Come trovare e sostituire la formattazione in Microsoft Word

La funzione Trova e sostituisci di Microsoft Word non serve solo per sostituire il testo. Puoi anche utilizzare Trova e sostituisci per individuare tipi specifici di formattazione nel documento e persino sostituire quella formattazione con qualcos'altro.

Quando è utile trovare e sostituire la formattazione?

Esistono molti modi per utilizzare Trova e sostituisci per la formattazione, ma quando dovresti prendere in considerazione l'utilizzo di Trova e sostituisci invece di applicare modifiche manuali alla formattazione o utilizzare altre opzioni come Copia formato?

A volte, ha senso applicare manualmente le modifiche alla formattazione. Ad esempio, se è necessario modificare il colore di tutto il testo o rimuovere tutte le istanze di testo in grassetto nel documento, è possibile farlo selezionando tutto (Ctrl+A) e quindi applicando la modifica desiderata. Se è necessario controllare ciò che viene modificato e ciò che non viene modificato in modo più preciso, è meglio esaminare il documento e apportare tali modifiche a mano.

Tuttavia, ci sono momenti in cui Trova e sostituisci può aiutarti a risparmiare tempo applicando le modifiche alla formattazione in modo più rapido e semplice rispetto alla formattazione manuale. Puoi utilizzare Trova e sostituisci per cercare e modificare la formattazione dei caratteri e dei paragrafi.

Ecco alcuni esempi in cui potrebbe essere utile:

• Hai utilizzato un tipo di formattazione dei caratteri in tutto il documento e desideri cambiarlo con un altro tipo di formattazione. Ad esempio, supponiamo che tu abbia usato il corsivo per enfatizzare e che ora desideri rimuovere quella formattazione.
• Hai una parola o una frase particolare a cui vuoi applicare (o modificare) la formattazione dei caratteri. Ad esempio, supponiamo di ripetere la frase "Cappuccetto rosso" in tutto il documento e che ora hai deciso che desideri che quella frase utilizzi un carattere diverso e un testo rosso.
• Hai usato una particolare formattazione del paragrafo (allineamento, rientro, spaziatura e così via) e vuoi cambiarla. Ad esempio, supponiamo di impostare paragrafi specifici in modo che siano allineati a sinistra e abbiano un rientro particolare, e ora desideri rimuovere quel rientro e allineare al centro quei paragrafi.

Ora sì, con un po' di accortezza, avresti potuto impostare stili di carattere e paragrafo e applicarli rigorosamente in tutto il documento. Ciò renderebbe più gestibile la modifica di alcune di queste cose. Ma quando la previsione si trasforma in senno di poi, Trova e sostituisci può aiutarti a portare a termine il lavoro.

Pronto a vederlo in azione?

Utilizzo di Trova e sostituisci per modificare la formattazione dei caratteri

Quando si tratta di trovare e sostituire la formattazione, puoi creare una ricerca solo per tipi specifici di formattazione, oppure puoi farlo in combinazione con la ricerca di testo (puoi anche essere fantasioso e combinarlo con caratteri jolly per perfezionare ulteriormente le tue ricerche).

Se vuoi lavorare solo con la formattazione dei caratteri

Se vuoi cercare la formattazione senza il testo di accompagnamento, è facile. Prendiamo l'esempio di prima in cui abbiamo deciso di rimuovere le occorrenze del testo in corsivo. Avvia la finestra di dialogo Trova e sostituisci andando su Home> Sostituisci o premendo Ctrl + H.

Nella scheda Sostituisci, fai clic per posizionare il punto di inserimento nella casella "Trova cosa". Quindi, fai clic sul menu a discesa "Formato" e scegli l'opzione "Carattere".

Nella finestra Trova carattere, fai clic sull'opzione "Corsivo" (o sulla formattazione che desideri cercare), quindi fai clic su "OK".

Nella finestra Trova e sostituisci, puoi vedere che la selezione di formattazione è ora elencata nella casella "Trova cosa" per aiutarti a tenere traccia di ciò che stai cercando.

Ora posiziona il punto di inserimento nella casella "Sostituisci con", torna indietro Formato> Carattere e questa volta scegli l'opzione "Normale". Quando hai finito, vedrai che la formattazione appare nella casella "Sostituisci con".

Nota come dice "Non grassetto" e "Non corsivo". Non è possibile utilizzare questa tecnica per passare da un tipo di formattazione a un altro, solo per aggiungere o rimuovere la formattazione.

Ad ogni modo, ora sei pronto per la ricerca. Premi il pulsante "Trova successivo" per fare in modo che Word trovi ed evidenzi l'occorrenza successiva di ciò che stai cercando. Qui trova la nostra prossima parola in corsivo. Fare clic sul pulsante "Sostituisci" per apportare la modifica. Premi "Trova successivo" per trovare l'occorrenza successiva e ripetere. Se ti senti fortunato, puoi anche premere il pulsante "Sostituisci tutto" per fare in modo che Word vada avanti e sostituisca tutto ciò che trova senza che tu debba controllarli tutti, ma ti consigliamo di salvare o fare una copia del tuo documento prima di farlo.

Se vuoi lavorare con la formattazione dei caratteri e il testo

Abbastanza facile, ma cosa succede se vuoi lavorare sia con la formattazione che con il testo allo stesso tempo? Facciamo un esempio più grande.

Supponiamo che tu abbia appena finito di digitare e formattare un rapporto e per il nome dell'azienda, "Lorem Incorporated", hai applicato il grassetto, il corsivo e il colore del carattere blu per enfatizzare. Il tuo documento è simile a questo:

Il tuo manager esamina il tuo rapporto e ti chiede di rimuovere il colore blu, il grassetto e il corsivo. Inoltre, devi cambiare "Lorem Incorporated" in "Lorem Inc." È necessario apportare le modifiche rapidamente, quindi inviare il report rivisto via email al proprio manager il prima possibile. Puoi fare tutto questo facilmente tramite Trova e sostituisci.

Avvia la finestra di dialogo Trova e sostituisci andando su Home> Sostituisci o premendo Ctrl + H.

Digita "Lorem Incorporated" nella casella "Trova cosa". Fai clic sul pulsante "Altro" per espandere le opzioni Trova e sostituisci se non sono già visualizzate.

Quindi, fai clic sul pulsante "Formato" in basso a sinistra, quindi fai clic sull'opzione "Carattere".

Nella finestra Trova carattere, fai clic sullo stile del carattere "Corsivo grassetto". Nel menu a discesa "Colore carattere", scegli il colore blu (che è attualmente applicato al testo). Fai clic su "OK" quando hai finito.

Nota che le selezioni di formato che hai appena effettuato vengono visualizzate nella casella "Trova cosa".

Quindi digita "Lorem Inc." nella casella "Sostituisci con". Fare nuovamente clic sul pulsante "Formato", quindi fare clic su "Carattere".

Scegli lo stile del carattere "Normale" e nel menu a discesa "Colore carattere", scegli "Automatico" (che per impostazione predefinita è nero). Fai clic su "OK" quando hai finito.

Ora puoi utilizzare i pulsanti "Trova successivo" e "Sostituisci", a turno, per scorrere ogni occorrenza nel documento oppure puoi fare clic sul pulsante "Sostituisci tutto" per modificare tutte le occorrenze contemporaneamente. Se utilizzi "Sostituisci tutto", ti consigliamo di salvare o creare prima una copia del tuo documento.

Utilizzo di Trova e sostituisci per modificare la formattazione del paragrafo

Puoi anche usare Trova e sostituisci per lavorare con la formattazione a livello di paragrafo e funziona più o meno allo stesso modo di lavorare con la formattazione a livello di carattere. Puoi anche usarlo per trovare e sostituire contemporaneamente la formattazione di caratteri e paragrafi, se lo desideri.

Ma facciamo un esempio più semplice per vedere come funziona. Diciamo che abbiamo copiato e incollato alcuni paragrafi da un altro documento di Word da utilizzare nel nostro documento. Nel nostro documento, utilizziamo l'interlinea standard in cui non c'è spazio aggiuntivo prima dei paragrafi e l'interlinea di 8pt dopo i paragrafi.

Per qualche motivo, il documento da cui estraiamo i paragrafi è impostato per utilizzare la spaziatura di 18 pt sia prima che dopo i paragrafi. Stiamo incollando il testo con la formattazione perché vogliamo mantenere la formattazione a livello di carattere come il testo in grassetto.

I risultati non sembrano grandiosi perché il paragrafo che abbiamo copiato e incollato ha molto più spazio prima e dopo di esso rispetto agli altri paragrafi.

Ora, un modo per risolvere questo problema sarebbe premere Ctrl+A per selezionare l'intero documento e quindi impostare l'interlinea per tutti i paragrafi del documento sui valori predefiniti. Ma cosa succederebbe se avessimo alcuni paragrafi in cui abbiamo modificato l'interlinea e volessimo mantenerla?

Hai indovinato: trova e sostituisci in soccorso. Riaccendilo da Home> Sostituisci o premendo Ctrl + H.

Posiziona il punto di inserimento nella casella "Trova cosa", apri il menu a discesa "Formato" e scegli l'opzione "Paragrafo".

Nella finestra Trova paragrafo, seleziona la formattazione per la quale desideri cercare. Nel nostro caso, stiamo cercando paragrafi in cui la spaziatura prima e dopo è 18pt. Quando sei configurato, fai clic su "OK".

Ora vedrai quella formattazione elencata nella casella "Trova cosa".

Ora posiziona il punto di inserimento nella casella "Sostituisci con", apri nuovamente il menu a discesa "Formato" e fai clic su "Paragrafo".

Questa volta, imposta la formattazione che desideri utilizzare in sostituzione. Stiamo utilizzando l'impostazione predefinita di Word senza spaziatura prima e 8pt dopo, lo stesso del resto del nostro documento. Fai clic su "OK" quando l'hai impostato.

Ora sei pronto per la ricerca. Premi il pulsante "Trova successivo" per fare in modo che Word trovi ed evidenzi l'occorrenza successiva di ciò che stai cercando. Qui si trova il nostro paragrafo stranamente distanziato. Fare clic sul pulsante "Sostituisci" per apportare la modifica. Premi "Trova successivo" per trovare l'occorrenza successiva e ripetere. Puoi anche premere il pulsante "Sostituisci tutto" per fare in modo che Word vada avanti e sostituisca tutto ciò che trova senza che tu debba controllarli tutti, ma ti consigliamo di salvare o fare una copia del tuo documento prima di farlo.

E dopo aver eseguito la nostra sostituzione, ora abbiamo un paragrafo distanziato proprio come gli altri.

Puoi diventare molto più sofisticato con le tue ricerche rispetto ai semplici esempi che abbiamo fornito qui. Puoi combinare diversi tipi di caratteri e formattazione di paragrafi in un'unica ricerca. Puoi persino utilizzare caratteri jolly e altri caratteri speciali per diventare più creativo con il testo specifico che trovi. Ma questo dovrebbe bastare per iniziare!