Crea una guida pratica efficace che coinvolga il tuo pubblico

Quanto spesso i colleghi ti interrompono per chiedere aiuto?

Sapevi che il 46% dei lavoratori subisce interruzioni più di sei volte al giorno? Nel nostro studio sulla flessibilità sul posto di lavoro, questi dipendenti hanno segnalato una diminuzione della produttività o un aumento dello stress.

Migliora la qualità della vita di tutti con un po' di documentazione. Ecco tutto ciò di cui hai bisogno per creare istruzioni passo passo in modo comodo e sicuro.

Le opportunità per condividere procedure, spiegazioni e metodi sono ovunque.

• Formate i membri del team su un nuovo processo?
• Acquisisci clienti per il tuo prodotto o servizio commerciale?
• Facilitare l'iscrizione aperta al nuovo software HR?
• Istruzioni su come svuotare i fondi di caffè?
• Contribuire alla knowledge base del cliente?

Impariamo come creare una guida pratica.

Smetti di ripetere le domande

Crea video e guide chiari con Snagit in modo da dover spiegare le attività solo una volta.

Provalo gratuitamente

Le istruzioni dettagliate fanno parte di una knowledge base interna

Un tutorial rapido è una guida passo passo per il completamento di un'attività specifica.

• Chiaro: i lettori dovrebbero essere in grado di seguire i passaggi. Spesso ciò significa combinare testo con immagini o video.
• Coinvolgente: organizza la guida per attirare l'attenzione dei lettori e aiutarli a risparmiare tempo.
• Informazioni rilevanti: fornisci contesto e casi d'uso che aiutano il lettore a capire perché è importante per lui.

Altre parti importanti di una base di conoscenza differiscono

• Manuale di formazione – Non cercare di sostituire una formazione approfondita o un corso di certificazione.
• Guida di riferimento: concentrati su un obiettivo specifico che il tuo pubblico può raggiungere.
• Manuale dell'utente: include alcuni suggerimenti, avvertenze o informazioni utili, non tutti gli scenari limite.
• Post del blog: semplifica i contenuti per le strategie di marketing e le campagne di marketing rivolte ai clienti. Oppure sostituiscili con casi di studio o elenchi puntati per facilitare le decisioni di acquisto.

Passaggio 1: comprendere i punti critici del pubblico di destinazione

"Misura due volte, taglia una volta." Vale la pena spendere più tempo in anticipo per garantire l'esperienza del cliente.

Identifica i loro punti deboli

Prima di iniziare, identifica il tuo pubblico target, i suoi obiettivi e i punti critici o le lacune di conoscenza da affrontare con la tua guida. Potrebbe essere utile:

• Condurre sondaggi
• Esamina i forum online
• Sollecitare il feedback dei clienti

Personalizza la tua guida in base al livello di abilità e al punto di vista del tuo pubblico

Ti consigliamo anche di conoscere il comfort dei tuoi lettori riguardo all'argomento. Pubblici diversi hanno livelli di abilità diversi. Un'ottima guida pratica è adatta alle capacità tecniche del pubblico a cui si rivolge, siano essi principianti o esperti.

Esamina i termini di ricerca e il feedback sulla formazione esistente o sui materiali didattici. Parla con il tuo team di assistenza clienti per avere informazioni dettagliate sull'esperienza del cliente. Comprendi le parole chiave utilizzate dal tuo pubblico, ad esempio nelle ricerche su Internet. Che linguaggio usano per descrivere l'argomento, i loro problemi o i punti di confusione?

Passaggio 2: struttura la guida

"Facile come 1-2-3": crea elenchi numerati ed elenchi puntati passo passo

Non sorprende che gli elenchi numerati siano più accessibili da seguire rispetto a un denso muro di testo. Suddividi la guida in passaggi discreti o in parti gestibili.

Ricorda che il tuo pubblico potrebbe passare dalla guida all'attività durante la lettura. Numerare o scrivere i passaggi aiuta il pubblico a seguirli.

Muro di testo? Prossimo!

Snagit semplifica la comunicazione in modo più efficace con le immagini.

Saperne di più

Segui un modello di guida

Se la tua organizzazione crea più guide o una serie, valuta la possibilità di utilizzare un modello di guida. Guide coerenti realizzate partendo dallo stesso modello aiutano i tuoi lettori a sapere cosa aspettarsi. Rende inoltre la scrittura delle istruzioni e la creazione di guide molto più rapida e semplice per gli altri nella tua organizzazione!

Ad esempio, valuta la possibilità di includere nel modello un'introduzione per identificare:

• Il pubblico a cui è destinata la guida.
• L'obiettivo della guida o ciò che un lettore può aspettarsi di realizzare.
• Software, strumenti o risorse necessari per completare il processo.
• Informazioni di contatto o risorse di aiuto nel caso in cui il lettore si trovi nei guai.

Considera una conclusione nel tuo modello:

• Per ricapitolare lo scopo o l'obiettivo della guida, cosa dovrebbe essere in grado di fare ora il tuo lettore?
• Passaggi successivi o guide successive della serie
• Informazioni di contatto o risorse di aiuto

Assicurati di controllare i modelli già pronti e progettati professionalmente di Snagit. Abbiamo anche una categoria di modelli "Passaggi" progettati per contenere 2-6 passaggi su una singola pagina. Questi modelli possono anche essere modificati per aggiungere ulteriori passaggi su più pagine secondo necessità!

Passaggio 3: scrivere istruzioni dettagliate

Crea passaggi chiari e concisi

Ora è il momento di scrivere!

Piuttosto che fare affidamento sulla mia memoria (certamente scarsa), per prima cosa svolgo il compito da solo, prendendo nota di ogni passaggio mentre procedo. Soprattutto per le attività familiari che svolgo regolarmente, è importante osservare i potenziali ostacoli per i nuovi utenti.

Assicurati che la lingua e i termini utilizzati nella guida siano coerenti con ciò che l'utente vede sullo schermo.

Attento! Chiediti se ci sono punti in cui ciò che vedi potrebbe differire da ciò che vede il tuo pubblico o in cui i passaggi possono variare. Ad esempio, è possibile che il tuo lettore utilizzi una versione software, un sistema operativo o un browser diverso?

Aggiungi immagini

Prendo screenshot o foto in tempo reale mentre svolgo l'attività.

Le immagini aiutano a illustrare un passaggio o a fornire il contesto. Aiutano a garantire che la tua guida sia facile da capire e che il tuo pubblico possa seguirla indipendentemente dal loro livello di abilità.

Annota le immagini con frecce, commenti o etichette. Questi tipi di immagini garantiscono che il tuo lettore colleghi il testo e l'immagine.

Assicurati di rimuovere i dettagli estranei dalle immagini che potrebbero confondere o distrarre il lettore dal punto focale.

Ricordi il pubblico che hai identificato nel passaggio 1 e il loro livello di familiarità? Hai bisogno di spiegare dove puoi trovare ciascun elemento sullo schermo?

Ad esempio, potrebbe essere utile dire a qualcuno di fare clic sul pulsante "Impostazioni" per spiegare che assomiglia a un ingranaggio. Potrebbe anche essere necessario enfatizzare le posizioni delle icone facilmente perse o degli elementi duplicati sullo schermo.

Passaggio 4: aggiungi ulteriori informazioni e risorse

Includi collegamenti e risorse pertinenti

Se l'attività documentata nella guida richiede o può essere integrata con risorse aggiuntive, assicurati di includerle. Potrebbero essere file di origine del progetto o collegamenti a tutorial correlati o più approfonditi.

Ciò potrebbe includere collegamenti per il download di altri prodotti. La tua guida pratica non dovrebbe essere una pagina di vendita o di marketing mascherata. Se un altro software si adatta meglio alle esigenze del tuo pubblico, offri una guida, soprattutto se esistono opzioni gratuite.

Fornire contesto e background

Aiuta i tuoi lettori a capire perché la tua guida è loro utile. Includi esempi pertinenti o cosa dovrebbero essere in grado di fare dopo aver seguito la guida.

In un processo complesso, fornire informazioni di base nella guida può giustificare la necessità di passaggi specifici. Questo contesto aggiuntivo può aiutare gli utenti a comprendere il motivo alla base del processo, soprattutto se non è familiare.

Annota e modifica gli screenshot con Snagit

Strumenti di markup professionali e potenti funzionalità semplificano la creazione di immagini utili.

Provalo gratuitamente

Passaggio 5: prova la tua guida pratica

Garantire precisione e usabilità

Una volta assemblato l'elenco scritto dei passaggi con le immagini di supporto, rivedi la guida per verificarne l'accuratezza:

• Hai saltato qualche passaggio?
• Il linguaggio è coerente con ciò che i lettori vedranno?
• Per le guide software, assicurati che le istruzioni siano accurate per tutte le versioni che i tuoi lettori potrebbero utilizzare. In alternativa, specificare la versione specifica coperta e fornire informazioni su dove ottenere assistenza per le altre versioni.

Chiedere a un'altra persona di rivedere la tua guida, soprattutto qualcuno che non ha familiarità con il processo, è sempre una buona idea. Questa persona può testarlo per te come potrebbe fare un vero nuovo utente. Se ci sono aree che non sei sicuro siano chiare, evidenzia quelle a cui il tuo revisore deve prestare particolare attenzione.

Questa persona può aiutarti a garantire che la tua documentazione non solo sia accurata ma anche facile da seguire:

• Il linguaggio è chiaro e facile da seguire?
• Ci sono passaggi eccessivamente complessi che dovrebbero essere ulteriormente suddivisi?
• Sono incluse le immagini giuste per fornire chiarezza e contesto?

Sapere che qualcuno potrebbe trovare errori o suggerire miglioramenti alla tua documentazione può essere scomodo. Tuttavia, i tuoi lettori hanno maggiori probabilità di avere successo se sfrutti appieno il tuo team per individuare potenziali problemi.

Se nessun altro può rivedere la guida, consultala tu stesso per verificarne l'accuratezza e l'usabilità. Aspetta un giorno o due da quando finisci di scrivere una guida pratica prima di rivederla, supponendo che tu non abbia una scadenza. Questo ti aiuterà ad avvicinarti alla guida con una nuova prospettiva, come se fossi un nuovo utente.

Apporta revisioni in base al feedback

E, naturalmente, rivedi la guida secondo necessità in base alle recensioni. Preparati a ricevere feedback dal tuo pubblico e sii aperto a modificare la tua guida secondo necessità.

Passaggio 6: pubblica e distribuisci la tua guida

Scegli la piattaforma giusta

Quando è il momento di pubblicare la tua guida, considera la posizione e il metodo di distribuzione migliori. Alcune cose da considerare:

• Se questa documentazione è interna, renderla facilmente reperibile può migliorare significativamente la produttività.
• Se è rivolta al pubblico, la tua guida deve essere distribuita? Ad esempio, inviato via email dai team di vendita o dai Customer Success Manager ai nuovi clienti?
• Oppure, se inserito nel tuo sito web, come lo troverà il pubblico previsto?
• Se prevedi di condividere ampiamente la tua guida, è meglio inviare collegamenti online anziché utilizzare PDF o pubblicarla in vari posti. Gestisci le guide in un'unica posizione per facilitare gli aggiornamenti ed evitare che circolino versioni obsolete.
• Alcuni dei tuoi lettori avranno domande, commenti o suggerimenti che saranno utili ad altri? Valuta la possibilità di pubblicare la tua guida su una piattaforma con conversazioni integrate, come Screencast.

Ottimizza per il SEO

Se pubblicata pubblicamente, in che modo il pubblico previsto troverà la tua guida?

Assicurati che le istruzioni corrispondano al contenuto sullo schermo. Le sezioni descrittive della tua guida dovrebbero rispecchiare il linguaggio dei tuoi lettori, ove possibile.

La ricerca sul tuo pubblico nel passaggio 1 ti darà un'idea della loro lingua. Incorporalo nella tua guida per aiutare le persone a trovarlo.

Prendi in considerazione l'utilizzo di strumenti di ottimizzazione SEO come SEMrush o il plugin Yoast per WordPress. Migliorare la SEO migliora la capacità di trovare i tuoi contenuti quando necessario.

Riepilogo: best practice per scrivere una guida pratica

Utilizza un linguaggio semplice e diretto

La parte più cruciale della valutazione di una guida pratica è determinare se è facile da seguire. Utilizza un linguaggio semplice e diretto che i tuoi utenti possano seguire, indipendentemente dal loro livello di competenza.

Includi immagini per chiarire ogni passaggio

Aiuta a evitare confusione per i tuoi lettori. Mostra cosa intendi con uno screenshot o una foto annotata per ogni passaggio.

Aggiorna regolarmente la tua guida

Assicurati che la tua guida rimanga accurata rivedendola e aggiornandola regolarmente. Se disponibili online, gli aggiornamenti aiutano anche a migliorare la SEO e il posizionamento.

La parte importante: semplificarti le cose

Non lasciare che la creazione di una guida pratica richieda più tempo della formazione stessa!

Utilizza Snagit, il leader di mercato nel software di acquisizione dello schermo. Ti piacerà utilizzare una soluzione all-in-one per l'acquisizione di schermate, la creazione di gif, annotazioni, modelli e opzioni di esportazione flessibili.

Smetti di ripetere le domande

Crea video e guide chiari con Snagit in modo da dover spiegare le attività solo una volta.

Provalo gratuitamente