Organizzarsi: come recuperare il ritardo sulle note spese prima della fine dell'anno

Si avvicina la fine dell'anno. Stai lavorando in silenzio alla tua scrivania quando arriva una nuova email dall'ufficio contabilità. Sussulti ad alta voce alla riga dell'oggetto e tutti i tuoi colleghi si girano per vedere cosa c'è che non va. Le tue guance arrossiscono quando ammetti che fino a quel momento ti eri completamente dimenticato di presentare una nota spese. L'e-mail dice che la scadenza è oggi. Il calore delle tue guance si trasforma in una sensazione di terrore che scorre lungo il tuo petto e nella bocca dello stomaco. La tua azienda ti deve qualche centinaio di dollari e in questo periodo dell'anno potresti davvero usarlo. Niente panico! Questi semplici passaggi possono aiutarti a ottenere il controllo delle tue spese.

Alcune organizzazioni semplificano l'invio delle note spese, anche se sono in ritardo. Avere carte di credito aziendali legate a un sistema di rendicontazione delle spese aiuta enormemente, ad esempio, ma non tutti hanno quel lusso. Quindi fai un respiro profondo e segui questi passaggi per ricevere le note spese scadute il prima possibile.

Si noti che gran parte di questo articolo si applica anche ai lavoratori autonomi che devono cercare le ricevute alla fine dell'anno per richiedere le detrazioni fiscali per le spese aziendali.

1. Chiedi quando è la vera scadenza e se puoi presentare la domanda in ritardo

A seconda di quando l'organizzazione imposta il proprio anno finanziario e di come gestisce i ratei, il termine per la presentazione delle note spese potrebbe essere già scaduto. Ma ciò non significa necessariamente che sia troppo tardi per inviare le ricevute. Le persone intelligenti rispettano le scadenze. Se qualcuno ti dice che una scadenza è venerdì di fine giornata, ci sono buone probabilità che la vera scadenza sia lunedì mattina o più tardi.

Chiedi a un addetto alla contabilità o al tuo capo i dettagli chiari sulla vera scadenza per le note spese e se c'è qualcosa che puoi fare se l'hai perso. Spesso c'è. Se puoi presentare la domanda in ritardo, sii gentile e gentile con le persone che ti aiutano a farlo e fai in quattro per fornire esattamente ciò che chiedono. Sii dettagliato. Ricorda che ti stanno facendo un favore. Fai del tuo meglio per restituirlo rendendo il loro lavoro più facile.

2. Controllare le regole per gli incassi

Se hai già presentato le note spese, probabilmente conosci le regole di base per inviare le ricevute. Ma conosci i dettagli fini? Quando si presenta una nota spese molto tempo dopo che le spese sono state sostenute, è possibile che alcune ricevute siano state perse. Scopri se esiste una politica, come richiedere ricevute solo per spese superiori a $ 10. Chiedi inoltre se puoi mostrare la prova del pagamento fornendo un estratto conto della carta di credito con la voce evidenziata. Questi dettagli possono fare la differenza nel tempo necessario per preparare una nota spese.

3. Crea uno schema di articoli e date

Una volta che è il momento di iniziare effettivamente a creare una nota spese scaduta, fai un elenco approssimativo delle principali spese che devi richiedere, come gli articoli che hai acquistato, i viaggi e l'ospitalità dei clienti. Se stai presentando solo un articolo o un viaggio, salta questo passaggio.

Se un elemento della tua lista è un evento, come la visita di un cliente o una conferenza, annota le date. Quindi, sotto l'evento, crea una voce per ogni giorno, in questo modo:

Conferenza X: 1-3 giugno
1 giugno
2 giugno
3 giugno

4. Visualizza le tue spese

Quando si mettono insieme le spese relative a viaggi o eventi, trovo utile elencare prima le spese maggiori (volo, hotel e gettoni di presenza, ad esempio) e poi provare a ricordare o ripensare ogni giorno per coprire le spese minori. Fallo sotto ogni voce del giorno.

Mi piace fare uno schema approssimativo per le possibili spese, quindi compilarlo man mano che le ricordo (i passaggi 5-7 includono alcuni trucchi per colmare le lacune quando la memoria viene a mancare). Lo schema dovrebbe includere tutti i punti che sono rilevanti per le tue date:

• Posizione di partenza. Dove hai dormito? Hai avuto delle spese in questo posto, come le spese per il Wi-Fi?
• Viaggio locale . Sei andato da qualche parte e, se sì, come ci sei arrivato (auto, taxi, servizio auto, trasporto pubblico)? Come sei tornato? Se si richiedeva una tariffa per miglio per la guida, qual era la distanza?
• I pasti. Dove hai fatto colazione, pranzo e cena? Hai comprato bevande, compresi acqua in bottiglia e caffè, o snack?
• Forniture. Hai dovuto acquistare qualcosa di previsto o inaspettato durante la tua giornata?
• Posizione finale. Dove hai finito la tua giornata? Per cosa hai pagato lì?

Spesso solo porsi queste domande ti aiuta a ricordare spese che altrimenti avresti potuto dimenticare.

5. Sfoglia le tue ricevute

Se hai una pila di ricevute, sfogliale ora e abbinale allo schema che hai creato. C'è un motivo per cui non faccio prima questo passaggio. A volte le ricevute rimodellano la nostra memoria in un modo che lascia fuori parti della giornata. Ad esempio, supponiamo che tu guardi le tue ricevute e vedi che hai fatto una colazione veloce in un bar e poi hai pranzato in una sede di una conferenza. Ora hai un ricordo vivido di quei due eventi e sei pronto per passare alla ricevuta successiva. Ma la tua memoria potrebbe aver omesso la corsa Uber da $ 15 tra le due località semplicemente perché non avevi una ricevuta fisica per attivare la memoria. È facile dimenticare i dettagli quando non abbiamo trigger.

6. Scansiona il tuo calendario

Un calendario può contenere più promemoria che ti aiutano a creare una nota spese accurata. Mentre compili la tua giornata, apri il tuo calendario e scansionalo per verificare le date del viaggio e gli eventi significativi. Alcune voci potrebbero innescare la tua memoria sulle spese, nonché sulla mancanza di spese. Ad esempio, se un partner commerciale ti ha inviato un invito a cena in un giorno in cui eri in viaggio e ha pagato, non devi preoccuparti di cercare una ricevuta per il tuo pasto quella sera.

7. Dai un'occhiata alla menta

Un altro ottimo posto per cercare le spese mancanti è Mint. Mint è un'app di finanza personale che consolida tutte le tue transazioni finanziarie in un sito Web e un'app ricercabili. Con Mint puoi filtrare tutte le spese della tua carta di credito e di debito per data, il che potrebbe aiutarti a scoprire le spese che hai dimenticato. In quell'esempio che ho fornito in precedenza su una ricevuta Uber, potresti trovare le informazioni cercando la data in Mint, il che renderà più facile trovare la vera ricevuta nella tua e-mail.

Puoi anche aggiungere tag in Mint alle transazioni di elementi pubblicitari e, se lo hai fatto tutto l'anno per spese aziendali, puoi trovare facilmente tutte le spese che devi richiedere.

Ho accennato in precedenza che se non riesci a trovare una ricevuta, potresti chiedere se puoi inviare una copia dell'estratto conto della carta di credito che evidenzi la voce relativa a una spesa. Ancora una volta, Mint ti aiuterà qui, perché ti dirà quale carta di credito hai utilizzato.

8. Non dimenticare mance e parcheggio

Due categorie di spese che è facile trascurare sono le mance e il parcheggio. Le piccole mance pagate in contanti, come per il personale addetto alle pulizie e i fattorini dell'hotel, non sono mai accompagnate da ricevute. I pagamenti per il parcheggio potrebbero anche essere in contanti senza ricevuta. Ma si sommano e vale la pena rivendicare se li hai realizzati.