I migliori strumenti di collaborazione di Google in Documenti, Fogli e Presentazioni

Pubblicato: 2022-10-04
Tada Images/Shutterstock.com

La suite di app per la produttività di Google include alcuni degli strumenti di collaborazione più utili. Puoi lavorare su un documento insieme in tempo reale, aggiungere e risolvere commenti, assegnare attività e molto altro in Documenti, Fogli e Presentazioni Google.

Sommario

Condivisione documenti
Commenti e Opzioni
Menziona i collaboratori e assegna compiti
Reazioni Emoji
Modalità di suggerimento
Cronologia delle versioni
Notifiche di modifiche e commenti
Collaboratori di posta elettronica
Approvazioni di documenti

Condivisione documenti

La collaborazione in una delle app di Google inizia con la condivisione del documento. Puoi aggiungere collaboratori e scegliere le loro autorizzazioni per la visualizzazione e la modifica.

CORRELATI: Come condividere documenti su Google Documenti, Fogli e Presentazioni

Seleziona "Condividi" in alto a destra, quindi inserisci le persone o i gruppi nella finestra pop-up.

Condividi finestra in Fogli Google

Accanto al gruppo nella schermata successiva, seleziona il privilegio che desideri che disponga di Visualizzatore, Commentatore o Editor. Puoi modificarlo per persona dopo aver inviato la notifica di condivisione utilizzando il pulsante Condividi in alto a destra.

Facoltativamente, aggiungi un messaggio, seleziona la casella per avvisare tutti e fai clic su "Invia".

Condividi il messaggio in Fogli Google

Per ulteriori opzioni, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra. Puoi quindi decidere cosa possono o non possono fare editori, spettatori e commentatori.

Condividi le impostazioni in Fogli Google

Al termine, fai clic su "Fine", quindi sfrutta le seguenti funzionalità di collaborazione in Documenti, Fogli e Presentazioni Google.

Commenti e Opzioni

Utilizzando i commenti, tu e i tuoi collaboratori potete lavorare insieme facilmente. Seleziona il testo o un altro elemento a cui si riferisce il tuo commento, quindi esegui una delle seguenti operazioni:

  • Seleziona Inserisci > Commento nel menu.
  • Fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Commenta".
  • Fare clic sull'icona Commento in alto a destra e selezionare il segno più.
  • Seleziona l'icona Commento nella barra degli strumenti mobile.

Digita il testo nella casella che appare e fai clic su "Commenta".

Commenta in Google Documenti

Dopo aver aggiunto un commento, puoi utilizzare il segno di spunta per contrassegnarlo come risolto al termine dell'attività, dell'aggiornamento o dell'aggiunta.

Segno di spunta per risolvere un commento

Menziona i collaboratori e assegna compiti

Oltre ad aggiungere e risolvere commenti, puoi menzionare un determinato collaboratore e assegnargli un'attività dal commento.

CORRELATI: Come assegnare attività sui documenti in Google Documenti, Fogli e Presentazioni

Per attirare l'attenzione su un determinato collaboratore, puoi menzionarlo nel tuo commento. Basta digitare il simbolo @ (At) seguito dal loro nome o indirizzo e-mail e quindi selezionarli dall'elenco dei suggerimenti.

Collaboratore menzionato in un commento

Per creare un'attività per il tuo collaboratore dal commento, menzionalo prima e poi seleziona la casella "Assegna a [nome]". L'attività rimane aperta finché il collaboratore non la contrassegna come completata.

Commento assegnato in Google Docs

Reazioni Emoji

Un altro modo per mostrare la tua approvazione, disapprovazione o un'altra reazione a qualcosa in un documento è con un'emoji. Seleziona l'elemento nel documento a cui stai reagendo e fai clic sull'icona Emoji nella barra degli strumenti mobile.

Nota: a partire da settembre 2022, questa funzione è disponibile solo in Documenti Google, non in Fogli o Presentazioni.

Scegli l'emoji che vuoi aggiungere o cercane una nella parte superiore della finestra pop-up. L'emoji viene quindi visualizzata sul lato destro, vicino all'elemento selezionato.

Reazione emoji in Google Docs

Proprio come con i commenti scritti, puoi risolvere le reazioni delle emoji. Fai clic sui tre punti a destra di un'emoji e seleziona "Risolvi".

Opzione per risolvere un'emoji

Modalità di suggerimento

Quando lavori su un documento in Documenti, Fogli o Presentazioni, stai utilizzando la modalità di modifica per impostazione predefinita. Ciò ti consente di creare, modificare e fare tutto ciò di cui hai bisogno nel documento. Ma quando stai collaborando con altri, potresti voler usare la modalità Suggerimento.

Nota: a partire da settembre 2022, questa funzione è disponibile solo in Documenti Google, non in Fogli o Presentazioni.

Nella modalità Suggerimento, le modifiche apportate diventano suggerimenti anziché modifiche effettive. Seleziona la freccia a discesa della modalità in alto a destra che probabilmente viene visualizzata come Modifica o l'icona a forma di matita e scegli "Suggerimento".

Suggerire nel menu a tendina delle modalità

Ora, quando lavori sul documento, vedrai le modifiche con barrature e aggiunte in testo con colori diversi. Ogni suggerimento è anche racchiuso in una finestra a destra che mostra ciò che hai sostituito, eliminato o aggiunto.

Modifiche suggerite in Google Docs

Se desideri accettare un suggerimento, fai semplicemente clic sul segno di spunta nella finestra del suggerimento e la modifica verrà inserita nel documento.

Cronologia delle versioni

Se tu e i tuoi collaboratori utilizzate la modalità di modifica anziché la modalità di suggerimento, potresti voler rivedere tutte le modifiche apportate, da chi e quando. È possibile aprire la cronologia delle versioni del documento per visualizzare questi dettagli.

CORRELATI: Come vedere le modifiche recenti al tuo file di documenti, fogli o diapositive Google

Vai a File > Cronologia versioni > Vedi cronologia versioni.

Vedi Cronologia delle versioni nel menu File

Puoi quindi vedere il documento corrente al centro con tutte le modifiche sulla destra. Le modifiche mostrano l'aspetto della versione alla data e all'ora visualizzate nell'angolo.

Puoi anche scegliere di ripristinare una particolare versione che vedi selezionando la revisione e selezionando "Ripristina questa versione" in alto.

Cronologia delle versioni in Google Docs

Notifiche di modifiche e commenti

Per stare al passo con gli altri che lavorano al documento quando non lo sei, puoi ricevere notifiche di modifiche e commenti.

Nota: a partire da settembre 2022, questa funzione è disponibile solo in Documenti e Fogli Google, non in Presentazioni.

Vai a Strumenti > Impostazioni di notifica o Regole di notifica.

Impostazioni di notifica e Regole di notifica nel menu Strumenti

Seleziona gli elementi di cui desideri ricevere una notifica e fai clic su "OK" o "Salva".

Opzioni di notifica in Documenti e Fogli Google

Riceverai quindi un messaggio all'indirizzo email collegato all'applicazione Google quando si verifica una modifica o un commento.

Collaboratori di posta elettronica

Uno degli strumenti di collaborazione più utili per contattare tutti in una volta è la funzione Collaboratori e-mail. Con pochi clic, puoi inviare un'e-mail a tutti coloro con cui stai condividendo il documento e risparmiare tempo dall'apertura di un'applicazione di posta elettronica per farlo.

Vai a File > E-mail > Collaboratori e-mail.

Invia email ai collaboratori nel menu File

Quando si apre la finestra popup, vedrai tutti i collaboratori precompilati per te. Aggiungi semplicemente il tuo messaggio e opzionalmente regola la riga dell'oggetto, che mostra il nome del documento, e fai clic su "Invia".

Finestra di posta elettronica per i collaboratori

Approvazioni di documenti

Se disponi di un account di abbonamento a Google Workspace supportato, tu e il tuo team potete sfruttare la funzione di approvazione dei documenti. Questo ti aiuta a chiedere ai tuoi collaboratori di rivedere e approvare il tuo documento che è l'ideale per consolidare la copia finale.

CORRELATI: Come richiedere approvazioni in Google Documenti, Fogli e Presentazioni

Vai su File > Approvazioni per aprire la barra laterale Approvazioni. Quindi, scegli "Fai una richiesta".

Approvazioni nel menu File e nella barra laterale

Nella finestra pop-up, aggiungi gli approvatori e includi un messaggio. Facoltativamente, puoi impostare una data di scadenza, consentire agli approvatori di modificare il documento e bloccare il file prima di inviare la richiesta di approvazione.

Finestra Richiedi approvazioni

Per visualizzare lo stato delle approvazioni, torna a File > Approvazioni e rivedi feedback e approvazioni nella barra laterale.

In attesa di approvazione nella barra laterale

Dai un'occhiata al nostro tutorial completo sull'approvazione dei documenti in Google Docs per i dettagli sui tipi di account, le approvazioni in sospeso e le funzionalità aggiuntive per lo strumento.

Google ha evoluto le sue app di produttività nel tempo per includere questi strumenti di collaborazione utili e convenienti. Quindi, approfittane per il tuo prossimo documento di gruppo.

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