Come creare contenuti di formazione video di successo (un caso di studio)

• Organizzazione: SoftwareONE
• Settore: gestione dei servizi IT
• Sfide: costi, risorse, aggiornamento dei materiali di formazione, scalabilità, creazione, time to market, formazione multilingue
• Soluzione: crea e condividi contenuti di formazione video con TechSmith Camtasia e Snagit

Una scarsa formazione aziendale, o nessuna formazione, in ultima analisi, influisce sulla capacità di tutti in un'organizzazione di svolgere bene il proprio lavoro.

Questo può essere un processo molto doloroso da correggere e una perdita di tempo prezioso.

E senza un team di formazione in ogni sede, tenere tutti aggiornati può essere un problema significativo.

Ecco perché molte aziende, tra cui SoftwareONE, un'organizzazione globale di oltre 3.000 consulenti per la gestione del portafoglio software, hanno iniziato a utilizzare video di formazione aziendale in tutte le loro aziende.

"Avere corsi di formazione disponibili sempre, ovunque e su qualsiasi dispositivo mantiene i dipendenti coinvolti e motivati, ha offerto una libreria di apprendimento più sostenibile e ha ridotto immensamente i costi di viaggio". – Ci ha spiegato John Mayes, Global HR Leader di SoftwareONE.

Ora, SoftwareONE genera oltre 40.000 visualizzazioni all'anno con i suoi video didattici.

Ma come ha fatto SoftwareONE ad avere così tanto successo nella creazione di video di formazione aziendale?

Immergiamoci.

La situazione

SoftwareOne aiuta i clienti a gestire tutti gli aspetti del loro portafoglio software. Lavorano per ridurre complessità, costi e rischi, aumentando al contempo la flessibilità del loro panorama IT.

La sfida è duplice.

I consulenti devono essere esperti nel software che stanno vendendo e devono rimanere aggiornati sulle tendenze del settore IT. Devono anche essere abbastanza esperti di tecnologia per comprendere i cambiamenti nella tecnologia, nelle infrastrutture e nelle esigenze aziendali.

Con consulenti in 145 paesi, comprese lingue e culture diverse, hanno lottato per fornire continuamente la formazione necessaria.

Avevano bisogno di un modo per formare i dipendenti su varie soluzioni software e processi interni. Ogni consulente deve evidenziare i vantaggi di ogni software che offre e rispondere a tutte le domande che i clienti potrebbero avere.

In quanto azienda globale, SoftwareONE ha dovuto trovare un modo più conveniente, efficiente e scalabile per formare nuovi assunti e rappresentanti di vendita.

Trovare il processo giusto non è stato un compito facile. Il programma di formazione doveva includere:

• Creazione di contenuti
• Consegna
• Più lingue
• Materie multiple del corso
• Qualità e coerenza dei contenuti

Costo

È costoso e impraticabile formare faccia a faccia dipendenti e consulenti a distanza.

Per essere efficace, la formazione necessaria per soddisfare gli elevati standard di istruzione di persona per consigliare accuratamente i clienti.

Risorse

Con i metodi di formazione tradizionali, potrebbero volerci mesi prima che possano portare un nuovo assunto internamente per una formazione dal vivo. Ciò finisce per essere eccessivamente costoso e sottrae il nuovo assunto alle attività dirette dai clienti per una media di tre giorni interi.

Ciò si traduce in una perdita di potenziali entrate a causa di un arco di tempo di assunzione più lungo e il nuovo assunto è impegnato nella formazione.

Per questi motivi, la formazione in presenza non era un'opzione efficace o sostenibile.

Scalabilità

Con dipendenti in diversi continenti, può essere difficile formare tutti allo stesso livello di competenza. Una sfida chiave è stata formarli sul contenuto dettagliato e ridimensionarlo su un catalogo di prodotti in molte lingue.

Stephan Cadisch, Global Learning & Development Director, è stato incaricato di affrontare queste sfide partendo da zero senza sistemi, processi o creatori di contenuti esistenti.

"È scoraggiante dover creare un modo coerente e scalabile per formare persone in tutto il mondo su prodotti software che vengono costantemente aggiornati e modificati", ha spiegato Stephan.

Dal momento che non esisteva un programma di formazione prontamente disponibile per raggiungere tutti gli obiettivi cruciali di SoftwareONE, ha deciso di crearne uno.

La strada del successo di SoftwareONE

Nel 2010, Stephan ha iniziato a costruire un piano per raggiungere questi obiettivi. Ha riunito un team specializzato nel diventare esperti nel software che vendevano.

Nasce così il Global Learning & Development Team.

All'inizio, il Senior Leadership Team di SoftwareONE era scettico sul fatto che un team avrebbe risolto il problema. Hanno concesso solo un piccolo budget per lo sforzo di formazione iniziale.

Con i fondi, Stephan ha acquistato Camtasia, Snagit e Quickshare per iniziare.

Il team ha iniziato a creare video per condividere la loro nuova esperienza sul catalogo di software che offrono. Hanno anche costruito un portale utente per condividere i contenuti di formazione in tutta l'organizzazione. Dopo tre mesi, il loro primo video di formazione ha già ottenuto più di 3.000 visualizzazioni. Ciò ha impressionato il Senior Leadership Team e ha contribuito a delineare il valore dell'apprendimento online in brevissimo tempo.

"La registrazione di diapositive PowerPoint con Camtasia consente ai non professionisti di realizzare video in un ragionevole lasso di tempo", ha spiegato Stephan. "Lavoriamo anche con altri strumenti, ma il 95% dei contenuti di formazione è realizzato con Camtasia per la sua facilità d'uso".

Ora, il Global Training & Development Team è cresciuto fino a raggiungere più di 50 membri del team. Hanno creato oltre 1.400 video di formazione con Camtasia e vantano oltre 40.000 visualizzazioni all'anno.

Creazione

SoftwareONE ha il suo flusso di lavoro per la creazione di contenuti di formazione fino a una scienza.

La creazione di video e schermate è una parte essenziale dello sviluppo dei loro contenuti di formazione. Il team di progettazione didattica progetta il curriculum necessario e gli esperti in materia (PMI) creano screencast con Snagit per acquisire le loro conoscenze.

"[Le PMI] utilizzano Snagit per registrare un dump di dati di tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno", ha spiegato Alexander Muenzberg, specialista in progettazione didattica presso l'ufficio tedesco di SoftwareONE. "Una volta che hanno una registrazione dello schermo delle informazioni sull'argomento, la inviano [indietro] al team di progettazione didattica dove utilizziamo Camtasia per trasformare i loro screencast in video di formazione più formali e dettagliati".

Lavorare con esperti in materia è fondamentale per creare il contenuto giusto per il programma di formazione di SoftwareONE. Ma passare del tempo con loro è una sfida comune. Le PMI hanno orari frenetici e può essere difficile assicurarsi di ottenere le informazioni giuste.

"Informiamo le nostre PMI in anticipo sulle informazioni di cui abbiamo bisogno da loro in modo da evitare di incorrere nel problema di non ottenere informazioni sufficienti o di non ottenere informazioni rilevanti", ha affermato Alexander.

La divisione di questi compiti tra diversi gruppi ottiene il massimo beneficio dal tempo delle PMI, pur continuando a produrre un pezzo di formazione di qualità. Poiché i video sono modificabili, l'intero processo è scalabile, il che è essenziale per mantenere la formazione fresca e aggiornata.

“Adoro anche la stabilità e le funzionalità offerte da Snagit e Camtasia. Sono così utili e forniscono buoni flussi di lavoro, che sono così importanti. Se vogliamo includere domande ed esami ramificati, possiamo facilmente inserire il file Camtasia in un altro software di creazione di corsi eLearning per ottenere ciò”.

Una volta terminato un corso con contenuti di formazione video, lo condividono sul loro portale di apprendimento interno, ONE|University.

Temi e programmi di formazione

I corsi del team Global Learning and Development spaziano dal software che vendono ai corsi di formazione interni. Creano video per mostrare i loro processi di vendita, gestione dei progetti, ottimizzazioni e altro ancora.

SoftwareONE è seriamente intenzionato a far diventare i consulenti esperti nelle loro offerte. Tanto che i loro programmi di formazione formale hanno nove livelli che i dipendenti devono completare per raggiungere il livello di esperto.

Costruiscono programmi di studio tutto l'anno e li rivedono continuamente. Il loro programma di formazione informale, ONE|Tube, ospita argomenti scelti da e per il personale. Questo completa il loro programma di formazione formale aziendale.

SoftwareONE offre anche corsi di formazione in aula (faccia a faccia). Spesso presentano partner ospiti che presentano il software più recente. Per acquisire la conoscenza dell'oratore, SoftwareONE registra la demo dal vivo e la trasforma in un video. Lo trovano utile anche per i contenuti in stile "addestra il formatore".

Aggiornamento dei materiali didattici

SoftwareONE ha anche aggiunto Product Manager al processo. I Product Manager lavorano a stretto contatto con i fornitori di software nel loro catalogo prodotti per sapere cosa succede dopo, rivedere e comprendere le road map dei prodotti e spiegare le modifiche imminenti. Quindi, collaborano con il team di formazione per includere gli aggiornamenti nel contenuto della formazione video. In questo modo i loro consulenti conoscono sempre gli ultimi aggiornamenti.

Il Global Training & Development Team lavora anche a stretto contatto con il proprio help desk interno per conoscere le domande e le preoccupazioni comuni dei clienti.

Questo aiuta i creatori di contenuti a sapere su quali argomenti di formazione hanno bisogno per creare contenuti di formazione video e quali contenuti esistenti devono aggiornare. I consulenti possono modificare rapidamente le proprie conoscenze e concentrarsi sul supporto. Riduce anche le chiamate all'help desk e al team di supporto.

Risultati e ROI

È difficile tracciare una correlazione diretta tra formazione e ricavi, ma SoftwareONE vede il valore della grafica.

"L'utilizzo di Camtasia e Snagit ci ha aiutato a ridurre i costi poiché tutti i dipendenti possono contribuire con contenuti di esempi di successo", ha spiegato John. "Questi esempi vengono quindi convertiti in corsi di formazione basati su video dal team di apprendimento e sviluppo".

Stime approssimative sui risparmi sui costi derivanti dallo spostamento della formazione da faccia a faccia a online e su richiesta possono aumentare fino a raggiungere cifre enormi.

Tutti i dipendenti ora seguono la formazione molto più velocemente di prima. Accelerano il loro livello di esperienza attraverso livelli di formazione a più livelli. Un dipendente deve guardare e imparare tutti e nove i livelli per diventare un esperto o "cintura nera".

Avere un team di esperti istruito e ben preparato spesso aiuta a concludere affari più grandi a tassi più rapidi.

“Il feedback più comune che ho sentito dal nostro personale che apprende dai nostri contenuti è che sono grati per l'apprendimento tramite video invece di dover leggere lunghi PDF e diapositive PowerPoint. E con il video, possiamo aggiungere facilmente i sottotitoli oltre alla narrazione, per i dipendenti che trovano più difficili da ascoltare gli accenti al di fuori delle loro aree geografiche ", ha spiegato Alexander.

Di conseguenza, il Global Learning & Development Team ha creato 130 nuovi video di formazione in un solo trimestre.

Questa cadenza continua per tutta la loro sequenza temporale annuale, insieme all'aggiornamento dei video esistenti. Questo programma di formazione formale ha avuto un tale successo che SoftwareONE ha ora adottato una cultura facoltativa e informale di formazione e apprendimento.

Creano contenuti di formazione video con TechSmith Snagit e li condividono sul loro portale interno, ONE|Tube.

Ora, qualsiasi membro dello staff può creare un video su argomenti di sua scelta e condividerli per aiutare gli altri a imparare.

“L'apprendimento sociale è auto-motivato. Lo staff vuole condividere i propri video invece del testo e le persone ne sono entusiaste", ha affermato Stephan. “I video vengono caricati e condivisi da tutto il mondo. Ci sono molti millennial in azienda e il video è totalmente accettato, quindi è stato catturato in tutta l'azienda".

In attesa

Sebbene SoftwareONE abbia già riscontrato enormi vantaggi nel creare e implementare un approccio di formazione e sviluppo globale con programmi di formazione sia formali che informali, non si è fermato qui.

Ora stanno lavorando alla loro versione 2.0 che consentirà ai loro corsi di formazione di essere disponibili su dispositivi mobili e browser, il che aumenterà il pubblico offrendo video ovunque e in qualsiasi momento.

Infine, spero che tu abbia trovato utile questo case study! Pronto per iniziare a creare i tuoi contenuti di formazione video? Iniziare con TechSmith Snagit e Camtasia è facile. Scopri di più sui nostri software e provali gratuitamente.