quale attività, se e quando l'hanno completata e se hanno avuto commenti al riguardo. Se uno dei tuoi colleghi è fuori sede inaspettatamente, puoi accedere all'app di gestione del progetto e verificare se oggi gli è stato assegnato qualcosa di urgente che un altro membro del team dovrebbe raccogliere. Se attualmente utilizzi l'e-mail per dire a qualcuno che un'attività è stata eseguita, porre domande su un'attività o inviare qualcosa per l'approvazione, probabilmente trarrai vantaggio da un'app di gestione dei progetti.

C'è di più. Poiché tu e i tuoi colleghi utilizzate un'app di gestione dei progetti, l'app tiene il conto del lavoro svolto. Quante attività sono state completate in tempo? Il progetto in generale è ancora sulla buona strada per essere completato entro la sua scadenza? Le robuste app di gestione dei progetti sono dotate di tutti i tipi di grafici e grafici per aiutarti a tenere d'occhio questo genere di cose. In questo modo, se il progetto inizia a scivolare, puoi rilevarlo in anticipo e lavorare per prevenirlo. Ma non lasciamoci sviare. Atteniamoci al modo in cui le app di gestione dei progetti aiutano le persone a comunicare.

Cosa fa un Project Manager?

Un progetto è una serie di compiti. Un project manager è la persona che sa quali sono tutti questi compiti, o almeno li supervisiona. A volte il project manager distribuisce i compiti o li mette in un pool affinché le persone possano rivendicarli. Il project manager quindi tiene d'occhio i compiti e le persone che li svolgono fino a quando non sono stati completati.

Non tutti i team hanno un project manager di per sé, ma la maggior parte ha qualcuno che comanda. Potrebbe essere un imprenditore, un manager o un capo di un team. Chiunque sia il tuo referente o decisore quotidiano, quello è il tuo project manager.

Perché l'e-mail è dannosa per i progetti

L'e-mail è una posta elettronica, che so sembra ovvia, ma resta con me qui. La posta è una strada orribile per l'assegnazione del lavoro. Immagina se i tuoi compiti ti arrivassero per posta ordinaria. È quasi ridicolo. Eppure la posta elettronica non è poi così diversa dalla posta normale, tranne per il fatto che è più veloce.

Pensa a ciò che l'e-mail è in grado di fornire:

• comunicazione asincrona con traccia cartacea
• consegna dei documenti

Ora pensa a cosa deve sapere un project manager quando gestisce una serie di attività:

• chi è disponibile
• quanto lavoro gli è stato assegnato attualmente da ciascun lavoratore e quando è dovuto
• lo stato di avanzamento del lavoro già assegnato (ad es. "John ha due compiti assegnati ed entrambi sono stati completati al 90 percento")
• un calendario di scadenze
• la capacità di assegnare priorità e riordinare le attività in base alle esigenze del progetto

Fare quel tipo di lavoro per posta è ridicolo.

Ancora più importante, il modo in cui la maggior parte degli impiegati utilizza la posta elettronica crea interruzioni. Quando arrivano nuovi messaggi di posta elettronica con dings o notifiche pop-up, i lavoratori in genere controllano per assicurarsi che il messaggio in arrivo non sia urgente. Poi tornano a quello che stavamo facendo fino alla prossima interruzione. Le persone lo fanno tutto il giorno, controllando e scansionando la propria posta elettronica. Diversi studi dimostrano che l'utilizzo della posta elettronica occupa circa il 30% della giornata di un knowledge worker e che il tempo viene distribuito uniformemente durante la giornata, anziché essere suddiviso in blocchi distinti. In altre parole, l'e-mail ci interrompe costantemente.

Le interruzioni di solito hanno un effetto negativo netto, anche se potrebbe non essere nel modo in cui si presume. Le interruzioni fanno sentire le persone più stressate e come se avessero un carico di lavoro maggiore di quello che effettivamente fanno. Le persone sentono anche una maggiore frustrazione e pressione del tempo.

Il modo in cui le persone interagiscono con la posta elettronica porta anche a perdite di tempo. Perdiamo tempo quando dobbiamo rileggere la stessa email che abbiamo scansionato all'inizio della giornata perché abbiamo dimenticato cosa diceva. Se dimentichi la data di un risultato chiave, estrarlo dall'e-mail richiede tempo. E se l'e-mail che hai trovato è vecchia e la data è stata spostata avanti di una settimana?

Tutto questo per dire che la posta elettronica non è stata progettata per la gestione delle attività. È lo strumento sbagliato per quel lavoro.

Comunicare con un servizio di Project Management

La gestione del progetto implica destreggiarsi tra persone e risorse, tenere d'occhio il tempo e ridistribuire o ridefinire le priorità dei compiti man mano che la situazione cambia. Il software di gestione dei progetti è stato progettato per gestire quei tipi di problemi e altri che comunemente emergono nel corso di un progetto.

Com'è comunicare in un'app di gestione dei progetti rispetto a un'e-mail? È come la differenza tra vedere qualcosa con i propri occhi e leggerne una descrizione. Nel primo scenario, hai il controllo su cosa vuoi vedere e quando. Nel secondo, ti affidi ad altre persone per digitare messaggi che ti dicono cosa pensano sia più importante o, peggio, cosa pensano che tu voglia sentire.

Diverse app di gestione dei progetti hanno strumenti diversi per la comunicazione. Quasi tutti supportano le menzioni @, per esempio. Dato che Slack e altre app di messaggistica del team sono diventate così popolari, puoi spesso collegarle alla tua app di gestione dei progetti, semplificando così le tue conversazioni in un unico posto. Se non disponi già di un'app di chat del team, potresti ignorarla e cercare invece un'app di gestione dei progetti che includa una casella di chat in-app. Zoho Projects e ProofHub lo offrono entrambi.

Diciamo che il progetto in questione ha molti elementi visivi e il team che ci lavora ha bisogno di discuterli. La tua vita sarà molto più semplice se disponi di strumenti di markup delle immagini nella tua app di gestione dei progetti. In questo modo, puoi scarabocchiare elettronicamente un'immagine e allegare commenti, rendendo più facile per tutti i membri del tuo team fornire e comprendere feedback. Volerro è un esempio di app di gestione dei progetti con strumenti di markup.

Come accennato, le app di gestione dei progetti gestiscono tutte le cose di base di cui hai bisogno per destreggiarti e tenere traccia, come attività, scadenze, progressi e assegnatari. Tutte queste informazioni sono visibili a chi ne ha bisogno. In questo senso, c'è meno bisogno di comunicare su questo genere di questioni. Non hai mai bisogno di inviare un'e-mail a qualcuno e CC mezza dozzina di persone per sapere se hanno quasi finito con un'attività quando puoi accedere al sistema e vedere che è contrassegnato come completato al 75%. Molte delle cose che richiedono di leggere tra le righe quando si utilizza la posta elettronica per la gestione delle attività diventano improvvisamente cristalline quando si utilizza un software di gestione dei progetti.

Meno tempo per inviare e-mail significa più tempo per lavorare

I vantaggi di far uscire un team dalla posta elettronica e in un'app di gestione dei progetti per comunicare possono essere enormi. La sola riduzione della posta elettronica renderà sicuramente tutti felici, ma ciò impallidisce rispetto al valore aggiunto di avere una maggiore visibilità su chi sta facendo cosa, cos'altro stanno facendo e lo stato di ogni attività. Rende molto più facile avere informazioni accurate a portata di mano mentre lavori, in modo che i responsabili delle decisioni possano prendere buone decisioni.

Per suggerimenti più specifici sull'utilizzo di un'app di gestione dei progetti, consulta 7 modi per semplificare la gestione dei progetti nei progetti di lavoro di squadra e 5 funzionalità di Zoho Projects per organizzare la tua attività.