Organizzarsi: come utilizzare il software di collaborazione per mappare i flussi di lavoro

Il primo giorno del mio primo vero lavoro, il redattore più anziano della casa editrice di giornali che mi ha assunto mi ha portato a un enorme diagramma di flusso appeso a un muro. "Ecco come un articolo passa da scritto a pubblicato", ha detto. Mi ha guidato attraverso l'intero processo, sottolineando le parti in cui io e il mio team eravamo coinvolti. Era il 2001, prima che il software di collaborazione fosse disponibile gratuitamente, ma le lezioni che ho imparato quel giorno si applicano anche in questa era di Asana e Slack.

Ogni articolo di giornale è andato in una busta di plastica di grandi dimensioni con un pezzo di carta fissato sul davanti. La carta è stata codificata a colori per la rivista in cui sarebbe apparso l'articolo. L'abbiamo chiamato giacca da lavoro. Ogni volta che l'articolo andava a un reparto diverso, sia ai redattori per le prove colore che al reparto tastieristi per le modifiche, la storia del suo viaggio veniva registrata sulla copertina del lavoro. Quando un dipendente aveva finito, lo assegnava a un nuovo dipartimento scrivendo una riga sul track sheet. Chiunque abbia visto una giacca da lavoro sapeva esattamente tutte le fasi che l'articolo aveva attraversato e dove doveva andare dopo.

Ripensandoci, queste giacche da lavoro erano un precursore e una manifestazione fisica del software di flusso di lavoro odierno, come Asana. Il diagramma del flusso di lavoro appuntato al muro è stato un ottimo orientamento per me, in quanto nuovo dipendente, e per chiunque altro fosse integrato. Mi ha dato un'immagine cristallina di ciò che l'organizzazione ha fatto e come.

Nel mondo di oggi, in cui ci impegniamo per ambienti senza carta e ci siamo spostati in gran parte su file e cartelle elettronici, è più facile rinunciare a creare questo tipo di documenti di flusso di lavoro e mantenerli aggiornati. Ma per tutte le aziende e anche per i progetti di lavoro di squadra a livello di hobbisti, è estremamente importante documentare il flusso di lavoro.

Esempio di flusso di lavoro

Perché documentare il flusso di lavoro?

Perché dovresti documentare il tuo flusso di lavoro? Ci sono alcuni motivi assolutamente critici, tra cui i seguenti:

• Aiuta gli imprenditori e i manager a riflettere e comprendere appieno cosa accade in ogni fase del processo aziendale e perché;
• Consente di identificare i passaggi non necessari e di eliminarli dai processi;
• Ricorda ai dipendenti o ai membri del team che potrebbero essere distanti da determinate fasi dell'attività perché esistono e quale valore forniscono;
• È essenziale per l'onboarding dei membri del team;
• È uno dei modi migliori per spiegare a potenziali colleghi, clienti e investitori come opera un'azienda; e
• Consente a un team di iniziare in modo più efficace a utilizzare gli strumenti di collaborazione.

Fino a quell'ultimo punto, ho già menzionato Asana. Asana è uno strumento di gestione del flusso di lavoro, un po' come una lista di cose da fare con gli steroidi. È molto simile al sistema di giubbotti di lavoro che ho usato nel mio primo lavoro di pubblicazione. Asana ti consente di tenere traccia delle attività che devono essere eseguite e di spingerle attraverso un processo. Ogni attività ha una cronologia di tutti i passaggi, o sottoattività, che è stata completata. Quando una persona ha finito con l'attività secondaria a portata di mano, la assegna al passaggio successivo e la indirizza a una persona o un dipartimento che la riprenderà successivamente.

Ho fatto l'analogia prima che Asana è come un mazzo di carte, mentre il software di gestione dei progetti è come un gioco da tavolo. Quando apri un gioco da tavolo, potresti avere qualcosa come un tabellone, una varietà di pezzi da gioco e un regolamento chiaro su come giocare. Tutti coloro che stanno giocando accettano quelle regole predeterminate. Potresti deviare dalle regole, ma il gioco è stato progettato per il massimo divertimento quando ti attieni a quelle regole, quindi lo fai.

Quando giochi a carte, tuttavia, tutti coloro che stanno giocando devono concordare su quale gioco verrà giocato e quale serie di regole seguirai. Potresti giocare a cuori o potresti giocare a sputi. Alcuni giochi di carte sono famosi con regole stabilite, come il Texas Hold'em. Poi ci sono altri giochi che hanno variazioni, come il ramino (gin rummy, straight rummy, 500 rummy e così via) e devi leggere le regole con tutti al tavolo per assicurarti di essere tutti d'accordo su come giocare. C'è anche la possibilità di inventare il tuo gioco di carte, con regole uniche che devi insegnare a tutti coloro che vogliono giocare.

Asana (e molti altri strumenti di collaborazione; farò altri esempi tra un momento), come ho detto, è come un mazzo di carte. Quindi, per far funzionare Asana, tutti devono sapere come si gioca, quali sono le regole, qual è l'obiettivo e come finisce il gioco.

E il Kanban?

Le bacheche Kanban sono un altro esempio di strumenti di collaborazione che sono più simili a un mazzo di carte. Trello è un esempio di strumento kanban online. I team di sviluppo software e programmazione spesso usano il kanban in un modo predeterminato e altamente specifico (come giocare a Texas Hold'em), mentre quelli che usano il kanban per uso personale possono inventare qualsiasi regola vogliano.

Trello

Se disponi di un flusso di lavoro documentato, puoi facilmente mappare quel flusso di lavoro in Asana. È molto più facile iniziare a utilizzare Asana quando hai già un flusso di lavoro documentato perché significa che hai già pensato all'intero processo aziendale o del team da cima a fondo. L'adozione di Asana richiede alcuni tentativi ed errori, non importa quale, ma sarà molto più disordinato e frustrante se lo fai senza aver mai documentato i tuoi flussi di lavoro prima.

Mappatura dei flussi di lavoro

Con il software del flusso di lavoro, di solito c'è qualcosa che viene completato, anche se l'intero processo è in corso. Tutto ciò che può essere completato di solito sono le tue attività o attività secondarie.

L'idea di completamento è molto diversa nel software di gestione dei progetti. Un progetto per definizione è qualcosa che viene completato e consegnato in una data. Ma non tutti i tipi di lavoro sono progetti. Alla casa editrice di giornali dove lavoravo, un articolo sarebbe stato completo una volta stampato. Allo stesso modo, ogni numero di una rivista aveva una data di fine quando veniva consegnato. Ma la modifica della copia non è mai stata completa. Era un lavoro in corso. Aveva ancora bisogno di essere rintracciato. Aveva assegnazioni di attività concrete - copia e modifica questo articolo - ma la modifica della copia stessa non aveva una data di fine o un risultato finale.

Il processo di mappatura di un flusso di lavoro implica anche l'identificazione esatta di quali processi o procedure devono essere assegnati e tracciati in modo esplicito. Questa precisione e livello di dettaglio è molto importante.

Pensa a una ricetta per cucinare. Le ricette non elencano ogni singolo passaggio perché molti di essi sono impliciti o compresi. Le ricette non ti dicono di rompere le uova, svuotarne il contenuto e buttare via i gusci perché "aggiungi uova" significa già che, e diventa inutilmente ingombrante elencare tutti quei passaggi. Allo stesso modo, in un ambiente di lavoro, si potrebbe capire che "modifica articolo" significa "controlla il titolo, controlla il sottotitolo, copia, modifica il pezzo e lascia qualsiasi domanda per l'autore".

In alcune situazioni, tuttavia, potrebbe essere necessario essere più espliciti. Una volta ho lavorato nell'editoria di giornali in cui controllare i titoli, le didascalie delle foto, la data in fondo alla pagina e il numero di pagina avrebbero dovuto essere passaggi separati dal copyediting perché spesso venivano trascurati.

In altre parole, devi capire quale livello di dettaglio è necessario. Troppi passaggi e le persone che utilizzano il software ignoreranno la procedura. Troppo pochi e potrebbero verificarsi errori critici. Probabilmente ci vorranno alcuni tentativi ed errori per farlo bene, ma devi prendere alcune decisioni prima di iniziare.

Mappatura delle mentalità

Durante la mappatura dei flussi di lavoro, trascorrerai anche del tempo a capire come pensa la tua organizzazione, collettivamente. Qual è la mentalità della tua organizzazione riguardo a progetti, persone o argomenti di interesse? È rilevante in Asana, così come in altri strumenti di collaborazione.

Slack è un buon esempio. Slack è una piattaforma di messaggistica che enfatizza le notifiche pull piuttosto che push, quindi si tratta di attivare i messaggi che desideri ricevere. Per creare buoni filtri per quelle notifiche, devi fare affidamento in parte sui canali. I canali sono come gruppi e per creare canali in modo efficace, devi sapere come pensa il tuo team, beh, tutto. Pensi in termini di dipartimenti o progetti? Pensi in termini di argomenti o clienti? Se gestisci una società immobiliare, forse pensi in termini di quartieri, soglie di valore della proprietà o agenti. Devi capire la mentalità del tuo team prima di creare i canali in modo che siano effettivamente efficaci nel facilitare il lavoro di squadra.

Codificazione del colore

Gli strumenti di collaborazione spesso includono più modi per organizzare le informazioni, ad esempio utilizzando la codifica a colori, la codifica e talvolta anche la codifica con codifica a colori. Ricordi quelle giacche da lavoro con codice colore che ho descritto prima? Stesso affare. Se usato correttamente, la codifica a colori è un significante visivo che trasmette immediatamente le informazioni in modo chiaro. Per questo motivo, la codifica a colori aumenta la produttività. Consiglio vivamente di utilizzare la codifica a colori in uno strumento di collaborazione, purché prima ti assicuri di comprendere la mentalità del team sul motivo per cui qualcosa dovrebbe essere codificato a colori in primo luogo. Quali informazioni devono essere trasmesse immediatamente e senza parole? Devi capire la mentalità del tuo team per poter rispondere a questa domanda.

Cultura compresa

È importante documentare i flussi di lavoro prima di mapparli su uno strumento di collaborazione ed è altrettanto importante comprendere e mappare la mentalità. L'ultimo pezzo è la cultura.

Gli strumenti di collaborazione rispecchiano la cultura aziendale e viceversa. È molto importante stabilire regole generali di ingaggio riguardanti professionalità, livello di formalità e dove è e non è opportuno andare fuori tema.

Dal punto di vista di un dipendente o di un membro del team, gli strumenti di collaborazione sono molto spesso utilizzati come luogo in cui sfogarsi. Secondo la mia esperienza, le persone esprimeranno le loro lamentele indipendentemente dal fatto che gli strumenti di collaborazione diano loro uno spazio dedicato. Alcune organizzazioni apprezzano il dibattito aperto e persino le discussioni accese sul lavoro, mentre altre lo considerano fonte di distrazione e potenzialmente pericoloso.

Gli strumenti di collaborazione da soli non possono determinare se le persone si sfogheranno e dissentiranno nei luoghi appropriati. Deve venire dalla cultura aziendale. Le persone in posizioni di leadership devono chiarire se vogliono che i membri del team parlino con lamentele e argomenti nel contesto del lavoro o al di fuori di esso. Chi ha bisogno di sapere quando c'è un problema? I membri del team vogliono l'anonimato prima di esprimere una preoccupazione o un reclamo? La denuncia viene fatta per catarsi o per evidenziare potenziali problemi con il lavoro e i flussi di lavoro? Se accadrà comunque (ed è così), è meglio tenerne conto e prendere decisioni al riguardo piuttosto che fingere che non stia accadendo.

Risorse addizionali

Un'altra risorsa che semplifica i flussi di lavoro di mappatura è il software di mappatura mentale; guarda questi suggerimenti su come una mappa mentale può riordinare la gestione del tuo progetto. Se sei agli inizi dell'utilizzo del software di gestione dei progetti, questi quattro suggerimenti per iniziare dovrebbero aiutarti. E per uno sguardo più approfondito ad Asana, è utile leggere alcuni suggerimenti per l'utilizzo di Asana.