Vuoi fare di più? Tieni traccia del tuo tempo meglio con questi metodi collaudati

Per essere più produttivo, devi gestire il tuo tempo in modo efficace. Come puoi migliorare nella gestione del tuo tempo? Non importa dove ti trovi con le tue capacità di gestione del tempo, la prima cosa che devi fare è tenere traccia di come trascorri il tuo tempo attualmente. Non puoi cambiare il modo in cui trascorri il tuo tempo se non sai come lo usi ora.

Esistono tre modi principali per tenere traccia del tuo tempo e ognuno ha pro e contro. Il modo in cui generalmente si pensa sia il più semplice è il meno accurato. Quello che è il più preciso richiede molto tempo. Infine, c'è un modo per tenere traccia del tuo tempo utilizzando la tecnologia, che è estremamente semplice, ma accurata solo per determinati tipi di attività. Questi metodi possono essere utili sia che tu sia in ufficio o che lavori da casa.

Ecco cosa devi sapere su questi tre metodi:

1. Stima del tempo (noto anche come metodo di stima della settimana lavorativa)

Che cos'è una stima del tempo? Una stima del tempo è un elenco di tutto ciò che hai fatto durante un periodo di tempo insieme a quante ore e minuti stimi di aver speso per farlo.

Come fare una stima del tempo: Le stime del tempo vengono spesso fatte alla fine di una settimana. Ripensi alla tua settimana, o a qualunque periodo tu voglia, e calcoli quante ore credi di aver lavorato, dormito, fatto commissioni, cucinato, pulito o guardato film, per esempio. È utile consultare il tuo calendario per indicazioni, se ne conservi uno.

Pro: le stime del tempo richiedono pochissimo tempo per essere create. Dal momento che puoi salvarli fino alla fine della settimana, la tua routine quotidiana non viene interrotta da fastidiose attività di registrazione del tempo.

Contro: le stime del tempo sono il modo meno accurato per misurare come trascorri il tuo tempo. I ricercatori hanno scoperto che quando le persone stimano il modo in cui trascorrono il loro tempo utilizzando un approccio a posteriori, spesso finiscono con un totale di più ore rispetto a una settimana effettiva (168). Le persone tendono a sopravvalutare quanto lavorano e a sottovalutare il loro tempo libero.

2. Registro del tempo (conosciuto anche come approccio al diario del tempo totale)

Che cos'è un registro del tempo? Un registro del tempo è una registrazione di ciò che hai fatto tutto il giorno, suddiviso in blocchi di tempo che rappresentano l'intera giornata. L'idea è di tenere conto di ogni blocco di tempo in un periodo di 24 ore.

Come creare un registro del tempo: per creare un registro del tempo, hai bisogno di poco più di un foglio di carta o di un foglio di calcolo. Crea una colonna e inserisci in essa blocchi di tempo consecutivi con incrementi di 15, 30 o 60 minuti. Puoi combinare più intervalli di tempo per le ore in cui di solito dormi. Periodicamente durante il giorno o alla fine della giornata, riempi lo spazio accanto a ciascun blocco temporale con ciò che stavi facendo in quel periodo. La specificità che ottieni con la tua descrizione dipende da ciò che vuoi sapere su di te o dal tipo di trasformazione della gestione del tempo che vuoi fare.

Pro: i registri temporali sono più accurati dei diari temporali. Lo sono di più quando li riempi più spesso e meno più a lungo aspetti per completarli. È molto facile classificare il tuo tempo in categorie, sommare i numeri e analizzare i risultati.

Contro: annotare una risposta per quello che hai fatto, diciamo, tra le 9 e le 10 del mattino potrebbe non essere un riflesso realistico di come hai davvero usato quell'ora. Diciamo che hai lavorato. Hai lasciato la tua scrivania e hai bevuto un sorso d'acqua durante quel periodo? Hai fatto una telefonata veloce? Hai letto notizie online per qualche minuto a metà del tuo lavoro? I registri temporali generalizzano i blocchi di tempo senza entrare nei dettagli reali di ciò che stavi facendo.

3. App di monitoraggio del tempo

Che cos'è un'app di monitoraggio del tempo? Un'app di monitoraggio del tempo è un software che usi per tenere traccia di quanto tempo trascorri a fare cose diverse, principalmente sul tuo computer e telefono. Ci sono app di monitoraggio del tempo passive e attive. Quelli passivi, come RescueTime, misurano quanto tempo trascorri in diverse applicazioni e su diversi siti web. Le app di monitoraggio del tempo attive, come Toggl, ti offrono un timer sullo schermo che funziona mentre lavori, così puoi utilizzare più app e siti Web mentre lavori su un'attività.

Come utilizzare un'app di monitoraggio del tempo: con un monitoraggio del tempo passivo, lo installi sul tuo computer o dispositivo mobile e lo lasci semplicemente funzionare. Cattura automaticamente tutta la tua attività per registrarla, classificarla, calcolarla e analizzarla. Di solito, puoi mettere in pausa queste app quando vuoi e puoi impostarle per la disattivazione durante i momenti in cui non desideri monitorare la tua attività. I timer attivi fanno affidamento su di te per premere un pulsante per avviarli e fermarli. Ti consentono di inserire informazioni su ciò che stavi facendo mentre era in esecuzione e l'app aggiunge automaticamente tali informazioni a un record, che puoi visualizzare e analizzare ulteriormente ogni volta che vuoi. Le versioni per app mobili dei rilevatori di tempo attivi possono essere utili per consentirti di eseguire un timer quando sei in riunione, sei in viaggio per lavoro e svolgi altri lavori non al computer che desideri misurare.

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Ci sono alcune app mobili per il monitoraggio del tempo che monitorano la tua posizione e presumibilmente ti aiutano a classificare il tuo tempo in questo modo, ma non sono ancora molto intelligenti e richiedono troppa voce manuale per essere di grande valore in questo momento. Forse un giorno miglioreranno.

Pro: le app di monitoraggio del tempo sono eccellenti quando si tratta di fornirti dettagli sulle tue attività digitali. Hanno strumenti per classificare il tuo tempo e sputare grafici e grafici. I migliori sono molto facili da usare e la maggior parte di essi ha un'opzione gratuita.

Contro: le app di monitoraggio del tempo ti offrono un'analisi dettagliata di ciò che fai sul tuo computer, ma non sono fatte per tenere traccia di tutto il tuo tempo, quindi perderanno le tue ore trascorse a piegare il bucato, cucinare, leggere, giocare con i tuoi bambini o animali domestici, o qualsiasi altra cosa tu faccia.

Tieni traccia per due settimane, quindi analizza

Se non conosci il monitoraggio del tempo, ti consiglio di combinare il metodo del registro del tempo con un'app di monitoraggio del tempo. In questo modo, puoi avere una panoramica di come trascorri tutte le ore della tua giornata e un'analisi dettagliata del tempo del tuo computer.

Ti consigliamo di registrare il tuo tempo per almeno due settimane prima di analizzarlo. Durante i primi uno o due giorni, potresti cambiare leggermente il tuo comportamento perché stai pensando al fatto che stai monitorando il tuo tempo. Il tuo comportamento tornerà alla normalità rapidamente.

Inoltre, se ti ritrovi a dire: "Oh, quel giorno non dovrebbe contare perché era molto insolito", fermati. Più tieni traccia del tuo tempo, più ti renderai conto di avere giorni più insoliti di quanto probabilmente pensavi. L'idea è di capire meglio come trascorri effettivamente il tuo tempo, non che cosa è una giornata media. Una volta che sai come trascorri il tuo tempo in generale, puoi iniziare a prendere decisioni informate su cosa vuoi fare di più, di meno o se vuoi iniziare a fare qualcosa di completamente nuovo.