Come creare e gestire documenti di famiglia digitali
Pubblicato: 2022-01-29In caso di emergenza, l'ultima cosa che vuoi fare è cercare documenti. Lo stesso si può dire nei momenti di forte stress o dolore. Idealmente, tutti i documenti importanti di cui potresti aver bisogno sarebbero facili da trovare e di facile accesso. Come si fa a farlo?
Il modo migliore per mettere a portata di mano i documenti importanti è quello di non utilizzare la carta digitalizzandoli e quindi salvando i file elettronici in un luogo in cui è possibile recuperarli da un computer, tablet o smartphone. In molti casi, dovresti anche salvare copie fisiche dei documenti, ma ciò non significa che non puoi fare anche una copia digitale. Ci sono così tanti vantaggi nel farlo.
Innanzitutto, ti ritrovi con una copia di backup, che è incredibilmente utile se succede qualcosa agli originali. In secondo luogo, puoi recuperare i documenti in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo purché tu disponga di una connessione Internet sicura. In terzo luogo, quando le informazioni vengono digitalizzate, puoi cercarle utilizzando parole chiave anziché guadare pile di carta. Infine, è molto più semplice condividere un file elettronico con un avvocato, un consulente finanziario o un familiare che ne ha bisogno, piuttosto che inviare fax o fotocopie.
Quali sono alcuni importanti documenti di famiglia che potresti voler digitalizzare? Qual è il modo migliore per scansionarli e archiviarli in modo che siano sicuri, facili da trovare e sempre disponibili quando ne hai bisogno?
Esempi di documenti da digitalizzare
Non è necessario digitalizzare tutto. Anche se potrebbe esserci un valore potenziale nel salvare ogni bolletta o ogni estratto conto della carta di credito, qual è la probabilità che tu ne abbia bisogno e non possa accedervi dal tuo conto bancario online o dal tuo fornitore di servizi pubblici?
Concentrati invece sui documenti a cui probabilmente dovrai fare riferimento a un certo punto (dichiarazioni fiscali, ad esempio) o ai quali trarresti davvero vantaggio dall'avere una copia di backup. Alcuni esempi sono:
Documenti relativi ai grandi cambiamenti di vita: certificati di nascita; documenti di adozione; certificati di matrimonio, divorzio, convivenza; certificati e moduli di immigrazione
Passaporti, patenti e carte d'identità
Rapporti sanitari, compresi i record di vaccini e vaccinazioni
Record di animali domestici
Trascrizioni ufficiali di istruzione e certificati di laurea
Titoli e atti di proprietà
Contratti di locazione e prestito
Dichiarazioni fiscali
Possono venire in mente anche le foto di famiglia, ma richiedono un processo completamente diverso per la scansione e il salvataggio. Con un documento non hai bisogno di un'immagine ad alta risoluzione, ma con le foto sì. Inoltre, con le foto, devi tenere conto del colore, della tonalità seppia o della scala di grigi, che di solito non è un problema con i documenti standard.
Se hai documenti storici di famiglia che sono più simili alle foto di famiglia, forse perché sono oggetti d'antiquariato o hanno un valore sentimentale, probabilmente è meglio gestirli più come foto. Per tutti i documenti che sono estremamente delicati o di alto valore, prendi in considerazione la possibilità di rivolgerti a un archivista per chiedere aiuto o leggi alcuni suggerimenti dagli archivi nazionali degli Stati Uniti.
Come digitalizzare documenti importanti
Diamo prima un'occhiata a come scansionare un documento e trasformarlo in un file elettronico.
Non è necessario uno scanner da tavolo per ottenere risultati dall'aspetto professionale. Tutto ciò di cui hai bisogno è uno smartphone con un'app di scansione mobile, una superficie ad alto contrasto (ad esempio, se la tua carta è bianca, la superficie dovrebbe essere scura) e un'illuminazione decente.
Per scansionare un documento:
Posiziona la carta su una superficie ad alto contrasto. Assicurati di avere un'illuminazione sufficiente. Stare vicino a una finestra durante la luce del giorno aiuta enormemente.
Appoggia il documento in piano. La maggior parte delle app di scansione corregge piccole imperfezioni, come pieghe e angoli rivolti verso l'alto, ma se riesci a posizionare il documento in piano, è l'ideale.
Avvia l'app di scansione e posiziona il telefono parallelamente al documento. La maggior parte delle app di scansione ha il rilevamento automatico dei bordi, a condizione che tu faccia uno sforzo ragionevole per inquadrare la pagina all'interno delle guide su schermo.
La maggior parte delle app esegue la scansione della pagina automaticamente, ma in alcuni casi potrebbe essere necessario toccare per completare una scansione. L'app ti chiederà quindi di ripetere il processo se desideri aggiungere più pagine allo stesso file.
Molte fantastiche app di scansione sono gratuite o offrono un livello di servizio gratuito. ABBYY FineScanner e Microsoft Office Lens sono due ottimi esempi. Nelle app di archiviazione cloud e per prendere appunti (che potresti già avere), la scansione dei documenti è inclusa. Questo è vero per l'app mobile Dropbox, ad esempio, e l'app mobile Evernote.
Se desideri la possibilità di modificare i documenti scansionati, ad esempio per trasformare un foglio di carta in un documento di Microsoft Word, è necessaria un'app di scansione che includa OCR e la conversione in testo modificabile.
Dove conservare i documenti in modo sicuro
Utilizzi già un servizio di archiviazione cloud o un servizio di sincronizzazione file, come Google Drive o Microsoft OneDrive, per l'archiviazione e il backup di file importanti? Quindi probabilmente ha senso utilizzare lo stesso servizio per archiviare i documenti di famiglia.
Non mancano le soluzioni di cloud storage. Tutte le opzioni menzionate finora, Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive, sono opzioni perfettamente valide. Soprattutto, poiché sono così popolari, le app di scansione spesso ti danno la possibilità di esportare i tuoi documenti digitalizzati direttamente su di esse; oppure offrono la propria funzione di scansione integrata.
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Qualunque sia il servizio che scegli, assicurati che crittografa i tuoi dati e assicurati di utilizzare una password univoca e lunga per l'account. Un gestore di password è il tuo migliore amico in questo senso.
Come organizzare i documenti di famiglia digitali
A seconda dell'entità dei documenti della tua famiglia, puoi creare una serie di cartelle e sottocartelle all'interno del tuo servizio di archiviazione per organizzarli. Tuttavia, può richiedere molto tempo e le persone spesso iniziano un percorso per l'ordinamento e l'organizzazione prima di rendersi conto a metà strada che non funzionerà.
Quindi, un modo semplice e veloce per farlo è di anno. Inizia creando 10 cartelle e nominandole negli ultimi 10 anni. Ad esempio, avrai cartelle chiamate 2020, 2019, 2018 e così via. Una volta raggiunti gli 11 anni indietro, aggiungi "e più vecchio" (o qualcosa di simile) al nome della cartella. In altre parole, la tua cartella più vecchia si chiamerebbe "2010 e precedenti".
Ora puoi ordinare i documenti digitali in una cartella e sapere approssimativamente dove si trovano. Per le carte d'identità, utilizzare l'anno di emissione. Per le trascrizioni, utilizzare l'ultimo anno di frequenza alla scuola. Se hai troppi file in una cartella, crea una sottocartella in base al tema, ad esempio "Documenti fiscali 2020" o "Cartelle mediche 2019".
E i nomi dei file? Trovo che abbia senso dare un buon nome al file la prima volta che lo scannerizzo, di solito perché eseguo la scansione di un documento per un motivo. Se un medico mi chiede di inviare una copia dei miei record di vaccinazione, do a quel file un nome chiaro prima di inviarlo.
Se stai scansionando enormi lotti di documenti alla volta, concentrati a inserirli nella cartella corretta per anno e crea sicuramente sottocartelle per aiutarti a dare un senso a ciò che hai. In questo modo, non devi perdere troppo tempo nella ridenominazione dei file, ma i tuoi documenti sono ancora in ordine ragionevole per quando devi trovare qualcosa.
Tieni a mente il tuo scopo
Tieni sempre presente lo scopo della digitalizzazione dei tuoi documenti. Per documenti molto importanti, lo scopo potrebbe essere quello di avere una copia di backup, nel caso succeda qualcosa agli originali. Per altri tipi di documenti, lo scopo potrebbe essere quello di rendere i file facilmente accessibili la prossima volta che devi inviarli a qualcun altro. Tieni presente il tuo scopo per guidarti quando si tratta di nominare e ordinare i file in particolare. Finché lo tieni a mente, puoi affrontare questo progetto facilmente e ottenere ottimi risultati.