Come acquisire dati importanti con le app di scansione e OCR

Un'app di scansione con riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è indispensabile per organizzarsi. Le migliori app di scansione ti aiutano a catturare tutti i tipi di informazioni come diapositive di una riunione, appunti sulla lavagna, biglietti da visita, per non parlare di documenti importanti. Sono utili anche per altri usi, dalla digitalizzazione di ricette cartacee al risparmio di garanzie.

Alcuni anni fa ho dovuto prendere un nuovo passaporto e lo stesso giorno consegnarlo per il visto. Subito dopo aver ritirato il passaporto, ho pensato: "Probabilmente dovrei averne una copia prima di consegnarlo". Ho tirato fuori il telefono e l'ho scansionato. Abbastanza sicuro, il visto ha richiesto più di due settimane e, nel frattempo, avevo bisogno dei dettagli del mio passaporto per un sacco di scartoffie. Meno male che avevo una copia leggibile!

Come funzionano le app di scansione?

Quando utilizzi un'app di scansione mobile, non è molto diverso dallo scattare una foto. In un'impostazione ideale, riproduci il tuo documento piatto su uno sfondo contrastante e punti la fotocamera del tuo telefono verso di esso.

Quindi, l'app di scansione ti guida attraverso il processo. Di solito ti dice di allineare i bordi del documento con i segni di ritaglio sullo schermo del telefono. Tieni duro come puoi, ma non preoccuparti. L'app si adatta a piccoli movimenti. La scansione richiede un secondo o due. Al termine, generalmente viene visualizzata un'anteprima del documento. L'app di solito chiede quindi se si desidera aggiungere più pagine o avviare una nuova scansione.

Forse stai pensando che potresti saltare del tutto un'app di scansione e invece scattare una foto di tutti i documenti che desideri salvare digitalmente. Potresti, ma ci sono due svantaggi. Innanzitutto, è improbabile che un'immagine sia chiara come una scansione, quindi corri il rischio di non avere testo leggibile. In secondo luogo, non puoi cercare nel testo, il che potrebbe rendere estremamente difficile trovare ciò di cui hai bisogno in seguito.

Cosa dovresti scansionare con un'app di scansione?

Diamo un'occhiata agli esempi di come puoi utilizzare un'app di scansione per rimanere organizzato. Successivamente, spiegherò quali funzionalità dovresti cercare nelle migliori app di scansione e nominerò alcune app che le hanno.

Biglietti da visita

La prossima volta che qualcuno ti porge un biglietto da visita, usa un'app di scansione per acquisire le informazioni di contatto di quella persona, quindi restituisci il biglietto. Mostrerai quanto è facile essere senza carta raccogliendo anche i loro dettagli in un formato digitale in modo da non dover digitare nulla in seguito. Alcune app di scansione possono rilevare i biglietti da visita e creare una nuova voce nell'app dei contatti. Altri cercano su LinkedIn per suggerire di collegarsi lì.

Lavagne e materiali di presentazione

Nelle riunioni, la maggior parte di noi vuole dedicare a ciascun oratore la nostra piena attenzione. È difficile da fare se stiamo strizzando gli occhi a una presentazione o una lavagna, sperando di non perdere un dettaglio importante. Un'ottima soluzione è scansionare rapidamente le diapositive o altri materiali mentre appaiono sapendo che puoi esaminarli in modo più dettagliato in seguito.

Documenti da inviare tramite e-mail o eseguire il backup

Sebbene molte persone e organizzazioni siano felici di inviarti documenti digitali, ci sono ancora molti casi in cui incontriamo la carta. Supponiamo che la tua banca ti dia un documento cartaceo importante da firmare, ma vuoi che il tuo avvocato lo controlli prima. È un ottimo momento per usare la tua app di scansione. Scansiona alcune pagine in modo da poterle inviare via e-mail con le statistiche. Alcune app di scansione includono uno strumento che ti consente anche di firmarle digitalmente.

Altri documenti importanti che potresti voler scansionare e sottoporre a backup includono i registri delle vaccinazioni, i documenti fiscali e i certificati legali (nascita, matrimonio, immigrazione, ecc.).

Cosa cercare in un'app di scansione

Le migliori app di scansione acquisiscono i tuoi documenti in modo chiaro, rendono il testo ricercabile e ti aiutano a salvare i file finiti nei posti giusti. Ecco cosa cercare:

Rilevamento automatico dei bordi

Un'ottima app di scansione e OCR trova automaticamente i bordi dei tuoi documenti. Quando punti la fotocamera verso la carta, i segni di ritaglio che vedi sullo schermo dovrebbero cercare il bordo del documento da soli e adattarsi a dimensioni diverse. Quindi, che tu stia scansionando un foglio di carta A4 o un biglietto da visita, l'app lo calcola automaticamente.

Opzioni di salvataggio ed esportazione

Le migliori app di scansione ti offrono opzioni su dove puoi salvare o esportare i tuoi testi appena scansionati, come Google Drive, Dropbox o un altro servizio di archiviazione. Non vuoi un'app che ti obbliga a conservare i documenti in un posto nuovo.

OCR

Ho menzionato l'OCR all'inizio di questo articolo. Quando hai l'OCR, tutte le parole che scansioni diventano testo. Puoi anche copiare e incollare il testo o modificarlo. Supponiamo di scansionare una ricetta e vedere che ha un errore di battitura. Con un'app di scansione e OCR davvero buona, dovresti essere in grado di correggere l'errore di battitura. Alcune app possono convertire il testo finale in un formato di elaborazione testi familiare, come .docx. Altri ti consentono di modificare il testo direttamente nell'app senza dover prima aprire il documento in un elaboratore di testi.

L'OCR consente inoltre di eseguire ricerche nel testo dei documenti. Ciò significa che se vuoi trovare i tuoi record di immunizzazione, puoi provare a cercare il nome del tuo medico per trovare il file. Non è necessario ricordare come hai chiamato il file. Se usi molto la ricerca per trovare file, allora hai sicuramente bisogno dell'OCR.

Funzionalità di ricerca

Forse non sei super organizzato quando si tratta di esportare e salvare i tuoi file in un'altra posizione. In tal caso, vorresti essere in grado di cercare nei contenuti dell'app di scansione tutto ciò che una volta scansionato e che ora ti serve. Un'ottima app di scansione avrà la propria funzionalità di ricerca.

Supporto multipagina

Le app di scansione davvero buone possono scansionare più pagine consecutivamente. Dovrebbero quindi raggruppare facilmente tutte le pagine in un unico PDF. Le app di scansione di fascia più alta correggono anche la distorsione della pagina, ad esempio quando si scansionano le pagine di un libro e non si riesce a farlo appiattire.

Prezzo

Molte delle migliori app di scansione e OCR hanno un livello di servizio gratuito e un livello premium a pagamento. L'OCR è talvolta considerato una funzionalità premium. Il prezzo delle app di scansione e OCR è un po' folle. Per un po', potresti aspettarti di pagare tra $ 4 e $ 7 per un'app decente. Ora, le commissioni una tantum sono dieci volte più alte. Sebbene le tariffe di abbonamento siano più ragionevoli, alcune persone hanno bisogno di un'app di scansione solo alcune volte all'anno.

Le migliori app di scansione

Ora che capisci cosa possono fare le app di scansione e perché potresti volerne una, ecco alcune delle migliori che puoi trovare. Mi sono concentrato su app che offrono scansione e OCR e rendono il testo modificabile. Ci sono molte app che eseguono solo la scansione. Evernote Scannable e l'app Dropbox mobile sono due esempi. Ma non ti danno un testo finale che puoi copiare e incollare o modificare. Queste app lo fanno.

Indipendentemente dall'app che scegli, scoprirai che avere un'app di scansione a portata di mano di cui ti fidi ti aiuta a digitalizzare i tuoi documenti e rimanere organizzato.

ABBYY FineScanner (visita il sito presso ABBYY)

Libero; Pro per $ 4,99 al mese, $ 19,99 all'anno o $ 59,99 una tantum

ABBYY FineScanner è forse lo scanner e l'app OCR migliore e più capace per dispositivi mobili. Esporta i file in una varietà di formati, ti consente di salvare i file nella maggior parte dei principali servizi di archiviazione ed esegue persino l'OCR in più di 40 lingue. È necessario un account Premium per ottenere l'OCR, che costa $ 4,99 al mese, $ 19,99 all'anno o $ 59,99 con una tariffa una tantum.

Disponibile su Android, iOS

Microsoft Office Lens (visita il sito presso ABBYY)

Libero

Microsoft Office Lens è una delle pochissime app di scansione completamente gratuite. È leggermente più lento e più goffo di altre app con rilevamento e ritaglio dei bordi, ma fa il suo lavoro. L'app ha modalità speciali per la scansione di biglietti da visita e lavagna. Per modificare il testo scansionato, devi esportare il testo tramite Microsoft OneDrive e quindi aprirlo Word.

Disponibile su Android, iOS, Windows

Scanbot 9 (visita il sito presso ABBYY)

Libero; Pro per $ 4,49 il primo anno poi $ 22,49 all'anno; o $ 69,99 una tantum su iOS

Scanbot è un'eccellente app di scansione e OCR. Detto questo, la società ha recentemente cambiato il suo modello di prezzo da una tariffa una tantum a basso costo a un abbonamento annuale o una tariffa una tantum più costosa ($ 69,99). Inoltre, i prezzi sono molto difficili da rintracciare. In ogni caso, vale la pena considerare la versione Pro di Scanbot se hai bisogno di un'app di scansione veloce e precisa per quasi tutti i tipi di documenti. Ha buoni strumenti di correzione e ottimizzazione del colore, oltre ad altre funzionalità di scansione, come un lettore di codici QR e uno scanner di codici a barre. Puoi anche usarlo per firmare documenti usando nient'altro che il tuo dito e il telefono o il tablet.

Disponibile su Android e iOS