Tornando in ufficio: una guida per i dipendenti

Molte aziende si stanno preparando a riportare i dipendenti negli uffici, sia per alleviare lo stress dell'isolamento o semplicemente per rimanere finanziariamente a galla. Qualunque sia la ragione, mantenere i dipendenti al sicuro significa che i datori di lavoro devono superare una serie di ostacoli, tra cui l'adesione alle nuove normative in materia di salute e sicurezza che probabilmente includeranno considerazioni completamente nuove come il tracciamento dei contatti e il mantenimento delle distanze adeguate dai dipendenti utilizzando strumenti di gestione dello spazio.

Anche i processi aziendali consolidati, in particolare i vettori incentrati sulle persone come le risorse umane (HR), dovranno adattare nuove soluzioni, come la creazione di un modello di assunzione del personale ibrido utilizzando strumenti di gestione della forza lavoro remota. Questa è una sfida considerevole per la maggior parte dei datori di lavoro, ma non è l'unica sfida. Anche i dipendenti devono adattare attentamente le loro prospettive quando considerano un ritorno in ufficio. Ciò significa dare un'occhiata da vicino a ogni parte della giornata lavorativa dalla ripresa di un pendolarismo quotidiano a dove e come esattamente intendi svolgere il lavoro in un nuovo tipo di popolazione d'ufficio.

Prima ancora di pensare all'ufficio, considera che il miglior punto di partenza è se vuoi tornare al lavoro. Se lavorare a casa fa per te, il modo migliore per presentare questo turno al tuo datore di lavoro non è solo chiedere, ma chiedere con un piano. Collabora con le risorse umane su come funzionerebbe esattamente il passaggio al lavoro da casa ed esplora gli strumenti e le tecnologie disponibili per trovare nuovi modi di aiutare. La maggior parte dei datori di lavoro è più ricettiva a questo concetto di quanto non lo sia mai stata, soprattutto in uno scenario di lavoro "ibrido" in cui i dipendenti lavorano in parte a casa e in parte in ufficio.

Se un ritorno al lavoro, anche solo parziale, è nel tuo futuro immediato, è nel tuo migliore interesse essere il più coinvolto possibile nel processo di pianificazione del tuo datore di lavoro. Scopri chi è pronto per organizzare la riapertura dell'ufficio e assicurati di discutere con loro i seguenti problemi.

Entrare nella porta

Uno studio di PricewaterhouseCoopers citato da Statista (vedi grafico sopra), mostra che quando si tratta di riaprire gli uffici durante la pandemia, l'81% delle aziende prevede di modificare le misure e i requisiti di sicurezza sul lavoro, mentre il 78% mira a riconfigurare i siti di lavoro per promuovere distanziamento. Inoltre, il 54% delle aziende prevede di rendere il lavoro a distanza un'opzione permanente per i ruoli che lo consentono e il 53% delle aziende sta valutando la possibilità di cambiare turno o alternare personale per ridurre l'esposizione.

Ciò significa che le strategie di ritorno al lavoro (RTW) non solo avranno un effetto drastico sul tuo attuale ambiente di lavoro una volta tornato, ma anche quali sono esattamente gli effetti varieranno ampiamente per le diverse organizzazioni, poiché le misure dipenderanno da considerazioni diverse, compreso il tipo di lavoro svolto, le caratteristiche dello spazio, la dimensione della popolazione dei dipendenti e quali nuove normative sanitarie COVID-19 si applicano al tuo stato e comune.

Aspettatevi severi vincoli in merito all'accessibilità delle sedi degli uffici, al numero di dipendenti ammessi in loco in un dato momento, nonché a nuovo personale e procedure per consentire nuove misure, come il tracciamento dei contatti e la disinfezione del lavoro tra i turni. Gli uffici dovranno inoltre fornire ai dipendenti dispositivi di protezione individuale (DPI) come maschere, schermi per il viso, guanti e una fornitura costante di disinfettanti e disinfettanti per le mani. I dipendenti devono essere sicuri di comprendere quali misure vengono applicate, quali sono le procedure per implementarle e dove e come devono ritirare le nuove attrezzature necessarie per la sicurezza.

Il controllo degli accessi sarà un problema particolarmente fastidioso per i dipendenti impreparati. Questo perché questo processo sarà il modo in cui i dipendenti vengono selezionati e autorizzati a entrare nel posto di lavoro, probabilmente ora un processo in più fasi che spesso coinvolgerà un sistema di prenotazione online e persino una sorta di token intelligente. Sembra complesso, ma il controllo degli accessi è fondamentale per lo screening dei dipendenti contagiosi e per determinare chi si trova sul posto in un dato momento. Ecco perché non solo i datori di lavoro, ma anche le autorità locali COVID-19 e i regolamenti municipali stanno ponendo un'enfasi così speciale su questo processo.

La maggior parte dei processi di accesso avverrà in questo modo: prima di lasciare le proprie case, i dipendenti dovranno verificare di non avvertire alcun sintomo attraverso un controllo del benessere, possibilmente tramite un'app mobile o uno strumento di ritorno al lavoro, come Zoho BackToWork. Dovranno quindi recarsi in un'area di screening all'arrivo, dove verranno misurate le loro temperature prima di concedere loro l'accesso alla loro area di lavoro. Tale accesso sarà quindi concesso solo se il dipendente ha una prenotazione valida in attesa nel sistema. Se questo non è un problema, il dipendente potrà accedere all'ufficio utilizzando una smart card o un token simile utilizzato per confermare l'ora di ingresso e di uscita, nonché il luogo in cui quel dipendente trascorrerà la maggior parte della giornata lavorativa.

Soprattutto all'inizio, il mancato rispetto di uno qualsiasi di questi requisiti comporterà probabilmente il tuo rimpatrio, quindi è importante collaborare con il team RTW del tuo datore di lavoro per assicurarti di comprendere appieno il processo e di disporre di tutte le app e i token richiesti.

Problemi di pendolarismo

Ironia della sorte, una delle preoccupazioni RTW più problematiche per i dipendenti non è l'ufficio, è arrivare in ufficio. Andare al lavoro con la propria auto è una cosa, ma usare i mezzi pubblici, una situazione inevitabile in molte località, preoccupa molti dipendenti. Dopo quasi un anno di isolamento generale, ci vorrà un po' di tempo per convincere molti dipendenti a tornare ai loro spostamenti quotidiani in treno, autobus o metropolitana.

"I datori di lavoro hanno fatto un buon lavoro assicurandosi che gli uffici siano sicuri e igienizzati con protocolli per mantenerli tali. Ma poiché i trasporti pubblici rimangono la modalità principale per portare i dipendenti in ufficio, la sicurezza è una sfida completamente nuova", ha affermato Dave Bryant, vice presidente di One Workplace, una delle principali società di interni commerciali della Bay Area. "Dare ai dipendenti alternative e modi più sicuri per recarsi al lavoro, come gli autobus aziendali e i servizi di condivisione delle corse, che hanno protocolli di pulizia, sono opzioni che i datori di lavoro dovrebbero considerare di portare i lavoratori da e verso il lavoro in sicurezza".

"Lo Space-as-a-Service (SPaaS) è ​​una tendenza in aumento che consente a molte aziende di personalizzare spazi per uffici più piccoli situati più vicino a dove vivono i loro dipendenti", afferma Bryant. Individuare un nuovo spazio più vicino a questi hub per i dipendenti non solo ridurrà i tempi di pendolarismo, secondo Bryant, ma cambierà anche i requisiti di pendolarismo e fornirà un posto sicuro lontano dall'ufficio più grande quando il lavoro non richiede la presenza dei dipendenti.

Ancora una volta, se stai pensando a un ritorno al lavoro, affronta questo problema con il tuo datore di lavoro e verifica se una di queste soluzioni potrebbe funzionare per la tua azienda.

Aspettati una nuova tecnologia

Abbiamo menzionato la nuova tecnologia di controllo degli accessi sopra, ma per molti dipendenti questa non sarà l'unica nuova tecnologia in cui si imbatteranno quando torneranno in ufficio durante la pandemia. Ad esempio, Cisco afferma di aver attentamente considerato cosa significhi il ritorno al lavoro per i dipendenti nei suoi uffici.

"Abbiamo aumentato il numero di sensori che abbiamo nell'hardware della nostra sala conferenze", ha affermato Jeetu Patel, SVP e GM Security and Application Division di Cisco. Ha affermato che la società sta aggiungendo vari sensori alla sua soluzione hardware per conferenze, "in grado di rilevare il numero di partecipanti in una stanza, misurare i livelli di temperatura e umidità e persino misurare la qualità dell'aria". Cisco e i datori di lavoro raccoglieranno questo tipo di dati sulle strutture in modi nuovi e in particolare allo scopo di garantire che i dipendenti rimangano al sicuro mentre si trovano in loco.

I Webex Room Navigator di Cisco, che sono touch panel per ufficio che forniscono connessioni istantanee a videoconferenze, controlli della sala, condivisione dei contenuti e prenotazione della sala, sono ora attivati ​​tramite voce. "Puoi semplicemente entrare in una stanza e dire 'Ehi Webex, parteciperò alla riunione.' Il sistema dispone di controlli di prossimità che saranno in grado di identificare i partecipanti [tramite i loro] smartphone utilizzando gli ultrasuoni", ha affermato Patel.

Aggiunge che il passaggio agli assistenti vocali in ufficio ora ha il vantaggio aggiuntivo di essere una soluzione più igienica, poiché è necessario toccare fisicamente meno superfici. E, naturalmente, ci sono molti vantaggi aggiuntivi che continueranno ad aiutare i lavoratori anche dopo la pandemia, come la prenotazione intelligente delle stanze, la regolazione dell'illuminazione e delle tapparelle, nonché l'accesso automatico agli schermi intelligenti e ad altre tecnologie per conferenze.

Ripensare i benefici per i dipendenti

I vantaggi e i vantaggi per i dipendenti sono fattori importanti per i dipendenti che considerano un lavoro o un posto di lavoro piuttosto che un altro. In tempi pre-COVID, vantaggi come pasti e spuntini gratuiti, lounge open concept, abbonamenti in palestra, nonché happy hour e uscite aziendali, tutti hanno contribuito ad attirare i dipendenti e persino a tenerli in ufficio più a lungo. Tali vantaggi e vantaggi potrebbero non essere più così allettanti o avere senso per i lavoratori remoti o i dipendenti che tornano negli uffici.

"Il ritorno al posto di lavoro fisico porta alcune grandi considerazioni sui tipi di vantaggi e benefici che i datori di lavoro offrono ai loro dipendenti", afferma Jordan Peace, co-fondatore e CEO di Fringe, un'azienda di benefici per lo stile di vita.

"Mesi di lavoro a distanza hanno costretto le aziende a ripensare ai tipi di vantaggi che offrono ai dipendenti. Molti vantaggi in ufficio come l'abbonamento a una palestra, i tavoli da ping pong o i pranzi con catering sono praticamente diventati obsoleti dall'oggi al domani", afferma Peace. Al loro posto è emersa una nuova categoria, quella dei vantaggi dello stile di vita. Questi tipi di vantaggi mirano ad alleviare i problemi che molti dipendenti devono affrontare a causa del lavoro da casa. In genere assumono la forma di una sorta di mercato digitale in cui i dipendenti possono scegliere tra app o servizi che soddisfano le loro esigenze immediate per cose come tutoraggio virtuale o consegna di cibo.

Peace ha affermato che un sondaggio tra gli utenti di Fringe ha rilevato che l'80% dei dipendenti ritiene che l'era del lavoro a distanza abbia cambiato permanentemente il modo in cui considerano i vantaggi; L'84% ha affermato di ritenere che i vantaggi dello stile di vita saranno più preziosi in un mondo post-COVID rispetto ai vantaggi e ai servizi in ufficio, anche dopo il ritorno in ufficio.

Mentre Fringe aiuta le aziende a implementare questo tipo di programma come servizio, molte aziende saranno sfidate su come offrire questo tipo di vantaggi pandemici ai propri dipendenti. Un modo eccellente per essere coinvolti negli sforzi RTW della tua azienda è lavorare con le risorse umane e altri dipendenti per identificare quali potrebbero essere le soluzioni di vantaggi efficaci nella tua zona e quindi elaborare un piano su come fornirle.

La comunicazione è fondamentale

La maggior parte degli strumenti e delle piattaforme software RTW pone un forte accento sulla comunicazione dei dipendenti. Dopotutto, le aziende che tornano al lavoro stanno affrontando cambiamenti significativi in ​​quasi ogni aspetto del loro modo di fare affari. Ciò non può essere ottenuto semplicemente inviando promemoria. I datori di lavoro devono promuovere discussioni attive tra dirigenti e dipendenti per rendere questa transizione sicura e vincente. Ciò significa anche nuovi livelli di coinvolgimento da parte dei dipendenti, tuttavia.

Anche con più nuovi canali di comunicazione aperti, comprese nuove riunioni online, app di messaggistica del team e misure simili, molti dipendenti continuano a sedersi e semplicemente "raccolgono" nuove informazioni senza partecipare alle discussioni circostanti. Se sei nella lista corta per tornare al tuo ufficio, vale la pena essere coinvolto in questi colloqui. Ciò significa non solo parlare apertamente, ma parlare spesso di argomenti che avresti potuto evitare in precedenza. Un esempio chiave è la salute mentale.

"I leader aziendali devono accettare che nuove norme culturali emergeranno da questa crisi. Molti degli adeguamenti finora hanno dimostrato la capacità di resilienza dei lavoratori e delle organizzazioni di adattarsi ai cambiamenti. Ma una domanda difficile a cui dobbiamo ancora rispondere è come questi cambiamenti in i nostri ambienti di lavoro influiscono sulla salute mentale dei nostri dipendenti? Come si comportano come persone? E questo richiederà un vero follow-up e connessione", afferma Mike Bokina, Vice President e Head of Human Resources, Siemens USA. "Dobbiamo continuare ad affrontare l'aspetto umano di questa crisi, non solo l'aspetto finanziario. Di cosa hanno bisogno i dipendenti? Le norme culturali stanno cambiando e le voci dei dipendenti devono farne parte".

I tempi incerti rendono la comunicazione con i dipendenti più critica che mai, ma la discussione deve andare in entrambe le direzioni. Oltre alle riunioni regolari e ai municipi virtuali, il mantenimento di connessioni individuali con una forza lavoro distribuita può aiutare a sostenere il coinvolgimento dei dipendenti, che è diminuito durante questo periodo di lavoro a distanza.

"Per noi di Siemens USA, che ha 50.000 dipendenti, ciò ha significato trasparenza su argomenti che vanno dalla salute dei dipendenti, alla salute dell'organizzazione e dell'azienda, alla salute delle comunità in cui Siemens opera", ha affermato Bokina.

Favorire questo tipo di discussioni, anche solo con altri dipendenti, è un nuovo importante elemento per tornare al lavoro in sicurezza. Se hai difficoltà a trovare il forum giusto nella tua organizzazione per tenere questi colloqui, considera la possibilità di collaborare con le risorse umane per crearne uno. Sia il tuo datore di lavoro che i tuoi colleghi ne trarranno vantaggio.