Come acquistare un servizio di videoconferenza

La videoconferenza in sé e per sé offre agli utenti molte funzionalità e opzioni diverse. Tuttavia, in sostanza, la videoconferenza è semplicemente un modo per un utente di comunicare avanti e indietro con un altro utente tramite un flusso video live. Soluzioni più avanzate consentono cose come trasmissioni video uno-a-molti, condivisione dello schermo e persino funzionalità di webcasting che possono interrogare i membri del pubblico e raccogliere dati sugli spettatori (ma stiamo andando più avanti di noi stessi).

Le comunicazioni unificate (UC) accettano le videoconferenze e le aggiungono a una suite più ampia di strumenti di comunicazione. Potrai inviare chat e messaggi di testo ai colleghi. Sarai in grado di creare flussi di lavoro di gestione dei progetti. Sarai in grado di creare documenti ed eseguire modifiche simultanee su di essi come faresti con una piattaforma come Google Drive.

Forse l'aspetto più importante di una piattaforma UC è la sua capacità di integrarsi con soluzioni di terze parti per aiutarti a inserire ed esportare meglio i dati da uno strumento all'altro. Ad esempio, se devi chiamare un cliente e desideri accedere ai suoi record per migliorare le tue comunicazioni, l'integrazione tra Salesforce account e il tuo strumento UC lo rendono incredibilmente facile. Dalla dashboard di Salesforce, potrai avviare la chiamata, visualizzare la cronologia delle interazioni del cliente e aggiungere note su ciò che viene detto durante la chiamata.

"Avere una piattaforma unificata è chiaramente qualcosa che sarebbe interessante", ha affermato Gilman. "Una piattaforma unica per mobilità, collaborazione e voce è qualcosa che la maggior parte delle aziende sta cercando oggi."

Gilman avverte che la costruzione di una piattaforma di comunicazione attraverso singoli fornitori sarebbe proibitiva in termini di costi. Inoltre, i dati potrebbero non essere trasferiti da un sistema all'altro con la stessa facilità con cui sarebbe all'interno di una piattaforma di un unico fornitore. Inoltre, se qualcosa si rompe, dovrai determinarne il motivo parlando con più rappresentanti dell'assistenza di più aziende, il che suona come un incubo.

Tutte le forme di software aziendale sono dotate di uno spettro di usabilità. Alcuni strumenti di email marketing sono così ben progettati da far sembrare che chiunque possa svegliarsi e diventare un email marketer senza avere alcuna formazione formale. Altri strumenti sono così complicati e tecnici che anche i marketer più avanzati si trovano a cercare il pulsante di supporto.

La videoconferenza non è diversa. Alcuni strumenti offrono interfacce utente (UI) pulite e intuitive che consentono di fare clic sul nome di una persona e avviare direttamente una chiamata. Alcuni ti consentono di pianificare le riunioni in anticipo facendo clic sul calendario di un collega e digitando il tuo nome. Esistono strumenti che ti consentono di creare una sala conferenze virtuale, inviare un collegamento e invitare centinaia o migliaia di persone in quella sala senza alcun prerequisito per nessuno dei tuoi ospiti. Questi sono i tipi di soluzioni che vorrai considerare quando effettui il tuo acquisto.

"Per molto tempo, le videoconferenze hanno molte sfumature perché oggi vengono utilizzati molti protocolli diversi", ha affermato Gilman. “Ti imbatti in sfide che portano a piattaforme legacy, a terze parti che sono fuori sede... questa è stata la sfida per anni. La possibilità di inviare un collegamento a una piattaforma di terze parti e rispondere a quella chiamata con la stessa facilità di una telefonata è fondamentale per il successo".

Fondamentalmente, se apri il tuo software di videoconferenza e ti senti come se avresti dovuto prendere una laurea in ingegneria, probabilmente stai lavorando con lo strumento sbagliato.

Anche se scegli di non acquistare una piattaforma UC, potresti comunque desiderare uno strumento di videoconferenza in grado di condurre documenti di base e condivisione dello schermo. Queste funzionalità consentono ai tuoi utenti di inviare file a chiunque si trovi nella sala conferenze o di visualizzare un documento da un sito Web sul proprio schermo per la dimostrazione.

"La necessità di collaborazione e condivisione dei contenuti è importante", ha affermato Gilman. “Affinché un incontro efficace abbia luogo, condividere i contenuti è importante quasi quanto vederli faccia a faccia. Può essere semplice come la condivisione di documenti in modo che gli utenti possano condividere ciò su cui stanno lavorando in tempo reale. Questa è una componente fondamentale per qualsiasi ambiente collaborativo".

Avere queste funzionalità ti consente anche di utilizzare il tuo strumento di videoconferenza in modi che non avevi immaginato in precedenza. Tutti pensano alla videoconferenza per le riunioni del team, ma che dire delle riunioni con i clienti, delle chiamate dei potenziali acquirenti o delle chiamate dei partner? "Quando inizi a considerare come il video può trasformare il modo in cui le aziende possono fare affari, è allora che l'adozione diventa molto più diffusa", ha affermato Gilman.

Se sei convinto che utilizzerai sempre e solo strumenti di videoconferenza per comunicazioni individuali, allora potresti anche esserti indotto con l'inganno a pensare che un'app incentrata sul consumatore sia sufficiente per portare a termine il lavoro. In alcuni casi potresti avere ragione. Tuttavia, tieni presente che non tutte le chiamate verranno effettuate dai confini di un ufficio che fornisce Ethernet ad alta velocità. In effetti, la maggior parte delle tue chiamate sarà probabilmente condotta su laptop e tablet tramite connessioni Wi-Fi (alcune delle quali su veicoli in movimento).

È qui che la tua app consumer standard non riesce a offrire il valore di uno strumento di videoconferenza di livello aziendale. "Quelle app consumer sono fantastiche, ma si verificano problemi di qualità", ha affermato Gilman. “Non sono abbastanza stabili per gestire affidabilità e resilienza se stai parlando con un cliente. Guardi alcune piattaforme di consumo se sei su un client mobile nella tua auto; la tua soluzione di videoconferenza deve essere preparata a gestire un minimo comune denominatore che sarà probabilmente un dispositivo mobile. La capacità di gestire la perdita di pacchetti senza deterioramento di video e voce è importante".

“La tecnologia che esegue le piattaforme [di livello aziendale] è migliorata molto. E quando lo abbini alla qualità della rete che possiamo offrire, la rete è risolta", ha affermato Gilman. “La possibilità di condividere una scansione CAT su video sarebbe stata ridicola tre o quattro anni fa. Ora puoi vedere la scansione CAT più dettagliata.

Dal momento che sei tu a scegliere il sistema, perché non sceglierne uno che ti dia il controllo di tutto? Gli strumenti video aziendali ti danno accesso a funzionalità come la registrazione delle chiamate con un clic, statistiche che ti dicono chi effettua il maggior numero di chiamate, per quanto tempo le persone rimangono in chiamata, quando le persone interrompono le chiamate e molto altro. Puoi anche controllare chi dispone delle autorizzazioni amministrative per registrare la propria chiamata, chi può salire o trasferire le chiamate ad altri utenti e chi può esaminare la qualità delle chiamate per garantire che il sistema fornisca immagini nitide.

"Gli amministratori sofisticati vorranno sapere com'è stata la perdita di pacchetti [che ha contribuito alla scarsa qualità delle chiamate]", ha affermato Gilman. “Era dall'altra parte [o sulla rete aziendale]? Se era locale, allora devi guardare la rete [per determinare dove fosse il problema]”.