Come scaricare tutte le e-mail dal server in Outlook?

Outlook è l'interfaccia di posta elettronica principale per gli utenti di Microsoft Exchange Server. È sincronizzato con il server per recuperare e inviare e-mail in modo rapido e semplice. Non importa se il tuo client di posta elettronica è Outlook.com, Hotmail o anche una terza parte come Gmail, puoi facilmente configurare il tuo account e iniziare a inviare tutte quelle e-mail di lavoro.

Dal momento che sono le tue e-mail, vorresti, ovviamente, la possibilità di aprirle in qualsiasi momento. Puoi fare affidamento sul fatto che Outlook visualizzi qualsiasi e-mail di cui hai bisogno, indipendentemente da quanti mesi sono trascorsi da quando l'hai scritta. O puoi? A quanto pare, le cose non sono così semplici. Outlook non mostra tutto per impostazione predefinita: la maggior parte delle tue email rimane su Microsoft Exchange Server, mentre solo una parte è resa disponibile per te in Outlook.

Se utilizzi Outlook 2019, 2016, 2013 o Outlook per Office 365, non puoi ottenere l'accesso immediato ai tuoi messaggi di posta elettronica precedenti senza modificare un'impostazione della Posta in arrivo. Sebbene la tua email sia conservata per sempre sul server, se lo desideri, potresti aspettarti la comodità di avere anche una copia locale. Tuttavia, il modo in cui è configurato Outlook, scarica fino a 12 mesi delle tue e-mail sul disco locale. Se hai bisogno di leggere le email più vecchie di questa data, dovrai intraprendere l'azione appropriata per forzare Outlook a scaricarle dal server.

Perché Outlook ha un limite di download di posta elettronica?

Potresti chiederti perché la situazione è così. È perché Microsoft Office effettua alcune impostazioni intelligenti quando è installato sul tuo sistema. Controlla tutto l'hardware e apporta le modifiche necessarie per consentire al programma di funzionare in modo ottimale sul sistema. Per quanto riguarda Outlook e le e-mail aziendali, i controlli che esegue sull'hardware vengono utilizzati per impostare i parametri di download.

Chiaramente, sta cercando di aiutare, ma il programma può diventare impiccione. Dopo aver controllato il tuo disco rigido per verificare quanto spazio è rimasto, regola automaticamente il limite di tempo che determina quante delle tue e-mail vengono conservate localmente. Più spazio su disco è disponibile, più mesi di e-mail vengono scaricati. Il calcolo viene effettuato secondo la seguente formula:

• Se lo spazio libero su disco è fino a 64 gigabyte, fino a 12 mesi di e-mail vengono scaricati automaticamente sul tuo computer.
• Se lo spazio libero su disco è compreso tra 32 gigabyte e 64 gigabyte (senza includere nessuno dei due numeri), tre mesi di e-mail vengono scaricati automaticamente sul tuo computer.
• Se la quantità di spazio libero sul disco è inferiore a 32 gigabyte, nella memoria locale del computer viene conservato solo un mese di e-mail.

Potresti chiederti di cosa si tratta e perché l'impostazione non può essere impostata solo su "scarica tutte le email" o qualcosa di simile. In realtà, contrariamente alla credenza popolare, le e-mail possono occupare molto spazio di archiviazione. Coloro che conducono una vita indaffarata e carica di e-mail spesso scoprono che un'enorme quantità di spazio è stata occupata da entrambe le e-mail inviate e ricevute. Se non controlli l'utilizzo del disco, potresti svegliarti e scoprire che tutto lo spazio è stato inghiottito dalla tua corrispondenza commerciale.

Anche Microsoft lo sa. Ecco perché Office è progettato per regolare automaticamente i parametri di archiviazione, come il limite di archiviazione della posta elettronica locale predefinito per Outlook. Di solito, questo va bene; è probabile che tu non abbia molto bisogno delle e-mail degli anni passati. Inoltre, indipendentemente dall'impostazione, avrai comunque accesso locale alle tue attività, appuntamenti del calendario e contatti.

Tieni presente che l'efficacia di questa impostazione dipende dal tipo di client di posta elettronica che utilizzi. Se utilizzi uno dei fornitori di servizi di posta elettronica locali di Microsoft come Hotmail, Outlook o 0365, l'impostazione influenza il numero di messaggi di posta elettronica disponibili localmente. Lo stesso principio si applica alla maggior parte dei servizi di posta elettronica aziendali più diffusi in circolazione. Tuttavia, se ti capita di utilizzare un provider pubblico come Gmail, Yandex o Yahoo, non avrai questa preoccupazione poiché l'impostazione non avrà alcun effetto. Tutte le tue e-mail su Microsoft Exchange Server avranno una copia locale archiviata nella memoria interna del tuo computer.

Come fare in modo che Outlook scarichi tutte le e-mail dal server

Il server qui si riferisce naturalmente a Microsoft Exchange Server. Mentre alcune aziende acquistano una licenza per ospitare un server Exchange nei locali, altre si rivolgono a un provider di server Exchange-as-a-Service di terze parti. Anche la popolarità di Exchange Online, una versione cloud del servizio ospitato dalla stessa Microsoft, è in aumento.

Indipendentemente dalla modalità di Exchange utilizzata, la sua funzione principale rimane la stessa: un agente di trasferimento messaggi che invia e-mail tra computer. I messaggi vengono letti su entrambe le estremità tramite un client di posta elettronica, in questo caso Outlook.

In sostanza, utilizzando Exchange, tutte le e-mail che hai inviato e ricevuto vengono archiviate su Exchange Server in perpetuo. Ovviamente, la conservazione eterna delle tue e-mail è soggetta a cose come i limiti di archiviazione cloud per i singoli account e l'uso continuo dell'account. Il punto resta che in circostanze normali, puoi ancora vedere le tue email, comprese quelle molto vecchie, anche se non sono memorizzate sul tuo computer.

Quindi, cosa puoi fare per scaricare tutte le e-mail dal server su Outlook? Se desideri visualizzare tutte le tue e-mail in Outlook, ci sono due modi.

Metodo 1: utilizzare il collegamento "Altro" in Outlook

Outlook per Office offre un modo semplice per estendere il numero di messaggi di posta elettronica visualizzati in una cartella. Supponendo che tu abbia mantenuto l'account per molto tempo o che tu abbia una lunga cronologia di posta elettronica, l'app in genere visualizzerà solo le e-mail più recenti. Ma puoi forzare Outlook a scaricare tutte le e-mail IMAP o almeno a visualizzarle.

Quando ti trovi in ​​una cartella come Posta in arrivo o Inviati in Outlook e scorri verso il basso, raggiungi presto la fine delle e-mail visualizzate. Proprio lì, vedrai un messaggio che ti informa che puoi fare clic sul collegamento per visualizzare più messaggi:

Ci sono più elementi in questa cartella sul server

Fare clic qui per visualizzare più e-mail su Microsoft Exchange

Dopo aver fatto clic sul collegamento "Fai clic qui per visualizzare più e-mail su Microsoft Exchange", Outlook scaricherà il resto delle e-mail per quella cartella sul tuo computer. Funziona solo se hai una connessione a Internet. Inoltre, vengono scaricate solo le e-mail per una cartella particolare. Pertanto, se ti trovi nella cartella Inviati, ricevi solo tutte le email che hai inviato.

Questo principio vale se si esegue una ricerca nella casella di posta. Quando digiti la query di ricerca e vengono visualizzati i risultati, se ci sono molte email corrispondenti al termine di ricerca, potresti vedere quanto segue nella parte inferiore della pagina dei risultati:

Visualizzazione dei risultati recenti ...

Di più

Facendo clic sul collegamento Altro viene scaricato il resto delle e-mail corrispondenti alla query di ricerca.

Se desideri visualizzare a colpo d'occhio tutte le tue e-mail in una determinata cartella, puoi accedere al tuo account tramite l'app Web per Outlook. Questo ti porta all'interfaccia di Microsoft Exchange Server per il tuo account e puoi vedere tutto ciò che è archiviato lì.

Metodo 2: modifica l'impostazione "Posta da mantenere offline" in Outlook

Questa è l'impostazione che determina quanti mesi di messaggi di posta elettronica che Outlook conserva sul tuo computer. Ricorda che funziona solo quando utilizzi un client di posta elettronica Microsoft o un provider di servizi di posta elettronica aziendale riconosciuto. È possibile estendere il numero di e-mail conservate o addirittura ridurlo. Puoi anche dire a Outlook di salvare tutte le tue e-mail localmente.

Secondo Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 e Outlook per Office 365 offrono le opzioni di 1, 3, 6, 12 o 24 mesi o Tutti. Outlook 2019, Outlook 2016 e Outlook per Office 365 offrono le opzioni aggiuntive di 3 giorni, 1 settimana e 2 settimane.

Senza ulteriori indugi, ecco cosa devi fare:

• Avvia l'applicazione Outlook.
• Vai alla scheda File.
• Seleziona l'opzione a discesa Impostazioni account.
• Quando l'opzione è espansa, seleziona Impostazioni account.
• Nella finestra Impostazioni account, seleziona la scheda E-mail.
• Se hai più account in Outlook, verranno visualizzati qui. Seleziona quello di cui desideri modificare le impostazioni, quindi fai clic sul pulsante Modifica.
• Viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica account. Assicurati che la casella di controllo Usa modalità cache sia selezionata.
• Sposta il dispositivo di scorrimento "Posta da mantenere offline" sul numero desiderato di anni, mesi, giorni o settimane. (Se il dispositivo di scorrimento è disattivato, l'amministratore potrebbe averti impedito di modificare l'impostazione.)
• Fare clic sul pulsante Avanti.
• Viene visualizzato un popup che chiede di confermare la modifica della configurazione. Fare clic su OK.
• Fare clic su Fine e riavviare Outlook.

Presto dovresti vedere un messaggio che ti informa che "Le tue cartelle sono aggiornate" nella parte inferiore di Outlook. Viene visualizzato solo dopo che Outlook ha terminato il download di tutti i messaggi da Microsoft Exchange Server.

Scegli l'opzione Tutto solo se lo spazio di archiviazione è sufficiente. Le tue impostazioni dovrebbero corrispondere alla quantità di spazio sul tuo disco. Se scegli l'opzione per scaricare tutte le email su un disco con spazio limitato, i problemi sono inevitabili. Ti consigliamo di eliminare prima tutti gli elementi indesiderati dal tuo spazio di archiviazione per liberare più spazio.

Naturalmente, potresti trovare difficile decidere cosa rimuovere dal tuo spazio di archiviazione, quindi siamo qui per aiutarti. Sapevi che a parte i file ovvi sul tuo sistema, ci sono anche file spazzatura che non servono a nessuno scopo oltre a gonfiare l'uso dello spazio di archiviazione? Certo, vorresti sbarazzartene, ma trovare dove si trovano potrebbe essere un problema.

Per risolvere questo enigma, ti consigliamo di scaricare Auslogics BoostSpeed. Questo software è progettato per spazzare via tutti i tipi di posta indesiderata del PC, come file temporanei di sistema e utente non necessari, cache del browser Web, registri degli errori inutilizzati, file di Windows Update rimanenti, cache di Microsoft Office non necessaria e molto altro. Dopo una scansione, noterai i gigabyte extra di spazio su disco recuperati. Come bonus, BoostSpeed ​​trova e rimuove tutte le cause di rallentamento del sistema, assicurando che il tuo PC funzioni meglio e più stabile di prima.