Organizzati: 5 semplici passaggi per iniziare con i diagrammi di Gantt

Pubblicato: 2022-01-29

Prima di iniziare un nuovo progetto, è utile disporre di una tabella di marcia, una sorta di panoramica chiara di tutti i passaggi necessari e dell'ordine in cui tali passaggi devono verificarsi. Questo è essenzialmente ciò che è un diagramma di Gantt. Non importa se il progetto è personale, come aggiungere un mazzo sul retro della tua casa, o aziendale, come costruire un nuovo sito web. Devi sapere

  • quando e da dove inizi,
  • tutti i passi lungo il percorso e quanto tempo impiegheranno,
  • chi è responsabile di ogni passaggio,
  • l'ordine in cui devono verificarsi i passaggi e
  • quando il progetto sarà completato.

I diagrammi di Gantt, dal nome dell'ingegnere e consulente Henry Gantt, che li sviluppò e li utilizzò negli anni '10, sono una visualizzazione di un progetto dall'inizio alla fine. Sono un tipo estremamente comune di strumento di produttività e sono una parte fondamentale di molti servizi di gestione dei progetti. In effetti, l'eccellente servizio TeamGantt ($ 14,95 a Software Advice) prende anche il nome dalle classifiche. In questo articolo spiego cosa sono i diagrammi di Gantt, cosa fanno e come le persone li usano e fornisco cinque passaggi per iniziare con loro.

Che cos'è un diagramma di Gantt?

"Un diagramma di Gantt è una visualizzazione dei passaggi necessari per il completamento del progetto", ha spiegato Kayvon Ghaffari, lead program manager di LiquidPlanner ($ 14,95 presso Software Advice), quando di recente gli ho chiesto di condividere alcune informazioni su come iniziare con Gantt grafici. LiquidPlanner è un'app per la gestione dei progetti e la collaborazione sul posto di lavoro vincitrice della Editors Choice che enfatizza i diagrammi di Gantt.

Ghaffari mi ha ricordato che un progetto è diverso da altri tipi di lavoro. "Un progetto è un insieme di lavoro che ha un inizio e una fine e l'adempimento della creazione di quel progetto è un insieme di compiti", ha affermato. I diagrammi di Gantt funzionano specificamente per i progetti, non per il lavoro in corso. Si tratta di aiutarti ad andare dall'inizio alla fine, quindi è importante che ci siauna fine.

Gantt Gantt

I diagrammi di Gantt si leggono da sinistra a destra, dall'alto verso il basso. (Vedi l'immagine sopra di TeamGantt.) L'asse x è il tempo. Il grafico inizia quando il progetto inizia e termina quando il progetto viene consegnato. L'esecuzione della lunghezza dell'asse y sono attività, sebbene siano semplicemente in un elenco. La loro esatta posizione sull'asse y è irrilevante, sebbene tendano a cadere in ordine cronologico.

"Un compito ha tre componenti: cos'è, quanto tempo ci vorrà e chi lo farà", ha detto Ghaffari. In un diagramma di Gantt, ogni attività è rappresentata con una barra. La lunghezza della barra mostra quanto tempo impiegherà l'attività. Spesso le barre delle attività sono coordinate a colori, indicando quale persona o reparto è responsabile dell'esecuzione dell'attività. Per quanto riguarda il "cosa", il nome dell'attività appare generalmente sulla barra o diventa visibile quando si fa clic su di essa.

Oltre a mostrare tutte le attività per un progetto e quanto tempo impiegheranno, i diagrammi di Gantt mostrano la sequenza e la dipendenza. In altre parole, mostrano l'ordine in cui devono essere eseguiti i compiti e se una cosa deve verificarsi prima di un'altra. Perché questo è così importante?

Cosa fanno i diagrammi di Gantt?

"I diagrammi di Gantt rendono visivamente chiaro che non puoi fare tutto allo stesso tempo", ha affermato Chris Savoie, diretto della strategia di prodotto di Workfront. Ha usato l'esempio della costruzione di una casa sull'albero. Puoi comprare i chiodi e il legno allo stesso tempo, ma devi tagliare il legno prima di inchiodarlo all'albero.

I diagrammi di Gantt mostrano le dipendenze tra le attività, di solito con qualcosa come una linea che le collega.

Dipendenze Dipendenze

Prima di entrare in Workfront (che, come LiquidPlanner, è uno strumento per la collaborazione sul posto di lavoro e la gestione dei progetti), Savoie ha lavorato ad alcuni progetti molto complessi con United Space Alliance in collaborazione con il Johnson Space Center della NASA. Ha detto che mentre il sequenziamento e le dipendenze sono importanti anche per progetti semplici, come la costruzione di una casa sull'albero, sono cruciali per progetti enormi e lunghi anni, come la costruzione della Stazione Spaziale Internazionale.

Un'altra cosa che fanno i diagrammi di Gantt è aiutare le organizzazioni o i lead di progetto a gestire le risorse. "Solo perché un compito esiste non significa che ci sia una persona che è libera di farlo", ha detto Ghaffari.

Con un diagramma di Gantt, puoi vedere facilmente quando le persone oi reparti sono programmati per lavorare su attività rispetto a quando sono liberi. "Devi essere in grado di tenere conto dei programmi delle persone e di quante ore ci sono nel giorno", ha aggiunto. I diagrammi di Gantt creano un modo efficace per vedere tempo, attività e risorse.

Guida introduttiva ai diagrammi di Gantt

Una volta che hai una comprensione di alto livello di cosa sono i diagrammi di Gantt e perché sono utili, puoi iniziare a crearli per i tuoi progetti. Questi cinque passaggi ti aiuteranno a iniziare.

1. Scegli un modello o creane uno da zero
In genere, quando avvii un nuovo diagramma di Gantt, hai la possibilità di utilizzare un modello o di ricominciare da zero. I modelli potrebbero provenire da una fonte esterna, nel caso di quelli forniti dal software di gestione dei progetti, oppure possono provenire da un tuo progetto passato.

Uno dei vantaggi dell'utilizzo del tuo lavoro precedente per creare un modello è che spesso puoi imparare molto da ciò che è successo in passato. Il modello fornirà informazioni non solo sulle attività e sulla sequenza, ma anche se le attività hanno richiesto più tempo del previsto.

2. Segna i tuoi traguardi
La maggior parte dei software per la creazione di diagrammi di Gantt include la possibilità di aggiungere pietre miliari. Una pietra miliare è un indicatore che indica che una fase di un progetto è completa. Ad esempio, nella creazione di un sito Web, bloccare i wireframe è una pietra miliare tipica.

Quando si crea un diagramma di Gantt da zero, è spesso utile tracciare tutte le tappe prima di aggiungere qualsiasi attività. Elencare tutte le pietre miliari aiuta a scomporre il progetto in parti più piccole e quelle parti più piccole sono più facili da concettualizzare rispetto all'intero progetto in una volta.

3. Aggiungi attività, eventi di sequenza e crea dipendenze
Il passaggio successivo consiste nell'aggiungere attività, mettere in sequenza eventi e creare dipendenze. Quando aggiungi attività, assicurati di guardare i rapporti storici o parlare con le persone che completeranno le attività per ottenere stime accurate su quanto tempo dovrebbero impiegare.

Durante la sequenza degli eventi, tieni presente che è possibile che più attività vengano eseguite contemporaneamente, ma non dalla stessa persona. Nella creazione di un sito Web, una persona può lavorare su wireframe mentre un'altra persona raccoglie contenuti di esempio per il prototipo. Ma il progettista wireframe non può anche creare moodboard contemporaneamente.

Aggiungi le dipendenze solo dopo aver elencato tutte le attività e averle messe nell'ordine corretto e fai attenzione con loro. "La cosa che può davvero incasinarti è se vai a metà del diagramma di Gantt e vedi che, ad esempio, l'attività 12 non dipende più dall'attività 5", ha detto Savoie. Ha aggiunto che i principianti dovrebbero stare estremamente attenti a non rimuovere le dipendenze a meno che non siano sicuri che sia corretto farlo, perché recuperarle è molto difficile se creano una lunga catena di eventi.

4. Guarda le tue risorse
"Le attività devono essere nell'ordine giusto, quindi è necessario controllare chi è disponibile per completarle", ha spiegato Ghaffari. Come accennato in precedenza, solo perché c'è un compito da svolgere non significa che ci sia qualcuno libero di farlo.

Ghaffari ha notato che il software del diagramma di Gantt della sua azienda non consente l'overbooking, il che significa che LiquidPlanner non ti consentirà di assegnare qualcuno a un'attività se quella persona è già assegnata a un'attività diversa contemporaneamente.

I diagrammi di Gantt ti aiutano a vedere non solo se una risorsa è in overbooking, ma quali sono le conseguenze sul resto della pianificazione del progetto quando viene corretta.

5. Collabora
"È davvero importante che le persone capiscano che il diagramma di Gantt non è magico", ha affermato Ghaffari. "Solo perché hai pianificato qualcosa, non significa che abbia qualcosa a che fare con la realtà."

Il modo per assicurarsi che il diagramma di Gantt sia in sintonia con la realtà è attraverso la collaborazione. Spesso, il software del diagramma di Gantt fa parte di un pacchetto più ampio di gestione dei progetti o di collaborazione sul posto di lavoro. Tutti i membri di un team dovrebbero avere la possibilità di vedere almeno il grafico, se non di aggiornare le attività e altre informazioni che lo alimentano. In questo modo, se un assegnatario termina un'attività in anticipo e ha il potere di aggiornare i suoi progressi per contrassegnare l'attività come completata e correggere il tempo stimato, e così facendo può aiutare anche gli altri assegnatari a portare a termine i loro compiti in anticipo. Oppure potrebbe anche contrassegnare se stessa come una risorsa disponibile per aiutare con qualche altra attività fino al suo prossimo compito programmato.

Ghaffari ha riassunto il potere della collaborazione in questo modo: "Se il diagramma di Gantt è nel vuoto, chissà se è accurato? Se è collaborativo, allora ci sono dei controlli integrati ed è più probabile che rifletta la realtà. Ecco dove il valore del Il diagramma di Gantt brilla".

Non fare troppo affidamento sui diagrammi di Gantt

Sia Ghaffari che Savoie mi hanno detto che usano i diagrammi di Gantt per pianificare e controllare un progetto, ma non amano gestirvi il lavoro quotidiano. "È un piano, non un programma di esecuzione, in genere", ha detto Savoie.

Savoie ha anche notato che un principiante potrebbe non rendersi conto che le persone raramente, se non mai, guardano l'intero diagramma di Gantt in una volta perché sono in genere enormi. "Avresti bisogno di un cartellone pubblicitario per stamparlo", ha detto.

Secondo Ghaffari, "Costruire il diagramma di Gantt non è l'obiettivo finale. È una visualizzazione del piano delle attività e della sequenza. Il diagramma di Gantt aiuta le persone a capire come funzionerà il piano".

Se sei interessato ai diagrammi di Gantt, probabilmente sei interessato anche alla gestione dei progetti in generale. Per alcuni ottimi suggerimenti aggiuntivi per mantenere il tuo progetto in carreggiata, dai un'occhiata ai miei 4 suggerimenti per iniziare con la gestione dei progetti e anche i miei consigli su come migliorare la comunicazione per una migliore gestione dei progetti.