Come la settimana lavorativa di 4 giorni sta cambiando il posto di lavoro

Gli ultimi anni hanno visto molti cambiamenti nel ritmo del lavoro.

Alcune aziende sono passate al lavoro a distanza, mentre altre hanno apportato modifiche significative alla struttura delle loro settimane lavorative.

La settimana lavorativa di quattro giorni ha avuto alcune buone recensioni, ma ovviamente presenta anche una serie di sfide. In questo articolo, daremo uno sguardo a questo nuovo modo di lavorare da tutte le prospettive.

Cos'è una settimana lavorativa di 4 giorni?

Una settimana lavorativa di quattro giorni non è diversa da quello che sembra: invece di lavorare i cinque giorni standard alla settimana, i dipendenti riferiscono solo quattro giorni di lavoro alla settimana.

Il concetto è implementato in vari modi in diversi settori e organizzazioni, ma è sempre incentrato sulla pratica di frequentare il lavoro solo per quattro giorni alla settimana.

Da dove viene la settimana lavorativa di 4 giorni?

Il concetto di lavorare quattro giorni alla settimana anziché cinque è ispirato dal fatto che la produttività dei dipendenti è aumentata fino al 5% all'anno, ma i tassi di retribuzione non sono aumentati di oltre il 2% all'anno nello stesso periodo di tempo.

Il numero di ore lavorate ogni settimana è rimasto a una media costante fino a 43 ore: la settimana lavorativa di quattro giorni è un modo per colmare tale divario e contribuire a creare un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata allo stesso tempo.

La prevalenza del burnout lavorativo e dell'ansia

Tuttavia, l'ansia e il burnout sul lavoro non sono limitati a generazioni specifiche. L'Anatomia del lavoro del 2022 di Asana mostra che nelle professioni il cui bene principale è l'informazione (ad esempio medici, ingegneri, insegnanti, editori, ecc.), il 63% dei lavoratori ha sperimentato il burnout nel 2022.

Il burnout e l'ansia sono sfide molto reali che devono affrontare la forza lavoro moderna.

Le due generazioni con il più alto supporto della settimana lavorativa di quattro giorni sono i Millenials e la Gen Z, il che è facilmente comprensibile se si considera che rispettivamente il 74% e l'84% hanno riferito di aver sperimentato il burnout.

Il desiderio di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Il modo in cui i dipendenti affrontano il loro lavoro e ciò che si aspettano dai loro datori di lavoro è molto diverso rispetto a 10 anni fa.

Al primo posto tra le loro priorità occupazionali c'è l'equilibrio tra lavoro e vita privata, con quel dettaglio che diventa più importante persino della retribuzione.

Una settimana lavorativa di quattro giorni offre l'opportunità di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata senza che l'azienda subisca effetti negativi.

Quali sono i vantaggi di una settimana lavorativa di 4 giorni?

La settimana lavorativa di quattro giorni porta molti vantaggi, che vanno dalla produttività agli impatti ecologici.  

Maggiore produttività

Se ritieni che più ore lavorate a settimana si traducano in un aumento della produttività, potresti rimanere sorpreso dai risultati che le aziende hanno ottenuto testando la settimana lavorativa di quattro giorni.

Ad esempio, i dipendenti di Perpetual Guardian in Nuova Zelanda che hanno partecipato a una settimana lavorativa di prova di quattro giorni hanno mantenuto la stessa produttività delle loro norme di 5 giorni. Inoltre, hanno riportato una maggiore soddisfazione sul lavoro e fedeltà all'azienda quando si lavora solo quattro giorni alla settimana.

È facile pensare che le nostre norme locali siano le stesse delle norme globali per quanto riguarda gli standard sul posto di lavoro - il sogno americano è costruito sul lavoro a turni e sugli orari di lavoro dalle 9 alle 17 dal lunedì al venerdì e siamo una nazione prospera - quel ritmo di lavoro deve essere sinonimo con una produttività ottimale, giusto? Sbagliato.

I paesi più produttivi, come Norvegia, Danimarca e Paesi Bassi, vedono i dipendenti seguire per la maggior parte una settimana lavorativa di 27 ore.

Gli aumenti di produttività sono chiaramente uno dei vantaggi di lavorare quattro giorni alla settimana.

Migliore uguaglianza

Non è certo un segreto che la lotta per l'equilibrio tra lavoro e vita privata colpisca molto più duramente le donne.

Quasi 1,2 milioni di donne hanno dovuto scegliere di lasciare il lavoro a causa delle loro esigenze domestiche. Inoltre, più donne che uomini ricoprono più ruoli di alta responsabilità al di fuori del loro impiego, sebbene le aspettative di efficienza ed efficacia sul lavoro non siano ovviamente diverse da un genere all'altro.

Una settimana lavorativa di quattro giorni offre la possibilità di creare un luogo di lavoro più equo, consentendo di dedicare più tempo alle responsabilità della vita al di fuori del lavoro.

Questo approccio potrebbe fare molto per consentire alle donne di evitare di essere sopraffatte e di concentrarsi sulle priorità che hanno di fronte, pur sapendo che avranno abbastanza tempo da dedicare anche alle loro altre responsabilità.

Migliore coinvolgimento dei dipendenti

Il coinvolgimento dei dipendenti è sempre più nella mente dei datori di lavoro, poiché è stato un tema caldo negli ultimi anni.

I dipendenti non coinvolti hanno una minore soddisfazione sul lavoro, una minore fedeltà all'azienda e spesso una minore produttività, quindi è un'importante area di interesse.

L'implementazione di una settimana lavorativa di quattro giorni ha dimostrato in più prove di aumentare del 20% il coinvolgimento e l'impegno dei dipendenti nei confronti di un datore di lavoro.

Anche prove documentate non hanno mostrato alcuna riduzione della produttività con una settimana lavorativa di quattro giorni, anzi spesso ci sono miglioramenti. Quando ci sono meno ore disponibili per completare attività e progetti, i lavoratori sono maggiormente in grado di rimanere concentrati e impegnati sulle attività da svolgere.

Anche i congedi per malattia e i giorni di salute mentale vedono un utilizzo ridotto perché c'è già molto tempo già incorporato nella settimana per prendersi cura delle attività di benessere, gestire lo stress e svolgere attività piacevoli. Tutti questi fattori indicano un livello più elevato di impegno da parte dei dipendenti durante i quattro giorni in cui sono al lavoro.

Alto impatto ecologico

Se il lavoro a distanza non è l'opzione ideale per la tua azienda, ma vuoi adottare misure per avere un impatto ecologico positivo, dovresti sapere che una ridotta impronta di carbonio può essere un vantaggio per la settimana lavorativa di quattro giorni!

Ridurre la tua settimana lavorativa di un giorno alla settimana significa eliminare gli effetti di un'intera giornata di tragitto giornaliero per la tua forza lavoro. Se la tua settimana lavorativa di quattro giorni ti consente anche di chiudere la tua struttura il quinto giorno, riduci anche tutto il consumo energetico associato alle operazioni quotidiane del tuo spazio ufficio.

Cose come luci, utilizzo del computer, sistemi di raffreddamento e riscaldamento, ecc. non sono necessarie allo stesso modo per un edificio vuoto come lo sono per un edificio pieno di personale, quindi l'impatto negativo della tua azienda può essere ridotto di circa il 20%.

Incorporare una settimana lavorativa di quattro giorni può avere un impatto ecologico positivo oltre ai suoi numerosi vantaggi per i dipendenti e la produttività.

Quali sono gli svantaggi di una settimana lavorativa di 4 giorni?

Come tutti i cambiamenti, ci sono aspetti negativi nell'adozione di una settimana lavorativa di quattro giorni che si affiancano agli aspetti positivi.

Complesso da implementare

Cambiare qualcosa di così fondamentale come il numero di giorni di lavoro suddivisi in una settimana non è un compito semplice. È destinato ad avere un impatto sulle aree di tutti i reparti e livelli dirigenziali, rendendo l'implementazione di una settimana lavorativa di quattro giorni un'impresa piuttosto complessa.

I fattori da considerare in particolare includono la pianificazione, le politiche, la comunicazione e la gestione delle aspettative del cliente/cliente, tra gli altri.

La comunicazione è un fattore chiave nell'implementazione di una settimana lavorativa di quattro giorni e l'utilizzo di più metodi può essere davvero utile per garantire la comprensione.

L'utilizzo di strumenti di comunicazione grafica e video durante la pianificazione e l'implementazione può aiutare a comprendere meglio il processo. Risorse come Snagit rendono semplice e veloce l'aggiunta di questi strumenti ai tuoi protocolli di comunicazione e aiutano a massimizzare l'efficacia.

Aumento della pressione con le scadenze

Ci sono due angoli da considerare qui. Uno è la percezione dei dipendenti e l'altro è il comportamento del cliente/cliente. Entrambi, tuttavia, possono essere gestiti attraverso una buona comunicazione e un'attenta considerazione di tutte le variabili durante le fasi iniziali di pianificazione e implementazione.

I dipendenti possono trovarsi stressati quando cercano di soddisfare le stesse aspettative e raggiungere gli stessi risultati con un giorno in meno, il che può o meno consentire meno ore di lavoro all'interno.

Prima che la piena integrazione della settimana lavorativa di quattro giorni sia stata adattata, i dipendenti potrebbero sentire una pressione maggiore; sentirsi come se la richiesta di raggiungere gli stessi risultati in meno tempo fosse nettamente negativa.

I clienti/clienti che non lavorano secondo lo stesso programma del tuo team possono contribuire a creare sentimenti di maggiore pressione, poiché un messaggio che richiede una risposta rapida potrebbe essere inviato in un giorno in cui il tuo team non lavora.

Tornare a ciò potrebbe non essere piacevole se le aspettative e la comunicazione su questa cosa specifica non sono state chiaramente articolate o comprese.

La semplice comunicazione con i tuoi clienti/clienti sulla pianificazione e l'integrazione di messaggi OOO o aggiunte alla riga della firma possono aiutarli a capire cosa possono aspettarsi per quanto riguarda i tempi di risposta. Questo può togliere peso anche ai tuoi dipendenti.

Non funziona con tutti i settori

Naturalmente, il tuo settore specifico potrebbe non essere adatto all'integrazione di una settimana lavorativa di quattro giorni.

Medici, infermieri e insegnanti, ad esempio, creerebbero molte increspature negative per le loro comunità riducendo le loro giornate lavorative.

Anche altri settori, come il lavoro di supporto personale, il lavoro di supporto allo sviluppo e alcuni tipi di produzione, potrebbero richiedere cambiamenti significativi nel modo in cui operano per passare al lavoro quattro giorni alla settimana.

Questo modo di lavorare può essere molto vantaggioso ma non è universalmente appropriato.

Alcune statistiche sulla settimana lavorativa di 4 giorni

Secondo la Society for Human Resource Management, il 15% delle organizzazioni ora offre settimane lavorative di quattro giorni ad alcuni dei propri dipendenti. Si tratta di un aumento rispetto al 13% registrato nel 2017.

USA Today ci dice che il 67% in più di posti di lavoro su Ziprecruiter menzionano settimane lavorative di quattro giorni rispetto allo scorso anno.

Una settimana lavorativa di quattro giorni è la preferenza del 40% dei lavoratori statunitensi secondo il Workforce Institute di Kronos.

In una tipica giornata lavorativa, l'impiegato medio nel Regno Unito è produttivo per 2 ore e 53 minuti, come riportato da Vouchercloud.com. Quando applichiamo l'aumento del 20% della produttività legato a molte prove settimanali lavorative di quattro giorni, questi datori di lavoro potrebbero vedere un aumento significativo della produttività.

Anche nel 2018, il 66% dei lavoratori intervistati da Robert Half desiderava una settimana lavorativa compressa, ma solo il 17% dei loro datori di lavoro ha offerto l'opzione.

Sulla base di uno studio del luglio 2020, il 75% dei lavoratori americani soffriva di burnout.

Sulla base degli attuali studi sulla settimana lavorativa di quattro giorni, l'approccio potrebbe aiutare a ridurre quel numero purtroppo elevato.

Nel 2021, il lavoratore medio statunitense ha lavorato circa 38,7 ore settimanali secondo il sito web Balancethemoney.com.

Quando Perpetual Guardian ha introdotto una settimana lavorativa di quattro giorni, il personale ha riportato un calo dei livelli di stress, dal 45% prima del cambiamento al 38% dopo il cambiamento.

Una settimana lavorativa di quattro giorni aiuta ad attrarre talenti. Secondo un white paper della Henley Business School, il 63% dei datori di lavoro del Regno Unito dichiara che ciò è vero.

La settimana lavorativa di 4 giorni è adatta alla tua azienda?

La settimana lavorativa di quattro giorni non è necessariamente adatta a tutte le attività e a tutte le situazioni.

Per coloro con cui si adatta, tuttavia, i vantaggi di una settimana lavorativa di quattro giorni sono abbondanti. Ci sono molti fattori da considerare quando stai pensando di fare questo cambiamento.

Il tuo modello di business e il tuo settore

Una settimana lavorativa di quattro giorni non è realistica per tutti i modelli di business e tutti i settori.

Se il tuo lavoro si basa fortemente sull'interazione con il cliente, ha un'elevata componente di assistenza o conta sul rispetto di una quota calcolata in modo impeccabile rispetto al tradizionale modello di cinque giorni, una settimana lavorativa compressa potrebbe non essere adatta a te.

Se il tuo lavoro è più legato alla tecnologia che agli umani, se la maggior parte delle attività ad alto impatto viene eseguita su un computer e se i risultati sono più importanti delle ore lavorate, allora il passaggio a una settimana lavorativa di quattro giorni potrebbe funzionare abbastanza bene.

Sarebbe redditizio?

Come ogni importante decisione aziendale, la redditività deve essere affrontata.

Assicurati di consultare i dipartimenti giusti e i membri giusti della leadership per avere un quadro completo delle implicazioni che potrebbe avere il passaggio a una settimana lavorativa di quattro giorni.

Usa le conversazioni iniziali sull'argomento per aiutare a determinare quali aree potrebbero richiedere un pensiero creativo per rendere possibile la redditività.

Nei luoghi di lavoro che fanno affidamento sul tempo che viene scambiato direttamente con denaro, la redditività può rappresentare una sfida significativa se si considera il passaggio al lavoro quattro giorni alla settimana.

Una taglia non va bene per tutti

Non esiste un approccio universalmente efficace alla flessibilità e agli altri vantaggi creati dalla settimana lavorativa di quattro giorni, quindi fai attenzione a non rinchiuderti in quell'unico approccio.

Esistono molti modi per incorporare flessibilità e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata per i tuoi dipendenti senza creare impatti negativi per i tuoi clienti o per i tuoi profitti.

Determina qual è il risultato finale desiderato e trova una soluzione che ti porti lì: potrebbe non essere semplice come tagliare un giorno alla settimana.

Chiedi ai tuoi stakeholder

Porta una serie di parti interessate nella conversazione!

Ascoltare le persone coinvolte nel lavoro, sia internamente che esternamente, ti aiuterà a iniziare a conoscere un'ampia varietà di prospettive e implicazioni.

Le sfide a cui potresti non aver mai pensato, così come i vantaggi che potrebbero non averti pensato, potrebbero essere portati alla luce coinvolgendo un ampio gruppo di parti interessate.

Chiedi alla tua squadra

Coinvolgi il tuo team nella conversazione il prima possibile. Un'attività che ha in parte lo scopo di sollevare il morale e creare una nuova e migliore normalità per i tuoi dipendenti dovrebbe sicuramente includere la loro prospettiva.

Che siano positive o negative, le implicazioni del passaggio a una settimana lavorativa di quattro giorni saranno ampiamente sentite da questo gruppo e se non hai il loro buy-in fin dall'inizio, gli ostacoli e le difficoltà potrebbero essere più difficili da gestire.

E, naturalmente, se nessuno desidera effettivamente una settimana di quattro giorni, ma preferirebbe un approccio diverso alla flessibilità e all'equilibrio, è una buona cosa da sapere prima di avventurarsi troppo su questa strada!

Come implementare la settimana lavorativa di 4 giorni?

Decidere se la settimana lavorativa di quattro giorni sia o meno un'opzione praticabile per il tuo posto di lavoro è un passo importante ma è tutt'altro che l'ultimo!

Ci sono molte considerazioni da fare quando si implementa la settimana lavorativa di quattro giorni. Due dei principali sono l'attenzione ai risultati nel corso delle ore e la massimizzazione del tempo.

Passa a "Pensiero basato sui risultati"

Questa può essere una delle maggiori sfide per le aziende che passano a lavorare quattro giorni alla settimana.

È molto più comune equiparare la produttività alle ore lavorate piuttosto che equipararla ai risultati e questo è un cambiamento di mentalità necessario per qualsiasi azienda che desideri diventare un'azienda con una settimana lavorativa di quattro giorni.

Comprendi i tuoi risultati

L'implementazione di una settimana lavorativa di quattro giorni richiede soprattutto chiarezza delle aspettative.

L'ambiguità lascia spazio a interpretazioni errate e risultati insoddisfatti e dovrebbe essere strategicamente eliminata.

Stabilire scadenze, assegnare compiti e responsabilità all'individuo corretto e definire chiaramente come dovrebbe essere o realizzare il prodotto / risultato finale non sono negoziabili per passare a una settimana lavorativa di quattro giorni.

L'utilizzo di elementi visivi nella comunicazione può aiutare a garantire che i risultati siano chiaramente forniti a tutte le parti coinvolte. Un breve video o mockup può fare molto per portare tutti sulla stessa pagina.

Smettila di microgestione

La microgestione è un danno letteralmente a ogni buona qualità associata alla settimana lavorativa di quattro giorni.

Promuove il burnout, l'ansia e la scarsa soddisfazione sul lavoro ed è quasi sempre una perdita di tempo. L'unico risultato a cui lavora è il controllo.

Per assicurarti di disporre di informazioni sufficienti sull'avanzamento del lavoro, puoi incorporare i rapporti sullo stato di avanzamento nei flussi di lavoro o come punto fisso dell'ordine del giorno nelle riunioni regolari.

Assicurati di aver assunto le competenze giuste

Avere le giuste competenze per lavorare nei ruoli giusti e allenarsi bene è ancora più importante quando si tratta di una settimana lavorativa di quattro giorni.

Se il tuo team non è dotato delle competenze necessarie per raggiungere i risultati che ti sei prefissato, la transizione non andrà bene.

Può essere utile valutare le esigenze di aggiornamento e formazione a intervalli regolari in modo da non imbattersi in situazioni in cui non sono disponibili le giuste competenze.

Promuovere una comunicazione aperta

Sebbene la cultura della settimana lavorativa di quattro giorni attribuisca grande valore all'autonomia, è comunque molto importante che tu sia disponibile con i tuoi colleghi e con i tuoi subalterni diretti.

La comunicazione empatica da parte tua si tradurrà in una comunicazione aperta da parte loro quando incontrano un problema o hanno difficoltà ad adattarsi a questo nuovo modo di lavorare.

Probabilmente, questa comunicazione aperta dovrà iniziare con il leader per essere pienamente realizzata e partecipata in tutta l'azienda.

Massimizza il tempo di tutti

È ovvio che massimizzare il tempo di tutti è una componente chiave per passare con successo a un giorno in meno "in ufficio" ogni settimana. Può essere più facile a dirsi che a farsi, quindi ecco alcune idee per iniziare bene.

Taglia le riunioni inutili

Il meme "questo incontro avrebbe potuto essere un'e-mail" non è venuto fuori dal nulla.

Non c'è carenza di tempo sprecato in riunioni non necessarie, non ben gestite o non progettate per uno scopo specifico.

Qualsiasi tempo di riunione utilizzato, in particolare quando si lavora all'interno di una struttura di quattro giorni lavorativi settimanali, dovrebbe avere uno scopo specifico dichiarato ed essere strettamente limitato al raggiungimento di tale scopo. Tutti i problemi che possono essere gestiti in un altro modo, dovrebbero esserlo.

Se stai pianificando una riunione per condividere un aggiornamento di stato, presentare dati o qualsiasi altra condivisione unidirezionale di informazioni, registra invece un video in uno strumento come Snagit.

Preparare, preparare, preparare

Nel caso in cui tu abbia ritenuto necessario un incontro, assicurati di essere il più preparato possibile per condurre l'incontro, ovviamente, ma facciamo anche un ulteriore passo avanti. Dai alla tua squadra tutto ciò di cui avrà bisogno per essere preparata.

Come potrebbe essere? Fornire un obiettivo e un ordine del giorno dichiarati al momento della prenotazione, fornire eventuali documenti preparatori in anticipo e consigliare che dovrebbero essere rivisti prima della riunione e assicurarsi che le uniche persone presenti siano quelle che devono essere presenti.

Nominare un facilitatore

Quando stai cercando di massimizzare i risultati raggiunti in una settimana lavorativa di quattro giorni, è buona norma assegnare un facilitatore per le riunioni.

La loro funzione è quella di guidare l'incontro, tenendo tutto sotto controllo. Dovrebbero essere attrezzati per terminare conversazioni circolari o discussioni "parcheggio" e mantenere le attività in orario.

Time-box le tue attività

Il time boxing della tua riunione è una strategia che aiuta il tuo gruppo a continuare a muoversi e li aiuta anche ad arrivare direttamente alla modalità di soluzione.

Puoi farlo assegnando una quantità di tempo a ciascun punto della tua agenda e rendendo quel tempo il più breve possibile, quanto basta o anche un po' meno di quanto ritieni ragionevole.

Questo aiuta a instillare una sensazione di intensità che può aiutare il cervello a dare il massimo fin dall'inizio. Questo è un ottimo modo per assicurarti che la tua riunione raggiunga il risultato prefissato entro il periodo di tempo assegnato.

Evita il pensiero di gruppo

Il pensiero di gruppo è ciò che accade in una sessione di brainstorming aperta: tutti i partecipanti, almeno quelli estroversi, stanno lavorando simultaneamente per trovare una soluzione. Questo può lasciare fuori alcuni membri meno fiduciosi del team e anche i tuoi colleghi introversi.

Invece, prova a implementare un tempo di soluzione silenziosa in cui i partecipanti hanno un determinato periodo di tempo per scrivere le loro idee per gestire il problema in questione e poi vengono raccolti tutti.

Ciò riduce il tempo speso a discutere e ad aggirare i problemi e ti assicura di ricevere effettivamente input da tutti i membri del team, aumentando le possibilità che venga trovata la soluzione giusta e che non siano necessarie ulteriori riunioni sull'argomento.

Termina ogni incontro con una decisione

La tua agenda dovrebbe sempre includere una sezione di tempo alla fine della riunione che verrà utilizzata per confermare i risultati della riunione e rivedere eventuali passaggi successivi e azioni.

Ciò contribuirà a garantire che tutti se ne vadano sapendo esattamente di cosa sono responsabili e come il problema viene risolto.

In questo modo tutti possono lasciare la riunione sapendo esattamente cosa deve succedere dopo, senza perdere tempo a rivisitare o porre domande inutili.

Crea e condividi i verbali delle riunioni

In un'azienda di quattro giorni lavorativi settimanali, i verbali delle riunioni sono ancora più importanti che nella struttura lavorativa tradizionale perché forniscono una registrazione tangibile delle decisioni e dei risultati della riunione.

Servono come un modo per i partecipanti di rivisitare gli elementi di azione e i passaggi successivi senza impiegare il tempo necessario per una comunicazione avanti e indietro con i colleghi per trovare la risposta.

Questo è un altro luogo in cui Snagit può essere di grande utilità: i verbali delle riunioni non devono essere solo documenti di testo. Puoi facilmente incorporare screenshot dal tuo mazzo di presentazione, fare annotazioni per evidenziare determinati punti, aggiungere testo e collegarti ad altre risorse: ottieni una prova gratuita proprio qui!