Come fare pause migliori per aumentare la tua produttività
Pubblicato: 2022-01-29Non sarai mai il migliore che puoi essere se miri a essere sempre produttivo al 100%. È impossibile per chiunque lavorare senza sosta senza pagare un prezzo, che si tratti di una diminuzione della qualità, della produzione o della sicurezza. Abbiamo tutti bisogno di fare delle pause. Se ti sei ritrovato a lavorare da casa mentre il mondo cerca di rallentare la diffusione del nuovo coronavirus, potresti essere tentato di confrontare il tuo programma delle pause a casa con quello che seguivi nel tuo posto di lavoro. "Avrei passato 10 minuti ad aprire un pacco se fossi stato al lavoro?" "Di solito non sono così distratto quando sono al lavoro."
Siamo tutti più stressati del solito
Innanzitutto, chiunque abbia lavorato a distanza per molto tempo ti dirà che non ha senso confrontare il tuo programma di pausa in ufficio con quello che segui a casa. Sono due ambienti diversi. Le interruzioni sono diverse. La tua attenzione è diversa. Anche la tua produttività sarà diversa. Ci vuole tempo per capire il tuo nuovo modo di lavorare. In secondo luogo, la situazione attuale non è normale. Potresti essere più distratto dalle notizie. Potresti essere interrotto da bambini, animali domestici o altre persone nella tua casa. Terzo, con tutti questi cambiamenti, siamo tutti più stressati del solito. Lo stress esaurisce la nostra energia. Quando siamo a corto di energia, abbiamo bisogno di una pausa. Ho sostenuto, infatti, che mettere la cura di sé prima della produttività ti manterrà più sano e felice. Controintuitivamente, almeno per alcuni, quasi sicuramente migliorerà la tua produttività a lungo termine, se fatto bene.
I knowledge worker (me compreso) di solito sono responsabili dei propri programmi di pausa. Sta a noi decidere quando fare una pausa di due minuti per leggere i titoli o quanto lentamente passeggiare lungo il corridoio per prendere un bicchiere d'acqua.
Le persone spesso prendono delle pause in base all'intuizione, senza alcun tipo di considerazione per quanto tempo hanno bisogno di recuperare o quando faranno la prossima pausa. Non tutti hanno un buon intuito. È facile farsi trascinare in una tana del coniglio di Internet mentre si fa una pausa. È anche facile interrompere un'attività nella speranza di fare una pausa solo per essere coinvolti nel controllo della posta elettronica, e non è una pausa.
La teoria delle rotture
Per fare pause utili che ci permettano effettivamente di essere più produttivi, dobbiamo capire la teoria del perché e come funzionano.
Quando descriviamo il burnout sul posto di lavoro, che è ciò che cerchiamo di evitare quando facciamo delle pause, i ricercatori a volte si rivolgono al modello di conservazione delle risorse. La teoria, sviluppata da Stevan E. Hobfoll negli anni '80, spiega come le persone gestiscono lo stress. In breve, dice che tutti noi abbiamo risorse interne per far fronte allo stress, chiamate risorse. Possiamo usare le nostre risorse per un po', ma a un certo punto dobbiamo ricostruire le risorse che abbiamo perso.
Nel momento in cui Hobfoll ha elaborato questa teoria, gli esperti stavano iniziando a capire che lo stress (di solito usano il termine "fattori di stress") è costante e onnipresente, piuttosto che essere causato da singoli eventi. In altre parole, sperimentiamo stress ogni volta che lavoriamo. È costante. Non deve esserci un evento traumatico sul lavoro per causare stress da lavoro. Lo stress è sempre lì e utilizziamo sempre le nostre risorse per affrontarlo. Dato che le risorse scarseggiano e le nostre risorse rimanenti sono minacciate, questo è burnout.
Quindi cosa dobbiamo fare per ricostruire quelle risorse? In quali condizioni iniziamo a sentirci guariti e recuperati dai fattori di stress? Due ricercatori che stavano esaminando queste domande hanno condotto uno studio sulle vacanze. Hanno concluso che tre cose aiutano davvero le persone a riprendersi e a tornare al lavoro sentendosi ricaricate: 1) riflessione positiva sul lavoro (pensare e parlare degli aspetti positivi del proprio lavoro), 2) padronanza (lavorare su un'abilità) e 3) rilassamento. Tutte e tre queste cose aiutano a ricostruire le risorse. Altre due cose che possono aiutare sono socializzare durante il fine settimana e non avere a che fare con il non avere fastidi inaspettati quando stai cercando di fare una vacanza: pensa a bucare una gomma proprio come dovresti dare il via a un viaggio.
Se ci ritiriamo e pensiamo a cosa significano tutti quei pezzi, collettivamente, è che per essere sollevati dallo stress lavorativo, dobbiamo:
- Non funzionaFai qualcosa di piacevole
Può sembrare di buon senso, ma se ti sei mai preso una pausa da un'attività di lavoro controllando la posta elettronica (che è ancora un lavoro e difficilmente piacevole), non ti sei mai preso una pausa, vero?
Quali tipi di pause sono le migliori?
Quindi sappiamo che la pausa deve essere effettivamente una pausa dal lavoro e dalle cose legate al lavoro. L'e-mail non è una pausa. Lamentarsi del lavoro con i colleghi, per quanto catartico possa essere, non è proprio una pausa.
Due domande che le persone hanno sulle pause sono: quanto spesso dovrebbero essere e per quanto tempo dovrebbero essere, per il massimo beneficio?
Mettere i numeri sulla lunghezza e sulla frequenza è complicato. Alcuni studi lo hanno tentato per i knowledge worker, ma non esiste un numero concordato in più studi. Un post del 2014 popolare e spesso ribloggato su The Muse dice che il programma di pausa ideale è lavorare per 57 minuti, seguito da una pausa di 17 minuti, ma non farei affidamento su quello. Quei numeri, che provengono da una società di software per il monitoraggio dei computer, non includono dettagli ricchi sui soggetti, sulla loro linea di lavoro, sui dati grezzi o su come sono stati analizzati.
Uno studio migliore ha rilevato che la quantità ottimale di tempo per le pause è di circa il 12% della giornata lavorativa. Lo stesso studio ha dimostrato che brevi pause intermittenti sono migliori di una o due lunghe pause. Se prendiamo il 12 percento e lo applichiamo a una giornata lavorativa di otto ore, otteniamo circa 58 minuti di pausa. Ad esempio, cinque pause di circa 12 minuti ciascuna farebbero il trucco.
Alan Hedge, esperto di ergonomia e professore emerito alla Cornell University, afferma che per la salute e per prevenire infortuni legati al lavoro al computer, i lavoratori dovrebbero fare una pausa circa una volta ogni 20 minuti. Possono essere microrotture, ma è meglio alzarsi, allungarsi e magari camminare per un minuto o due. Secondo Hedge, il movimento migliora la circolazione, il comfort e le prestazioni diminuendo anche il rischio di lesioni.
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Strumenti che ti aiutano a fare pause più intelligenti
Fare pause efficaci è molto di più che sapere perché sono utili, come dovrebbero essere e quanto spesso prenderle. C'è anche la questione di attenersi alle pause che decidi di fare e di tornare al lavoro quando sono finite.
Un'app che uso di tanto in tanto quando ho bisogno di essere più irreggimentato con i miei schemi di lavoro/pausa è Strict Workflow. Questo plug-in per Chrome in modo approssimativo (ma senza violazione del marchio) implementa la tecnica del pomodoro sul tuo computer.
La Tecnica del Pomodoro è un metodo di lavoro che separa il tempo in fasi di lavoro e fasi di pausa. Quindi lavori per X minuti e ti interrompi per y minuti e ripeti. Il nome deriva dall'uso dei timer da cucina, che spesso avevano la forma di pomodori, per cronometrare ogni fase. L'estensione di Chrome non è altro che un timer che cambia colore e fa suonare un allarme quando una delle due fasi è scaduta. Un ulteriore vantaggio dell'utilizzo di un plug-in anziché di un timer da cucina è che mentre sei nella fase di lavoro, puoi impostare Strict Workflow per impedirti di accedere a determinati URL che potrebbero distrarti dal lavoro, come Facebook e Twitter.
Altre app di pausa vengono eseguite sul tuo sistema operativo anziché nel browser, come Time Out per Mac. Le app interrotte non solo ti cronometrano e ti bloccano fuori dai siti Web che ti impediscono di lavorare durante una fase di lavoro. Ti bloccano anche fuori dall'intero computer durante la fase di pausa, costringendoti a smettere di lavorare. Lo schermo si sblocca solo allo scadere del tempo di pausa impostato.
Le app di pausa sono comunemente utilizzate da persone che cercano di evitare lesioni da stress ripetitivo e affaticamento degli occhi correlato al computer perché impongono quasi di lasciare la workstation durante ogni pausa. Se ti piace navigare sul Web come parte della tua pausa, usa invece un plug-in. Oppure, stabilisci una regola per te stesso che potrai navigare in Internet solo per il tempo libero su un dispositivo mobile.
Un altro modo per assicurarti di aggiungere pause nella tua giornata è alzarti e lasciare la scrivania ogni volta che l'avviso di inattività vibra sul tuo fitness tracker. Molti fitness tracker ora hanno questa funzione. Durante una finestra di tempo che hai impostato, ad esempio dalle 8:00 alle 18:00, se il tracker ti sorprende seduto fermo per più di tanti minuti, vibra e talvolta lampeggia anche un messaggio sul display. L'impostazione predefinita per la maggior parte dei tracker è 60 minuti di inattività, ma spesso è possibile personalizzarla. Impostalo per 55 minuti, forse, per concederti qualche minuto in più per concludere i tuoi pensieri prima di alzarti e fare una pausa adeguata.