Organizzati: smetti di combattere le e-mail con più e-mail

Il sovraccarico di posta elettronica è un enorme problema di produttività sul posto di lavoro. Incontro continuamente persone che si lamentano dell'e-mail, dicendo che li sta sopraffacendo, desiderando che ci sia un interruttore di spegnimento per tutti i nuovi messaggi che si riversano nelle loro caselle di posta.

Molte di queste stesse persone, tuttavia, si fissano sull'e-mail in modo tale da finire per esacerbare il problema. Quello che vedo sono persone che cercano di combattere l'e-mail con più e-mail, che a loro volta generano sempre più e-mail. Poiché sono impantanati nella miseria delle e-mail, di solito non riescono a vedere chiaramente cosa sta succedendo, quindi non hanno idea che lo stiano peggiorando.

Ci sono alcuni modi in cui ho notato che le persone si sparano ai piedi mentre cercano di gestire il sovraccarico di posta elettronica.

Non utilizzare la tua casella di posta come una lista di cose da fare

Il primo esempio di persone che peggiorano i loro problemi di posta elettronica sono gli elenchi di cose da fare , come mi piace chiamarli. Gli elenchi di cose da fare lasciano e-mail nelle loro caselle di posta quando il messaggio contiene un'attività o attiva la memoria di un'attività assegnata. In altre parole, usano la posta in arrivo come un elenco di cose da fare.

Pensa a come le persone di solito assegnano le attività tramite e-mail. Raramente il compito è chiaramente indicato nella riga dell'oggetto. Il destinatario deve aprire e leggere l'e-mail per conoscere i dettagli dell'attività. Più probabilmente, però, il messaggio non conterrà tutte le informazioni necessarie al destinatario, come una scadenza o altri dettagli sull'attività. Uno scambio di messaggi avanti e indietro chiarisce il compito e finisce per creare un nuovo messaggio di posta elettronica ogni volta che accade. In breve, le caselle di posta elettronica sono elenchi di cose da fare molto scarsi.

Un altro problema è che gli elenchi di cose da fare devono controllare costantemente ogni posta in arrivo per vedere se contiene un'attività e, in caso contrario, eliminano prontamente la posta. Gli elenchi di cose da fare finiscono per diserbare incessantemente.

Peggio ancora, gli elenchi di cose da fare si abituano a controllare le loro caselle di posta per le loro attività quotidiane e, spesso, finiscono per inviarsi e-mail promemoria di altre cose che vogliono fare.

Se l'e-mail è un problema, perché vorresti creare più e-mail in questo modo?

Nel bel mezzo di tutto ciò, tuttavia, gli elenchi di cose da fare non riescono a vedere come il loro sistema stia peggiorando la situazione. Sostengono spesso che l'uso della posta in arrivo come elenco di cose da fare è l'unica cosa che funziona. Ma se questa stessa persona si sente sopraffatta dall'e-mail, chiaramente non funziona. Ci sono alcune soluzioni e le affronterò tra poco.

Interrompi l'invio di Nudgemail

Di recente ho parlato in un ritiro aziendale sulla gestione della posta elettronica. Per prepararmi al discorso, ho parlato con alcuni dipendenti e ho appreso che molti di loro gestivano enormi volumi di e-mail, a volte 1.000 messaggi al giorno, utilizzando Nudgemail. Pensavano che questo fosse un modo perfettamente sano di gestire il flusso.

Nudgemail è uno strumento freemium che ti consente essenzialmente di posticipare la posta elettronica impostando un'ora in cui riapparirà nella tua casella di posta come nuovo messaggio. "Essenzialmente" è una parola molto importante qui.

La maggior parte delle funzioni di posticipo, come quelle di SaneBox o di alcune delle migliori app di posta elettronica, nascondono il messaggio originale dalla posta in arrivo e lo fanno riapparire come nuovo messaggio di posta non letto all'ora scelta. Nudgemail funziona in modo leggermente diverso. Quando lo usi per posticipare la posta, l'email originale rimane nella tua posta in arrivo e un nuovo messaggio appare nella parte superiore della tua posta in arrivo, con l'intero thread del messaggio originale citato.

Non fraintendermi. Nudgemail è un ottimo strumento ed è un'ottima soluzione in alcune circostanze. Chiunque consideri la posta in arrivo come un flusso di informazioni piuttosto che un punto di raccolta per le comunicazioni che devono essere elaborate, potrebbe fare bene a utilizzarla. Ma quando i lavoratori mi dicono che l'enorme numero di messaggi nelle loro caselle di posta non li rende in grado di svolgere il proprio lavoro e il 20 percento dei loro messaggi sono messaggi ripetuti sotto forma di Nudgemail, questo è un problema.

Per quanto gli elenchi di cose da fare possano negare il fatto che il loro sistema è rotto, alcuni utenti di Nudgemail lo trasformano in una stampella. Sono così bloccati nelle loro abitudini attuali che non riescono a immaginare una soluzione migliore.

Non rispondere così velocemente

Molto spesso, rispondere a un'e-mail è un modo per riconoscere il messaggio di qualcun altro senza effettivamente portare avanti la conversazione. Immagina che un collega invii un'e-mail per chiedere la tua opinione su una presentazione. Non hai ancora guardato la presentazione. A seconda del tuo posto di lavoro, potrebbe essere più accettabile rispondere rapidamente con "Non lo so. Non ho ancora guardato", piuttosto che aspettare due ore prima di aver guardato e formato un'opinione. Quando salti per rispondere rapidamente, anche se il messaggio non è sostanziale, stai generando email in eccesso. Se la cultura aziendale ti spinge verso quel comportamento, faresti meglio a credere che anche le altre persone lo stiano facendo a te.

Una persona che è lenta nel rispondere alle e-mail può essere vista come pigra o non essere un giocatore di squadra, anche se aspettare di rispondere a un'e-mail è un modo molto più logico e produttivo per farlo. Ma è completamente arretrato e devi staccarti da esso se ti senti inondato dalla posta elettronica.

Quello che finisce per succedere è che le persone rispondono ai messaggi solo per passare il dollaro. Diciamo che Raj chiede l'opinione di Sarah su qualcosa e lei risponde: "Non sono sicuro. Cosa ne pensi?" Ora la palla è tornata nel campo di Raj, e spetta a lui rispondere se non altro in modo che Sarah abbia un nuovo messaggio non letto nella sua casella di posta che le ricorda di rispondere effettivamente questa volta.

Un altro esempio comune per le persone nei reparti di supporto, come l'IT, è che imposteranno un indirizzo e-mail generico per i dipendenti per presentare i ticket di assistenza, come [protetto da e-mail] Quando un dipendente sta impazzendo perché il suo computer è rotto, tuttavia, e ha bisogno di ricevere aiuto rapidamente, potrebbe dimenticare l'e-mail generica e invece inviare un'e-mail alla persona che conosce nel settore IT. Quella persona IT dovrebbe occuparsi del problema? Ignorare l'e-mail? Rispondere e dire al dipendente che deve utilizzare l'indirizzo di assistenza IT corretto? CC il suo capo? Qual è la cosa giusta da fare?

Spesso la risposta, alimentata da panico e frustrazione, genera semplicemente più email (e crea tensione). Ancora una volta, è un esempio di cultura aziendale che crea aspettative di una risposta rapida che è alla radice del problema. Ma puoi rompere questo schema senza disturbare la pace e di conseguenza generare meno e-mail.

Soluzioni per email eccessive

Come smettiamo di generare email eccessive? Alcune soluzioni sono semplici e veloci e un individuo può farle senza il supporto dell'azienda.

Nell'esempio precedente, il personale IT potrebbe probabilmente stroncare il problema sul nascere con una conversazione faccia a faccia (o una telefonata con un dipendente remoto), piuttosto che rispondere via e-mail. Se la persona IT risponde via e-mail, il collega in difficoltà probabilmente non lo leggerà molto attentamente comunque. Ricorda, è già stressata per il suo problema con il computer. Può sembrare molto poco tecnologico, ma confrontarsi faccia a faccia con la collega, con calma e in modo professionale, la aiuterà a ricordare il protocollo giusto per presentare i ticket di assistenza in futuro, soprattutto se la persona IT spiega quali altri lavori avevano la priorità al momento. Spiegare di persona fa molto.

Un altro modo per smettere di generare email eccessive per te stesso è trovare buoni strumenti per l'assistente di posta elettronica che ti aiutino a ridurre le email nella tua casella di posta, piuttosto che propagarle, come fa Nudgemail. SaneBox (circa $ 7 al mese) è la soluzione che consiglio. Mailbird è un'app client di posta elettronica dotata di un'opzione snooze e anche altre funzionalità che potrebbero aiutare.

Smetti di usare la tua casella di posta come elenco di cose da fare, sia per attività personali che per attività lavorative. Ci sono così tanti ottimi strumenti ora che sono molto più bravi nell'assegnare compiti, monitorarli, aggiornare i dettagli su di essi e così via, che non si basano sull'e-mail. Mi piace Todoist, anche se Wunderlist è anche un'ottima app.

Se riesci a convincere il tuo team di lavoro o dipartimento a scegliere uno strumento migliore per l'assegnazione delle attività, sarai davvero in una forma molto migliore. Oltre alle app di gestione dei progetti a pieno regime, esistono altre app di collaborazione leggere, facili da usare, più veloci da configurare e potrebbero essere una soluzione migliore alle sfide del tuo team.

Per ulteriori informazioni, consulta i miei altri suggerimenti su come ridurre il sovraccarico di posta elettronica in ufficio.