L'e-mail non morirà mai. Ecco come migliorarlo

Tutti odiamo la posta elettronica, giusto? Tuttavia, un nuovo sondaggio condotto da TechSmith mostra che è lì che avviene la maggior parte della nostra comunicazione sul lavoro.

Nonostante facciano affidamento su di essa, gli intervistati hanno molto da dire su quanto possa essere inefficace la posta elettronica. Alla domanda su quale sia l’ostacolo più grande per una comunicazione efficace nella loro organizzazione, le persone hanno risposto con cose come:

• “Troppe email ricevute ogni giorno. Non abbiamo necessariamente il tempo di leggere tutto.”
• "La posta elettronica avanti e indietro è molto inefficiente e può portare a scadenze non rispettate."
• "Le persone non leggono le loro e-mail."

Allora perché facciamo questo a noi stessi? Se la posta elettronica continuerà a circolare, e la ricerca dimostra che è così, dobbiamo usarla in modo più efficace in modo che tutti possiamo raggiungere la casella di posta zero.

In questo post spiegheremo perché la posta elettronica non va da nessuna parte, perché è così difficile riceverla correttamente e i semplici passaggi (con esempi!) che puoi eseguire per assicurarti che le persone leggano effettivamente i tuoi messaggi.

Il futuro del lavoro è asincrono

Una nuova ricerca mostra che formati asincroni come i videomessaggi stanno emergendo come gradito sostituto delle riunioni.

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Perché la posta elettronica non va da nessuna parte

L'e-mail è un elemento fondamentale della maggior parte delle comunicazioni aziendali per un motivo. È un modo più rapido ed efficiente per comunicare informazioni rispetto all'organizzazione di una riunione e consente di raggiungere facilmente persone sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione.

Le e-mail forniscono inoltre una registrazione scritta di decisioni, richieste e altre informazioni utili da archiviare e consultare in seguito.

Ciò che rende difficile ricevere la posta elettronica correttamente

Per inviare un'e-mail di successo, devi trasmettere il tuo messaggio in modo efficace. Altrimenti, dovrai affrontare incomprensioni o un assalto di messaggi avanti e indietro mentre le persone cercano chiarimenti. L'e-mail genera più e-mail.

O peggio, le persone semplicemente non leggeranno affatto le tue email.

Sfortunatamente, la natura testuale delle e-mail può rendere difficile la corretta ricezione dei messaggi.

Le e-mail sono prive di segnali non verbali

Quando non riesci a sentire il tono di qualcuno o a vedere le sue espressioni facciali e il linguaggio del corpo, può essere facile fraintendere l'intento di ciò che sta cercando di dire. Ciò che avrebbe potuto essere inteso come un messaggio amichevole potrebbe involontariamente risultare duro o negativo.

Non tutti sono bravi a scrivere

Una comunicazione e-mail efficace si basa su forti capacità di scrittura. Non tutti hanno la capacità di esprimersi in modo chiaro e conciso per iscritto, il che può portare a confusione o problemi di comunicazione.

Muro di testo? Prossimo!

Alcune cose sono semplicemente difficili da spiegare con il testo. Per evitare potenziali malintesi, le persone tendono a compensare eccessivamente fornendo troppo contesto o chiarimenti.

Nessuno ha il tempo di leggere un saggio di cinque pagine durante la giornata lavorativa. O le persone salteranno il tuo messaggio perché la lunghezza è intimidatoria, oppure i tuoi punti chiave si perderanno nel mix.

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5 semplici modi per inviare e-mail migliori

Potrebbe sembrare che non ci sia nulla che tu possa fare per fermare il diluvio di email che si accumula ogni giorno nella tua casella di posta. Il punto è questo: se ti prendi il tempo per migliorare il tuo gioco di posta elettronica e inviare messaggi più chiari e concisi, ciò ti aiuterà a ridurre inutili avanti e indietro, liberando parte del tuo tempo prezioso.

1. Arriva rapidamente al punto

Se invii un'e-mail perché hai bisogno che qualcuno intervenga, chiariscilo fin dall'inizio. Evitare lunghe presentazioni può aiutarti a garantire che la tua richiesta o la scadenza non si perdano nel mix.

Se ritieni che il contesto possa essere d'aiuto, includilo dopo aver espresso il punto principale. Il tuo destinatario avrà la possibilità di continuare a leggere se ne ha bisogno e non perderai tempo se non lo fa.

2. Sii breve

Vuoi anche mantenere la tua email il più breve possibile senza tralasciare i dettagli necessari. È sicuramente un atto di equilibrio. Prova a prenderti un momento prima di iniziare a digitare per definire chiaramente lo scopo dell'e-mail. Cosa vuoi che faccia l'altra persona? (E se ci sono delle scadenze, non dimenticare di indicarle!)

Sfida te stesso con il numero massimo di parole. Secondo Boomerang, il numero ottimale di un’e-mail è di circa 50-125 parole.

3. Includi immagini per chiarezza

Qual è il detto? Un'immagine vale più di mille parole? È vero! Un modo semplice per rendere qualsiasi email più chiara e concisa è incorporare elementi visivi come screenshot, grafici o infografiche con annotazioni per spiegare un concetto o dimostrare un processo.

Ben il 97% delle persone che utilizzano le immagini nella propria comunicazione lavorativa lo trovano efficace. Riferiscono che le immagini riducono le incomprensioni e fanno risparmiare tempo.

Che tu stia cercando di spiegare un processo o di fornire feedback su un progetto, invece di scrivere la spiegazione, fai uno screenshot! Con uno strumento di cattura schermo come Snagit, puoi catturare la presentazione o l'applicazione a cui fai riferimento e utilizzare annotazioni come frecce o didascalie per aggiungere contesto.

4. Struttura la tua email

Una piccola formattazione può fare molto! Evita grandi blocchi di testo che possono intimidire o essere difficili da leggere suddividendo il messaggio in paragrafi brevi. Se è necessario delineare un processo o dei passaggi, utilizzare un elenco numerato per facilitarne la lettura al destinatario.

5. Invia invece un video

Cosa fai quando hai bisogno di condividere informazioni che non valgono la pena di un incontro ma che sono troppo difficili da trasmettere via email? Invia un videomessaggio! Non farmi nemmeno iniziare su tutte le riunioni che possono essere sostituite con il video.

Se hai difficoltà a trasmettere il tuo messaggio, ma non riesci a trovare il tempo sul calendario di quella persona, prova a registrare un videomessaggio veloce e informale.
Registra semplicemente il tuo schermo (ti consigliamo Snagit, ovviamente) mentre parli con qualcuno attraverso le fasi del processo o il tuo feedback sul suo progetto. Quindi puoi inviare via email un collegamento al tuo video che la persona può guardare in un momento adatto a lei. Non è richiesto alcun incontro o lettura di romanzi.

L'e-mail non deve essere terribile

E il gioco è fatto! Trasformare il modo in cui comunichi può sembrare un compito arduo, ma sono le piccole cose che spesso determinano il cambiamento maggiore. Inizia provando solo uno di questi approcci e guarda cosa succede!

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