Organizzarsi: come utilizzare la tecnologia per rimanere in contatto

Sono davvero pessima a chiamare mia madre. Non sono solo. "Chiama mamma" è tra le attività non completate più frequentemente nelle liste di cose da fare delle persone. Nel luglio 2015, io e il mio compagno ci siamo trasferiti dagli Stati Uniti in India e ho promesso di fare un vero sforzo per rimanere in contatto con le persone a casa, e in particolare con mia madre. Non è la prima volta che vivo all'estero e speravo di aver imparato dalle esperienze precedenti come essere migliore. Nonostante i miei migliori sforzi, tuttavia, i risultati sono stati contrastanti, quindi ho deciso di imparare da persone che lo fanno meglio di me.

Per prima cosa ti dico cosa ho provato.

Poche settimane prima di lasciare il paese, ho organizzato un appuntamento settimanale su Skype ($ 2,99 a Software Advice) per mia madre e tutte le mie sorelle. Abbiamo avuto la possibilità di parlare insieme su Skype alcune volte mentre ero ancora negli Stati Uniti, facendo diverse corse a secco. La mia logica era che sarebbe stato meglio testare le acque e imparare dai nostri errori prima di essere dall'altra parte del mondo in un fuso orario molto diverso. Lo scopo di renderlo settimanale è che non passi troppo tempo tra un recupero e l'altro se qualcuno perde una chiamata qua e là.

Il sistema mi ha aiutato a tenermi in contatto con le mie tre sorelle, così come con un nipote e un nipote che di tanto in tanto entrano in scena. Mia madre, però, non è riuscita a tenere il passo. Alcuni mesi fa, ha assunto contemporaneamente un altro obbligo settimanale. Inoltre, quando ha potuto unirsi a noi, la sua larghezza di banda non supportava una videochiamata, quindi aveva solo l'audio e si sentiva esclusa.

Un'altra cosa che ho fatto prima della grande mossa è stata avviare un elenco di e-mail TinyLetter per condividere aggiornamenti settimanali sulla vita in India. Ho scelto l'e-mail piuttosto che un blog perché non volevo infastidire le persone per controllare il blog tutto il tempo. (Sì, so che è possibile iscriversi agli aggiornamenti del blog tramite e-mail, ma non tutti nella mia famiglia lo fanno.) L'elenco di e-mail è opt-in. Le persone possono ignorare i messaggi se vogliono. Mi piace anche la possibilità di tenere d'occhio chi si unisce alla lista. La maggior parte degli aggiornamenti sono brevi e includono una o due foto. Quando un messaggio TinyLetter è particolarmente buono, una manciata di persone risponde, il che mi dà un feedback su ciò che le persone trovano interessante.

Faccio anche uno sforzo consapevole per pubblicare di più anche su Instagram. Ho ripristinato un vecchio account WhatsApp ($ 2,99 su Software Advice). Ho anche dato il mio numero di telefono di Google Voice, che ha un prefisso degli Stati Uniti, in modo che le persone potessero chiamarmi senza preoccuparsi delle chiamate internazionali. Chiunque mi invii un'e-mail dovrebbe ormai sapere che sono a posto per una risposta lunga entro un giorno.

Ma sono ancora un po' deluso dai risultati, almeno per alcune persone specifiche. Raramente parlo con mia madre e non riesco nemmeno a iniziare con mio padre.

Fortunatamente, ho molti amici e conoscenti che sono assoluti esperti nel tenersi in contatto. Ho contattato alcuni di loro per un consiglio, sia per questa colonna che per me stesso. Le loro storie mettono in luce i segreti per far funzionare la comunicazione a distanza.

Candice e mamma: chiacchiere

La prima persona nella mia lista di persone a chiedere consiglio è stata mia sorella Candice, che vive a New York. Utilizza la più elementare delle soluzioni tecnologiche, il telefono cellulare. Parla letteralmente con nostra madre, che vive in Florida, più volte al giorno. Non avevo idea di come ci fosse riuscita, quindi ho chiesto.

"Chiamo la mamma di solito un paio di volte al giorno, per lo più solo durante i giorni feriali", mi ha detto via e-mail. " Raramente ci scriviamo messaggi, solo quando ho provato a chiamarla un paio di volte di seguito e lei non ha risposto."

Sembra impossibile, vero? Ma Candice ha alcune chiavi per farlo funzionare:

• mantenere conversazioni brevi e chiacchierone,
• prendere l'abitudine di chiamare a una certa ora, e
• trova un ritmo.

"Non entriamo in conversazioni profonde sulla vita. Parliamo della quotidianità. A che ora ti sei svegliato? Come sta il cane? Com'è il lavoro oggi? Com'è il tempo? Cosa fai questo fine settimana? " lei scrisse.

La routine di Candice è chiamare ogni volta che è in transito, il che di solito porta le conversazioni a una fine naturale. Chiama quando sta camminando verso la metropolitana e riattacca quando arriva il treno. Oppure chiama in pausa pranzo e finisce quando ha bisogno di tornare al lavoro. L'ho visto in prima persona. Cammineremo da qualche parte e Candice tirerà fuori il telefono: "Fammi chiamare la mamma molto velocemente. [Compone il numero.] Ciao mamma. Cosa hai mangiato a colazione? Come sta [il cane]? Oh, io? Io' Sono con Jill e stiamo andando verso X. Oh, devo andare! [Attacca.]"

Candice ha detto che anche queste brevi e frequenti interazioni la fanno sentire più vicina. "Se non parliamo per alcuni giorni, o per una settimana, è onestamente più difficile entrare in quel ritmo. È come se fossimo più distanti e dovessimo prima affrontare argomenti più ampi, come 'Come stai? problemi di salute?'" La natura delle chiacchiere lo fa funzionare.

Il punto è che non è necessario disporre di una soluzione di fantasia basata su app o servizi per rimanere in contatto, se puoi fare un uso migliore e più mirato della tecnologia che senza dubbio hai già a portata di mano.

Meredith in Svezia: usa ogni app, sii spontanea

Meredith è un'amica ed ex collega di PCMag che si è recentemente trasferita a Stoccolma, in Svezia. Il suo approccio è diverso da quello di mia sorella, poiché cerca di stare al passo con tutti, dai suoi amici di New York a sua nonna non così esperta di tecnologia.

I suoi trucchi sono:

• utilizzare un'ampia varietà di app per iPhone e app Android e metodi di comunicazione e
• proteggiti nel momento in cui stai pensando a qualcuno.

Quando ho chiesto a Meredith se ha un appuntamento fisso, come faccio con le mie sorelle, ha detto: "È molto più naturale per me scrivere o inviare uno snap a qualcuno nel momento in cui penso a loro. E con così tanti strumenti di comunicazione là fuori, è facile da fare".

È sicuramente una donna dai molti strumenti. "Se un amico ha un iPhone", ha detto, "cerco di continuare a utilizzare iMessage. Mio padre ha un Android, quindi usiamo WhatsApp". Parlava con gli amici durante l'orario di lavoro nell'app di chat di Gmail, ma ha detto che è più difficile ora che lavorano in orari diversi. "Ho scaricato l'app Hangouts in modo da poter chattare con loro mentre sono al lavoro, anche se non lo sono", ha detto, mantenendo vive le loro abitudini precedentemente stabilite.

"Uso anche FaceTime (audio e video), Facebook Messenger, Snapchat e Skype." In altre parole, Meredith usa qualsiasi app o strumento che i suoi amici e la sua famiglia si sentano più a proprio agio o abbiano già l'abitudine di usare. L'uso di una varietà di app di messaggistica la aiuta anche a mantenere la sua comunicazione libera.

Le ho chiesto come riesce a stare al passo con tutto questo. "A volte, quando ho qualche minuto, torno indietro tra i miei iMessage e vedo se c'è qualcuno con cui non ho fatto il check-in da un po', ma in caso contrario, mi allungo quando la persona mi passa per la mente", ha scritto.

"Snapchat è uno strumento davvero sottovalutato quando si tratta di rimanere in contatto", ha aggiunto. "Adoro il fatto che renda la comunicazione divertente e spontanea. Potrei non avere nulla di importante da dire, ma se invio uno scatto a un amico che mostra la mia scrivania o la vista dalla mia finestra, gli dà uno sguardo sulla mia vita quotidiana ."

Amanda e Annie: metti una data sul calendario e impegnati

L'anno scorso al matrimonio della mia amica Amanda, la sua amica Annie ha tenuto un discorso. Nel discorso, Annie ha elogiato Amanda per la sua capacità di tenersi in contatto, principalmente tramite Skype, da quando Annie si è trasferita nel Regno Unito nel 2006. Sono dieci anni di amicizia a distanza.

Non mi sorprendeva, tuttavia. Due delle migliori caratteristiche di Amanda sono che è una pianificatrice ed è una donna di parola. Entrambi la aiutano a tenersi in contatto con Annie e altri amici che vivono lontano. Ma ci vogliono due per il tango.

"Sono orgoglioso di essere in grado di rimanere in contatto con gli amici che sono interessati a farlo con me", ha scritto Amanda via e-mail. "Ho usato il telefono, Skype (e meno frequentemente ma è bello rimanere in contatto, e-mail, Gchat e messaggi di testo)." Dice che preferisce il telefono o Skype per rimanere in contatto più da vicino. "Ma secondo la mia esperienza, la modalità di comunicazione non ha molta importanza in quanto entrambe le persone le danno la priorità".

Ecco cosa fa Amanda a tal fine:

• avere sempre una data imminente sul calendario per quando parlare dopo,
• confidare che l'altra parte si impegnerà a quella data, e
• ottieni in modo collaborativo la data successiva sul calendario mentre sei ancora al telefono o alla videochiamata.

Amanda ha scoperto che se lei e Annie pianificano la loro prossima chat mentre sono ancora al telefono o su Skype, la responsabilità non ricade solo su una delle loro spalle. Stanno entrambi pianificando e impegnandosi insieme.

"Le persone generalmente chiariscono se sono disposte e in grado di impegnarsi. Aiuta se entrambe le persone sono pianificatrici e sono disposte a mettere qualcosa nel calendario", ha scritto Amanda. "Penso che entrambe le persone debbano avere l'atteggiamento che si tratta di un vero appuntamento, non qualcosa che può essere messo da parte se sorgono altri piani di persona".

Ha aggiunto: "Ovviamente, le persone devono essere ragionevoli riguardo ai conflitti che emergono. Ma, come ho detto, penso che la vera chiave sia dare la priorità".

Iris e la sua famiglia nelle Filippine: un appuntamento fisso

I genitori di Iris si sono ritirati nelle Filippine nel 2014. Con una grande differenza di fuso orario rispetto a New York, sapeva che rimanere in contatto avrebbe richiesto uno sforzo.

"All'inizio è stato difficile tenersi in contatto perché non avevamo fissato un orario specifico per parlare. Si stavano solo sistemando ed erano occupati. Inoltre sono 12 ore avanti e non erano sempre online quando ho provato a chiamarli ," lei disse.

Alla fine, hanno deciso che la soluzione migliore per loro sarebbe stata quella di avere un orario prestabilito ogni settimana per parlare in videochiamata utilizzando Facebook Messenger. Iris in genere utilizza Google Hangouts per le videochiamate, ma i suoi genitori avevano più familiarità con Facebook, quindi hanno scelto quella piattaforma. Iris adesso:

• mantiene una data permanente
• ha sempre la chiamata programmata sul suo calendario.

Adesso parlano ogni domenica sera, ora di New York, che è lunedì mattina nelle Filippine.

"Ha funzionato per noi", ha scritto via e-mail. Iris ha anche detto che guarda ossessivamente il suo calendario, quindi mantenere quella data permanente nella sua lista di eventi è fondamentale. "Se non lo faccio, dimenticherò sicuramente. Suppongo che le chiamate della domenica sera siano diventate un'abitudine e probabilmente me lo ricorderei ora, ma è meglio non rischiare!"

Rebecca e i suoi genitori in Etiopia: lavorare entro i limiti

Rebekah attualmente vive in Giamaica e in precedenza ha trascorso cinque anni a Perth, in Australia. Perth a volte è chiamata la città più isolata del mondo, mi ha detto Rebekah. Dai un'occhiata a una mappa dell'Australia. Si noti che quasi nessuno vive all'interno del paese. Ora trova Perth.

Ma Rebekah ha imparato alcuni trucchi per rimanere in contatto con le persone su lunghe distanze anche prima. Quando era una ragazzina, prima che esistesse Internet, suo nonno viveva lontano. Ha fissato un appuntamento permanente che Rebekah e la sua famiglia hanno preso molto sul serio.

"La prima domenica del mese nel pomeriggio del nostro tempo (questo era in Etiopia), ci aspettavamo la sua chiamata. Non c'era riprogrammazione perché non c'era e-mail. Una volta ogni tanto non ce l'avremmo fatta, ma è stato un appuntamento fisso nella mia infanzia e ogni volta che ero a casa da adulto", ha detto Rebekah via e-mail.

Da allora, è diventata esperta in:

• essere flessibili su come comunicare e
• lavorare entro i limiti di altre persone.

Una delle sfide uniche di Rebekah è capire il modo migliore per comunicare con i suoi genitori che vivono ancora in Etiopia. L'accesso a Internet è costoso e inaffidabile lì, ha affermato, rendendo le videochiamate un'opzione scadente per rimanere in contatto.

Per lavorare entro i limiti dei suoi genitori, Rebekah ha aperto una pagina Tumblr che aggiorna con le foto del suo giovane figlio. Mantiene la risoluzione dell'immagine abbastanza bassa in modo che abbiano più facilità a caricarle.

Ho detto a Rebekah che uno dei modi in cui tengo il passo con mia madre è giocare a Words With Friends. Abbiamo sempre almeno una partita aperta. Non abbiamo conversazioni profonde nella sezione dei messaggi dell'app o qualcosa del genere, ma lo vedo comunque come una base in qualche modo toccante. Funziona solo perché so che mia madre gioca avidamente. Se non usasse quell'app, non lo farei nemmeno io.

"In realtà non ci avevo pensato in modo consapevole, ma lo faccio anch'io. Chatto con un amico quasi esclusivamente su Facebook, anche se generalmente non uso Facebook Messenger. A volte ci compromettiamo e utilizziamo Google Hangouts per chattare ," lei mi ha detto.

Padroneggia l'arte di rimanere in contatto

Essere bravi a rimanere in contatto significa variare il modo in cui lo fai per soddisfare le diverse persone. Il giusto strumento di comunicazione, la durata appropriata di una conversazione, la giusta frequenza, sarà probabilmente diverso per tutti. Dipende dalla persona, dalla distanza, dai fusi orari e dal tipo di relazione che hai e vuoi mantenere.

Se sei quello a cui interessa rimanere in contatto, essere agile sarà probabilmente una tua responsabilità. Anche lo sviluppo di un'abitudine di qualche tipo sembra essere un trucco enorme. Anche la comunicazione che sembra non pianificata, come le chiacchiere di Candice o i messaggi spontanei di Snapchat di Meredith, avviene dopo un particolare trigger. Nel caso di Candice, è in transito. Meredith invia messaggi alle persone nel momento in cui ci pensa.

Quello che ho imparato da tutte queste idee su come le persone rimangono in contatto è essenzialmente di sperimentare di più. L'appuntamento settimanale su Skype che funziona per le mie sorelle non funziona per mia madre, quindi devo provare altre strade finché non atterreremo su qualcosa che possiamo trasformare entrambe in un'abitudine.