Organizzarsi: strumenti per riunioni migliori

Gli esperti amano dire che le riunioni uccidono la produttività. Certamente possono, ma non devono. Quando pianifichi solo le riunioni necessarie e rendi indolore la scelta di un'ora e di una data, le riunioni sono più produttive. Quando prepari un'agenda in anticipo e incarichi qualcuno di prendere appunti, il contenuto delle riunioni sarà più mirato. Se si facilita l'accesso e la partecipazione delle persone, la riunione può essere più efficiente. Quindi, la riunione può svolgersi secondo la sequenza temporale nell'ordine del giorno e forse concluderai anche presto. Le persone apprezzano quando ciò accade perché invia un messaggio che il loro tempo è prezioso.

Sebbene la gestione di una riunione efficiente si basi in gran parte sugli esseri umani, richiede anche le app e le apparecchiature giuste per facilitarla. Le 14 app e gli strumenti qui elencati sono tutti progettati per rendere le riunioni più fluide e produttive.

App per la pianificazione di riunioni

Prima di poter tenere una riunione, devi pianificarla. Richiedere un incontro con un'e-mail e un elenco di orari è inefficiente, anche se stai incontrando una sola persona. Le app di pianificazione delle riunioni ti offrono strumenti migliori, come sondaggi, moduli di pianificazione online e bot Slack, in modo che tutti gli invitati a una riunione possano scegliere collettivamente il momento migliore per farlo.

Nomina.ly

Appoint.ly è un semplice servizio di prenotazione di riunioni per la pianificazione di incontri individuali. Crei una pagina di prenotazione che condividi con i clienti o chiunque altro abbia bisogno di richiedere un incontro con te. La tua pagina di prenotazione fornisce al richiedente della riunione le opzioni per il tipo di riunione che desidera, come una chiamata introduttiva di 10 minuti o una sessione di formazione di un'ora. Quindi, in base alla tua disponibilità, richiedono una data e un'ora che puoi approvare, richiedere di modificare o rifiutare. Appoint.ly è un'app di pianificazione semplice e diretta per riunioni individuali in particolare.

Calendamente

Calendly è uno strumento che aiuta le persone, così come i team, a pianificare le riunioni. Include opzioni che soddisfano diversi tipi ed esigenze di riunione. Ad esempio, crei tipi di riunioni, come Briefing telefonico di 10 minuti e Intervista ai media di 30 minuti. Quindi, quando qualcuno vuole incontrarti, può scegliere il tipo di incontro che desidera e scegliere una fascia oraria disponibile. Un altro esempio: supponiamo che tu abbia un'attività in cui chiunque di un determinato dipartimento può accettare una riunione richiesta da un cliente. Calendly può assegnare automaticamente la richiesta di riunione a chiunque sia disponibile nel gruppo. L'app supporta anche pagine Web di pianificazione individuale, in cui le persone possono richiedere un incontro con te in base alla tua disponibilità. È un'app robusta per la pianificazione, progettata per soddisfare una varietà di esigenze.

Doodle.com

Doodle.com è un sito Web gratuito e un'app mobile con un'opzione Premium che ti aiuta a pianificare le riunioni in tre modi. Innanzitutto, puoi creare un sondaggio online con date e orari delle riunioni; invialo a tutti i partecipanti alla riunione e Doodle evidenzia l'opzione migliore mentre le persone rispondono. In secondo luogo, Doodle offre anche la pianificazione delle riunioni personali, il che significa che la usi per creare un sito Web in cui le persone possono vedere quando sei disponibile e richiedere un incontro con te in uno degli slot aperti. Infine, c'è un bot Doodle per Slack che ti consente di interrogare i tuoi colleghi sull'orario di una riunione senza uscire dall'app di messaggistica del team.

Veduta

Outlook, venduto come parte di Microsoft Office, può venire in mente come il software per ufficio de facto per la pianificazione di riunioni in un ambiente aziendale. Quando tutti i partecipanti alla riunione fanno parte della stessa organizzazione e utilizzano tutti Microsoft Office, Outlook è lo strumento giusto per la pianificazione. Puoi trovare un'ora e una data per l'incontro che funzioni per tutti in base alla disponibilità che hanno impostato nei loro calendari. Quindi puoi prenotare una sala conferenze e inserire la riunione nel calendario, il tutto in Outlook. Tuttavia, non è necessariamente il miglior pianificatore di riunioni quando è necessario organizzare una riunione tra persone che non sono tutti utenti di Outlook.

Raduno

Rallly è un software di pianificazione collaborativa, il che significa che è progettato per essere utilizzato dai gruppi. Un altro modo per descriverlo è dire che è un'app di sondaggi in cui il sondaggio riguarda quando tutti possono incontrarsi. Mentre Doodle.com offre lo stesso servizio, Rallly ha un aspetto leggermente diverso ed è più veloce da usare se ne hai bisogno solo una volta ogni tanto perché non devi creare un account. È necessario inserire un indirizzo e-mail, tuttavia.

Libero occupato

FreeBusy è un'app di pianificazione delle riunioni per le aziende. Simile a Calendly e Doodle.com, fa un po' di tutto, offrendoti modi per automatizzare la pianificazione delle riunioni individuali e trovare il momento migliore per un gruppo di persone per incontrarsi. Si integra inoltre con il software di videoconferenza per compilare automaticamente dettagli come il collegamento alla riunione e l'ID quando applicabile.

Intrecciata

Woven è un software di pianificazione creato che fa parte di un'app di calendario più ampia. Simile ad alcune delle altre app menzionate, include sondaggi per trovare il momento migliore per incontrare un gruppo di colleghi. Woven ha anche pagine di pianificazione personali che puoi condividere con clienti e colleghi che consentono loro di richiedere un momento per incontrarti.

App per videoconferenze

Ora si svolgono così tante riunioni virtualmente che avere un'app di videoconferenza di riferimento è assolutamente essenziale. I migliori servizi di videoconferenza sono affidabili, il che significa che le tue chiamate rimangono intatte anche se la connessione di qualcuno è disturbata e hanno ampi strumenti per collaborare mentre ti incontri. Questi strumenti includono la condivisione dello schermo e lavagne, chat box e opzioni per i moderatori, come la possibilità di passare il controllo a un'altra persona o disattivare l'audio dei partecipanti mentre una persona parla.

PCMag offre tre scelte dell'editore tra i software di videoconferenza: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings e Zoom.

Fare clic su Riunione

ClickMeeting è un'eccellente opzione di videoconferenza per le piccole imprese, in particolare quelle che ospitano molti piccoli webinar. Tuttavia, puoi avere solo quattro feed video attivi per riunione. Questa app può integrarsi con il calendario di Microsoft Outlook e c'è un plug-in di Chrome per la connessione al calendario di Google.

Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetings è un servizio di videoconferenza facile da usare e include alcune funzionalità che non troverai nei concorrenti. Ad esempio, puoi impostare una chiamata che ti squilla invece di costringerti a connetterti. I piani a pagamento partono da $ 13,50 al mese, che è un prezzo interessante per le piccole imprese. Se si utilizza la versione gratuita dell'app, Webex Meetings Free, è possibile tenere riunioni video di tre persone alla volta. Il piano gratuito include anche la condivisione di desktop e documenti, una funzione lavagna, video di qualità standard e 250 MB di spazio di archiviazione cloud.

Zoom incontro

Zoom Meeting, a volte chiamato semplicemente Zoom, è uno dei servizi di videoconferenza più affidabili che troverai. Quando l'azienda ha sviluppato il prodotto, si è concentrata innanzitutto sull'assicurarsi che le chiamate rimanessero chiare e connesse. Supporta video e audio HD. Puoi ottenere trascrizioni digitate delle chiamate che registri come video. Inoltre, chiunque può utilizzare il prodotto principale gratuitamente e le piccole imprese possono acquistare piani a prezzi ragionevoli che potenziano le funzionalità a partire da $ 14,99 al mese per host. Con un account gratuito, puoi ospitare fino a 100 persone in una chiamata e puoi vedere fino a 49 persone in una vista in stile galleria. Le chiamate di gruppo per gli utenti gratuiti sono limitate a 40 minuti, ma le chiamate individuali possono durare tutto il tempo necessario. Sebbene sia difficile quantificare e confrontare le prestazioni dei sistemi di videoconferenza, la stabilità è il fondamento della reputazione di Zoom e si vede.

Prendere appunti

Molte riunioni traggono vantaggio dal fatto che qualcuno prenda appunti. Quando hai appunti sulla riunione, 1) hai una registrazione di ciò che è accaduto durante la riunione, 2) puoi condividerli con persone che non hanno potuto partecipare e 3) finisci per costringerti a essere chiaro su eventuali attività di follow-up che devono essere fatto. Per alcuni tipi di riunioni, come le interviste con i giornalisti, un'ottima app per prendere appunti ti consentirà di registrare anche l'audio, in modo da poterlo trascrivere in un secondo momento e avere una fonte perfetta per controllare ciò che è stato detto. Ecco alcune app che possono aiutarti a prendere appunti sulla riunione efficaci.

Evernote

Evernote è un'app potente per prendere appunti. Ha una funzionalità di registrazione audio integrata in modo da poter registrare un'intera riunione mentre si annotano idee digitate allo stesso tempo, direttamente nello stesso file. La sua funzione fotocamera ti consente di scattare una foto di una lavagna dalla tua riunione e caricarla sull'app, dove Evernote rende il testo ricercabile tramite OCR. Se il tuo team utilizza Evernote for Business, puoi facilmente rendere accessibili le note della riunione a tutti i partecipanti in modo che possano aggiungerle e averne una copia anche in seguito.

Ugo

Hugo.team è un'app relativamente nuova progettata per aiutare i team a prendere appunti sulle riunioni, nonché a condividerli e seguirli in modo appropriato. Hugo ti spinge a creare un'agenda, annotare idee e informazioni importanti dalle riunioni e trasformare le azioni in attività. L'app si connette con altri sistemi di gestione delle attività, come Asana, Trello e Jira, consentendoti di inserire queste cose da fare nelle app già utilizzate dal tuo team. È gratuito per un massimo di 30 persone, con una versione Pro (un prezzo fisso di $ 399 al mese) che aggiunge supporto per più membri del team e funzionalità, come report dettagliati e analisi del calendario.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote condivide molte funzionalità con Evernote, un registratore audio, una fotocamera e così via, ma è più adatto per le persone che utilizzano altri prodotti Office perché si integra perfettamente con loro. Se disponi di un account aziendale Microsoft, ad esempio, puoi utilizzare una funzione speciale in OneNote che mostra le riunioni imminenti elencate in Outlook in modo da poter scrivere ordini del giorno per loro o prendere altre note su di esse. Un'altra funzionalità chiamata Digital Ink ti consente di disegnare diagrammi e immagini utilizzando uno stilo sui dispositivi supportati. È anche facile condividere le note che acquisisci prima, durante o dopo una riunione con altre persone nella tua organizzazione.

Minuti.io

Minutes.io (gratuito) è esplicitamente per la registrazione dei verbali delle riunioni. Ti fornisce un modello per scrivere tutti i dettagli di ciò che accade durante una riunione, ad esempio chi ha detto cosa, quali promesse sono state fatte e quali scadenze sono state decise. Minutes.io usa in abbondanza i tasti di scelta rapida in modo che una volta imparati, non dovrai alzare le dita durante la digitazione. Funziona in un browser e funziona sia online che offline. Al termine di una riunione, puoi facilmente aggiungere gli indirizzi e-mail delle persone al file per condividerlo con tutti i partecipanti. Quando ti viene chiesto di prendere appunti ufficiali per una riunione inaspettatamente, minutes.io si avvia rapidamente e funziona bene, fornendoti un modello per l'attività in corso.