Come la trasformazione digitale guidata dalla strategia crea successo

La sessione successiva è stata presentata a Educause 2019 da Vince Kellen, Chief Information Officer (CIO), University of California San Diego; Orlando Leon, CIO, California State University, Fresno; Helen Norris, vicepresidente e CIO, Chapman University; e Phil Ventimiglia, Chief Innovation Officer, Georgia State University.

Per servire una popolazione studentesca in crescita e diversificata, la Georgia State University assume più della sua quota di innovazioni digitali nell'istruzione superiore. Per Phil Ventimiglia, Chief Innovation Officer, raggiungere una maggiore efficienza è un must per fornire la migliore esperienza in tutto il campus.

"Dobbiamo sfruttare la tecnologia", ha detto Phil. "Semplicemente non ci sono abbastanza persone e personale per fornire agli studenti tutto ciò di cui hanno bisogno altrimenti."

Innovazione con un altro nome?

Ora nominata una delle università più innovative degli Stati Uniti, non sorprende che molti dei cambiamenti dello Stato della Georgia si qualifichino come trasformazione digitale (DX). Phil, tuttavia, sa che nessun singolo termine può trasmettere gli strati sfaccettati di lavoro necessari per un cambiamento duraturo.

“Il termine stesso 'trasformazione digitale' non ha senso se non per commercializzare un concetto in corso in un nuovo pacchetto. L'innovazione è un processo continuo", ha affermato.

La vicepresidente e responsabile delle informazioni della Chapman University Helen Norris ha un'opinione simile. Per lo più, Helen vuole assicurarsi che il termine vada oltre l'attuale buzz per comunicare l'intera grandezza del suo impatto e preferisce un termine più universale.

"Mi concentrerei più sull'innovazione che sulla trasformazione digitale", ha osservato. “Con la trasformazione digitale, sembra che la tecnologia sia all'avanguardia. Invece, la strategia dovrebbe essere all'avanguardia. Nello specifico, dovrebbe essere radicato nel piano strategico dell'università».

Proteggi le nuove idee, insieme

Essendo la terza università di ricerca in più rapida crescita nel paese, Phil vede tutti nello Stato della Georgia contribuire a una mentalità innovativa.

"Non si può dire che alcune persone siano innovatrici e altre no", ha spiegato. "Tutti nell'organizzazione devono essere concentrati sull'innovazione".

A tal fine, lo Stato della Georgia incoraggia tutti i docenti e il personale a lavorare insieme su nuove idee. "Abbiamo un DNA all'interno della nostra università per sperimentare, per provare cose nuove", ha detto. Ciò include spesso il lavoro interdipartimentale su progetti impegnativi. “Dobbiamo uscire dai nostri silos. Lavoriamo a stretto contatto in tutti i settori”.

L'aspetto del lavoro di squadra è particolarmente importante. "L'innovazione non può essere posseduta da nessuno", ha detto Phil. “Secondo la mia esperienza, quando si cerca di avere una persona che guida l'innovazione, è come avere qualcuno che si imbatte in un muro di mattoni. La collaborazione è ciò che è vero e ciò che funziona”.

Vince Kellen, Chief Information Officer (CIO) presso l'Università della California a San Diego, considera l'attività più selettiva.

"L'innovazione è una cosa complicata", ha confessato. “Non a tutti piace fare innovazione. Ad alcuni piace farlo, e non dovrebbero".

A volte, è vero anche il contrario, ha spiegato. "Alcuni innovano e non sanno che lo stanno facendo."

Ad esempio, sebbene non sia il loro obiettivo, la facoltà che ha lanciato un nuovo Centro di ottimizzazione del cloud ha scoperto che il pilota ha inavvertitamente rivelato alcune nuove informazioni e processi innovativi.

Per evitare la tendenza della natura umana verso lo status quo, le nuove idee spesso hanno bisogno di ulteriore sostegno.

"Mettere l'innovazione all'ordine del giorno è importante", ha sottolineato Vince. “A volte le migliori innovazioni richiedono difesa e protezione estreme. A volte altre parti dell'organizzazione cercheranno di eliminare quell'innovazione".

Vince ha anche notato che, se non supportati dall'alto verso il basso, a volte anche gli agenti di modifica cadono nell'obiettivo. Perché il cambiamento sopravviva, è importante difenderlo mentre è giovane.

"Le persone che fanno l'innovazione hanno bisogno di protezione", ha consigliato. "Li proteggiamo dall'istinto dell'organizzazione di eseguire [l'innovazione] troppo presto o di ucciderla".

Le relazioni come risorse

In un certo senso, le università più piccole hanno un vantaggio quando si tratta di transizioni. Helen ha notato che gli ambienti più piccoli possono essere più agili.

"Non hai la stessa quantità di burocrazia per ottenere le stesse cose realizzate", ha spiegato.

Parte di questa destrezza deriva da connessioni umane più consolidate. "Poiché sei più piccola, conosci personalmente metà della facoltà", ha detto Helen. "Puoi sfruttare queste relazioni mentre fai cose innovative e crei cambiamento".

Tuttavia, ci sono degli svantaggi nell'essere in un'organizzazione più piccola. "Hai uno staff più piccolo", ha osservato Helen. “Semplicemente non hai le risorse per fare alcune delle cose divertenti. Quindi fai partnership con i fornitori e altri nella comunità".

Vince ha avvertito che le istituzioni più grandi hanno un miscuglio simile di pro e contro, quando si tratta di trasformazione digitale.

"Abbiamo l'illusione di avere più risorse in un'università più grande", ha detto. "Ma l'innovazione è roba da 'fascia da garage'."

Con oltre 1,4 miliardi di dollari di finanziamenti per la ricerca all'anno, ci sono molte altre distrazioni e può essere difficile attirare l'attenzione della facoltà. Devi trovare punti di collaborazione e conoscere la tua facoltà per promuovere cambiamenti duraturi. Idealmente, può tradursi in un'opportunità per la facoltà o il personale di migliorare la propria esperienza o per i propri studenti. "Avere relazioni con quelle facoltà è fondamentale", ha detto.

Orlando Leon, Chief Information Officer, California State University, Fresno, è d'accordo, ma sottolinea l'importanza della leadership del campus disposta a correre qualche rischio.

"La trasformazione digitale deve essere top-down e bottom-up", ha esortato Orlando. «Deve iniziare da qualche parte. Devi essere in grado di guidare questo livello di cambiamento”.

Anche in mezzo alla resistenza, è importante aumentare il supporto, anche se ciò significa iniziare in piccolo. "Partner con i colleghi", consigliò Orlando. "Non devi iniziare saltando sulla luna."

Complessità con il cambiamento

Una sfida fondamentale in anticipo è non inseguire tutte le nuove soluzioni digitali disponibili. Sebbene allettante, spesso si traduce nell'utilizzo di uno strumento brillante per la cosa sbagliata.

"Penso che tutti si innamorino della tecnologia e non riescano a capire che le complessità sono enormi", ha spiegato Vince. "Tutta la ed tech sottovaluta costantemente l'ultimo 10% del supporto necessario per la trasformazione digitale".

Per i progetti che fanno il taglio, avere un solido team IT aiuta. Phil ha osservato che lo Stato della Georgia esegue in genere 40-50 nuove integrazioni all'anno e che il suo forte team IT consente loro di integrare rapidamente le nuove tecnologie.

Allo stesso modo, un forte team IT può far funzionare tutto il resto senza intoppi mentre vengono installati nuovi sistemi. "I sistemi di base devono ancora funzionare", ha affermato Orlando. "Incoraggio i nostri team a svolgere bene tutte le nostre funzioni principali".

La meta sfida dell'IT: rielaborare le proprie fondamenta

L'istruzione superiore deve scalare un'innegabile "gobba" tecnologica per essere davvero in un luogo ideale per la trasformazione digitale di oggi. Vince ha notato che sbarazzarsi dei sistemi mainframe può essere un enorme balzo in avanti.

"La più grande trasformazione digitale è all'interno del lavoro IT stesso", ha affermato. "Ciò passerà da un ambiente di ingegneria del software 'homebrew' a DevOps, ovvero gestiremo dati e analisi e non ci occuperemo più di sviluppo software".

I servizi cloud consentono di concentrarsi meglio anche su altri obiettivi del programma. "La crescita universitaria è una priorità", ha detto Vince. "Ci sono strategie interessanti che stiamo mettendo insieme online".

Phil ha osservato che lo Stato della Georgia si concentra sulla prospettiva degli studenti, con l'obiettivo di rendere più facile l'intero viaggio degli studenti. "Ci dedichiamo a creare un luogo in cui gli studenti possano avere successo", ha affermato.

L'elemento umano del cambiamento

In tutti i tipi di trasformazioni di processo, il confronto con i docenti è una necessità.

"Nonostante sia digitale, il tocco umano è davvero importante", ha spiegato Helen. "Devi lavorare ai progetti digitali mano nella mano con la facoltà che sarà interessata."

In primo luogo, sostenere docenti già impegnati garantisce che abbiano l'incentivo intellettuale ed emotivo per affrontare un duro cambiamento.

Phil è d'accordo, osservando che con la maggior parte dei cambiamenti innovativi apportati non dalla facoltà di ricerca ma dalla facoltà a tempo pieno, i suoi obiettivi includono accogliere quegli sforzi in un modo che conta per gli istruttori. Vuole assicurarsi che gli istruttori abbiano un aiuto per risolvere i problemi. “Vogliamo dare loro più supporto. Quando ci sono ostacoli, hanno bisogno di tempo per risolverli", ha detto. "Dobbiamo assicurarci di non penalizzare il rischio".

L'aspetto umano è fondamentale. "Come ci assicuriamo che stiamo puntando i riflettori e che ricevano il merito per l'ottimo lavoro che stanno facendo?", ha chiesto Phil. "In definitiva, vogliamo che abbiano ricompense e facciano progredire la loro carriera".

Vince ha convenuto che coltivare la motivazione al cambiamento è una componente fondamentale per incoraggiare la facoltà ad adottare nuovi modi di fare le cose.

"In che modo gli esseri umani requisiscono la tecnologia per servire i loro istinti biologici sociali?", ha chiesto. “Perché è proprio quello che sta succedendo qui. Per mantenere l'elemento umanistico e lavorare da lì".

Trasformare gli studenti con nuove competenze digitali

Phil osserva che una trasformazione digitale di successo dovrebbe promuovere il livello successivo di alfabetizzazione digitale negli studenti. Sebbene apertamente disponibile a provare nuovi strumenti digitali, la sfida è fornire i migliori strumenti e attività per ogni corso di laurea.

"Come possiamo preparare gli studenti a competere in questa economia del 21° secolo?", ha chiesto. "Come leader nell'istruzione superiore siamo nella quarta rivoluzione industriale e sta cambiando radicalmente ed. Stiamo già assistendo a questi cambiamenti glaciali. Il modo in cui forniamo insegnamento e apprendimento sta cambiando".

Ad esempio, dopo aver lanciato un pilota di alfabetizzazione digitale al college con lode, gli studenti della Georgia State hanno completato un progetto di visualizzazione utilizzando il software di mappatura/tableau per aiutarli a comprendere meglio il significato di un evento storico. L'università sta esplorando percorsi di alfabetizzazione digitale che includono apprendimento esperienziale, apprendimento basato su progetti e progetti del mondo reale in collaborazione con organizzazioni all'interno di Atlanta. Phil vede l'obbligo di aiutare a inaugurare questo cambiamento.

"È una ruota continua di come muoviamo l'ago", ha detto Phil. “Come possiamo migliorare continuamente le abilità degli studenti in modo che non siano solo competitivi, ma anche in vantaggio. In quanto leader tecnologici, spetta a noi essere quel leader di pensiero e chiederci come possiamo servire meglio quegli studenti per avere successo in questa nuova economia mondiale'”, ha affermato.

A Fresno, gli studenti della California State University stanno lavorando con un bot per il benessere, facendo apprendimento interdisciplinare e collaborando con studenti pre-K12 per studiare blockchain. In particolare nella loro area geografica, la familiarità con gli strumenti digitali può potenzialmente fare una grande differenza per questi studenti.

“Queste abilità sono fantastiche. Solo l'11% dei lavori nella valle richiede una laurea quadriennale", ha spiegato Orlando. "I nostri studenti devono essere pronti per evitare di essere sostituiti dall'automazione".

Lavorando sul lato amministrativo IT delle cose, Orlando cerca di rendere facile agli istruttori la conoscenza di nuovi strumenti e risorse e la consapevolezza sta crescendo.

"Scopriamo che la facoltà non sapeva di avere questo supporto", ha detto. “La nostra capacità di cambiare e fare le cose sta aumentando.”.

Dati migliori per migliorare i risultati

La trasformazione digitale ha già messo in atto processi che raccolgono informazioni strategiche e le utilizzano a vantaggio dei risultati degli studenti. Phil ha commentato che lo Stato della Georgia ha visto un aumento significativo dei tassi di laurea.

In particolare, il suo team ha utilizzato i dati per aiutare a capire quali orari di lezione sono più necessari e quindi ha determinato come distribuire in modo ottimale le lezioni per utilizzare al meglio l'orario di prima serata.

"Continuiamo a guardare quale è il prossimo pezzo che possiamo guardare, per ottenere quel prossimo mezzo percento di miglioramento", ha detto.

Il cambiamento avviene lentamente

Vince ha detto che non tutti i cambiamenti avverranno rapidamente, e va bene. Mentre alcune cose sono cambiate in modo significativo, altre, come gli incontri faccia a faccia, rimangono le stesse.

"Rispetto al motore a combustione per gli agricoltori, che ha portato a un aumento della produttività del 1.000%, la trasformazione digitale nella scuola superiore è molto più sfumata", ha affermato. "C'è l'infusione digitale, ma molti piccoli passi avanti."

Un approccio graduale al cambiamento è un altro buon modo per stabilire le aspettative. "Pensa al modello SAMR", ha affermato Orlando. “Prima sostituisci il digitale con il cartaceo. La tecnologia c'è oggi, devi solo farla".

Forse la cosa più importante, per tutte le trasformazioni digitali, assicurarsi che tutti comprendano che il vero ruolo della tecnologia è quello di utilizzare dati e sistemi per amplificare le parti migliori dell'istruzione superiore.

"Lo vedo simile a quello che sta accadendo nel commercio al dettaglio", ha detto Phil. “C'era molto clamore sul fatto che tutti i mattoni e malta andassero via. Invece, vediamo aziende come Amazon costruire una presenza fisica. Il digitale ha aumentato il valore del retail, quindi ha esteso il rapporto con il consumatore”.

Lo stesso vale nell'istruzione superiore, poiché amplia le possibilità di insegnamento e amplia le scelte degli studenti.

Per quanto riguarda come avere successo con la trasformazione digitale, ci vogliono molte persone che lavorano insieme per avere un quadro più ampio. "Non è *una* cosa che devi fare per il successo DX", ha osservato Phil. "Sono centinaia di cose."