Come organizzare la tua vita con le schede Kanban
Pubblicato: 2022-01-29Immagina di avere un metodo per gestire la tua vita che sia facile da usare, mantenga idee e progetti organizzati, ti impedisca di assumere troppo in una volta e ti aiuti a raggiungere i tuoi obiettivi. Questo è il kanban personale.
Kanban è una metodologia per l'organizzazione e il monitoraggio del lavoro. È iniziato in Giappone negli stabilimenti di produzione di automobili e in seguito è diventato popolare tra gli sviluppatori di software. È diverso dagli altri metodi di organizzazione del lavoro in due modi importanti. In primo luogo, sembra diverso. Per utilizzare kanban, abbiamo bisogno di una scheda kanban o di un'app kanban, che consenta alle persone di visualizzare il lavoro in un modo nuovo. Ti spiegherò come funziona in modo più dettagliato in un momento insieme ad alcune immagini. In secondo luogo, è molto efficace nel limitare la quantità di lavoro assegnata a una persona in un dato momento. In questo modo, il kanban è ottimo per le persone che tendono ad assumere troppo in una volta e quindi sabotano la loro produttività.
Puoi usare kanban nella tua vita personale per una varietà di usi, come ad esempio:
condividere una lista di cose da fare con altri membri della famiglia
organizzare un matrimonio o un altro grande evento
gestione di progetti di gruppo (come lavoro scolastico collaborativo, attività di attivismo o lavoro di volontariato)
smistamento e tracciamento di idee di qualsiasi tipo (qualsiasi cosa da cosa fare per cena alla lista della spesa delle vacanze)
Allora, cos'è il kanban e come funziona?
Cos'è il Kanban?
Kanban è un metodo per organizzare e monitorare il lavoro, di solito con un gruppo di persone, sebbene possa essere utilizzato privatamente da una sola persona. Iniziamo con una scheda che contiene colonne. Ogni colonna ha un significato. L'esempio più semplice che possiamo usare per comprendere il kanban è nominare le colonne Da fare, Da fare e Fatto. Questo è solo un esempio. Puoi nominare le colonne come vuoi e usarle come vuoi.
Successivamente, abbiamo le carte. Ogni carta contiene un compito. Metti queste carte sul tabellone in una delle colonne. Quindi, se dovessimo scrivere un elenco di tutte le cose che dobbiamo fare oggi, avremmo un set di carte nella colonna Da fare e nessuna carta nelle altre due colonne.
Mentre lavoriamo sulle attività, spostiamo la scheda associata nella colonna che meglio presenta il suo stato di lavoro. Le attività in corso vanno nella colonna In corso. Quando un'attività è terminata, va nella colonna Fine. Puoi cancellare le carte dalla colonna Fatto tutte le volte che vuoi.
Ogni scheda può avere più dettagli del solo nome dell'attività. Immaginiamo di utilizzare la scheda kanban qui per gestire un elenco di faccende domestiche. Ad ogni membro della famiglia vengono assegnati alcuni compiti. Ogni persona scrive il proprio nome sulla carta e forse la carta ha anche una data di scadenza. Ora, quando osserviamo la lavagna, vediamo chi è assegnato a ciascun compito e lo stato di tutti i compiti. In questo modo, abbiamo un'idea generale dello stato di tutto il lavoro.
Ecco la chiave: le schede Kanban creano una rappresentazione visiva per qualcosa che altrimenti non sarebbe affatto visivo. È anche interattivo perché devi spostare le carte mentre finisci le diverse fasi del lavoro.
Cos'altro può fare Kanban?
Sappiamo già che le bacheche kanban possono aiutarci a gestire il lavoro e vedere lo stato del lavoro in un team. Immaginiamo qualche altro esempio di utilizzo del kanban a casa per vedere cos'altro può fare.
Elabora le idee attraverso il movimento
Un altro vantaggio del kanban ha a che fare con lo spostamento fisico delle carte da una colonna all'altra. Le persone che non pensano in modo lineare a volte scoprono che spostare le idee li aiuta a elaborare le informazioni.
Ad esempio, supponiamo che tu stia pianificando un matrimonio. Potresti avere una colonna chiamata In sospeso in cui metti le attività che sono in attesa di conferma o fai affidamento su altre attività che vengono eseguite prima. Ad esempio, potresti avere un'attività per creare un diagramma di disposizione dei posti a sedere, ma non puoi completarlo finché non avrai creato un elenco di invitati confermato. Mentre sposti queste attività da una colonna all'altra, potrebbe aiutarti a elaborare lo stato di ciascuna attività e ad avere una comprensione mentale di ciò che deve venire dopo.
Incorpora più elementi visivi
Continuiamo per un momento con l'idea della pianificazione del matrimonio per mostrare questo ulteriore vantaggio dell'uso del kanban. La maggior parte delle app kanban ti consente di aggiungere immagini alle tue schede attività. La scheda attività per creare un diagramma della disposizione dei posti a sedere potrebbe contenere anche il diagramma di lavoro effettivo in modo da avere un promemoria visivo dell'attività e del suo stato. Allo stesso modo, potresti aggiungere immagini di esempio di torte nuziali o composizioni floreali per aiutarti a vedere letteralmente anche questi compiti.
Impedire di assumere troppo lavoro
Uno dei vantaggi dell'utilizzo del kanban per organizzare il lavoro è la possibilità di creare un limite WIP (work-in-progress). Un limite WIP è un limite al numero di attività che una persona può averle assegnate in un dato momento. In altre parole, se il limite WIP è tre e hai tre attività assegnate, devi completare una delle attività prima di poter accettare una nuova attività.
In effetti, i limiti WIP realizzano due cose. In primo luogo, impedisce alle persone di ricevere più lavoro rispetto ad altri membri del team. In secondo luogo, i limiti WIP richiedono di completare le attività assegnate anziché rimandare le attività difficili a favore di quelle più nuove e più semplici.
Alcune app kanban hanno uno strumento per impostare un limite WIP. Due esempi sono KanbanFlow e LeanKit. Una volta che una persona raggiunge il limite, l'app impedisce loro di ricevere nuovi incarichi. Alcune app ne fanno semplicemente un suggerimento aggiungendo una bandiera rossa quando si supera il limite. I limiti WIP possono anche essere una regola informale da seguire. Non deve essere una funzionalità con uno strumento.
Brainstorm e ordina le idee
Puoi sicuramente utilizzare le schede kanban per qualcosa di più del semplice monitoraggio delle attività. Nel classico esempio di utilizzo del kanban, ogni colonna della lavagna rappresenta una fase o passaggio di un flusso di lavoro. Questo non deve essere il caso, tuttavia. Puoi usare altrettanto facilmente un'app kanban per fare brainstorming, ordinare idee o persino salvare immagini in una bacheca virtuale (è come avere una bacheca Pinterest privata, ma senza un feed di contenuti di altre persone).
Non molto tempo fa, stavo testando i servizi di consegna di kit pasto. Quando recensisco altri prodotti, posso facilmente prendere appunti su ciascuno di essi e magari creare un foglio di calcolo per confrontare i prodotti. Con i pasti, tuttavia, ho trovato molto più facile prendere appunti e ricordare i diversi piatti che mangiavo quando li vedevo in foto. Così ho aperto una bacheca kanban con tutti i pasti che ho preparato. Ogni colonna corrispondeva al nome di un'azienda e ogni carta rappresentava uno dei pasti. Ho aggiunto foto, note e un link alla ricetta.
Consigliato dai nostri editori
In questo modo, puoi utilizzare le bacheche kanban per salvare idee su destinazioni di vacanza future (o annotare le vacanze che hai preso in passato). Oppure puoi creare una raccolta delle tue ricette preferite e sceglierne alcune da inserire in una colonna che rappresenta ciò che farai per cena ogni sera di questa settimana. Il cielo è il limite per l'utilizzo del kanban per il brainstorming e la selezione delle idee.
Quali sono le migliori app per Kanban personale?
Le app Kanban sono abbondanti e molte di esse sono gratuite o almeno hanno un livello di servizio gratuito. Alcuni sono migliori di altri, a seconda di come intendi usarli.
Trello è tra le app in stile kanban più popolari perché è così facile da usare. Per questo motivo, è probabilmente la mia prima scelta per l'utilizzo di kanban per l'organizzazione personale (al contrario che in un ambiente aziendale). La versione gratuita non include un sacco di funzionalità, ma puoi aggiungere le funzionalità che desideri tramite "power-up". Alcuni esempi di potenziamenti sono la visualizzazione del calendario, il monitoraggio del tempo e i campi personalizzati. Gli account gratuiti vengono forniti con un potenziamento per scheda e ottieni di più con un account a pagamento. Se sei interessato a utilizzare Trello per rimanere organizzato, consulta i miei suggerimenti per ottenere il massimo da esso.
Zenkit è un'altra grande opzione per un'app kanban per uso personale. Simile a Trello, Zenkit è molto facile da usare e altamente personalizzabile. Mi piace anche che non sia eccessivamente incentrato sul business. L'aspetto è leggero, amichevole e colorato.
Asana non è nata come un'app kanban (è un'app di gestione del lavoro collaborativa), ma negli ultimi anni ha aggiunto una funzionalità chiamata Bacheche in modo che le persone potessero utilizzare kanban nella gestione del proprio lavoro, se lo desideravano. Asana è un ottimo strumento per tenere traccia delle attività tra un gruppo di persone, soprattutto se utilizzi molte informazioni basate su testo, come scrivere liste di controllo all'interno delle tue attività.
Leankit ha più funzionalità di molte altre app in stile kanban, quindi è una buona soluzione da usare se ti interessano profondamente i limiti WIP, swimlane (questa è la possibilità di ordinare automaticamente il contenuto sulla tua scheda non solo in colonne verticali, ma anche orizzontalmente) , e altri. Non esiste un livello di servizio gratuito con Leankit, ma puoi ottenere una prova gratuita.
Wrike è un'altra fantastica app per kanban. Tuttavia, è abbastanza incentrato sul business, il che lo rende un buon strumento se prevedi di usarlo sia per il lavoro che per l'organizzazione personale. Esiste un livello di servizio gratuito con funzionalità limitate, anche se è piuttosto ricco di funzionalità se si paga la quota di abbonamento per il servizio premium.
Quando le liste di cose da fare tradizionali falliscono, prova Kanban
Se le tradizionali liste di cose da fare non funzionano per te, ti consiglio vivamente di provare una scheda kanban. Quello che mi piace di più del kanban è che si rivolge a diversi tipi di persone. Se sei un pensatore non lineare, lavori al meglio quando puoi vedere molte informazioni a colpo d'occhio o hai bisogno di un'azione tattile per aiutarti a elaborare le informazioni, allora kanban potrebbe fare per te.