Email Etiquette: 12 regole e consigli utili

L'etichetta della posta elettronica non è qualcosa che siamo nati conoscendo. Eppure, sembra che tutti tranne noi conoscano le regole non scritte delle e-mail professionali.

Fortunatamente, queste regole non sono difficili una volta ottenuta l’immagine principale. Siamo qui per darti consigli che ti faranno risaltare. In senso positivo, lo promettiamo!

Quindi, se sei nuovo alla comunicazione e-mail professionale o desideri semplicemente un rapido aggiornamento, questa guida è per te. Dopotutto, inviare un'e-mail non dovrebbe mai essere travolgente.

Entriamo nelle migliori pratiche per l'invio di e-mail in modo da poter migliorare la tua comunicazione professionale in pochi passaggi.

Che cos'è l'etichetta professionale della posta elettronica e perché è importante?

In poche parole, l'etichetta e-mail è il modo in cui scrivi le tue e-mail per comunicazioni professionali. Aspetti diversi delle e-mail hanno scopi diversi, che è ciò che tratteremo in questa guida.

L’etichetta e-mail è importante per molte ragioni. Innanzitutto, dà il tono alla comunicazione e riflette la tua professionalità. Un’e-mail scritta male può portare a malintesi e persino a danneggiare i rapporti.

Inoltre, un’etichetta corretta può migliorare l’efficienza e l’efficacia della comunicazione, portando a relazioni e risultati migliori.

L'e-mail è senza dubbio il principale canale di comunicazione sul posto di lavoro, quindi comprendere l'etichetta è importante se vuoi avere successo.

Le regole non dette dell'etichetta e-mail che contano

Esaminiamo le regole più importanti da seguire per una corretta comunicazione.

Indirizzo e-mail professionale

Questo è facile. Quando crei il tuo account, utilizza un indirizzo email con il tuo nome. So che tutti abbiamo un indirizzo imbarazzante della nostra giovinezza, non vorremmo mai riemergere. Se lo stai ancora utilizzando, creiamone uno nuovo!

Oggetto appropriato e informativo

La riga dell'oggetto è l'introduzione alla tua email. Oppure, cosa leggerà per primo il tuo destinatario. Mantieni questo breve, conciso e informativo.

Ad esempio, un buon oggetto per un'e-mail di domanda di lavoro sarebbe: "Candidatura per posizione di assistente alle vendite". Tieni presente che la riga dell'oggetto include la qualifica professionale "Assistente alle vendite" e lo scopo "Candidatura". Il destinatario saprà esattamente cosa stai cercando: questo è l'obiettivo!

Saluto e chiusura professionali

Il saluto corretto è sempre un saluto come "Ciao, buongiorno, caro, ecc." seguito dal nome. Aggiungi il prefisso "Mrs, Ms, MR, Dr, ecc" ogni volta che puoi.

Se non conosci il loro nome, non preoccuparti, saluta e basta. E non dimenticare di aggiungere una virgola dopo il saluto.

Anche la tua chiusura e la tua firma saranno standard. Termina le tue e-mail con un'osservazione di chiusura come "I migliori saluti", "Cordiali saluti" o "Grazie" a seconda del contesto.

Quindi, firma la tua email con il tuo nome o con un blocco di firma email personalizzato.

Grammatica e ortografia corrette

Questo è ovvio, ma può essere il più difficile da seguire. Il nostro miglior consiglio è di ricontrollare le tue parole e seguire le regole grammaticali standard. Outlook e Gmail dispongono di correttori ortografici, ma strumenti più avanzati come Grammarly possono davvero portare la tua scrittura a un livello superiore.

Mantieni un tono professionale e non abusare dei punti esclamativi. Sappiamo che può essere difficile sembrare amichevoli senza di loro, ma usali con parsimonia. Diventano rapidamente travolgenti.

Sii conciso

Nessuno vuole perdere tempo sfogliando un'e-mail lunga e goffa. È probabile che il destinatario della tua email dedichi solo una piccola quantità di tempo al tuo messaggio. Per questo è importante arrivare rapidamente al punto.

Nella riga di apertura, indica lo scopo della tua email. Seguitelo con alcune informazioni aggiuntive e chiudetelo con un periodo di tempo. Ciò rende la comunicazione estremamente semplice ed efficiente per tutti.

Non lasciare che gli allegati intasino la posta in arrivo

I file di grandi dimensioni sono il peggior incubo di una casella di posta elettronica. Possono compromettere la velocità e l'efficienza della casella di posta del destinatario.

Una scelta saggia è condividere allegati di grandi dimensioni con un collegamento.

Screencast è un'applicazione di terze parti che crea un collegamento univoco per tutte le tue immagini e video. Puoi quindi inviare quel collegamento invece dell'allegato di grandi dimensioni stesso.

Inoltre, puoi avviare una conversazione sull'immagine o sul video che hai allegato. Aggiungi commenti, reazioni e continua a collaborare, tutto in un unico spazio.

Fidati di noi, il tuo destinatario ti ringrazierà per non aver rallentato la sua casella di posta.

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Rispondi a tutti

Rispondi a tutti è un ottimo strumento, ma può anche essere uno strumento spaventoso. Il nostro consiglio è di usarlo… con parsimonia. Ricorda che quando rispondi a tutti, rispondi a TUTTI.

Tutti nel thread riceveranno la tua email, che è un ottimo strumento per la comunicazione di massa di informazioni. Tuttavia, diventa uno strumento non eccezionale per domande specifiche e personalizzate.

Best practice che potresti non conoscere

A questo punto, l’etichetta della posta elettronica aziendale dovrebbe sembrare un po’ più fattibile. O almeno così speriamo. In questa sezione esamineremo alcuni suggerimenti sull'etichetta e-mail che miglioreranno la tua comunicazione oltre le aspettative.

Rispondi prontamente

Prova a rispondere alle tue email entro 24 ore dalla loro ricezione. Ma a volte sappiamo che non è realistico. Dai invece la priorità all’importanza delle tue e-mail utilizzando il metodo Eisenhower.

Evitare di utilizzare la posta elettronica per informazioni riservate

Utilizza una piattaforma di messaggistica sicura o una conversazione faccia a faccia per qualsiasi informazione riservata. Sebbene le e-mail siano generalmente private, non sono infallibili. Come dice il proverbio: meglio prevenire che curare.

Usa la comunicazione visiva per evitare lunghi muri di testo

Questo è un vero punto di svolta. Invece di e-mail lunghe e noiose, prova a condividere le informazioni attraverso le immagini. Sarà più efficace e meno noioso per i tuoi destinatari.

Infatti, un recente studio di TechSmith ha rilevato che il 98% degli intervistati che utilizzano i video al lavoro affermano che influiscono sull’efficacia del loro messaggio in vari modi, tra cui riducendo le incomprensioni, aumentando il coinvolgimento e risparmiando tempo.

immagini

Inviando immagini, puoi facilmente mostrare un processo, fornire feedback e condividere dati. La comunicazione diventa molto più semplice quando è chiara e prospera con l'aiuto delle immagini.

Inoltre, gli screenshot sono semplicissimi da acquisire. Con uno strumento di screenshot come Snagit, puoi catturare il tuo schermo e aggiungere annotazioni utili ogni volta che ne hai bisogno. Se hai bisogno di evidenziare un dettaglio importante, utilizzare lo strumento Step per evidenziare un processo o utilizzare più funzionalità, Snagit è quello che fa per te.

Una volta modificata perfettamente la tua acquisizione, condividi il tuo screenshot con un collegamento univoco. Quindi, incollalo nella tua piattaforma di messaggistica preferita. Supponiamo che sia tramite e-mail!

Video

I video sono strumenti fantastici quando hai bisogno di una breve demo o di un tutorial per te o il tuo team. Con la registrazione picture-in-picture e le funzionalità Screen Draw di Snagit, puoi elevare qualsiasi email. Basta premere Registra e tutto il resto sarà semplice per te.

Proprio come uno screenshot, puoi inviare via email i tuoi video condividendo un collegamento univoco.

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Utilizza filtri e cartelle e-mail per rimanere organizzato

Infine, rimani organizzato! Le email si perdono nel mare di comunicazioni che riceviamo ogni giorno. E non puoi contrassegnarli tutti come contrassegnati, anche questo creerebbe confusione!

Crea invece cartelle per rimanere organizzato. Una volta terminata la lettura di un'e-mail, archiviala nella cartella appropriata. In questo modo non perderai mai un'e-mail e potrai consultarla rapidamente ogni volta che avrai bisogno di informazioni.

Cambia la tua comunicazione e cambia il modo in cui lavori. Niente più perdite di tempo.

Insomma…

Quindi, inviare un'e-mail professionale non è poi così difficile. Alcune convenzioni possono essere sicuramente difficili da tenere a mente, ma è proprio di questo che tratta questa guida. Sentiti libero di consultarlo ogni volta che ne hai bisogno, nessuno lo saprà!