12 regole di galateo e-mail per comunicazioni impeccabili

Non devi essere uno scrittore esperto per comporre un'e-mail. Tuttavia, ci sono molte cose da considerare quando si scrivono e-mail, soprattutto per le comunicazioni aziendali. Ecco alcune regole di etichetta e-mail da tenere a mente per i tuoi messaggi professionali.

I campi e-mail

Può sembrare semplice compilare i campi per la tua e-mail, ma questi suggerimenti potrebbero risparmiarti un po' di imbarazzo e aiutare i tuoi destinatari allo stesso tempo.

Ricontrolla gli indirizzi dei tuoi destinatari

Se hai mai inviato un'e-mail alla persona sbagliata perché ti sei affidato ai suggerimenti "intelligenti" della tua applicazione di posta elettronica, allora sai quanto può essere imbarazzante.

Ci vuole solo un minuto per ricontrollare il nome e l'indirizzo e-mail del destinatario. Se disponi di un'applicazione che converte l'indirizzo e-mail nel nome del destinatario per scopi di visualizzazione, fai semplicemente clic sulla freccia o posiziona il cursore sul nome per una rapida revisione.

Inserisci una riga dell'oggetto concisa

La riga dell'oggetto che includi con la tua email dovrebbe essere succinta e significativa. Ciò consente al destinatario di vedere esattamente di cosa tratta l'e-mail a colpo d'occhio. Possono anche leggere le loro e-mail in ordine di importanza del contenuto, che è dove entra in gioco la riga dell'oggetto.

Cerca di mantenere la riga dell'oggetto breve ma significativa. Rendilo un riassunto conciso di ciò che include il tuo messaggio.

Includi CC e BCC quando garantito

Non tutti i destinatari del tuo messaggio possono appartenere alla linea A. Puoi utilizzare il campo CC per copiare altri che hanno bisogno dell'e-mail come riferimento o il campo BCC per copiarli ma mantenere privati ​​i loro indirizzi e-mail.

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Riserva il campo A per coloro a cui stai indirizzando il messaggio e tutte le azioni che richiedi loro. Per gli altri che hanno semplicemente bisogno di essere a conoscenza del messaggio, indipendentemente dal fatto che tu stia nascondendo o meno i loro indirizzi e-mail, usa invece le linee CC e BCC.

Il corpo del messaggio

Ovviamente, il corpo dell'e-mail è dove includi il tuo messaggio. Ma ci sono alcuni suggerimenti da ricordare che possono creare o distruggere quel messaggio.

Aggiungi un saluto

Particolarmente cruciale quando si compone un'e-mail aziendale è l'aggiunta di un saluto. Inizia il tuo messaggio in modo appropriato con "Caro", "Ciao" o qualcosa di simile, seguito dal nome del destinatario.

Non c'è niente che dica “ho troppa fretta per preoccuparmi” di un'e-mail senza un saluto.

Usa un carattere facile da leggere

Sebbene sia allettante cambiare il carattere del messaggio in qualcosa di diverso o unico, non è sempre l'opzione migliore per la persona che legge effettivamente l'e-mail.

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Usa un carattere predefinito facile da leggere come Arial o Times New Roman. Non solo questi caratteri classici sono standard per la maggior parte dei client di posta elettronica, ma sono anche più semplici da leggere di uno script e più professionali di un'opzione eccessivamente casuale.

Includi una firma

Simile all'eliminazione di un saluto, non firmare la tua e-mail può sembrare poco professionale. E con quella chiusura, dovresti includere i dettagli di base di cui il tuo destinatario avrebbe bisogno.

Le firme e-mail variano, ma possono includere il nome completo, l'azienda, il titolo, il numero di telefono, il sito Web e i collegamenti ai social media. Se hai tutti questi dettagli nella tua firma o semplicemente il tuo nome, assicurati di aggiungerlo alla fine del tuo messaggio.

Tono e Professionalità

Oltre alle nozioni di base sulla compilazione dei campi e-mail e sulla composizione del corpo del messaggio, considera le tue parole. Vuoi usare tutto maiuscolo per sottolineare un punto? Dovresti includere un po' di umorismo sarcastico? Facciamo un'immersione più profonda.

Prestare attenzione a maiuscole e formattazione

Può essere allettante usare tutto maiuscolo, testo in grassetto o una sottolineatura per enfatizzare le tue parole. Ma troppi di questi in un messaggio vanificano lo scopo e possono trasmettere un messaggio aggressivo.

Cerca di evitare tutto maiuscolo. Non vuoi che il tuo destinatario si senta come se stessi urlando contro di loro. E usa la formattazione dei caratteri come grassetto, corsivo e sottolineato con parsimonia e solo dove necessario.

Mantieni l'umorismo e le emoji al minimo

Sebbene alla maggior parte delle persone piaccia un po' di umorismo di tanto in tanto, non sempre trova posto in un'e-mail. Il motivo è che il destinatario non può vedere il tuo linguaggio del corpo o sentire la tua risatina. Nelle comunicazioni scritte, a volte l'umorismo può sembrare inappropriato o addirittura offensivo, anche quando non lo intendi in quel modo.

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Oltre a eliminare l'umorismo, cerca di non abusare delle emoji nella tua e-mail. Mentre una faccina o un pollice alzato possono essere utili in una chat o in un messaggio di testo, possono trasmettere un tono poco professionale nelle e-mail aziendali.

Aggiungi allegati necessari

Lo abbiamo fatto tutti almeno una volta. Diciamo al destinatario che gli stiamo inviando un file e poi ci dimentichiamo di allegarlo. Prenditi un momento prima di premere Invia per assicurarti di aver incluso tutti gli allegati necessari.

Inoltre, alcuni servizi di posta elettronica come Gmail e Microsoft Outlook offrono funzionalità per ricordarti gli allegati dimenticati. Approfitta di questi utili strumenti in modo da non dover seguire la tua e-mail con un altro messaggio contenente il file e le scuse.

Comunicazioni cortesi

Alcune regole di etichetta e-mail non sono scolpite nella pietra, ma possono semplicemente essere cortesi, premurose e utili.

Prendi in considerazione Messaggi concisi per dispositivi mobili

Con sempre più e-mail visualizzate sui dispositivi mobili, tienilo in considerazione quando componi il tuo. Elimina le parole inutili e vai dritto al punto. Non c'è niente di peggio che aprire un'e-mail piena di testo sul tuo cellulare che richiede uno scorrimento continuo.

Pianifica l'invio durante l'orario lavorativo

Se utilizzi la pratica funzione di pianificazione della posta elettronica offerta da molti client di posta elettronica, tieni presente quando pianifichi la consegna. Inviare un'e-mail alla fine della giornata lavorativa o anche a mezzanotte semplicemente non è carino.

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Prova a programmare le e-mail per un giorno lavorativo e durante l'orario lavorativo, a meno che tu non abbia un motivo valido per non farlo.

Accorciare gli URL lunghi

Un ultimo suggerimento per essere cortesi riguarda i collegamenti che includi nelle tue e-mail. Analogamente alla composizione di messaggi più brevi per i visualizzatori mobili, puoi fare lo stesso quando includi i collegamenti. Prendi in considerazione l'utilizzo di un accorciatore di URL come Bitly o il collegamento al testo.

Piuttosto che un link che occupa troppo spazio nel tuo messaggio, puoi ridurne le dimensioni e ottenere comunque il link al tuo destinatario.

Si spera che alcune di queste regole di etichetta e-mail siano quelle che prevedi di utilizzare per i tuoi messaggi aziendali in futuro. E se invii un messaggio che desideri riprendere, controlla come richiamare un'e-mail in Outlook o come annullare l'invio di un messaggio in Gmail.